Verzuimbeleid MBO Amersfoort Colofon Uitgave : MBO Amersfoort Instemming OR : 12 december 2012 Vastgesteld College van Bestuur : 8 januari 2013 Kenmerk CvB vastgesteld : 20130142/CvB Afkomstig van : afdeling P&O
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1. Uitgangspunten van het verzuimbeleid... 3 2. Doel ziekteverzuimbeleid... 4 3. Rol, taken en verantwoordelijkheden bij ziekteverzuimbeleid... 4 Bijlage 1 - Verzuimproces... 6 Bijlage 2 - Notitie RVM... 8 2
Inleiding Het verzuimbeleid is onderdeel van het streven van MBO Amersfoort om een omgeving te creëren waar medewerkers met plezier werken en waar de condities zodanig zijn dat men in een gezonde omgeving kan werken. 1. Uitgangspunten van het verzuimbeleid - Lijnverantwoordelijkheid Is in de lijn belegd bij de resultaatverantwoordelijke leidinggevende. - Goed werkgeverschap en goed werknemer schap Leidinggevenden en medewerkers nemen beiden de verantwoordelijkheid voor een optimale vitaliteit van de medewerker. - Preventie is beter dan genezen Medewerkers en leidinggevenden hebben samen de verantwoordelijkheid om mogelijke problemen tijdig te erkennen en met elkaar te bespreken. Medewerkers kunnen hierbij ondersteund worden om ziekteverzuim te voorkomen. Ziekteverzuimpreventie en arbeidsomstandigheden vormen een belangrijk deel van het nog te ontwikkelen arbobeleid. Een goede koppeling van het arbobeleid en het verzuimbeleid is daarbij belangrijk. - Als ziekte dan toch optreedt, zo snel mogelijk re-integreren Als een medewerker toch ziek wordt dan is het voor zowel de medewerker als voor leidinggevende duidelijk welke acties worden ondernomen om zo snel als mogelijk weer gezond aan de slag te kunnen. Deze acties worden vastgelegd in een verzuimproces (zie bijlage 1). - Ziekte is een bespreekbaar thema tussen medewerker en leidinggevende Gezamenlijk bespreken of en welke opties er zijn om gedeeltelijk of geheel aan de slag te blijven en/of om het herstel van de medewerker te bevorderen. - Ziekteverlof beperken tot situaties waarbij de medewerker daadwerkelijk ziek is Het komt voor dat medewerkers zich ziekmelden, terwijl zij niet ziek zijn. Dit kan gebeuren vanwege werkomstandigheden of vanwege privé-omstandigheden. Als deze omstandigheden zich voordoen, zullen de medewerker en de leidinggevende direct met elkaar in gesprek gaan en met een passende oplossing komen. Komen zij er niet uit dan kan de begeleiding van een P&O adviseur ingeroepen worden. - Een arbeidsconflict is geen ziekte en mag niet tot ziekte en/of uitval leiden Uitgangspunt voor zowel de medewerkers als voor de leidinggevende en de Arbodienst. De medewerker en de leidinggevende moeten bij een arbeidsconflict, met eventuele ondersteuning van een P&O adviseur of anderen, tot een oplossing komen. Dit kan leiden tot een oplossing waardoor werken binnen de huidige baan weer mogelijk is of tot door- of uitstroom. - Met goede gespreksvaardigheden met elkaar in gesprek Leidinggevenden vinden het vaak moeilijk om met hun medewerkers in gesprek te gaan over persoonlijke zaken rond het ziek zijn. Medewerkers durven van hun kant vaak niet alles te bespreken. Openheid en objectiviteit zijn kernbegrippen om goed met elkaar in gesprek te blijven en samen met de juiste oplossingen te komen. Goede gespreksvaardigheden is één van de competenties van de leidinggevenden binnen MBO Amersfoort. Zij kunnen hierbij ondersteund worden. Op jaarbasis 3
