Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen Toewijding voor uitmuntendheid op de werkplek
Inhoud Brief van de voorzitter 2 Uitmuntendheid op de werkplek en de FedEx gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 3 Wettelijk en ethisch gedrag 5 Gelijke kansen op werk; Pesterijen 8 Opendeur-beleid 9 Gezondheid, veiligheid en milieu 10 Belangenvermenging 11 Zakelijke kansen 13 Giften, amusement, leningen en andere gunsten 14 Onbehoorlijke betalingen en steekpenningen 16 Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie 17 Handelen met voorkennis 19 Politieke activiteiten en bijdragen 20 V.S. Antitrust en andere concurrentiewetten 21 Gebruik van computer en elektronische bronnen 22 Interne rapportage en controles; archiefbewaring 24 Bedrijfsrapportage en openbaarmakingen van bedrijfsinformatie 25 Rapportages over boekhoudkundige aangelegenheden 26 Rapporteren van misbruik; FedEx Alert Line 27 Verklaring van afstand 29 Uitvoering 29 Samenvattend advies 30 Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 1
Brief van de voorzitter Over de hele wereld staat de naam FedEx voor integriteit en betrouwbaarheid. Onze reputatie is een belangrijk strategisch goed - het is onze taak om haar te beschermen en te versterken. In de wereld van vandaag is onze sterke bedrijfsreputatie van onschatbare waarde. Waar we ook actief zijn, we handelen zoals we altijd hebben gedaan binnen de grenzen van de wet en streven bovendien naar hoge zakelijke en persoonlijke gedragsnormen. Iedere directeur, elk staflid en alle medewerkers van FedEx worden geacht zich te houden aan de beleidsbepalingen uiteengezet in deze gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen. FedEx contractanten en global service participants, die onder de merknaam FedEx actief zijn, worden eveneens geacht zich te houden aan die onderdelen van de Code die op hen van toepassing zijn. Het is belangrijk om deze Code te lezen en om een praktische kennis van de wetten en regels op te doen die direct van invloed zijn op uw werk. Deze Code kan geen antwoord geven op elke situatie waarin beslissingen moeten worden genomen. Ander FedEx beleid, handleidingen en handboeken vormen belangrijke aanvullingen op ons algemene ethische programma, en dienen in samenhang met deze Code te worden gelezen. Aarzel vooral niet om uw manager, bedrijfscontact of de advocaat op de juridische afdeling van het bedrijf om advies te vragen voordat u een keuze maakt waar u niet zeker over bent. Als u de minste twijfel heeft om te denken dat een juridische of ethische overtreding zich heeft voorgedaan, moedigt FedEx u aan om dit aan uw manager, bedrijfscontact of de juridische afdeling te melden. Bovendien wordt u aangemoedigd om via de FedEx Alert Line ernstige juridische of ethische overtredingen te melden die overduidelijk niet behandeld kunnen worden overeenkomstig de normale hiërarchische weg. Elke te goeder trouw verrichte melding kan niet het voorwerp zijn van een disciplinaire sanctie. Onze stafleden, directeuren en managers zijn bovendien verantwoordelijk voor het uitdragen van de principes van deze Code en een cultuur te bevorderen waarin ethisch gedrag wordt erkend, gewaardeerd en in praktijk gebracht door alle teamleden. Onze wens om juist te handelen hangt af van uw vermogen om de juiste toon te vinden en om veronderstelde overtredingen met zorg en respect aan de orde te stellen. Onze toewijding voor het in acht nemen van de hoogste ethische en professionele normen maakt integraal deel uit van onze Purple Promise om van elke ervaring met FedEx een uitmuntende ervaring te maken. Dank u voor het lezen van deze Code, deze te begrijpen en in acht te nemen alsook voor uw voortdurende inzet en harde werk! Met vriendelijke groeten, Frederick W. Smith Voorzitter, president en CEO Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 2
Uitmuntendheid op de werkplek en de FedEx gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen De FedEx gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen zorgen voor de richtlijnen die verzekeren dat ons gedrag op het werk ethisch is en de reputatie van FedEx ondersteunt, en heeft van het merk FedEx één van de meest bewonderde merken ter wereld gemaakt. FedEx wordt constant erkend als één van de beste bedrijven om voor te werken, zowel in de Verenigde Staten als in de rest van de wereld. Terwijl de code voor de nodige sturing zorgt in vele situaties op het werk, kunnen de hoge eisen die onze werkomgeving karakteriseren in enkele eenvoudige principes worden samengevat. Respect voor onze KLANTEN Respect voor onze COLLEGA S Respect voor onze BEDRIJF Respect voor onze GEMEENSCHAPPEN We luisteren naar onze klanten en streven naar uitmuntendheid op het werk om aan hun noden te voldoen en hun verwachtingen te overstijgen. We ontwikkelen sterk gemotiveerde en efficiënte teamleden door aandacht te besteden aan een veilige werkplek waar diversiteit, teamwork en menselijke waardigheid worden aangemoedigd. We zijn verantwoordelijk voor de manier waarop onze acties een invloed hebben op de reputatie van het bedrijf en voor het voorzichtige gebruik van de bedrijfsmiddelen. We steunen de gemeenschappen waar we zakendoen en treden op als verantwoordelijke burgers. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 3
Vele van de beleidsbepalingen in deze Code worden gevolgd door één of meerdere vragen en antwoorden. De vragen en antwoorden zijn bijgevoegd om de beleidsbepalingen te verduidelijken en dienen als richtlijn voor specifieke situaties die u tijdens uw werk kunt tegenkomen. V: Is de Code van toepassing op iedereen van FedEx? A: Deze Code is van toepassing op iedere directeur, elk staflid en alle medewerkers van FedEx en zijn internationale dochterondernemingen. Deze Code dient u samen met andere FedEx gedragslijnen, handleidingen en handboeken te lezen die op uw werk van toepassing zijn. Het beleid van het uitvoerend FedEx bedrijf waarvoor u werkt, kan licht afwijken van de uiteenzettingen in deze Code. In zo n situatie moet u het meer beperkend beleid in acht nemen of om advies vragen aan de juridische afdeling van uw bedrijf. V: Is de Code van toepassing op alle contractanten? A: Bepaalde relevante voorzieningen van deze Code zijn van toepassing op contractanten en global service participants, die onder de merknaam FedEx actief zijn ( contractanten ) voor zover als uiteengezet in hun respectievelijke overeenkomsten