Vervangingssystemen voor het onderwijs Overzicht en inzicht 2015 In deze brochure geeft het sectorplan PO overzicht en inzicht in de meest passende vervangingssystemen om samen aan de slag te gaan voor het beste onderwijs van morgen. Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 1
Colofon juni 2015 Uitgever: Uitvoerders Sectorplan PO Onderzoek: Berenschot Vormgeving: Proforma Drukwerk: Proforma
Vervangingssystemen: Overzicht & Inzicht Samen aan de slag voor het beste onderwijs van morgen. Dat vergt samenwerking, niet alleen binnen besturen, maar steeds vaker ook bovenbestuurlijk. Ontwikkelingen als krimp, mobiliteit en de Wet Werk en Zekerheid maken het noodzakelijk vervanging te centraliseren en op grotere schaal te organiseren. Hierdoor kunnen collega s hun baan behouden, krijgen jongeren/starters een kans op een (vaste) baan en heeft u als schoolbestuur minder te maken met de Wet Werk en Zekerheid. Het inkopen van een passend vervangingssysteem is erg belangrijk. In deze brochure geeft het sectorplan PO overzicht en inzicht in de meest gebruikte vervangingssystemen. Dit ondersteunt scholen, schoolbesturen en bovenbestuurlijke samenwerkingen bij het nemen van de eerste stap voor selectie van een vervangingssysteem. Het aanbod Vijf vervangingssystemen zijn geselecteerd voor de vergelijking. De onderstaande systemen worden het meest gebruikt in het primair onderwijs, op alfabetische volgorde: InvalPool (WebIT, voorheen Sintact) www.invalpool.nl VABO (Maximedia) www.vervangingsadministratie.nl De VervangingsManager (Driessen HRM) www.vervangingsmanager.nl De Vervangingstool (Salure) www.vervangingstool.nl Vervangingen.nl (Clooser.nl) www.vervangingen.nl De vervangingssystemen ondersteunen het volledige administratieve proces van vervanging. De exacte inrichting is op maat in te regelen, afhankelijk van het beleid van de organisatie die het gebruikt. Zeker voor schoolbesturen die qua inzet van personeel samenwerken (zoals in een regionaal transfercentrum) is het vervangingssysteem een geschikt instrument om centrale regie te voeren en inzicht te krijgen in de vervangingsbehoefte en invulling. Keuze vervangingssystemen Elk vervangingssysteem heeft zijn eigen kenmerken, net zoals de leverancier die het aanbiedt. Bij het selecteren van het meest geschikte vervangingssysteem is het belangrijk dat u zelf bepaalt welke waarden of kenmerken u het meest belangrijk vindt. Sluit het vervangingssysteem aan bij ons proces? Welke extra s vinden wij belangrijk? Hoe gebruiksvriendelijk is het voor de coördinator, schooldirecteur en vervanger? Welke koppelingen zijn voor ons nodig? Welke dienstverlening verwachten wij? Welke kosten zijn hieraan jaarlijks verbonden en hoe is de prijs opgebouwd? Stuk voor stuk relevante vragen voor het bepalen van het meest geschikte vervangingssysteem en bijbehorende leverancier, die passen bij uw specifieke context en wensen. Deze brochure geeft inzicht in de kenmerken van de vervangingssystemen en gebruikerservaring van de leveranciers om u te helpen bij de beantwoording van deze vragen. De vervangingssystemen en het vervangingsproces Hoe kan een vervangingssysteem uw proces van vervanging ondersteunen? Dat hangt mede af van uw eigen voorkeuren en beleid. Dit doen de vervangingssystemen per fase in het algemeen op de volgende manier (zie ook onderstaand schema). Indienen Een schooldirecteur of andere verantwoordelijke kan op elk geschikt moment een vervangingsverzoek indienen via de website van het vervangingssysteem. U heeft voor toegang alleen een gebruikersnaam, wachtwoord en internetverbinding nodig. De websites zijn toegankelijk vanaf een computer en tablet. De indiener geeft de benodigde criteria aan voor vervanging: beschikbaarheid, soort vervanging, bevoegdheden etc. INDIENEN PLANNEN & MATCHEN BEVESTIGEN VERVANGEN EVALUEREN ADMINISTREREN RAPPORTEREN Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 3