worden vitaliteit en eventueel verzuim besproken in het resultaat- en ontwikkelingsgesprek met de individuele medewerker. - Medewerker en leidinggevende kunnen behoefte hebben aan ondersteuning Het moet duidelijk zijn waar de medewerker en de leidinggevende terechtkunnen. De rollen van de ondersteunende betrokkenen, de bedrijfsarts en de P&O adviseur, in het verzuim zijn beschreven in het verzuimproces (zie bijlage 1). - Ziekteverzuim wordt besproken in de managementgesprekken. Leidinggevenden volgen de ontwikkelingen in het ziekteverzuim. Verzuim is een vast agendapunt tijdens de managementgesprekken tussen College van Bestuur en leidinggevenden. - Voor de administratie van het verzuim wordt gebruik gemaakt van de verzuimapplicatie Raet Verzuim Manager (RVM). Zie bijlage 2: notitie RVM. - Verzuimbeleid van MBO Amersfoort is gebaseerd op de wettelijke kaders De wettelijke grondslag voor het voeren van ons verzuimbeleid ligt in onderstaande wet- en regelgeving: de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) en het besluit Ziekte en Arbeidsongeschiktheidsregeling onderwijs- en onderzoekpersoneel (BZA). 2. Doel ziekteverzuimbeleid De doelen van het ziekteverzuimbeleid zijn: - arbeidsongeschiktheid en beroepsziekten voorkomen; - ziekteverzuim tot een minimum beperken; - de wetgeving op dit gebied naleven. 3. Rol, taken en verantwoordelijkheden bij ziekteverzuimbeleid Medewerkers - kennen de stappen van het verzuimproces; - (af)melden zich bij de leidinggevende; - onderhouden contact met de leidinggevende; - bezoeken de bedrijfsarts; - stellen samen met de leidinggevende het re-integratieplan op en voeren het plan uit; - vragen WIA-uitkering aan bij het UWV. Leidinggevende - is casemanager: verantwoordelijk voor verzuimbegeleiding gedurende de gehele ziekteperiode en houdt zich aan de termijnen die worden gesteld in de WVP; - onderhoudt regelmatig contact met de medewerker; - zoekt zo nodig contact met bedrijfsarts; - stelt in samenspraak met de medewerker een plan van aanpak op; - volgt en handelt volgens de re-integratieverslagen; - meldt de medewerker ziek bij het UWV; - bereidt samen met de medewerker de WIA aanvraag voor; - initieert en neemt deel aan een SMT; - neemt besluiten over interventies en passend werk; - gebruikt RVM voor de administratie en het beheer van het verzuim. 4
P&O adviseur - heeft een spin in het web rol. Weet wie waarbij kan adviseren en kent de wet en regelgeving; - heeft een signalerende rol bij in gebreke blijven van acties door de leidinggevende; - controleert het uitvoeren van verzuimproces; - controleert het tijdig opstellen van het plan van aanpak re-integratie; - controleert de RVM-registratie van genoemde documenten en verslagen; - heeft een adviserende en ondersteunende rol in het SMT. Bedrijfsarts - beoordeelt de ziekte; - begeleidt de medewerker gedurende de ziekte; - roept de medewerker na drie weken op of eerder indien nodig; - maakt uiterlijk de zesde ziekteweek een schriftelijke probleemanalyse; - adviseert de leidinggevenden bij re-integratie (kent de competenties en belastbaarheid van de medewerker en kent de interventies). 5