met FedEx en voor zover het toepasselijk recht reikt. De bepalingen van zulke overeenkomsten of van het toepasselijk recht zijn van toepassing indien ze conflicteren met deze Code. In elk geval wordt er van de contractanten en hun personeel verwacht om de hoogste standaarden van zakelijke ethiek te voldoen en de naleving van alle toepasbare wetten verzekeren. Contractanten die verdere informatie nodig hebben met betrekking tot de gedragslijnen in deze Code kunnen hun vragen richten tot hun primaire contact bij FedEx ( bedrijfscontact ) of tot de juridische afdeling. V: Is de Code een contract? A: De Code en de daarin vervatte gedragslijnen zijn geen arbeidscontract. Evenmin kan de inhoud van deze Code worden gebruikt om een werkgever-werknemersrelatie tot stand te brengen tussen FedEx en zijn Contractanten of het personeel. FedEx creëert geen contractuele rechten door deze Code uit te vaardigen. De FedEx gedragslijnen, richtlijnen en aanverwante procedures kunnen op elk moment door FedEx gewijzigd worden. V: Tot wie kan ik me richten als ik vragen heb over de Code? A: Met vragen over het materiaal dat behandeld wordt in de Code, kunt u zich richten tot uw manager, juridische of personeelsafdeling. Hier kunt u ook extra kopieën van deze Code verkrijgen. U kunt deze Code ook downloaden op http://pub.purplehub.fedex.com/sites/cic/pages/ code.aspx. of naar de sectie corporate governance van de Fedex website voor Investor relations op http://investors.fedex.com De gedragscode en waarden en normen voor het zakendoen zijn van toepassing op iedereen bij FedEx. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 4
Wettelijk en ethisch gedrag Wettelijk en ethisch gedrag is vereist en kritisch voor ons voortdurend succes. U moet de wetten en regels die betrekking hebben op uw zakelijk handelen eerbiedigen. Daarnaast moet u activiteiten waardoor FedEx bij potentiële, onwettige praktijken betrokken zou kunnen raken vermijden en rapporteren. Daarom moet u op de hoogte zijn van de wetten en regelingen die relevant zijn voor uw werk en de wettelijke vereisten van het land, waarin u werkzaam bent, naleven. Sommige wetten zijn op iedereen van toepassing, zoals wetten betreffende gelijke kansen op werk en veilige werkomstandigheden. Andere wetten zijn vooral van toepassing op medewerkers en contractanten in specifieke functies, zoals de bediening van onze transportnetwerken, de financiële rapportage en klantenservice. De wetten die onze activiteiten sanctioneren zijn misschien complex, maar gebrek aan kennis van de wet ontslaat u niet van de verplichting om haar te eerbiedigen. Vraag om advies aan uw managers, bedrijfscontacten of juridische afdeling als u zich niet zeker voelt over de wetten en regelingen die op uw werk betrekking hebben. Behalve dat u de wet moet naleven, dient u de ethische en andere normen van deze Code in acht te nemen. FedEx streeft ernaar om haar zakelijke activiteiten op een uiterst integere en verantwoorde manier te ontplooien. U wordt verwacht om van een hoge mate van niet-compromitterende integriteit, verantwoordelijkheid en professionele handelwijze blijk te geven bij de uitoefening van uw taken. U dient eerlijk en oprecht te zijn en respect te tonen in uw omgang met klanten, ambtenaren, het publiek, leveranciers, concurrenten en andere medewerkers en contractanten. U mag nooit van anderen profiteren door middel van manipulatie, verzwijging, misbruik van vertrouwelijke informatie, een verkeerde voorstelling van zaken of door soortgelijke gedragingen. U mag ook niet deelnemen of helpen bij het onwettige gedrag uitgevoerd door anderen. Deze Code bevat beleidsbepalingen en samenvattingen met betrekking tot veel belangrijke, zakelijke en persoonlijke gedragingen. Dit betreft onderwerpen waar we het meeste belang aan hechten, maar daarnaast zijn er nog andere specifieke gedragslijnen die u moet lezen en kennen. Zo moeten medewerkers van FedEx Express onder meer op de hoogte zijn van de gedragslijnen die staan beschreven in The People Manual. Contractanten dienen de bepalingen van hun contracten met FedEx te raadplegen naast hun eigen interne gedragslijnen en procedures. Belangrijk is ook om voor een open verstandhouding te zorgen tussen medewerkers en managers, productieve en professionele relaties te onderhouden met medewerkers bij andere FedEx bedrijven, voortdurend een correct oordeel toe te passen en steeds blijk te geven van integriteit. Managers zijn verantwoordelijk voor zowel hun eigen naleving van deze Code als voor die van hun medewerkers. We moeten ervoor zorgen dat we altijd wettig en ethisch handelen ook al derven we daardoor handel en winst op korte termijn. Wettelijk en ethisch gedrag is in ons belang op lange termijn omdat het verder bijdraagt aan onze betrouwbare reputatie. Behoorlijk zakendoen moedigt loyaliteit aan van onze teamleden, verkopers en klanten, en draagt bij aan een wederzijds voordelige relatie tussen FedEx en de gemeenschappen waarin we actief zijn. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 5
Speciale verantwoordelijkheid van FedEx Managers Alle FedEx managers moeten een sterke affiniteit met integriteit hebben en worden geacht zich als voorbeeld en op een getrouwe manier te gedragen. Als u zich in een managementpositie bevindt, heeft u een speciale verantwoordelijkheid om u te gedragen op een manier die consistent is met de principes uiteengezet in deze Code. U dient als een rolmodel voor uw werknemers en uw handelingen worden zowel gezien als nagedaan door zij die aan u rapporteren. De toon die u zet in uw dagelijkse handelingen is de belangrijkste factor om een cultuur te verkrijgen waarin uw werknemers zich gaan gedragen in overeenstemming met de principes uiteengezet in deze Code Als leider moet u: heeft gelezen en begrepen en aanverwante beleidsbepalingen en procedures naleving van de Code binnen uw gebied van verantwoordelijkheid te verzekeren voorkomen en detecteren problemen of opmerkingen komen melden vergelding moeten ondergaan voor een melding die zij hebben gedaan in goed vertrouwen ondernemen bij schendingen en zwakheden van de naleving, inclusief de nodige disciplinaire acties V: We hebben iemand aangenomen die voorheen voor een concurrent werkzaam was. Ze is op de hoogte van exclusieve en vertrouwelijke informatie over haar voormalige werkgever. Mag zij deze informatie delen met FedEx? A: Nee. De gedragslijn van FedEx verbiedt het