Plannen en matchen De vervangingscoördinator logt in op dezelfde website met meer bevoegdheid. De coördinator heeft een overzicht van alle vervangingsverzoeken met daarbij de belangrijkste kenmerken van de vervanging (school van indiener, status van de vervanging, periode, bevoegdheden, reden etc.) Voor elk vervangingsverzoek geeft het vervangingssysteem automatisch de beste match weer op basis van de criteria en de weging die hieraan door de coördinator wordt gegeven. Organisaties hebben zelf de mogelijkheid om bepaalde criteria zwaarder te laten wegen waardoor vervangers een hoge prioriteit krijgen, bijvoorbeeld uw vaste of flexibele schil van vervangers. De coördinator kiest voor de meest optimale match, dit kunnen één of meerdere vervangers zijn afhankelijk van het verzoek of beschikbaarheid. De coördinatoren krijgen een signaal wanneer een ID/VOG is verlopen of wanneer er sprake is van de ketenbepaling. Ook is het mogelijk om door middel van groepen onderscheid te maken tussen vervangers. Bijvoorbeeld onderscheid tussen besturen, functies of vaste vervangers. Bevestigen De coördinator neemt contact op met de vervanger om te bevestigen of hij/zij daadwerkelijk beschikbaar is. Dit kan via SMS, website, e-mail, telefonisch, een notificatie in de app, push-bericht of een combinatie van deze. Alle vervangers hebben tevens toegang tot de website van het vervangingssysteem. Op de website kunnen zij in ieder geval hun beschikbaarheid aangeven, de planning inzien en vervangingsverzoeken bevestigen of hun gegevens wijzigen. De indiener ontvangt een bevestiging wanneer er een match is. Vervangen De vervanger vervangt de afwezige leerkracht. Evalueren Bij het merendeel van de vervangingssystemen is het mogelijk om na vervanging een digitaal evaluatieverzoek te sturen naar de indiener. De indiener kan de evaluatie invullen op de website van het vervangingssysteem. Administreren De vervangingssystemen bieden de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met salarisadministratiesystemen (bv. AFAS, RAET, Merces etc.) en de Pooltool1 van het Vervangingsfonds. Er bestaan drie methodes van gegevensuitwisseling: 1. Handmatige export-import: gegevens worden in een (Excel) document gezet en als zodanig weer ingelezen. 2. Geautomatiseerde export-import: gegevens worden geautomatiseerd in een (Excel) document gezet en automatisch ingelezen. 3. Koppeling: gegevens worden automatisch uit- en ingelezen door het vervangingssysteem en salarisadministratiesysteem. De methode van gegevensuitwisseling verschilt per vervangings- en salarisadministratiesysteem. Tevens is er een verschil per vervangingssysteem in de informatie die het uitwisselt. Sommige systemen wisselen alleen NAW-gegevens uit, andere zelfs tot aan subdienst verbanden, verzuim, verlof, documenten, beoordeling etc. In deze vergelijking ligt de nadruk op de gegevens uitwisseling met de meest gebruikte salaris administratie systemen AFAS en RAET. Het is ook mogelijk om een overzicht te maken voor periodieke facturering. Reiskosten worden automatisch berekend. De opbouw van de loonkosten is niet inzichtelijk in de vervangingssystemen, dit is onderdeel van de salarisadministratie. Rapporteren Vanuit de vervangingssystemen is het mogelijk om rapportages te maken. Deze kunnen door de gebruikers zelf worden ingericht en/of aangemaakt worden door de leverancier. Standaard bevatten de vervangingssystemen overzichten van de kosten van vervanging, percentage van inzet vaste vervangers, eigen middelen vs. middelen Vervangingsfonds. De vervangingssystemen We hebben de kenmerken van de vijf vervangingssystemen op een rij gezet. Enkele kenmerken geven we tevens weer in de tabel op pagina 14. Per vervangingssysteem is een korte beschrijving gegeven van de belangrijkste kenmerken, prijsindicatie, bereikbaarheid en referenten. Daarnaast hebben we een aantal referenten gevraagd naar hun ervaring met de vervangingssystemen. Deze zijn bedoeld om een gevoel te krijgen bij de systemen en dienen als indicatief te worden beschouwd. De opgenomen prijzen zijn indicatief en zijn opgevraagd in juni 2015, aan de genoemde bedragen kunnen geen rechten worden ontleend. Voor inzicht in prijzen voor uw situatie dient u offertes op te vragen. 1 In het nieuwe dienstverleningsconcept van het Vervangingsfonds zullen de inzetgegevens van de pool en externe inhuur via de webportaal Mijn Vf gaan verlopen. 4
