Goed wonen = goed werken Een integriteitcode voor Standvast wonen

Transcriptie

1 Goed wonen = goed werken Een integriteitcode voor Standvast wonen Goed werken, wat betekent dat? Hoe behoor je je als medewerker van Standvast Wonen te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Vragen waarop medewerkers een antwoord moeten kunnen geven. Standvast Wonen is een maatschappelijk ondernemer die midden in de Nijmeegse en Beuningse samenleving staat. Vele ogen zijn op ons gericht. Als wij openheid, eerlijkheid en respect naar onze klanten en partners willen uitstralen, zullen we zelf ook zo moeten handelen. Juist vanwege onze positie in de samenleving. Iedereen die bij Standvast Wonen werkt, moet er op gericht zijn om zo eerlijk, open en integer mogelijk te werken. Het is belangrijk om daar met elkaar afspraken over te maken. Afspraken die duidelijk zijn voor onszelf, voor onze klanten en voor onze externe relaties. We verwachten van medewerkers dat zij hun eigen verantwoordelijkheid nemen om deze afspraken na te leven en te handelen naar de geest van deze afspraken, in het belang van Standvast Wonen. We kunnen, mogen en moeten elkaar aanspreken op gedrag dat met integriteit te maken heeft. We willen te allen tijden open kunnen zijn over ons handelen. Zonder twijfel kunnen we er over spreken met onze collega s, onze partners en onze klanten. Wat nu precies integer is en wat niet, is moeilijk op te schrijven. Dat hoeft ook niet zolang we met elkaar in gesprek blijven en nadenken over integriteit. De afspraken uit deze integriteitcode helpen het grijze gebied minder grijs te maken. We hebben een basishouding die luidt bij twijfel over integer handelen, overleg met collega s! Een vermoeden of kennis van een misstand binnen Standvast Wonen kan gemeld worden bij de leidinggevende. Die heeft de plicht om hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om te gaan en er binnen de organisatie werk van te maken. Extern klokkenluiden is pas nodig als intern alle mogelijkheden zijn benut en geen resultaat hebben opgeleverd. Wanneer dat gebeurt, zal de medewerker niet in zijn/haar positie worden benadeeld als er te goeder trouw een misstand is aangekaart en bovengenoemde spelregels zijn gevolgd. Wanneer een medewerker, een leverancier of een externe relatie handelt in strijd met deze integriteitcode, dan is dat ernstig en vormt dat een aanleiding tot een gesprek. Afhankelijk van de ernst van de 'overtreding' onderneemt de directie stappen. Uiteindelijk kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen zoals een tijdelijke schorsing of definitief ontslag, of kan de samenwerking worden verbroken met zakelijke relaties. Maar we gaan er vanuit dat iedere medewerker zijn/haar eigen verantwoordelijkheid neemt om deze duidelijke en werkbare afspraken na te leven, zodat we deze vergaande stappen niet hoeven te zetten. Deze afspraken gelden voor iedereen die optreedt namens Standvast Wonen. Dus voor zowel (tijdelijke) medewerkers, directieleden als de Raad van Commissarissen maar ook voor bedrijven en instanties die werken in opdracht van Standvast Wonen. Waar in dit document wordt gesproken van "de medewerker", wordt dus ook "de vertegenwoordiger" van Standvast Wonen bedoeld. We stellen deze code vast voor een periode van twee jaar. Begin 2010 gaan we opnieuw met elkaar in overleg over de afspraken over integriteit. December

2 Omgaan met externen Medewerkers van Standvast Wonen werken klantgericht en hebben dagelijks contact met externe relaties. Daarom is het belangrijk om afspraken te maken over een correcte en dienstverlenende instelling. Externen (waaronder natuurlijk ook klanten) worden met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religieuze, politieke en andere overtuiging of hun gedragingen. Hierin passen geen verbale of nonverbale uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. We verwachten dat medewerkers van Standvast Wonen ook zo worden behandeld door externen. Bezoekers zien we als gasten. In de woonwinkels en op centraal kantoor worden zij door de balie- of receptiemedewerker ontvangen. We voorkomen dat bezoekers gaan dwalen door het gebouw en zo toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met klantinformatie. De privacy van klanten wordt gerespecteerd, informatie wordt deugdelijk opgeslagen en van de beschikbare kennis wordt geen oneigenlijk gebruik gemaakt. Dat betekent dat we buiten werktijd geen privacygevoelige informatie over klanten of relaties gebruiken. Werken we in of om een woning van een klant, dan gedragen we ons als gast. We gaan zorgvuldig om met bezittingen van anderen en komen onze afspraken na. Wanneer we schade veroorzaken, melden we dit aan de eigenaar en onze leidinggevende en zoeken we naar een passende oplossing. De pers wordt in eerste instantie te woord gestaan door de directeur-bestuurder, in tweede instantie door een lid van het MT en in derde instantie door de afdeling beleid & communicatie. Zonder overleg met hen beantwoorden we nooit vragen van de pers, ook niet als achtergrondinformatie. Het beoordelen van offertes en de opdrachtverlening door Standvast Wonen aan externen gebeurt zorgvuldig, transparant en volgens het procuratieschema. Hierin staat welke persoon gerechtigd is om verplichtingen aan te gaan. 2

