15 Mate van dekkingsgraad, een eerste aanzet tot baten Sanneke van der Linden Sinds 2007 organiseert M&I/Partners de ICT Benchmark Ziekenhuizen. Op hoofdlijnen zijn de doelstellingen en aanpak van de ICT Benchmark Ziekenhuizen gelijk aan die van de ICT Benchmark Woningcorporaties. Op basis van vergelijkbare cijfers ( appels worden met appels vergeleken ) wordt het verhaal achter de cijfers onderzocht om daar van te leren. Uiteraard zijn er verschillen tussen de gebruikte modellen voor wat betreft de details. De processen en inzet van ICT-middelen zijn immers verschillend. Vanaf de eerste ronde van de ICT Benchmark Ziekenhuizen is het thema Baten van ICT aan de orde geweest. Baten worden in deze context breed gedefinieerd, breder dan alleen financiële baten. Bij de deelnemers van de ICT Benchmark Ziekenhuizen leven vragen als: Wat is het effect van de inzet van ICTmiddelen op ICT-kosten én op de kwaliteit van de ICT-dienstverlening? Wat is het effect van de inzet van meer (procesondersteunende) ICT-middelen op de ontwikkeling van ICT-kosten? en Wat krijgen mijn gebruikers in termen van dienstverlening en ondersteuning voor de ICT-kosten die mijn ziekenhuis maakt? Voor (de start van) een antwoord op deze vragen is een model ontwikkeld. Dit model vraagt gegevens uit volgens een vooraf gedefinieerd formaat zodat alle deelnemers op gelijke basis de gegevens verzamelen. Sinds de start in 2007 is het gebruikte model bijgesteld door voortschrijdend inzicht en aanvullende wensen. Dit past bij de afspraak met de deelnemers om het model incrementeel en op basis van ervaringen en terugkoppeling te ontwikkelen. In aansluiting op de vragen van de deelnemers is ervoor gekozen het begrip baten van ICT te vertalen in de mate waarin ICT-middelen de processen binnen een ziekenhuis ondersteunen. Daarom ook (Mate van) ICT-dekkingsgraad als werknaam voor het model. Voor een goed begrip van het huidige model volgt nu eerst een schets van de doelstelling en de ontwikkeling van het model. 125
Doelstelling De voor het model gekozen naam geeft al een vooruitblik op de doelstelling van het model. Deze is tweeledig: 1 2 inzicht verwerven in het effect van ICT-kosten op de mate waarin de ICT-middelen (die de ICT-kosten veroorzaken) de processen ondersteunen, en vervolgens op basis van dit inzicht zinvolle prijs/prestatievergelijkingen uitvoeren. De aanname hierbij is dat het inzetten van meer procesondersteunende ICT leidt tot een hogere automatiseringsgraad en dus hogere ICT-kosten. Om de vertaling van de doelstelling naar het model te kunnen maken, is het van belang een goed inzicht te hebben in de ontwikkeling van het model in de tijd. Onderstaande paragrafen beschrijven deze ontwikkeling. Model voor ICT Benchmark Ziekenhuizen 2007 In eerste aanleg (2007) is gekozen voor een eenvoudig model dat twee elementen in kaart bracht: 1 de mate waarin elektronische gegevens beschikbaar zijn, en 2 de mate waarin functionaliteit beschikbaar is in termen van procesondersteunende ICT. Hierbij werd een onderscheid gemaakt tussen enerzijds de poliklinieken en anderzijds de verpleegafdelingen. Zowel het begrip elektronische gegevens als het begrip functionaliteit/procesondersteunende ICT is nader uitgewerkt om ervoor te zorgen dat de deelnemers vanaf een gemeenschappelijke basis vertrokken en de uitkomsten vergelijkbaar zouden zijn. Voor het geven van de antwoorden kon gekozen worden uit drie mogelijkheden: ja, nee en deels. Dit leidde tot een model zoals weergegeven in figuur 1. Per specialisme (bijvoorbeeld KNO, chirurgie of kindergeneeskunde) is onderstaand model ingevuld. Om tot een goede weergave van het totaal te komen werd een wegingsfactor aan ieder specialisme toegekend. Deze wegingsfactor bepaalde de bijdrage per specialisme aan het totaal. Deze uitkomsten werden gerelateerd aan het ICT-kostenniveau per ziekenhuis. 126