InvalPool WebIT (voorheen Sintact) InvalPool heeft als achterliggende visie één standaard voor iedereen die op maat valt in te richten. InvalPool is één volledig systeem, waarbij functionaliteiten naar eigen keuze gebruikt kunnen worden. Dit is afhankelijk van de (beleids)keuzes die de organisatie maakt. Het is mogelijk om het totale proces van vervanging te ondersteunen met InvalPool. Op basis van een koppeling is het mogelijk om gegevens uit te wisselen met AFAS. Ook is er een geautomatiseerde export-importfunctie met RAET die NAW-gegevens uitwisselt. Door middel van een handmatige exportimport is het mogelijk om gegevens uit te wisselen met andere salarisadministratiesystemen. InvalPool bevat standaardrapportages waaronder een overzicht van school, schooltijden en ketens per vervanger volgens WWZ. Ook is het mogelijk om gegevens te exporteren naar Excel. Een vervanger heeft meerdere accounts wanneer hij/zij bij meerdere besturen staat ingeschreven. InvalPool is sinds 2015 onderdeel van WebIT. WebIT is een organisatie die zich richt op maatwerkoplossingen in software en automatisering. Gebruikerservaring Het gebruiksgemak van InvalPool wordt als prettig ervaren door de referenten. De referenten geven aan dat de schermen overzichtelijk zijn en er geen onnodige handelingen nodig zijn voor het organiseren van vervangingen. Ze geven aan dat de organisatie goed benaderbaar is en de gebruikersbijeenkomsten worden als toegevoegde waarde ervaren. Een app voor vervangers zien de referenten als mogelijkheid om het proces van vervanging verder te automatiseren. Prijsstelling WebIT werkt op basis van vier varianten voor hun prijsstelling: 1. Kleine besturen, 2. Besturen met meer dan 8 scholen, 3. Grote samenwerkingsverbanden, 4. Eén InvalPool voor een RTC. Onderstaande tabel geeft de indicatie weer van de kosten voor variant 2. InvalPool wordt in zijn geheel met alle modules als totaalpakket aangeboden. Kosten (excl. BTW) Licentie 140,00 per bestuur per maand + 7,50 per school per maand Opleiding 400,00 per implementatie Implementatie 350,00 per implementatie SMS verzenden 0,00 Uurtarief extra 0,00 ondersteuning/advies Er worden per InvalPool eenmalig opleidingskosten en implementatiekosten berekend. De opleiding vindt op locatie plaats en duurt 2 uur. Eventuele extra ondersteuning of advies zit inbegrepen in de licentiekosten. De implementatiekosten zijn eenmalig per implementatie ongeacht het aantal scholen, besturen of medewerkers. SMS vanuit het systeem is in de licentiekosten inbegrepen. Bereikbaarheid De helpdesk is standaard telefonisch bereikbaar op werkdagen tijdens kantooruren. Buiten kantoortijden zijn ze in noodgevallen te bereiken via hetzelfde nummer. Daarnaast zijn ze per e-mail bereikbaar. De responsetijd is maximaal 1 werkdag. Urgente problemen worden direct opgepakt. Enkele referenten STIP, Hilversum Stichting Confessioneel Primair Onderwijs Waterland (CPOW), Purmerend Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 5
VABO Maximedia Bij VABO heeft iedere klant zijn eigen VABO systeem met eigen software en database, waardoor maatwerk eenvoudig mogelijk is. Maximedia is naast leverancier van het vervangingssysteem een onafhankelijk software ontwikkelbureau, gericht op webportals. VABO bestaat uit verschillende basismodules: Basismodule vervangingen, Besturen, Pooltool, Signaleringen, CAO (flexwet), Detacheringsovereenkomsten, Compensatie verlof/werktijden en evaluatie. Deze kunnen uitgebreid worden naar eigen wens met behulp van maatwerk. Gebruikerservaring Het werken met VABO wordt als prettig ervaren, referenten vinden de schermen overzichtelijk en ze kunnen er snel mee plannen en matchen. De mogelijkheden tot organisatie specifieke aanpassingen worden door referenten gewaardeerd. Inzicht in functionaliteiten die andere organisaties als maatwerk hebben is volgens referenten niet altijd even