Plan van Aanpak Organisatie. Januari 2015, dynamisch handvat

Transcriptie

1 Plan van Aanpak 2016 Januari 2015, dynamisch handvat 1. Organisatie Vanaf 2016 wordt de organisatie van Venray Bloeit anders ingericht. De nieuwe organisatiestructuur ziet er als volgt uit: Stuurgroep Voorzitter Jan Loonen Stichting Vert. TRPV Voorzitter Vert. wonen Secretaris Vert. zorg Penningmeester Vert. onderwijs Vert. VOP Vert. VC Vert. vastgoed Vert. RABO Communicatie team Voorzitter Vert. markt Vert. K&C Toekomst

2 1.1. Taken en verantwoordelijkheden stuurgroep De stuurgroep is verantwoordelijk voor visie, strategie en beleid. In de stuurgroep zit een afgevaardigde van de diverse organisaties. Deze organisaties zijn gekoppeld aan de thema s van Venray Bloeit. De leden van de stuurgroep zijn ambassadeurs van Venray Bloeit. Ze openen deuren en dragen stakeholders aan. Ze kunnen kartrekker zijn van projecten. Ze zijn vooral netwerkers en verbinders. De stuurgroep wordt ondersteund door de Stichting. Funding: Ieder lid van de stuurgroep draagt jaarlijks 5.000,- bij, met uitzondering van de gemeente. De gemeente verdubbeld de bijdrage die vanuit de andere stakeholders wordt bijgedragen. Voor 2016 betekent dit dat er een budget is van 7x 5.000,- ofwel ,-. Met de verdubbelaar van de gemeente komt het totale werkbudget op ,-. Overleg: 1x per maand Taken en verantwoordelijkheden stichting De stichting bestaat uit een voorzitter (André Tonen), secretaris (Hanneke Marsman) en penningmeester (Jacques Klaassen). De voorzitter is een verbinder, een doener, een aanpakker en iemand die richting en structuur biedt. De stichting voert het beleid uit en legt verantwoording af aan de stuurgroep. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid en de bijbehorende financiële geldstromen. Het secretariaat biedt ondersteuning aan de vergaderingen en is de olie tussen de bestuurlijke communicatie. De stichting is proactief, organiseert en borgt de communicatie en activiteiten. De stichting ondersteunt de stuurgroep op het gebied van uitvoering. Funding: vanuit de stuurgroep, leden stichting ontvangen een vergoeding. Overleg: 3x per maand werkoverleg, meer indien gewenst. De voorzitter is bij het overleg van de stuurgroep aanwezig voor een maandelijkse terugkoppeling en het ophalen van informatie en input Het communicatieteam Het communicatieteam is een apart onderdeel van de organisatiestructuur. Het communicatieteam bestaat uit een voorzitter (Viduro) en een communicatiemedewerker vanuit iedere stakeholder. Indien nodig, schakelt het communicatieteam externe partijen in. Het communicatieteam is verantwoordelijk voor content en uitvoering van alle communicatie en bewaakt de huisstijl. Hierbij gaat het om de algemene communicatie, de eigen campagne en de projectcommunicatie. Alle communicatie-uitingen dienen dus aan de voorzitter van dit team voorgelegd te worden om een consequente en herkenbare stijl te blijven handhaven. Funding: het communicatiebudget komt deels vanuit het werkbudget en deels vanuit het communicatiebudget van het Toeristisch Platform en Venray Centraal. Door de communicatiebudgetten alsmede de communicatie en uitvoering te bundelen, wordt gezamenlijk meer bereikt dan wanneer ieder voor zich werkt. Het Toeristisch Platform en Venray Centraal dragen 7.500,- per organisatie bij, wat wordt geoormerkt voor desbetreffende organisaties. In totaal dus ,-. De gemeente verdubbelt ook dit bedrag. In totaal is er dus een aanvullend budget van ,-. Overleg: 1x per maand. De voorzitter van het communicatieteam en de voorzitter van de stichting hebben maandelijks overleg en eventueel tussentijdse afstemming. Totaal budget: het totale budget bedraagt jaarlijks ,-, waarvan ,- vanuit de stakeholders, verdubbeld met het maximum van ,- door de gemeente.

3 2. Doel en doelgroepen Doelen van Venray Bloeit die destijds zijn vastgesteld: Het versterken van de onderlinge samenwerking tussen partijen Toename van het aantal bezoekers aan Venray Groeiend gevoel van trots op Venray bij bewoners en bedrijven We willen Venray op de kaart zetten, zowel bij inwoners (trots aanwakkeren) als bij toeristen en recreanten van buiten de gemeente Venray. De volgende doelgroepen zijn dan ook te onderscheiden: Inwoners gemeente Venray Inwoners Noord-Limburg (buiten gemeente Venray), Oost-Brabant Toeristen uit Nederland, Duitsland en België Voor deze doelgroepen is de campagne Venray Bloeit in ontwikkeld: Venray Bloeit in Dylan, Karin en Jeremy gericht op inwoners gemeente Venray, aanwakkeren trots. Venray Bloeit in Shopping (centrum Venray) Toerisme & Recreatie Kunst & Cultuur Wonen Zorg Ondernemen Onderwijs [logo te ontwikkelen] Gericht op diverse thema s, zowel eigen inwoners als inwoners Noord-Limburg en toeristen. Voor inwoners Noord-Limburg en Toeristen ligt de nadruk op Shopping, Toerisme & Recreatie en Kunst & Cultuur, dit is met name waar zij voor naar Venray komen. Iedere stakeholder kan zijn eigen themakleur gebruiken voor de communicatie; des te meer we dit gezamenlijk doen, des te meer blijft het leven en des te sterker we staan. Voor de inwoners van de gemeente Venray, kan de Venray Bloeit in campagne door blijven lopen. Echter is het wenselijk Venray in meerdere personen te laten bloeien, dus naast Dylan, Karin en Jeremy mogen er nieuwe gezichten bij. 3. Communicatiemiddelen Er wordt voortborduurt op de communicatiemiddelen van eerdere jaren. Daarnaast is het interessant om wellicht inspiratietafels te organiseren. Niet per speerpunt, maar juist in combinaties om mensen met elkaar in verbinding te brengen en nieuwe ideeën de ruimte te geven.