Figuur 1: ICT-dekkingsgraad model (2007) Hoewel deze versie van het model voorzag in een basis voor het beantwoorden van de door de ziekenhuizen gestelde vragen, was er behoefte aan uitbreiding van het model. De gedachte was dat niet alleen de beschikbaarheid van elektronische gegevens en van functionaliteit onderscheidend zou zijn, maar ook: 1 2 de mate waarin dit beschikbaar is voor de verschillende gebruikers binnen een ziekenhuis, en de mate waarin de elektronische gegevens en functionaliteit buiten de muren van het ziekenhuis reiken. Model voor ICT Benchmark Ziekenhuizen 2008 Wat betreft de verschillende gebruikers (onderdeel 1) moet worden gedacht aan de diverse zorgverleners (specialisten, nurse practioners, paramedici en verpleegkundigen) die allen een rol spelen bij het verlenen van zorg aan de patiënt. Indien al deze zorgverleners gebruik maken van procesondersteunende ICT, heeft dat uiteraard een ander effect op de dekkingsgraad én de kosten dan in de situatie dat deze zaken alleen voor bijvoorbeeld de specialist beschikbaar zijn. Voor de ketengedachte (onderdeel 2) gaat dezelfde analogie op: het al dan niet gebruiken van gegevens van buiten het ziekenhuis en het ontsluiten van functionaliteit voor andere zorgverleners in de keten heeft effect op de dekkingsgraad én op de kosten. 127
De specialismen in een ziekenhuis zijn nog steeds de kapstok voor het model van 2008. De invalshoeken elektronische gegevens en functionaliteit werden samengebracht onder de invalshoek Electronisch Patiënten Dossier (EPD). De reden hiervoor is dat de basisdoelstelling van een EPD (binnen de muren van een ziekenhuis) is het voorzien in (elektronische) gegevens en het bieden van functionaliteit om het (primaire) zorgproces te kunnen ondersteunen. Per specialisme werd de kwaliteit van het EPD uitgevraagd. Dit werd gedaan op basis van een aantal dimensies: Gebruikersdimensie: Met de gebruikersdimensie werd bedoeld: hoeveel verschillende rollen (type gebruikers) worden voor een specifiek specialisme ondersteund door het EPD? Hierbij kon gekozen worden uit voorgedefinieerde antwoorden op een oplopende schaal: van geen dossier tot zorgpaddossier (een volledig multidisciplinair dossier afgestemd op een specifiek zorgpad). Dimensie functionaliteit: Met functionaliteit werd bedoeld: op welk niveau biedt het EPD functionaliteit? Ook voor deze dimensie kon worden gekozen uit een voorgedefinieerde schaal. De niveaus zijn gebaseerd op het generatiemodel van Gartner waarin de vijf generaties EPD s worden beschreven. Naarmate het EPD meer functionaliteit biedt (bijvoorbeeld order management, logistiek en procesondersteuning) scoort het op een hoger niveau. Figuur 2 geeft het EPD generatie model van Gartner weer. Figuur 2: Gartner EPD generatie model 128
Naast de twee genoemde dimensies (gebruikers en functionaliteit) werd ook nog per specialisme uitgevraagd voor welke gebruikers (binnen het ziekenhuis) het EPD beschikbaar is. Dit niet te verwarren met de gebruikersdimensie die aangeeft welke gebruikers het EPD ondersteunt. Het is immers mogelijk dat het EPD gebruikers kan ondersteunen maar dat voor deze gebruikers geen EPD beschikbaar is. Gebruikers zijn in deze context gebruikers binnen of buiten de muren van het ziekenhuis. Met gebruikers buiten de muren, worden andere zorgverleners bedoeld in de keten (bijvoorbeeld huisartsen, zorgcentra of thuiszorg). Samenvattend, het model voor de ICT Benchmark Ziekenhuizen 2008 kijkt naar een viertal dimensies: gebruikersdimensie (hoeveel verschillende rollen (type gebruikers) worden ondersteund door het EPD?) dimensie functionaliteit (op welk niveau biedt het EPD functionaliteit?) beschikbaarheid gebruikers (voor welke gebruikers in het ziekenhuis is het EPD beschikbaar?) ondersteuning keten (voor welke gebruikers binnen de zorgketen, maar buiten het ziekenhuis is het EPD beschikbaar?) Het model voor 2008 ziet er dan uit zoals in figuur 3 is weergegeven. Figuur 3: Model ICT Benchmark Ziekenhuizen 2008 De ondersteuning van de keten is zichtbaar aan de linkerkant. De keten is dan verdeeld in vier groepen: maatschap/afdeling, organisatie (overige afdelingen van het ziekenhuis), het verzorgingsgebied (op basis van postcodes ingedeeld verzorgingsgebied per ziekenhuis) en landelijk. Vervolgens worden de dimensies gebrui- 129