inzichtelijk. Op basis van een handmatige export-importfunctie is het mogelijk om gegevens uit te wisselen met alle salarisadministratiesystemen. Een automatische gegevensuitwisseling met RAET Youforce wordt op dit moment in samenwerking met RAET ontwikkeld. Een koppeling met AFAS kan op verzoek gerealiseerd worden. Voor rapportages is het mogelijk om gegevens te exporteren naar Excel voor facturering en eigen overzichten. Daarnaast kunnen automatisch detacheringsovereenkomsten gegenereerd worden. Ook biedt de VABO diverse standaard rapportages waaronder managementrapportages over de vervangingen voor scholen en besturen en reiskosten overzichten. Vervangers hebben één login voor meerdere besturen. Hiermee hoeven ze maar eenmaal hun beschikbaarheid bij te houden in VABO. Prijsstelling Maximedia hanteert maatwerk qua prijzen. De kosten zijn afhankelijk van de geselecteerde modules, maatwerk en aantal scholen. Maatwerk is mogelijk voor individuele besturen. Licentie Opleiding Implementatie SMS verzenden Uurtarief extra ondersteuning/advies Extra opties Data import Kosten (excl. BTW) maatwerk 560,00 per dag deel 560,00 per implementatie 0,12 80,00 320,00 per bestuur De kosten voor de opleiding zijn afhankelijk van het aantal dagdelen. De opleiding vindt in principe plaats in Hengelo, voor maximaal 20 personen. 6
Opleiding op locatie is mogelijk tegen meerprijs. De kosten voor implementatie zijn afhankelijk van het aantal besturen en de benodigde werkzaamheden. Eventuele data-import middels een vast Excel-document is voor een vaste prijs per bestuur. Kosten voor het versturen van een SMS vanuit het systeem zijn standaard providerkosten. Bereikbaarheid De helpdesk is standaard telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot 17.00 uur. Daarnaast is er een online systeem voor het indienen van verzoeken, vragen, problemen. Voor acute storingen geldt een reactietijd van <2 uur via een speciaal e-mailadres. Enkele referenten Pon Primair, Wehl Transfercentrum Zeeland (TCOZ) Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 7
De VervangingsManager Driessen HRM De VervangingsManager heeft als achterliggende visie één standaard die op maat te configureren is. De VervangingsManager ondersteunt het totale proces van vervanging met behulp van verschillende functionaliteiten. Naar eigen keuze kunnen functionaliteiten gebruikt worden. De Vervangingsmanager is één totaalpakket. Op basis van een export-importfunctie is het mogelijk om de gegevens uit te wisselen met alle salaris administratiesystemen. Er is een koppeling met AFAS om gegevens geautomatiseerd uit te wisselen, bestaande uit Single Sign On (1 gebruikersnaam en wachtwoord voor meerdere systemen) vanuit AFAS, ophalen en up-to-date houden van medewerkerinformatie en inzet van vervanging (automatische ziekmelding/het verwerken van subdienstverbanden etc.). Voor rapportages is het mogelijk om gegevens te exporteren naar Excel voor eigen overzichten. Ook biedt het vervangings systeem enkele standaardrapportages inclusief diverse filters zoals periode, bestuur, school of pool. Vervangers hebben één login voor meerdere besturen. Hiermee hoeven ze maar eenmaal hun beschikbaarheid bij te houden in de VervangingsManager. Hiernaast levert Driessen diverse diensten op het gebied van werving, selectie, administratie en HRM advies. Het gehele proces van vervanging kan uitbesteed worden aan Driessen, ook tijdelijk. Gebruikerservaring Het werken met de VervangingsManager wordt door de referenten als natuurlijk en logisch ervaren. Zij geven aan dat knoppen op logische plekken zitten en schermen overzichtelijk zijn. De mogelijkheid tot het zelf configureren van het vervangingssysteem biedt volgens referenten voldoende ruimte voor organisatie specifieke wensen. Winst valt volgens hen te behalen in de koppeling met AFAS en de beschikbaarheid van een app voor vervangers. Prijsstelling Driessen HRM werkt op basis van maatwerk voor hun prijsstelling. De kosten zijn afhankelijk van het aantal scholen. De VervangingsManager wordt in zijn geheel met alle modules