Gedrags- en integriteitscode

Transcriptie

1 Gedrags- en integriteitscode

2 Gedrags- en integriteitscode Voorwoord WPM Groep is een sterk en vooraanstaand bedrijf in de vastgoedmarkt in Nederland. Wij onderscheiden ons door hoog gekwalificeerde medewerkers en ons totaalpakket aan diensten. Samen meer waarde geeft ons kracht en onderscheidend vermogen. Voor ondermeer de belegger, de ondernemer en de overheid zijn wij een belangrijke partner in het toevoegen van waarde aan stedelijke gebieden, complexen en gebouwen. Om waarde te creëren, hebben wij vertrouwen nodig van en in onze klanten. Dat vertrouwen begint bij jezelf, je collega s en de wijze waarop je binnen en buiten ons bedrijf opereert. In onze bedrijfscultuur en wijze van werken is integriteit daarom een essentieel onderdeel. Om onszelf te kunnen en blijven onderscheiden van onze concurrenten stellen we hoge eisen aan onszelf en onze dienstverlening. In de navolgende gedrags- en integriteitscode zijn afspraken vastgelegd die de basis zijn voor het vertrouwen in het handelen en werken van WPM-ers binnen en buiten ons bedrijf. Met deze code zijn we nog beter in staat onze primaire doelstelling samen meer waarde voor onze klanten, voor ons bedrijf en voor onszelf waar te maken. De code is opgesteld om onze kernwaarden, onze positie en de verwachtingen van de huidige maatschappij te weerspiegelen, het laat zien waar WPM Groep voor staat. Het zijn normen en waarden waar we trots op zijn en die bijdragen aan het succes van WPM Groep en haar mensen! Directie WPM Groep 1 januari 2011 Versie 2.0 Eerdere versies van de gedrags- en integriteitscode komen hiermee te vervallen. Een medewerker die bij de toepassing van deze gedragscode twijfelt over de te kiezen handelwijze dient tijdig en vooraf contact op te nemen met zijn of haar direct leidinggevende voor overleg. Alle vragen over de juistheid van handelen worden direct, zorgvuldig en met alle zorg en respect behandeld. Gedrags- en integriteitscode 3

3 Inhoud 1. Doel van de gedrags- en integriteitscode 6 2. Wij Onze gedragsnormen Integriteit Belangenconflicten Klachten Arbeidsomstandigheden Bedrijfsmiddelen en informatie Onze omgeving Samenwerkingsverbanden Onze opdrachten Onze klanten Wet- en regelgeving Naleving 22 Gedrags- en integriteitscode 5

4 Doel van de gedrags- en integriteitscode Deze gedrags- en integriteitscode geldt voor alle medewerkers binnen de werkmaatschappijen van WPM Groep. Onze medewerkers, van wie de meesten intensieve contacten onderhouden met onze klanten en leveranciers, bepalen in hoge mate het gezicht van WPM en zijn daardoor bepalend voor het imago en de reputatie van onze organisatie als geheel. Het hooghouden van deze reputatie is van fundamenteel belang. Al onze medewerkers dienen de uitgangspunten van deze gedrags- en integriteitscode te begrijpen, daarnaar te handelen en deze actief uit te dragen. Hoewel deze code niet expliciet betrekking heeft op onze zakelijke partners verwachten wij van hen dat zij de fundamentele waarden vastgelegd in deze code zullen onderschrijven. Gedrags- en integriteitscode 7

5 Wij WPM Groep is een dienstverlenende organisatie op het gebied van commercieel vastgoed. Onze missie luidt: het creëren van meerwaarde. Ons uitgangspunt is het stimuleren en realiseren van waarde van commercieel onroerend goed voor de consument, ondernemer, overheid en belegger. Om waarde te realiseren stellen we hoge eisen aan onszelf en onze werkzaamheden. Onze kernwaarden vinden wij van cruciaal belang bij ons handelen. Door deze waarden altijd na te streven garanderen we hoogwaardige kwaliteit van onze dienstverlening. Wij geloven in onze kracht die bestaat uit onze vele professionals en hun vermogen om samen tot het beste resultaat te komen, in iedere fase van de levenscyclus van vastgoed. Verantwoordelijk Wij treden altijd op als vertegenwoordiger namens WPM Professioneel Wij hebben kennis van vastgoed en het creëren van waarde Samenwerken Wij schakelen elkaar in om resultaten te behalen Klantgericht Wij kennen de behoeften van onze klanten en weten klanten te winnen en binden Commercieel Wij zien, initiëren en pakken kansen. Gedrags- en integriteitscode 9