doorgeven van exclusieve, technische informatie en vertrouwelijke zakelijke informatie over haar vorige bedrijf. Zelfs als deze informatie onopzettelijk openbaar wordt, mag er geen gebruik van worden gemaakt. Eenvoudig gezegd behandelt FedEx eigendomsrechtelijke en vertrouwelijke informatie over andere bedrijven op dezelfde manier die we verwachten van voormalige werknemers van FedEx wat betreft onze vertrouwelijke informatie. V: FedEx verhoogt ieder jaar de lat voor de te behalen prestaties, en we staan blijkbaar steeds onder druk om alles te doen om betere resultaten te behalen. Zijn deze verplichtingen om zakelijke en financiële doelen te behalen in conflict met mijn verplichtingen volgens deze Code? A: Nee. Deze verplichtingen zijn niet enkel compatibel, ze zijn rechtstreeks gerelateerd. Het juiste doen omwille van de juiste reden is steeds een goede zaak. Het belang van het bedrijf wordt nooit gediend door onwettige of onethische, zakelijke praktijken. Onze markteconomie is fundamenteel gebouwd op vertrouwen, en FedEx is één van de meest betrouwbare merken in de wereld. Het behouden van de hoogste ethische en professionele normen is daarom kritisch voor het behouden van dit waardevol vertrouwen. V: Mijn groep bij FedEx heeft reeds lange tijd een leverancier die we steeds betaald hebben door een cheque te versturen naar het hoofdkantoor van de leverancier in Scranton, Pennsylania. Voor de meest recente betaling heeft de leverancier gevraagd om de betaling te doen via een overschrijving naar een rekening op naam van een bedrijf van de British Virgin Islands naar een bank in de Bahama s. Moet ik achterdochtig zijn? A: Ja, u moet achterdochtig zijn indien een transactie zoals het overschrijven van fondsen van of naar landen of entiteiten niet verwant zijn met de transactie of onlogisch zijn voor de andere partij. Aanvragen om gelden naar derde partijen te transfereren mogen niet zomaar uitgevoerd worden en de legitimiteit dient eerst onderzocht te worden. Raadpleeg uw manager of de juridische afdeling van uw bedrijf alvorens verder te gaan. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 6
Wettelijk en ethisch gedrag V: De verschillende wetten zijn zo ingewikkeld en bestrijken zo veel verschillende gebieden, hoe kan ik er zeker van zijn dat ik niet een technische overtreding bega? Hoe kan ik worden geacht het allemaal te begrijpen? Ik ben geen jurist. A: Zet niet uw eigen oordeel zomaar opzij. Als iets gevoelsmatig verkeerd lijkt, vraag dan advies voordat u handelt. U bent verplicht om ook de nuances van de regels die op uw werk van toepassing zijn te begrijpen. De juridische afdeling van uw bedrijf is bekend met de geschreven gedragslijnen die op uw bedrijf van kracht zijn. Aarzel niet om contact met hen op te nemen als u opheldering wenst over de wet of over de normen en gedragslijnen van FedEx. V: Wat moet ik doen als er een conflict is tussen een gedragslijn van FedEx en de wet in het land waarin ik werkzaam ben? A: Het is ons doel om in overeenstemming met plaatselijke wetten te handelen en om overal ter wereld de hoogste normen van integriteit en ethiek aan te houden. Als de wetten in een bepaald land in bepaald opzicht minder streng zijn dan die in de V.S., is dat nog geen reden om de gedragslijnen van FedEx te overtreden, of omgekeerd. FedEx managers, bedrijfscontacten en de juridische afdeling van uw bedrijf zijn verantwoordelijk voor het geven van duidelijke richtlijnen over hoe om te gaan met discrepanties tussen een plaatselijke wet of een plaatselijk gebruik en een gedragslijn van FedEx. Als u een dergelijke tegenspraak tegenkomt en u meent dat uw manager er nog niet van op de hoogte is, dan dient u dit onmiddellijk aan hem of haar te melden. Heeft u verder advies nodig, neem dan contact op met de juridische afdeling van uw bedrijf. Het is van groot belang dat FedEx op de hoogte is van alle gevallen waarin onze handelwijze in strijd kan zijn met plaatselijke wettelijke verplichtingen. FedEx staat voor de hoogste normen van integriteit en ethisch gedrag. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 7
Gelijke kansen op werk; Pesterijen Ons grootste goed zijn onze mensen. We leggen ons erop toe om voor u een werkplek te creëren waarin u zich gerespecteerd, tevreden en gewaardeerd voelt. Ons beleid is erop gericht om eerlijkheid en respect voor iedereen te bevorderen. Medewerkers en contractanten worden aangenomen, ingehuurd, geëvalueerd en gepromoveerd op basis van hun vaardigheden, gedrag en prestaties. Met het oog hierop, moet iedereen de anderen met waardigheid en respect behandelen en kan bepaald gedrag niet worden getolereerd. Onaanvaardbaar gedrag is ondermeer lastigvallen, geweld, intimidatie en discriminatie op basis van ras, kleur, geloofsovertuiging, etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit en uitdrukking, leeftijd, handicap, veteranenstatus of burgerlijke staat (waar toepasbaar) of elke andere eigenschap, die beschermd is door een toepasselijke wet. Ongewenste seksuele intimiteiten en andere onbehoorlijke persoonlijke gedragingen zijn niet toegestaan. We verbieden uitdrukkelijk en zullen geen enkel type van pesterijen of ander gedrag waaruit pesterijen kunnen voortkomen, tolereren, hetzij in de zin van persoonlijk immoreel gedrag dan wel als strijdig met het toepasselijk recht. Wees opmerkzaam dat pesterijen vele vormen aan kan nemen, zoals seksuele avances, voorstellen, dreigementen, bedreigend gedrag en ongewenst fysiek contact. Pesterijen kunnen ook voorkomen wanneer er tengevolge van wat u zegt, doet of uitbeeldt een vijandige, intimiderende of aanstootgevende werkomgeving ontstaat, zoals het maken van vernederende opmerkingen, grappen of gebaren. Het beleid van FedEx verbiedt alle vormen van represailles tegen iemand die te goeder trouw bekend of vermoed wangedrag meldt. Onze gedragslijnen zijn ontworpen om eerlijkheid en respect voor anderen te bevorderen. V: Ik geloof dat ik geen promotie heb gemaakt omdat mijn manager weet dat ik zwanger wil worden. Ik hoorde mijn manager zeggen dat wanneer een vrouw zwanger wordt haar werk er onvermijdelijk onder gaat lijden. Is er iets dat ik hiertegen kan ondernemen? A: Ja. Alle beslissingen inzake werkgelegenheid bij FedEx (zoals indienstneming, promoties, werkopdrachten, salariëring, discipline en opleiding) moeten worden gebaseerd op criteria die verband houden met het werk. U kunt gebruikmaken van de klachtenprocedures op uw bedrijf of de situatie aankaarten bij de personeelsafdeling van uw bedrijf. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. V: Mijn collega s maken grappen over mijn seksuele geaardheid. Moet ik dit maar gewoon negeren? A: Nee. FedEx staat dit soort gedrag niet toe. U behoort dit onverwijld aan uw manager of de personeelsafdeling van uw bedrijf te melden of door gebruik te maken van de klachtenprocedures binnen uw bedrijf. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 8