als totaalpakket aangeboden. Kosten (excl. BTW) Licentie Maatwerk (prijs vanaf 2.250,00 per jaar voor 10 scholen) Opleiding 720,00 per dagdeel Implementatie 600,00 per implementatie SMS verzenden 0,12 Uurtarief extra 0,00 ondersteuning/advies De eenmalige kosten voor de opleiding bestaat uit een training van de gebruikers voor een dagdeel, ongeacht het aantal gebruikers. De implementatiekosten zijn eenmalig per implementatie. Kosten voor het versturen van een SMS vanuit het systeem zijn standaard providerkosten, hiervoor neemt u een prepaid-bundel af. Extra ondersteuning of advies zit inbegrepen in de licentiekosten. Bereikbaarheid De helpdesk is standaard telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot 17.00 uur. Daarnaast is er is een noodnummer voor urgente storingen. Deze is op werkdagen van 6.30-8.00 en 17.00-21.00 uur en op zondag tussen 15:00 en 20:00 uur bereikbaar. Ook is er online systeem voor het indienen van wensen, verzoeken, vragen, problemen. Driessen HRM hanteert prioriteitscodes voor problemen. Prioriteit 1 wordt direct opgepakt. Bij incidenten met een lagere prioriteit wordt de afhandeling in overleg met de klant bepaald. Enkele referenten PIO Personeel, Nieuwegein Pool35, Zutphen 8
De Vervangingstool Salure De Vervangingstool heeft tot doel dubbele invoer van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Daarom werkt de Vervangingstool met één standaard voor alle gebruikers. De Vervangingstool ondersteunt het totale proces van vervanging met behulp van verschillende functionaliteiten die naar eigen keuze gebruikt kunnen worden. De Vervangingstool is één totaalpakket. De koppeling met RAET en AFAS is volledig geautomatiseerd. Er is een koppeling met AFAS waarmee realtime gegevens uitwisseling plaatsvindt (zoals beoordelingen, km-declaraties, verlofmeldingen, subdienstverbanden, roosters per medewerker etc). De gegevensuitwisseling met RAET is een geautomatiseerde export-import die op de achtergrond draait. Op basis van een handmatige exportimport kunnen gegevens worden uitgewisseld met andere salarisadministratiesystemen. Standaard biedt de Vervangingstool de mogelijkheid voor het exporteren van de data naar Excel en enkele standaardrapportages. Optioneel is het mogelijk om een geavanceerde rapportage/dashboardmodule te integreren. Deze biedt uitgebreide mogelijkheden voor rapportages zoals capaciteitsdashboard, KPI pooleruitnutting, percentage vervangen, beschikbaarheid versus afwezigheid. De rapportages zijn in te richten naar eigen wens. Salure levert naast de Vervangingstool ook diverse diensten op het gebied van salarisadministratie, AFAS consulting, HR en Finance services. Gebruikerservaring De lay-out van en het werken met de Vervangingstool worden als gebruiksvriendelijk ervaren. Referenten noemen specifiek de goede integratie met AFAS. Zij geven aan dat het contact leggen met de organisatie laagdrempelig verloopt. De mogelijkheid tot het inzien en verwerken van onderling detacheren tussen schoolbesturen behoeft volgens referenten nog aandacht. Prijsstelling Salure werkt op basis van staffels voor hun prijsstelling. De kosten zijn afhankelijk van het totaal aantal medewerkers. De vervangingstool wordt als geheel aangeboden, daarnaast is er de mogelijkheid om als extra optie het uitgebreide dashboard voor managementrapportage en de app af te nemen tegen meerprijs. De Vervangingstool biedt voor vervangers de mogelijkheid om vanuit één account de beschikbaarheid in te stellen voor meerdere besturen. De beschikbaarheid wordt dan automatisch bijgewerkt. Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 9