kers en functionaliteit weergegeven. Per cel uit de matrix wordt vervolgens aangegeven welke ondersteuning wordt geboden. Per in het ziekenhuis aanwezig specialisme werd bovenstaand model ingevuld. De uitkomsten zijn gerelateerd aan het ICT-kostenniveau en de kosten voor software(-diensten). Figuur 4 en 5 geven een impressie van de uitkomsten van het model voor 2008. Figuur 4: Uitkomsten model 2008 totaal Figuur 4 geeft voor drie ziekenhuizen de uitkomsten van het dekkingsgraadmodel weer, gerelateerd aan de kosten. Op de x-as staat de gebruikers dimensie, op de y-as de functionaliteit dimensie en de grootte van de bel geeft de ICT-kosten per ICT-werkplek weer voor drie ziekenhuizen A, B en C. In de uitkomsten van de gebruikersdimensie en de dimensie functionaliteit, zijn de scores op de andere dimensies verwerkt (ondersteuning keten en beschikbaarheid gebruikers). Ziekenhuis A kenmerkt zich door een hoge mate van gebruikersondersteuning, dus veel verschillende gebruikers kunnen worden ondersteund. De kosten per ICT-werkplek zijn hoger dan die van ziekenhuis C, maar lager dan die van ziekenhuis B. Ziekenhuis B heeft ten opzichte van ziekenhuis A een omgekeerde strategie gekozen 130
en ziekenhuis C wordt gekenmerkt door een lagere dekkingsgraad, maar ook door lagere ICT-kosten per ICT-werkplek. Figuur 5: Mate van dekkinsgraad per ziekenhuis Figuur 5 is voor wat betreft de structuur gelijk aan figuur 4, maar geeft de specialismen van ziekenhuis A weer. Uit figuur 5 blijkt dat binnen ziekenhuis A de dekkingsgraad per specialisme verschilt, maar dat de verschillen niet groot zijn. In figuur 5 zijn de bellen voor alle specialismen even groot, omdat in dit voorbeeld gerekend is met de ICT-kosten per ICT-werkplek. Hoewel de uitkomsten leidden tot zinvolle en waardevolle resultaten en conclusies, werd het model van 2008 als complex ervaren. Inmiddels is een conceptmodel voor 2009 in ontwikkeling. Te toetsen model voor ICT Benchmark Ziekenhuizen 2009 Het huidige model (model 2009) is een doorontwikkeling van het model van 2008. Bij de analyse en evaluatie van het model voor 2008 kwamen onderstaande aanvullingen naar voren: In 2008 ligt de focus op het EPD. Dat betekent dat automatisering buiten het EPD, zoals een apotheeksysteem of een laboratoriumsysteem, niet wordt meegenomen terwijl dit wel de dekkingsgraad verhoogt en kosten met zich meebrengt. In het model van 2009 is 131
ook de aanvullende automatisering opgenomen. Binnen de muren van een ziekenhuis komt niet zelden eilandautomatisering voor. In de praktijk doet zich de situatie voor dat afdelingen geautomatiseerd gegevens/informatie verwerken en dit ook digitaal aanleveren, maar dat ontvangende afdelingen deze gegevens/informatie handmatig gebruiken in papieren dossiers. Naast het meten van de dekkingsgraad op het niveau van processen moeten ook de overdrachtsmomenten worden gemeten voor wat betreft hun automatiseringsgraad. Bovenstaande aanvullingen worden verwerkt in de nieuwe versie van het model, waarbij ook de complexiteit wordt verminderd. Conclusies Door de deelnemers wordt het meten van baten (in de vorm van een dekkingsgraad) als zinvol ervaren. Het proces om een hulpmiddel te ontwikkelen dat dat inzicht biedt, betekent vallen en opstaan. Het is niet eenvoudig te komen tot een uniform model dat geschikt is voor, én recht doet aan alle deelnemers. Het gezamenlijk beeld is wel dat we stap voor stap dichter bij ons doel komen. 132