Opendeur-beleid We willen u aanmoedigen om uw ideeën en zorgen rechtstreeks aan het management of aan uw bedrijfscontact door te geven. Het is belangrijk dat u snel uw ideeën of zorgen deelt zodat deze in behandeling kunnen worden genomen. Een atmosfeer van vertrouwen, respect en samenwerking zorgt voor de grootste productiviteit. Als uw manager of bedrijfscontact een bepaald probleem niet kan oplossen, of u vermoedt dat uw manager of bedrijfscontact zelf deel uitmaakt van het probleem, dan kunt u contact opnemen met de personeelsafdeling van uw bedrijf of met de FedEx Alert Line. V: Ik heb een paar ideeën over hoe ik mijn werk efficiënter kan maken. Moet ik mijn ideeën delen met het management? A: Sommige van onze beste ideeën zijn afkomstig van medewerkers die een betere manier uitvonden om iets te doen. In de concurrerende markt van vandaag wordt het steeds belangrijker om over ideeën waardoor we efficiënter kunnen worden voortdurend na te denken en ernaar te handelen. Ook kleine ideeën kunnen aanzienlijke voordelen opleveren wanneer ze worden toegepast in ondernemingen waarin miljarden omgaan, zoals FedEx. Aarzel niet om uw ideeën met anderen in het bedrijf te delen. V: Als ik over problemen op mijn afdeling begin, negeert mijn supervisor me of hij doet er niets mee. Hoe kan ik iets duidelijk maken als niemand wil luisteren? A: Zorg er allereerst voor dat uw mededelingen aankomen. Wees altijd voorbereid, weet wat u wil zeggen en waarom u het wil zeggen. Zorg ervoor dat uw gesprekspartner in staat is om te luisteren en niet wordt afgeleid door andere zaken. Spreek in gewone, eenvoudige taal en verwoord uw verzoeken of suggesties in een positieve ieve vorm. Vraag tenslotte om feedback. Zorg ervoor dat uw boodschap is ontvangen op de manier zoals u bedoelde. Als u het hebt geprobeerd en u meent oprecht dat uw boodschappen odschappen worden genegeerd, probeer dan andere wegen. Praat met de personeelsafdeling van uw bedrijf of met de manager van uw supervisor. Iedereen bij FedEx heeft het recht op en wordt aangemoedigd om met woord en daad bij te dragen aan het bouwen van een beter bedrijf. Denk eraan dat, om allerlei ei redenen, niet alle ideeën worden aangenomen maar dat suggesties altijd welkom zijn. De beste ideeën komen vaak van de werknemers. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 9
Gezondheid, veiligheid en milieu We zetten ons in voor een veilige, gezonde, alcohol- en drugsvrije werkomgeving. Alle vormen van onwettig gedrag, zoals dreigen en intimideren, aanvallen of geweld in welke vorm ook zijn verboden. Alle werknemers hebben de verantwoordelijkheid voor het melden van onveilige werkomstandigheden, bedreigingen en handelingen of situaties (ook als deze leveranciers of klanten betreffen) die kunnen leiden tot geweld op de werkplek. U moet de veiligheids-, gezondheids- en milieuwetten en -regels die van invloed zijn op onze zakelijke activiteiten kennen en naleven, en daarnaast ook de aanvullende gedragslijnen van het bedrijf. Ook willen we waar mogelijk schade aan het milieu en aan de gemeenschappen waar we opereren voorkomen. En we staan erop dat contractanten, leveranciers en anderen die met ons samenwerken zich houden aan de van toepassing zijnde wetten en regelingen. V: Ondanks wat FedEx te zeggen heeft over veiligheid voor alles, verlangt mijn manager dat ik doelen haal die ik alleen kan halen door veiligheidsprocedures opzij te zetten. Ik heb hierover gesproken met mijn collega s maar die zeiden me dat ik er niet over moest praten op gevaar ontslagen te worden. Wat moet ik doen? A: Veiligheidsprocedures mogen nooit worden gecompromitteerd. Eerst zou u deze situatie met uw manager of met het hogere managementniveau van FedEx moeten bespreken. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. FedEx staat geen vergelding toe tegen medewerkers die werkelijk, bestaande problemen aankaarten. V: Ik heb mijn rug verrekt tijdens het werk, maar ik wil dit niet melden omdat het gedeeltelijk mijn eigen schuld was en omdat er dan een eind komt aan de ongevallenvrije status van mijn eenheid. Wat moet ik doen? A: U mag nooit een probleem negeren of verbergen. Alle ongevallen moeten zo snel mogelijk bij het management worden gemeld zodat FedEx actie kan ondernemen om uw veiligheid te waarborgen en om soortgelijke ongevallen te voorkomen. Te nemen maatregelen zouden veranderingen van werkprocedures of aanvullende veiligheidstraining kunnen zijn. V: Ik ben geselecteerd voor een proeftest op drugs. Ik gebruik geen illegale drugs, dus vind ik dat ik niet hoef te worden getest. Is een test geen inbreuk op mijn privacy? A: Nee. Als aanbieder van transport- en gerelateerde diensten, moeten wij aan talloze wettelijke verplichtingen voldoen die zijn gericht op het alcohol- en drugsvrij houden van onze medewerkers en werkplekken. In bepaalde omstandigheden, in overeenstemming met de wet, kunnen de door FedEx aangestelde geneesheren overgaan tot onderzoekstesten. De geneesheren mogen slechts de noodzakelijke informatie met betrekking tot de arbeidsgeschiktheid van de wernemer aan FedEx overmaken teneinde hen toe te laten de veiligheid van haar medewerkers en het publiek te waarborgen. De testen respecteren uw persoonlijke privacy en waardigheid. V: Ik geloof dat mijn baas een drankprobleem heeft dat van invloed is op mijn werkgebied. Wat kan ik doen? Ik wil echt helpen. A: U bent verplicht uw verdenkingen aan de hiërarchische overste van uw baas of aan de Human Resources-afdeling van uw onderneming te melden. Als aanbieder van transportdiensten is het van essentieel belang voor de veiligheid van personeel en publiek dat alle FedEx werkplekken volledig vrij zijn van alcohol en illegale drugs. Door nu uw verdenkingen te melden vervult u niet alleen uw plicht tegenover FedEx, maar helpt u mogelijk ook uw baas bij het onder ogen zien van een ernstig probleem. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 10