Bijlage 1 - Verzuimproces Week 1 Verzuimmelding Dag 1 Medewerkers bellen op de eerste dag van verzuim persoonlijk naar de leidinggevende. Dit geldt ook voor melding tijdens de vakanties. De leidinggevende neemt contact op met medewerker. Dag 3 De leidinggevende neemt contact op met de medewerker over het verloop van het verzuim. Er wordt een nieuwe afspraak gemaakt over een nieuw contact. Week 2 Contact tijdens verzuim Er is contact tussen medewerkers en leidinggevende over het verloop van het verzuim en er worden vervolgafspraken gemaakt. Week 3 Uitnodiging bedrijfsarts De medewerker wordt uitgenodigd voor het spreekuur met de bedrijfsarts. Week 4 Informatie langdurig zieken De leidinggevende stuurt de medewerker een brief met informatie over langdurig verzuim. Indien van toepassing wordt de reiskostenvergoeding stopgezet. Week 6 Probleemanalyse en advies Door de Arbodienst wordt een probleemanalyse opgesteld. Voor week 8 Re-integratie en plan van aanpak Leidinggevende en medewerker stellen een plan van aanpak op en maken afspraken over begeleiding van de medeweker. De P&O adviseur ziet toe op tijdig opstellen van het plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt opgenomen in RVM en in het ziektedossier. Dit geldt eveneens voor de re-integratieverslagen. Vanaf de 42 ste week Melding UWV De leidinggevende is verantwoordelijk voor de 42-weeks melding bij het UWV. De P&O adviseur ondersteunt hierbij. Week 46-52 Eerstejaars-evaluatie De leidinggevende en de medewerker evalueren het plan van aanpak en de re-integratie activiteiten en stellen het plan zo nodig bij. 6
Vanaf week 87 WIA-aanvraag De leidinggevende maakt een re-integratieverslag op basis van het re-integratiedossier. Samen met het medische deel van de bedrijfsarts stelt de leidinggevende dit ter beschikking aan zijn medewerker. De medewerker kan hiermee een WIA-aanvraag indienen bij het UWV. De P&O adviseur ondersteunt hierbij. Voor week 104 WIA-beoordeling Als onderdeel van de WIA-aanvraag beoordeelt het UWV de re-integratie inspanningen van de leidinggevende. 2 jaar Aanvang WIA-Uitkering Na 2 jaar ziekte vangt de WIA-uitkering aan en wordt de medewerker ontslagen. 7
Bijlage 2 - Notitie RVM Inleiding Binnen MBO Amersfoort wordt gebruik gemaakt van de verzuimapplicatie Raet Verzuim Manager (kortweg RVM). Deze tool is gekoppeld aan het personeels- en salarisadministratiesysteem HRis van de leverancier Raet. Doelstelling De verzuimapplicatie RVM: - ondersteunt en faciliteert leidinggevenden in het uitvoeren van het verzuimbeleid van MBO Amersfoort. Leidinggevenden kunnen zich meer gaan richten op de begeleiding van medewerkers en op verzuimpreventie; - draagt bij aan een verbetering van het verzuimmanagement en van de bedrijfsvoering, door het meer faciliterend inrichten van de bedrijfsvoering en het verbeteren en bruikbaar maken van verzuim-managementinformatie. Resultaten Met het gebruik van RVM worden de volgende resultaten beoogd: - leidinggevenden nemen verantwoordelijkheid voor het verzuimproces en de uitvoering van het verzuimbeleid; - betrokkenen zijn zich bewust van nut en noodzaak van betrouwbare, uniforme, tijdige en volledige managementinformatie over ziekteverzuim en daarmee van het gebruiken van de ziekteverzuim managementtool (dit vereist discipline van alle betrokkenen); - er zijn managementrapportages over verzuim beschikbaar; - een eenduidige beschrijving en aanpak van het verzuimproces; - digitale ondersteuning van wettelijke acties vanuit de Wet Verbetering Poortwachter; - digitale ondersteuning van acties uit het verzuimproces; - een digitaal verzuimdossier; - digitale ondersteuning van werkzaamheden van de bedrijfsarts. Interne gebruikers - alle leidinggevenden in hun rol als case manager; - P&O adviseurs (adviesrol); - verzuimadministrateurs. Externe gebruiker - bedrijfsarts Professionalisering Nieuwe leidinggevenden worden getraind in het gebruik van RVM. Hiervoor neemt de P&O adviseur contact op. 8