4 In communicatiemiddelenmatrix (zie de bijlage) staan alle middelen opgesomd, met de kosten, wie de actie uitvoert en voor welke doelgroep(en) de actie is bestemd. 4. Ambities en doelen Het meeste is nu vastgesteld: de structuur, doelen, doelgroepen en communicatie. Maar om een gevoel te geven inzake de ambitie, wat gaan we daadwerkelijk doen en wat krijgen we ervoor terug, onderstaande alinea s. 4.1 Ambities Een ambitieparagraaf is natuurlijk nooit compleet, staat nooit 100% vast en is dus doorlopend in beweging. Ideeën sneuvelen, ideeën ontstaan en wijzigen. Wat gaat de stichting onder leiding van de verbinder doen: Partijen samen laten werken, samen laten smelten Ideeën signaleren en door derden laten oppakken en uitvoeren Ideeën zelf oppakken en laten uitvoeren Nieuwe organisaties laten ontstaan Zelf mee-organiseren Ambitie is om diverse zaken te stroomlijnen en initiëren: Bestaande initiatieven beter op elkaar af te laten stemmen Bestaande initiatieven ondersteunen beter/groter te laten worden Bestaande initiatieven aan elkaar koppelen (samen sterk) Nieuwe initiatieven initiëren Elke koopzondag kent een programma/events Elke stakeholder herkent raakvlakken met een of meerdere events (dekkingsgraad) Kern Venray maar ook buitengebieden (dorpen) voelen aandacht 4.2 Doelen Doel is meer personen met Venray bekend maken in de breedte die Venray te bieden heeft. Hoofdoel concreet Specifiek; meer bezoekers naar Venray trekken. Promotie zal daar ook op worden afgestemd. 30 km rondom Venray en per specifiek initiatief/event zelfs veel verder. Daarnaast is het zaak de Venraynaar actief te laten participeren, trots te laten zijn.

5 4.3 Initiatieven Bestaande projecten die de verbinder onder zijn hoede wil nemen dan wel wil ondersteunen op welke wijze dan ook en natuurlijk in overleg met betreffende stakeholder(s): Inpakwinkel (i.s.m. Venray Centraal) Woontafel event (woontafel en centrum) Elke koopzondag een programma/meerdere events Een gezamenlijke eventkalender Nieuwe initiatieven (gedachten): Ambachtskwartier in Centrum Venray Jaarlijks meerdaags wandelfestijn Een daaraan gekoppeld VB feestweekend Jaarlijks dorpen/wijken spelen Middag/avond programma tijdens F4D Aanhaken bij Evenementenhal Darts Aanhaken bij Pinksterraces/Raceway Jaarmarkt Meer samenwerken met VOP 4.4 Meten Natuurlijk is het van belang ook resultaten te meten. Onderstaand enkele voorstellen om te meten of doelen gehaald worden en acties succesvol zijn: Toeristenbelasting monitoren Passantentellingen Pintransacties opvragen Communicatiemetingen met coupons Monitoring social media en sites 5. Begroting (grove indeling) Natuurlijk is geld van belang wil men zaken gaan realiseren. Onderstaand op basis van bovenstaande een grove begroting. De Stuurgroep gaat ervan uit dat in het vervolg jaarlijks minimaal een bedrag van ,- beschikbaar is voor Venray Bloeit in 2016: Voorstel is om in grote lijnen de volgende verdeling hierin aan te brengen: Projectondersteuning ,- Dit moet wederom professioneler en hier moet gewoon meer tijd en aandacht aan besteed worden willen we voortgang creëren. Zowel op algemeen verbinder-gebied als ook op professioneel communicatiegebied (Mankracht: Andre Tonen, verbinder en Peter Deriks, communicatie, totaal 12 uur per week) Communicatiekosten ,- Dit betreft gelden voor communicatie-uitgaven inzake communicatiemiddelen. Met name inkoop en realisatie van communicatie-uitingen. Hier wordt ook onder verstaan de communicatie onder geïnitieerde initiatieven.

6 Projectbijdragen 7.500,- Het concreet geldelijk bijdragen aan projecten waarvan aanvragen binnenkomen. Vergoedingen en kosten stichting 2.500,- Dit betreft de vergoeding voor het penningmeesterschap en secretariaat en andere voortkomende kosten uit het voeren van een stichting. Andre Tonen, Jacques Klaassen, Peter Deriks Bijlage: communicatiematrix