Kosten (excl. BTW) Licentie 1,08 per medewerker per maand Opleiding 525,00 per training Implementatie 3.150,00 per implementatie SMS verzenden 0,13 Uurtarief extra 0,00 ondersteuning/advies Extra opties Licentie rapportage/ 166,00 per maand dashboard Licentie App 50,00 per maand De eenmalige kosten voor de opleiding bestaat uit een training voor maximaal 15 gebruikers van 2 uur. De implementatiekosten zijn eenmalig per implementatie ongeacht het aantal scholen, besturen of medewerkers. Kosten voor het versturen van een SMS vanuit het systeem zijn standaard providerkosten. Extra ondersteuning of advies zit inbegrepen in de licentiekosten. Bereikbaarheid De helpdesk is standaard telefonisch bereikbaar op werkdagen van 7.30 tot 17.00 uur. Daarnaast is er een online systeem voor het indienen van verzoeken, vragen, problemen. Er is een noodnummer beschikbaar voor zeer urgente problemen. De responsetijd is maximaal 24 uur. Urgente problemen worden direct opgepakt. Enkele referenten Protestants Christelijk BasisOnderwijs (PCBO), Apeldoorn Onderwijsgroep Zuid-Hollandse Waarden (OZHW), Barendrecht 10
Vervangingen.nl Clooser.nl Bij Clooser.nl ligt de nadruk op overzichtelijke schermen en de mogelijkheid tot selecteren van modules en toepassen van maatwerk. Het vervangingssysteem Vervangingen.nl bestaat uit verschillende standaard modules: Matchen, Evalueren, Bewaken, Samenwerkingsverband, Verzuim-/verlofadministratie, Salarisadministratie, VervangersApp, Vervangersbank, Koppeling AFAS, Reiskostenberekening. Deze modules kunnen separaat worden afgenomen. Vervangingen.nl heeft een koppeling met AFAS, de koppeling wisselt elke nacht automatisch gegevens uit. Niet alleen gebruikersinformatie maar ook salarismutaties. Gegevensuitwisseling met RAET en Merces geschiedt met behulp van een handmatige export-import. Koppelingen hiervoor zijn in ontwikkeling, naar verwachting is dit is dit in het vierde kwartaal van 2015 gerealiseerd. Met Vervangingen.nl is het mogelijk om gegevens te exporteren. Vervanging.nl biedt hiervoor een verscheiden heid aan standaard Excel-rapportages. In Excel is het tevens mogelijk om eigen rapportages te maken. Vervangingen.nl biedt voor vervangers de mogelijkheid om vanuit één account de beschikbaarheid in te stellen voor meerdere besturen. De beschikbaarheid wordt dan automatisch bijgewerkt. Naast het vervangingssysteem levert Clooser.nl ook diensten op het gebied van vervanging in het onderwijs. Clooser.nl biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om vervanging aan hen uit te besteden. Gebruikerservaring De werking van Vervangingen.nl wordt door referenten als gebruikersvriendelijk ervaren De referenten geven aan dat de schermen overzichtelijk zijn en er geen onnodige handelingen nodig zijn voor het organiseren van vervangingen. Zij ervaren de diverse filtermogelijkheden op vervangingscriteria als positief. Ook worden de lijnen als kort beschouwd, Clooser.nl is volgens referenten snel en laagdrempelig benaderbaar. Ze geven aan dat de koppelingen met de salarisadministratiesystemen nog aandacht behoeven. Prijsstelling Clooser.nl werkt op basis van maatwerk voor hun prijsstelling. De kosten zijn afhankelijk van de geselecteerde modules, aantal scholen en contractduur. Maatwerk is mogelijk voor individuele besturen. Kosten (excl. BTW) Licentie maatwerk Opleiding 0,00 295,00 per dagdeel Implementatie 0,00 95,00 per schoollocatie SMS verzenden 0,12 Uurtarief extra 105,00 ondersteuning/advies Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 11
De kosten voor opleiding zijn afhankelijk van het aantal scholen en de contractduur. De kosten voor implementatie zijn afhankelijk van het aantal scholen. Kosten voor het versturen van een SMS vanuit het systeem zijn standaard providerkosten. Bereikbaarheid De helpdesk is standaard telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur er is een noodnummer voor urgente storingen. Dit nummer is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar bereikbaar. Daarnaast is er een online systeem voor het indienen van verzoeken, vragen, problemen. Clooser.nl hanteert servicelevels voor problemen. Urgente problemen worden binnen maximaal 2 werkuren, hoog binnen 4 werkuren, middel en laag binnen 8 werkuren opgepakt. Enkele referenten Stichting voor Katholiek en Protestants-Christelijk Onderwijs (SKPO), Eindhoven Stichting Veldvest, Veldhoven 12