6 Onze gedragsnormen 2.1 Integriteit 2.2 Wij voeren onze diensten uit op basis van integriteit en respecteren de belangen van allen met wie wij werken. Wij zijn professionals en nemen onze professie en onze klanten zeer serieus. Integriteit staat hoog in ons vaandel. Wij maken in ons zakendoen objectieve en zakelijke afwegingen. Het is niet toegestaan dat de schijn van beïnvloeding wordt gewekt. Wij respecteren te allen tijde het intellectuele eigendom van onze opdrachtgevers, collega s en andere betrokkenen. Wij zullen ons beroep altijd waardig vertegenwoordigen en niet misleidend presenteren aan de buitenwereld. De vergoeding voor de door WPM verleende diensten dient redelijk en rechtvaardig te zijn en in verhouding te staan tot de algemeen geaccepteerde normen in de markt van zakelijke dienstverlening (marktconformiteit). Geschenken of diensten mogen beslissingen nooit beïnvloeden en aan onze integriteit mag niet worden getwijfeld. Gezien de rol die WPM Groep vervult, is het noodzakelijk dat iedereen die bij of voor ons werkt de wet- en regelgeving naleeft. Wij verlangen van onze medewerkers dat zij integer met elkaar, met klanten en met derden omgaan. Opdrachtgevers en opdrachtnemers vertrouwen ons belangrijke, gevoelige en vertrouwelijke informatie toe. Wij zullen deze informatie altijd met vertrouwen en respect behandelen en hier op een objectieve en integere manier mee omgaan. Informatie van opdrachtgevers zal nooit zonder toestemming worden gebruikt buiten het verband van de opdracht. Wij respecteren de privacy van onze klanten en medewerkers en beschermen hun persoonlijke gegevens. Alle situaties waarbij de schijn van beïnvloeding kan worden gewekt of waardoor de integriteit van WPM in twijfel kan worden getrokken, worden vermeden. Bij twijfelgevallen wordt altijd overlegd met de directie van de werkmaatschappij. Bij accoord wordt ter bescherming van de medewerker in kwestie de motivatie daartoe opgenomen in het personeelsdossier door P&O. Geschenken / uitnodigingen Geschenken of diensten mogen beslissingen nooit beïnvloeden en aan onze integriteit mag niet worden getwijfeld. Van onze leveranciers en andere zakelijke partners verwachten wij dat zij zich zullen onthouden van het aanbieden van geschenken (relatiegeschenken die een waarde van minder dan 50,- vertegenwoordigen zijn toegestaan) aan onze medewerkers of aan derden met het doel hen te beïnvloeden. Indien wij constateren dat in strijd hiermee wordt gehandeld, kunnen wij de zakelijke relatie beëindigen. Het is onze medewerkers in geen geval toegestaan om steekpenningen te geven of aan te nemen. Uitnodigingen voor eendaagse bijeenkomsten waarbij duidelijk is dat het gaat om het bestendigen van de relatie onder de nadrukkelijke voorwaarde dat er geen sfeer van omkoping / beïnvloeding e.d. bestaat, mogen worden geaccepteerd na verkregen toestemming van de leidinggevende. Meerdaagse (buitenlandse) reizen / uitnodigingen op kosten van derden worden in alle gevallen voorgelegd aan de directie van WPM Groep ter goedkeuring. Indien de partner ook uitgenodigd wordt en deze de medewerker vergezelt, gebeurt dit altijd op eigen kosten. Vanuit WPM worden alleen uitjes of reizen aangeboden na overleg met de directie van WPM Groep. Onrechtmatig handelen Het is het beleid van WPM Groep om gevallen van interne en externe diefstal die met WPM Groep verband houden onmiddellijk te onderzoeken, te rapporteren en in voorkomende gevallen gerechtelijk te doen vervolgen. Het gaat hierbij om alle vormen van onrechtmatig handelen, zoals bijvoorbeeld diefstal en valsheid in geschrifte. Administratie De medewerker en het management dienen er voor zorg te dragen dat alle relevante transacties en andere handelingen correct, nauwkeurig en waarheidsgetrouw worden vastgelegd in de administratie. Gedrags- en integriteitscode 11