Belangenvermenging Vermijd elke activiteit of situatie die tot een belangenvermenging kan leiden. We respecteren uw recht op het regelen van uw persoonlijke aangelegenheden en investeringen. Tegelijkertijd moeten medewerkers activiteiten en situaties proberen te vermijden waarin hun belangen strijdig zijn met de belangen van FedEx. Medewerkers moeten loyaal zijn aan FedEx en in het belang van FedEx alle belangen, investeringen of connecties vermijden die een onafhankelijk en juist oordeel in de weg staan. Ook dienen om die reden alle activiteiten of situaties waaruit belangenvermenging kan voortvloeien, te worden vermeden. In het bijzonder: mogen de rechtstreekse en onrechtstreekse belangen in of die verbonden zijn met een organisatie (met inbegrip van de leveranciers, klanten en concurrenten van FedEx) die u of een naast familielid kan hebben, de objectiviteit en de onafhankelijkheid van uw oordeel of handelswijze niet beïnvloeden bij het uitoefenen van uw taken en verantwoordelijkheden. waarin specifieke regelingen kunnen worden toegestaan, mag u nooit in een situatie terechtkomen waarin u invloed uit kunt oefenen op de werkomstandigheden (zoals promoties, werkopdrachten, salariëring en discipline) of de prestatiebeoordeling van een familielid die voor FedEx als medewerker, contractant of agent werkt. andere bedrijven of hun eigen zaak runnen als door dit werk of zulke activiteiten hun werkzaamheden bij FedEx in het gedrang komen, of als hierdoor een werkelijk of vermoed belangenconflict (bijv. een baan bij een concurrent, klant of leverancier) met FedEx ontstaat, of als zulk werk of zulke activiteiten betrekking hebben op het gebruik van eigendomsrechtelijke informatie of eigendom of systemen van FedEx. Financial Officer en Principal Accounting Officer van Fedex goedgekeurd, kunt u niemand inhuren die de voorbije drie jaren tewerk gesteld is bij de onafhankelijke auditor (momenteel, Ernst & Young LLP) van FedEx. We verwachten dat u uzelf niet willens en wetens in een situatie begeeft die tot belangenvermenging aanleiding kan geven, of tot het vermoeden daarvan. Als u denkt dat u zich aan belangenvermenging schuldig maakt, moet u dit onverwijld aan uw manager en aan de juridische afdeling van uw bedrijf melden. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 11
Belangenvermenging V: Mag ik mijn broer inhuren voor aangenomen werk van FedEx als zijn tarief het laagst is? A: Nee. In het algemeen verbiedt FedEx het zakendoen met familieleden van. Ongeacht de tarieven van uw broer, kan FedEx geen gebruikmaken van zijn diensten als hij onder uw supervisie werkt of als u invloed hebt op de beslissing hem al dan niet aan te nemen. V: Mijn dochter zoekt werk en heeft aangegeven graag bij FedEx te komen werken. Hoe gaat FedEx hiermee om? A: Als het recruteringsbeleid van het betreffende FedEx-bedrijf het toestaat, kan uw dochter voor werk bij FedEx solliciteren, vooropgesteld dat ze in haar functie niet aan u verantwoording dient af te leggen (en u ook niet aan haar). Haar sollicitatie wordt aan de hand van dezelfde criteria beoordeeld als bij andere sollicitaties. U kunt uw invloed of positie niet gebruiken om het recruteringsbeleid te beïnvloeden. V: Mijn vrouw werkt voor één van de concurrenten van FedEx. Is dit nu een voorbeeld van belangenvermenging? A: Nee, niet per se. Niettemin vragen we u om deze situatie aan uw manager voor te leggen zodat u zeker weet dat u geen opdrachten krijgt die tot belangenvermenging zouden kunnen leiden. In geen geval mag u vertrouwelijke informatie van FedEx delen met uw echtgenote of haar om vertrouwelijke informatie van haar werkgever vragen. V: Een vriend vraagt me te investeren in een bedrijf dat een product zal produceren dat eventueel aan FedEx verkocht zou kunnen worden. Als mijn betrokkenheid in het nieuwe bedrijf louter financieel is, is dit dat een belangenvermenging? A: Dit is een potentiële belangenvermenging, afhankelijk van uw positie bij FedEx, de mogelijkheid die u hebt om de aankoopbeslissingen van FedEx te sturen, de grootte van de investering en het belang van FedEx als toekomstige klant van het nieuwe bedrijf. Alvorens te investeren, dient u advies te vragen aan uw manager en de juridische afdeling van uw bedrijf en dient u een schriftelijk goedkeuring verkrijgen. V: Ik heb een eigen bedrijfje en verkoop cosmeticaproducten, meestal online. Ik gebruik mijn computer op het werk om toegang te krijgen tot mijn e-mail en website van mijn bedrijfje om bestellingen van mijn klanten te verwerken. Ik maak ook gebruik van de kleurenkopiemachine om flyers te kopiëren. Maar ik laat deze activiteit nooit mijn werk bij FedEx verstoren, zodat ik geloof dat er geen sprake is van belangenvermenging. Ben ik correct? A: Nee. Of uw eigen bedrijfje al dan niet uw werk bij FedEx verstoort, u mag tijdens uw werkuren bij FedEx niet werken voor uw eigen bedrijfje en ook geen gebruik maken van de eigendommen of systemen (zoals computers of kopieermachines) van FedEx. Samengevat dient u uw eigen bedrijfje bij uw thuis uit te baten. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 12
Zakelijke kansen Klanten, medewerkers, dienstverleners en anderen komen geregeld aan met ideeën en nieuwe zakelijke mogelijkheden voor FedEx. In uw werk kunt u dus in aanraking komen met ideeën, kansen of ontwikkelingen voor nieuwe projecten of investeringen. Deze kansen en ideeën zijn het enige en exclusieve eigendom van FedEx. Het is medewerkers niet toegestaan om die ideeën voor hun eigen voordeel te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de juridische afdeling van hun bedrijf. U mag uw positie binnen FedEx noch enig bedrijfseigendom of bedrijfsinformatie gebruiken voor uw eigen voordeel of om met FedEx te concurreren. U hebt de verplichting om onze belangen te behartigen wanneer die kans zich voordoet. We hebben een opdracht om voor de belangen van FedEx op te komen wanneer een opportuniteit zich voordoet. V: Tijdens het werk vertelde een klant van FedEx me laatst over aantrekkelijk onroerend goed dat binnenkort vrijkomt en waar FedEx belangstelling voor zou kunnen hebben. Ik spreek deze klant geregeld en zij en ik zijn kennissen. Mag ik mijn eigen geld hierin investeren? A: Niet zonder alle informatie hierover aan de juridische afdeling van uw bedrijf door te geven en voorafgaande schriftelijke toestemming. V: Een oude schoolvriend belde me op mijn werk om me te vertellen over een aantrekkelijk nieuw aandeel. Mag ik mijn eigen geld hierin investeren? A: Ja. U bent niet tijdens de uitoefening van uw taken voor FedEx achter deze mogelijkheid gekomen. Desalniettemin moet u zich realiseren dat u moet vermijden om uw persoonlijke aangelegenheden onder de werktijd te behartigen. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 13