Prijstelling vervangingssystemen De prijsstelling voor de verschillende vervangingssystemen zijn in eerste instantie niet goed vergelijkbaar. Drie leveranciers hanteren standaard prijzen, twee leveranciers hanteren maatwerk. We adviseren om offertes op te vragen bij meerdere leveranciers om het beste inzicht te krijgen. We hebben de leveranciers gevraagd om een prijsopgave af te geven voor een tweetal scenario s: 1. 1 bestuur, 5000 leerlingen, 20 scholen, totaal 300 fte personeel en alle standaardmodules 2. 10 besturen, 25.000 leerlingen, 150 scholen, totaal 1500 fte personeel en alle standaardmodules. Onderstaande tabellen zijn de indicatieve prijsopgaven, deze zijn opgevraagd in juni 2015 en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De specifieke prijsopgaven zijn afhankelijk van uw eigen situatie en onderhandeling. De opleidingskosten zijn niet meegenomen in deze scenario s. Voor Vervangingen.nl van Clooser.nl hebben we geen prijsopgave ontvangen. Basisstappen voor keuze vervangingssystemen 1 Bepaal de belangrijkste selectiecriteria en de zwaarte ervan: a functionele eisen: mogelijkheden, gegevensuitwisseling, signalering etc. b niet-functionele eisen: gebruiksvriendelijkheid, dienstverlening, ervaring etc. 2 Nodig leveranciers uit voor demonstratie, presentatie en documentatie, let extra op: a de mate waarin het vervangingssysteem het gewenste proces ondersteunt, b de methode van gegevensuitwisseling (exportimport, koppeling) en welke gegevens exact worden uitgewisseld. 3 Verzamel ervaringen van referenten 4 Vraag offertes op bij de geschikte leveranciers/ vervangingssystemen a bepaal de contractduur, b voor gelijkwaardige vergelijking, vraag de prijs op voor de licenties, implementatie, opleiding, uurtarief en eventuele extra s/maatwerk. 5 Beoordeel de vervangingssystemen en leveranciers 6 Onderhandel over de contracten en servicelevels (SLA) 7 Selecteer het best passende vervangingssysteem Scenario 1: één bestuur De VervangingsManager De Vervangingstool Invalpool VABO Eenmalige implementatie 600,- 3.150,- 350,- 560,- Licenties per maand 350,- 325,- 290,- 385,- Licenties per jaar 4.200,- 3.900,- 3.480,- 4.620,- Scenario 2: bovenbestuurlijke samenwerking 10 besturen De VervangingsManager De Vervangingstool Invalpool VABO Eenmalige implementatie 600,- 3.150,- 350,- 560,- Licenties per maand 1.125,- 1.458,- 1.115,- 2.022,- Licenties per jaar 13.500,- 17.500,- 13.380,- 24.264,- Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 13
Vergelijking De VervangingsManager De vervangingstool Functionaliteit Signalering VOG/ID/WWZ/Aanzegplicht PPPO PPPP Evaluatie door schooldirecteur P P Evaluatie door vervanger P O Weekstaat accordering schooldirecteur P P Uitwisseling met AFAS Koppeling Koppeling Uitwisseling met RAET Handmatige export-import Geautomatiseerde export-import Uitwisseling met Pooltool Vervangingsfonds P P Managementrapportages in vervangingssysteem rapportages + Excel export rapportages + Excel export Techniek Cloud (webbased) P P Tablet weergave P P Opslag datacenter Eigen datacenter Extern datacenter ISO27001 (informatiebeveiliging) certificering datacenter P P Communicatie naar vervanger SMS P 0,12 P 0,13 E-mail P P App O vanaf 8-2015 P ios/android/windows Bulk mailing vanuit systeem (bv. nieuwsbrieven) in vervangingssysteem in vervangingssysteem Organisatie FTE organisatie 340 38 FTE ondersteuning / ontwikkeling 6 5 Individueel maatwerk mogelijk P O Aantal scholen in gebruik 2000 200 Vervangingssysteem operationeel sinds 10 jaar 2 jaar AFAS partner certificering P P 14
InvalPool VABO Vervangingen.nl PPPP PPPP PPPO P P P O P P P P P Koppeling Handmatige export-import Koppeling Geautomatiseerde export-import Handmatige export-import Handmatige export-import P P P rapportages + Dashboard + Excel export rapportages + Excel export rapportages + Excel export P P P P P P Extern datacenter Extern datacenter Extern datacenter P P P P inbegrepen P 0,12 P 0,12 P P P O vanaf 7-2015 P ios/android P ios/android in vervangingssysteem Export maillijst Export maillijst 4,1 7 4,5 4,1 2,5 3 P P P 1000 1000 500 15 jaar 15 jaar 12 jaar P O P Vervangingssystemen voor het onderwijs: Overzicht en inzicht 2015 15