7 Belangenconflicten 2.3 Klachten 2.4 Wij zijn afhankelijk van het vertrouwen van onze klanten, leveranciers en derden. Elke situatie waarin een conflict (of de schijn van een conflict) zou kunnen ontstaan tussen (privé)belangen en die van WPM Groep dient te worden vermeden. Als een opdrachtgever een klacht indient omdat hij/zij ontevreden is over de uitvoering van een opdracht, dan zullen we deze klacht op professionele en zorgvuldige wijze in behandeling nemen. Meer in het bijzonder geldt dat zakelijke transacties waarbij een medewerker een privébelang heeft niet zijn toegestaan. Hieronder vallen transacties met de medewerker zelf, maar ook transacties met ondernemingen waarin een medewerker een belang heeft of op andere wijze privé erbij is betrokken (bijvoorbeeld als adviseur of commissaris). Dit betekent onder andere dat we in de privésfeer geen werkzaamheden laten uitvoeren door partijen waarmee WPM een zakelijke relatie heeft. Andersom dragen we geen partijen voor om werkzaamheden voor WPM te verrichten wanneer daar privé een bevoordeling uit voortvloeit. Tevens worden er geen investeringen in commercieel onroerend goed gepleegd indien er individueel invloed op uitgeoefend kan worden, of wanneer WPM er een relatie mee heeft. WPM ers maken geen gebruik van voorkennis verkregen via WPM, in het bijzonder niet ten aanzien van het verwerven van vastgoed. Medewerkers van WPM voeren, naast de werkzaamheden voor WPM, geen betaalde werkzaamheden voor derden uit, tenzij dit buiten werktijd en met goedkeuring van de directie gebeurt. Hierbij geldt dat het verrichten van betaalde werkzaamheden in de vastgoedsector nooit toegestaan is, tenzij hier schriftelijk van afgeweken wordt in de arbeidsovereenkomst. Een WPM medewerker kan een honorering ontvangen in de vorm van bijvoorbeeld een cadeaubon / fles wijn / boek voor het geven van een niet betaalde lezing, voorzitterschap, expertbetrokkenheid, docentschap e.d., met dien verstande dat de waarde van het cadeau in verhouding is met de geleverde prestatie. Voor een betaalde lezing geldt dat de honorering ten gunste komt van de werkgever. Gedrags- en integriteitscode 13

8 Arbeidsomstandigheden 2.5 Bedrijfsmiddelen en informatie 2.6 Wij creëren gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. WPM Groep biedt haar medewerkers de mogelijkheid om capaciteiten en vaardigheden verder te ontwikkelen en te vergroten. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het juiste gebruik, de bescherming en het behouden van de financiële middelen van de onderneming. WPM Groep voert een personeelsbeleid waarbij geen onderscheid wordt gemaakt op basis van iemands ras, godsdienst, seksuele geaardheid, politieke voorkeur of handicap. Geen enkele vorm van discriminatie wordt getolereerd. Wij verwachten van onze medewerkers dat zij zich naar behoren zullen gedragen. Dat betekent onder meer dat het gebruik van alcohol of drugs op de werkplek en tijdens werktijd ten strengste verboden is. Tijdens zakelijke diners e.d. is het geoorloofd alcohol te gebruiken, mits op representatieve en verantwoorde wijze. WPM hanteert een beleid ten aanzien van (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie welke voor alle medewerkers inzichtelijk is. Indien een medewerker zich onheus bejegend voelt door een andere medewerker of een relatie van WPM Groep op het gebied van (seksuele) intimidatie, agressie, geweld of discriminatie, dan kan hij/zij een klacht indienen bij de klachtencommissie van WPM Groep. Deze commissie zal de klacht met uiterste discretie en zorgvuldigheid behandelen, waarbij de belangen van de medewerkers steeds in acht genomen worden. Een goed functionerende computertechnologie en infrastructuur is van essentieel belang voor ons zakelijk succes. Iedere medewerker die gebruik maakt van een computer en het netwerk heeft dan ook de taak deze middelen op een verantwoorde wijze te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn bestemd. Persoonlijk (nietzakelijk) gebruik moet redelijk zijn en dient tot een minimum beperkt te blijven. Medewerkers die een lease auto ter beschikking hebben voor de uitoefening van hun functie, dienen deze op verantwoorde wijze te gebruiken. Wij nemen geen WPM eigendommen (anders dan een ter beschikking gestelde auto, telefoon of laptop) mee voor eigen gebruik. Dit staat gelijk aan diefstal en kan onmiddellijke ontbinding van de arbeidsovereenkomst tot gevolg hebben. Medewerkers die met vertrouwelijke informatie omgaan hebben een geheimhoudingsplicht. Gedrags- en integriteitscode 15