Giften, amusement, leningen en andere gunsten U en uw gezinsleden mogen geen cadeaus of betaald amusement aanvaarden (tenzij van minieme waarde), leningen (welk bedrag ook) of andere gunsten van een leverancier, mogelijk leverancier of enig ander persoon met wie FedEx zaken doet of mogelijk zal doen. Het ontvangen van zulke goederen of gunsten kan van invloed zijn of de schijn daarvan wekken - op uw vermogen om objectieve, onpartijdige en eerlijke zakelijke beslissingen te nemen. Het aanbieden of ontvangen van cadeaus, giften of amusement waarvan een oneerlijke invloed op een zakelijke relatie uit kan gaan, moet worden vermeden. Giften in cash geld of cash equivalenten (zoals geschenkbonnen) mogen nooit worden aangeboden of ontvangen. Daarnaast mag u ook nooit vragen naar giften of vormen van amusement. Zakelijk amusement moet met mate worden genoten en alleen om zakelijke doelen te kunnen verwezenlijken. Herhaalde giften (ongeacht de omvang) kunnen worden opgevat als een poging tot het verplichten van de gever en kunnen daarom niet worden gerechtvaardigd. Deze gedragslijn is altijd van toepassing, en wordt niet aangepast tijdens periodes in het jaar waarin traditioneel cadeaus worden gegeven. U moet de goedkeuring van uw manager of bedrijfscontact verkrijgen evenals andere mogelijke goedkeuringen vragen wanneer deze vereist zijn door de gedragsregels van uw bedrijf, wanneer u door verkopers, mogelijke verkopers of door enig persoon met wie FedEx zaken doet of mogelijk zal doen giften of vormen van amusement worden aangeboden van meer dan minimale waarde. Bij twijfel kunt u advies inwinnen bij de juridische afdeling van uw bedrijf. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 14
Giften, amusement, leningen en andere gunsten V: Een leverancier heeft me gratis kaartjes aangeboden voor een sportevenement dat ik graag wil bijwonen? Mag ik ze accepteren? A: Misschien. De belangrijkste overweging bij de beslissing om een gift of betaald vermaak, zoals kaartjes voor een sportevenement, te accepteren is of het (i) de mogelijkheid om objectieve, onpartijdige en eerlijke bedrijfsbeslissingen compromitteert of dreigt te compromitteren, of (ii)de invloed heeft of een invloed lijkt te hebben op de bedrijfsrelatie. Om deze reden, moet het bedrijfsvermaak matig zijn en enkel als doel hebben om de bedrijfsdoelstellingen te vergemakkelijken. Dit zijn, natuurlijk, feit-en-omstandighedenonderzoeken. De relevante factoren omvatten, onder andere, de werkelijke waarde van de gift of het vermaak, of de verkoper bij het evenement aanwezig zal zijn, de frequentie van giften en vermaak dat van de verkoper wordt ontvangen, of door de verkoper wordt betaald voor de reis, overnachtingen en maaltijden verbonden aan de gebeurtenis, en het statuut van het bedrijf met de leverancier. Als u een gift of betaald vermaak (met inbegrip van bedrijfsvermaak) van een meer dan nominale waarde van een verkoper, potentiële verkoper of om het even welke persoon wordt aangeboden met wie FedEx zaken doet of zaken zou kunnen doen, dan moet u uw manager informeren en, indien nodig om advies vragen bij de juridische afdeling van het bedrijf. U kunt zulke giften of vermaak niet accepteren zonder schriftelijke toestemming van uw manager. V: Ik heb een meer dan bescheiden gift ontvangen van een verkoper in een land waarin het gebruikelijk is om veel en dure cadeaus te geven. Hoe ga ik hiermee om? A: In sommige culturen spelen giften en amusement een belangrijke rol in zakelijke verhoudingen, en het is belangrijk om u aan te passen aan plaatselijke gebruiken wanneer u buiten de V.S. werkt. Niettemin is het van belang te bedenken dat gedragslijnen van FedEx het niet toestaan om giften te ontvangen die ons vermogen om objectieve, onpartijdige, eerlijke en zakelijke beslissingen te nemen negatief kunnen beïnvloeden, of de schijn daarvan wekken. U dient deze kwestie aan uw manager en aan de juridische afdeling van uw bedrijf voor te leggen, zodat de wettigheid, timing, het zakelijke doel, de waarde en de intentie van de gift kunnen worden beoordeeld. V: Ik heb een gift ontvangen van een klant, maar ik weet niet wat de waarde ervan is. Hoe weet ik of ik mijn manager hiervan op de hoogte moet stellen? A: U hoeft voor bescheiden artikelen geen toestemming te vragen, tenzij anderen ze in redelijkheid op kunnen vatten als van invloed op uw zakelijke beslissingen. U moet afgaan op uw eigen oordeel om de waarde van de ontvangen gift te beoordelen en de noodzaak om daarvoor toestemming te vragen. Heeft u twijfels, vraag dan alsnog om toestemming. Twijfelt u aan de waarde van een bepaald artikel of aan de implicaties ervan met betrekking tot mogelijke belangenvermenging, leg de kwestie dan voor aan uw manager en aan de juridische afdeling. Giften of equivalenten in cash mogen nooit aangeboden of ontvangen worden. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 15
Onbehoorlijke betalingen en steekpenningen Het doen van betalingen in cash of in natura (cadeaus, gunsten, enz.) om personen te beïnvloeden ten behoeve van zakelijke kansen voor ons of met het oog op voor ons voordelige zakelijke beslissingen wordt niet geaccepteerd. Vooral in het internationale zakenleven worden medewerkers en contractanten soms onder druk gezet om cashbetalingen of betalingen in natura te doen om anderen ertoe over te halen om toestemmingen of diensten te verlenen waar we overigens niet toe gerechtigd zijn. Ga onder geen enkele omstandigheid met dergelijke betalingen akkoord. Smeergelden, omkoperijen, geheime commissielonen en soortgelijke betalingen zijn ten strengste verboden. Dergelijke praktijken kunnen FedEx en zijn medewerkers blootstellen aan strafrechtelijke vervolging en ernstige boetes onder de Amerikaanse wet en wetten van andere landen. Wanneer FedEx zaken doet met overheidsinstanties en ambtenaren zijn strenge regels van toepassing, ongeacht of dit in de V.S. gebeurt of in andere landen. Zo bent u bijvoorbeeld verplicht om de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) na te leven, die u verplicht om interne controleprocedures na te leven, en volgens welke het onwettig is om betalingen te doen aan een buitenlandse functionaris of aan een ieder die optreedt namens een dergelijke functionaris, teneinde invloed uit te oefenen op een overheidsbeslissing of om tot zakelijke transacties te komen dan wel enig oneerlijk voordeel te behalen om zaken te behalen of te behouden. Onder smeergeld wordt verstaan een betaling, een aanbieding of het beloven van iets van waarde (ongeacht het bedrag), en een buitenlandse functionaris kan een regeringsfunctionaris zijn, een functionaris van een politieke partij, een politieke kandidaat of functionaris van een internationale overheidsorganisatie. Versoepelende betalingen zijn verboden tenzij zo n betaling noodzakelijk is ter bescherming van iemands gezondheid of veiligheid. Hoewel de wetgeving van de Verenigde Staten dergelijke betalingen toestaat onder stricte voorwaarden, zijn ze niet toegelaten onder de wetgevingen van de meeste landen, meestal slecht gedocumenteerd en zetten ze vaak aan tot corruptie. Vraag de toestemming van uw manager of bedrijfscontact en van de juridische afdeling of de afdeling overheidszaken van uw bedrijf voor u vervoer, verblijf, maaltijden, amusement, geschenken of gastvrijheid verstrekt of aanbiedt aan een overheidsambtenaar van de V.S. of een ander land. Elk van dergelijke betalingen of giften moet volledig gedocumenteerd zijn. V: Een niet-amerikaanse ambtenaar heeft me gevraagd om een betaling in natura. Mij is verteld dat dit soort betalingen gebruikelijk zijn in dit land. Is dit toegestaan? A: Vertel uw manager, uw bedrijfscontact of de juridische afdeling van uw bedrijf over het verzoek van deze ambtenaar en vraag hen wat u moet doen. In het algemeen moet naar dit soort betalingen op dezelfde manier worden gekeken als naar cashbetalingen, en hetzelfde verbod is hier dan ook op van toepassing. V: In sommige landen buiten de V.S. moeten kleine betalingen worden gedaan om administratieve handelingen te vergemakkelijken. Als die kleine betalingen niet worden gedaan, kan de administratieve afhandeling maanden in beslag nemen. Wat moet ik doen? A: Deze betalingen zijn mogelijk toegestaan onder de noemer facilitating payments. Versoepelende betalingen kunnen echter de plaatselijke en andere anti-corruptiewetten overtreden. Daarom verbiedt FedEx het doen, aanbieden, beloven of goedkeuren van deze betalingen tenzij zo n betaling noodzakelijk is ter bescherming van iemands gezondheid of veiligheid. Al dergelijke betalingen moet volledig worden vastgelegd. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 16
Onbehoorlijke betalingen en steekpenningen V: Ik zou graag iemand van het personeel van een Amerikaans congreslid mee uit eten nemen om een wetsvoorstel dat relevant is voor FedEx te bespreken. Mag dat? A: De federale, staats- en plaatselijke wetten, regels en voorschriften van de Verenigde Staten leggen aanzienlijke beperkingen op op het aanbieden aan, en ontvangen door overheidsfunctionarissen en hun familieleden van geschenken, reizen, maaltijden en amusement. Deze wetten, regels en voorschriften verschillen per rechtsgebied en zijn erg ingewikkeld. Leidinggevenden en werknemers van FedEx mogen geen geschenken, reizen, maaltijden of amusement aanbieden of verstrekken aan enige overheidsfunctionarissen op federaal, staats- of plaatselijk niveau of aan zijn of haar familieleden. In de zeer beperkte situaties waarin een leidinggevende of werknemer van FedEx denkt dat het verstrekken van deze zaken gepast zou kunnen zijn, is voorafgaandelijke toestemmingvoor dergelijke geschenken, reizen, maaltijden of amusement vereist van de afdeling overheidszaken van FedEx. De afdeling overheidszaken is er ook verantwoordelijk voor dat FedEx de diverse federale, staats- en plaatselijke wetten naleeft waarin lobby-activiteiten en verslaggeving worden geregeld. Dienovereenkomstig moeten alle contacten of communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, voor of uit naam van FedEx door een leidinggevende of werknemer van FedEx met bepaalde overheidsfunctionarissen vooraf worden goedgekeurd door de afdeling overheidszaken. Zie voor verdere informatie het beleid getiteld FedEx Corporation Governmental Contacts and Lobbying Disclosure Compliance Policy op http://pub.purplehub.fedex.com/sites/cic/pages/policies.aspx. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 17
Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie U moet eigendommen van FedEx beschermen en zorgen dat ze op een efficiënte en behoorlijke manier worden gebruikt. Diefstal, slordigheid en verspilling zijn van directe invloed op onze winstgevendheid. Alle bedrijfseigendommen, inclusief FedEx informatie, moeten alleen worden gebruikt voor rechtmatige zakelijke doeleinden. Voor additionele vereisten voor de bescherming van FedEx-informatie en bronnen raadpleegt u de FedEx Key Policy voor Informatiebeveiliging op http://www.infosec.fedex.com/standards/keypolicy.phmtl Een van onze belangrijkste bedrijfsmiddelen is de informatie die we opbouwen tijdens het zakendoen, of die nu van technische, zakelijke, financiële of andere aard is. Alle informatie die betrekking heeft op FedEx en waar u tijdens uw werk mee in aanraking komt, is het exclusieve bezit van FedEx. Hieronder valt niet openbare informatie die door concurrenten kan worden gebruikt, of die schade toebrengt aan klanten of aan onszelf wanneer ze openbaar wordt gemaakt. De bescherming van deze informatie is heel belangrijk voor de voortzetting van onze groei en ons vermogen om te concurreren. Zulke informatie mag alleen openbaar worden gemaakt wanneer daar de nodige toestemming voor is verleend. Indien u ooit wordt gecontacteerd door een journalist of een andere persoon werkend voor de media, of zelfs een investeringsanalyst met een simpele vraag, dient u steeds verder te verwijzen naar het communicatie- of investeringsdepartement van uw bedrijf. Het is zeer belangrijk dat er één persoon spreekt in naam van FedEx om te vermijden dat we tegenstrijdige uitspraken doen. procedures van uw bedrijf inzake vertrouwelijke informatie. U bent verplicht deze informatie vertrouwelijk te behandelen en deze niet openbaar te maken of te misbruiken tijdens de duur van uw werkverband of arbeidsovereenkomst en daarna. Voor richtlijnen over individuele deelname en persoonlijke opmerkingen op externe sociale media