9 Onze omgeving Goede samenwerking is van belang om goede resultaten te bereiken. Wij streven dan ook altijd naar langdurige relaties met betrouwbare partners. Objectieve en zakelijke afwegingen liggen ten grondslag aan het besluit om wel of niet een samenwerking aan te gaan en te behouden. Samenwerkingsverbanden 3.1 WPM Groep wenst een zorgvuldige relatie op te bouwen met haar zakenpartners waarin professioneel en integer zakendoen voorop staat en waarbij partijen en hun medewerkers respectvol met elkaar omgaan. WPM Groep verwacht van haar zakenpartners en door haar ingeschakelde derden dat zij op een manier samenwerken die consistent is met deze gedragscode. Afspraken komen we van beide kanten na en we doen geen zaken met partners als de samenwerking leidt tot overtreding van wetten en regels. Indien er een schijn van twijfel rond het imago van een (potentiële) relatie bestaat, zal de directie van WPM Groep zich beraden omtrent de vraag al dan niet zaken met dit bedrijf te doen. WPM zal documenteren met welke bedrijven geen of beperkt / voorzichtig zaken gedaan wordt. Gedrags- en integriteitscode 17

10 Onze opdrachten 3.2 Onze klanten 3.3 In onze opdrachten staat waardecreatie centraal. Hiervoor zetten wij al onze kennis in en werken wij samen om het beste resultaat te bereiken. Onze klanten zijn bepalend voor ons succes. Uitgangspunt is dan ook dat wij alles in het werk stellen om aan de wensen en verwachtingen van onze klanten te voldoen of die te overtreffen. Wij verrichten onze werkzaamheden op basis van zakelijke beslissingen en afwegingen. Persoonlijke belangen spelen daarbij geen rol. Wij aanvaarden alleen opdrachten waarvoor we ook daadwerkelijk gekwalificeerd zijn, zowel wat deskundigheid als ervaring betreft. Mocht het zo zijn dat we onze objectiviteit niet langer kunnen garanderen of dat er sprake kan zijn van conflicterende belangen dan melden wij dit direct aan de opdrachtgever en zullen ons zo nodig terugtrekken. Wij doen zaken op basis van een eerlijke en ethische bedrijfsvoering, goede trouw en integriteit. We verwachten hetzelfde van iedereen met wie wij zaken doen. Medewerkers van WPM Groep mogen geen informatie uitwisselen met concurrenten over prijzen en marktaandelen indien dat leidt tot overtreding van de mededingingswetgeving. Potentiële opdrachten die mogelijk conflicterend c.q. concurrerend zijn met bestaande opdrachten, worden eerst ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever van het project waar reeds werkzaamheden voor worden verricht. Wij laten ons niet door twee concurrerende partijen tegelijk betalen voor dezelfde werkzaamheden. Medewerkers van WPM Groep houden zich aan het integriteitskader van de opdrachtgever. Gedrags- en integriteitscode 19

11 Wet- en regelgeving WPM Groep houdt zich aan de geldende wet- en regelgeving. WPM Groep staat midden in de samenleving en we streven ernaar om op een maatschappelijk verantwoorde wijze zaken te doen. Gedrags- en integriteitscode 21

12 Naleving Het is van belang dat onze medewerkers op integere wijze handelen en behandeld worden. Dat betekent dat zij op de hoogte moeten zijn van deze code en daar naar eer en geweten naar moeten handelen. Daarom maakt deze code onderdeel uit van de performancemanagement methodiek. Eventuele afwijkingen op de normen van WPM met betrekking tot integriteit worden onmiddellijk schriftelijk gemeld door de medewerker. In situaties waar de directeur van de werkmaatschappij toestemming verleent om af te wijken van de gedrags- en integriteitscode, zal dit schriftelijk bevestigd worden en een copie opgenomen worden in het personeelsdossier, ter bescherming van de medewerker in kwestie. Wanneer deze normen niet naar behoren worden nageleefd, schaden medewerkers niet alleen zichzelf maar ook hun collega s, hun afdeling en WPM Groep als geheel. Schending van deze code kan leiden tot disciplinaire maatregelen, en kan in het uiterste geval beëindiging van het dienstverband tot gevolg hebben. Omdat wij streven naar integriteit, vertrouwen en individuele verantwoordelijkheid, biedt WPM Groep haar medewerkers een veilige en eerlijke manier om gedrag te melden dat in strijd is met deze code. Ook is het mogelijk om vaststaande of vermoedelijke overtredingen van geldende wetten, regels en voorschriften te melden. Hiertoe kunnen medewerkers terecht bij de directeur van de werkmaatschappij, leidinggevende of hoofd P&O. Gedrags- en integriteitscode 23

13 Gedrags- en Integriteitscode, versie 2.0 WPM Groep 2011