raadpleegt u de FedEx richtlijnen voor Sociale Media op http://pub.purplehub.fedex.com/sites/cic/pages/policies.aspx. U dient ook voorzichtig te zijn bij het bespreken van zaken van FedEx in openbare plekken waar gesprekken kunnen worden afgeluisterd, zoals in restaurants en in liften. Lees geen vertrouwelijke documenten in openbare ruimten, zoals vliegtuigen of treinen en laat ze niet achter waar anderen ze over kunnen nemen. U moet vertrouwelijke informatie uitsluitend bekendmaken aan andere FedEx-medewerkers, als er een legitieme, zakelijke noodzaak is dat zij de informatie kennen. Waar dat mogelijk is, en in overeenstemming met de bepalingen aangaande de omgang met documenten die op uw werk van toepassing zijn, dienen vertrouwelijke documenten te worden vernietigd met behulp van de papierversnipperaar. U mag nooit exclusieve informatie van FedEx gebruiken voor persoonlijk gewin of ten voordele van personen buiten FedEx. Daarenboven dient u de privacy van uw collega medewerkers en contractanten te respecteren. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn onder andere handelsgeheimen en niet-openbare informatie over eigendomsrechtelijke bedrijfsactiva, inkomsten van FedEx, technologie, zakenplannen en -strategiën, intellectuele eigendom, verkopers of klanten en socialezekerheidsnummers en persoonlijke medische gegevens. Raadpleeg voor verdere informatie de beleidslijnen en Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 18
Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie V: Ik verdenk een collega sterk van diefstal van klantenleveringen. Hoe ga ik hiermee om? A: Beschuldig de collega niet direct. U kunt, indien u dit wenst, uw verdenkingen aan uw verantwoordelijke op de veiligheidsdienst melden. In het geval waarbij de feiten betrekking hebben op ernstige juridische of ethische overtredingen waarvan het overduidelijk is dat zij niet overeenkomstig de normale hiërarchische weg behandeld kunnen worden, beschikt u over de mogelijkheid deze te melden via de FedEx Alert Line. V: Ik maak deel uit van een team dat een zakelijke verbintenis tussen FedEx en een ander bedrijf beoordeelt. In dit team zitten leden van het andere bedrijf. Mag ik informatie over FedEx delen met mijn teamleden? A: In uw situatie moet u met de grootste zorg en discretie te werk gaan. Een lid van de juridische afdeling zou deel uit moeten maken van uw team om zich over dergelijke zaken uit te spreken. Hoe dan ook dient u te overleggen met de juridische afdeling voordat u enige exclusieve (niet-openbare) informatie deelt met mensen buiten FedEx. In bepaalde gevallen kan de juridische afdeling verlangen dat die personen geheimhoudingsverklaringen tekenen. Onthoud dat het feit dat een document niet is voorzien van het opschrift geheim nog niet wil zeggen dat het openbaar gemaakt mag worden, of dat de betreffende informatie openbaar is. V: Ik ben een koerier en één van onze verzendklanten stelt me vragen over wat andere mensen in haar gebouw verzenden. Ik heb een vriendschappelijke omgang met deze klant. Wat moet ik doen? A: Ondanks uw persoonlijke gevoelens moet de informatie die wij krijgen van of over onze klanten strikt vertrouwelijk worden gehouden. U mag deze informatie niet aan iemand buiten FedEx doorgeven. Bovendien mag u informatie over klanten niet met andere medewerkers van FedEx delen, tenzij dit voor het werk nodig is. Informatie over klanten moet vertrouwelijk worden gehouden. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 19
Handelen met voorkennis Gebruikmaken van vertrouwelijke informatie om daarmee handel te drijven, of het geven van tips aan anderen om handel mee te drijven, is zowel onethisch als illegaal. Onder voorkennis wordt alle informatie over een bedrijf verstaan (FedEx, onze verkopers en klanten) die niet algemeen aan de markt bekend is en die vermoedelijk door investeerders als relevant wordt gezien voor hun beslissing om aandelen van dat bedrijf te kopen of te verkopen. Dit soort informatie kan niet zonder grote omzichtigheid aan derden worden doorgeven (bijv. aan een familielid, een collega of vriend) die ervan zouden kunnen profiteren. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan aan directeuren, stafleden en leidinggevenden (en hun directe familieleden) om tijdens de door het bedrijf opgelegde stille perioden te handelen in aandelen FedEx. Er moet worden vermeden dat voorkennis wordt verspreid. V: Ik weet dat een van mijn collega s bij FedEx bezig is aan een groot contract met een nieuwe leverancier. Mag ik handelen in aandelen FedEx? In aandelen van de nieuwe leverancier? In de aandelen van een van de concurrenten van de nieuwe leverancier? A: Als u aandelen van een bedrijf wilt kopen of verkopen vanwege de informatie die u hebt over het nieuwe contract, dan is het antwoord nee. Als het contract naar alle waarschijnlijkheid van belang is voor FedEx, voor de nieuwe leverancier of voor diens concurrent, dan mag u niet handelen totdat de informatie waar u over beschikt openbaar wordt gemaakt. FedEx kan schade oplopen zelfs als alleen de schijn van voorkennis wordt gewekt. Als u dus meent in bezit te zijn van belangrijke niet-openbare informatie, dan moet u voordat u op basis van die informatie gaat handelen advies vragen aan de afdeling fondsen en juridische zaken (Securities & corporate law department) op securities_law@fedex.com). V: Ik heb gehoord dat FedEx in onderhandeling is met een ander bedrijf over een mogelijke strategische verbintenis. Ik heb per ongeluk een kennis hierover ingelicht. Wat moet ik doen? A: Openbaarmaking van dit soort gevoelige informatie is een overtreding van bedrijfsbeleid, ook als dit onbedoeld wordt gedaan. Als die overtreding is begaan, moet u onmiddellijk de ontvanger van die informatie aanzeggen dat het om vertrouwelijke informatie gaat en dat deze niet met anderen mag worden gedeeld of worden gebruikt. In het bijzonder is het de ontvanger niet toegestaan om te handelen in aandelen van FedEx of van het andere bedrijf totdat een van deze de transactie openbaar maakt. Daarnaast moet u de overtreding ook onverwijld melden bij de afdeling fondsen en juridische zaken (Securities & Corporate Law Department) op securities_law@fedex.com, aangezien overtredingen van regelingen met betrekking tot voorkennis zowel uzelf als het bedrijf bloot kunnen stellen aan strafrechtelijke vervolging. Gedragscode en normen en waarden voor het zakendoen 20