3 Omgaan met collega s en je werkplek Iedere medewerker is zich bewust van de maatschappelijke functie die hij of zij bekleedt. Met elkaar zorgen we voor een prettig en veilig werkklimaat. We behandelen elkaar collegiaal, met respect en tolereren geen discriminatie, agressie, pesten en (seksuele) intimidatie. Daarom gedragen en uiten we ons (verbaal en non-verbaal) professioneel en kleden we ons passend binnen onze functie. We spreken collega s aan op ongewenst en niet integer gedrag. Wanneer dit niet het gewenste effect heeft, kan gedrag of een incident bij een leidinggevende worden gemeld. Wanneer dat niet het gewenste effect heeft, kan een beroep worden gedaan op een externe vertrouwenspersoon. We zijn verantwoordelijk voor een schone werkplek zodat vertrouwelijke informatie niet blijft slingeren. Dit geldt voor het kantoor maar ook voor bedrijfswagens. Ruimtes die voor bezoekers toegankelijk zijn, worden vrij gehouden van persoonsgebonden uitingen en zaken die niet met onze dienstverlening te maken hebben. We gaan met zorg om met eigendommen van Standvast Wonen en anderen. Wanneer we gebruik maken van bedrijfswagens, houden we ons aan de verkeersregels. We gebruiken een persoonlijk wachtwoord bij het inloggen op het digitale netwerk en geven dit wachtwoord niet aan derden. Zo voorkomen we dat onbevoegden toegang krijgen tot onze gegevens. 3

4 Scheiden van werk en privé In principe heeft Standvast Wonen niets met het privé-leven van medewerkers te maken. Toch verwachten we van iedere medewerker dat hij of zij privé niets doet dat de belangen van de organisatie zal schaden. Daarbij geldt: hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden, met des te meer aspecten privé rekening moet worden gehouden. Wanneer medewerkers van Standvast Wonen privé zaken doen met een bedrijf, waarmee Standvast Wonen ook zaken doet of in het recente verleden zaken deed, gaan we uit van marktconforme prijzen en normale voorwaarden. We accepteren alleen kortingen of voordeel als dit geldt voor alle medewerkers van Standvast Wonen en dit ook bij iedereen bekend is. Medewerkers mogen in beperkte mate privé-activiteiten uitvoeren met behulp van eigendommen van Standvast Wonen. Wanneer dit aantoonbaar kosten oplevert voor Standvast Wonen, overleggen we met onze leidinggevende. Het is niet geoorloofd dat medewerkers voor zichzelf of voor hun vrienden, familie of directe bekenden voordeel of voorrang regelen namens Standvast Wonen. Dit geldt ook voor de woningtoewijzing en opdrachtverstrekking aan bedrijven. Een uitzondering kan alleen wanneer er sprake is van schrijnende situaties van medewerkers en er mogelijkheden zijn voor tijdelijke verhuur. Wanneer we zaken behandelen waar vrienden, familie of directe bekenden bij betrokken zijn, zorgen we ervoor dat onze leidinggevende hiervan op de hoogte is. Standvast Wonen waardeert het dat medewerkers actief zijn in maatschappelijke organisaties. We vinden dat medewerkers nevenfuncties kunnen vervullen die niet in strijd (zouden kunnen) zijn met de belangen van Standvast Wonen. Om toekomstige discussies te voorkomen, melden we nevenfuncties die mogelijk het belang van Standvast Wonen schaden vooraf bij de leidinggevende en nemen we de gemaakte afspraken in het personeelsdossier op. In ons sponsorbeleid staan de spelregels voor sponsoring door Standvast Wonen vermeld. Het is belangrijk dat activiteiten en instellingen inhoudelijk gerelateerd zijn aan het werk van Standvast Wonen, zonder dat medewerkers daarbij privébelangen hebben. Iedere sponsoraanvraag wordt hierop beoordeeld. We gebruiken de telefoon, en internetprogrammatuur van Standvast Wonen beperkt voor privégebruik. We zorgen ervoor dat de inhoud van de websites die we bezoeken niet discriminerend, gewelddadig of pornografisch is. Onder werktijd gebruiken we geen alcohol en verdovende middelen. Wanneer we dat in privé-tijd doen, zorgen we dat dit geen invloed heeft op het uitvoeren van ons werk. 4

5 Omgaan met relatiegeschenken en uitnodigingen Medewerkers van Standvast Wonen zijn terughoudend met het aannemen van relatiegeschenken. Dat doen we om besluiten en keuzes onafhankelijk te kunnen nemen. Wanneer een medewerker incidenteel een geschenk aanneemt met een alledaags karakter, zoals een bos bloemen of een fles wijn, vinden we dat geen probleem. Geschenken met een waarde die hoger is dan 25,- delen we met collega s. Dat doen we ook met eindejaars/kerstgeschenken die we verdelen onder alle medewerkers. Een relatiegeschenk is geen tegenprestatie voor een nog te leveren dienst. Daarom nemen we alleen een geschenk aan als we een prestatie al hebben geleverd of een onderhandeling/opdracht hebben afgerond. Geschenken die op ons privé-adres worden aangeboden, weigeren we. Onze relaties zijn/worden daarvan op de hoogte gebracht. Voor het geven van relatiegeschenken gelden de uitgangspunten zoals hierboven zijn genoemd. Wanneer dat gewenst is, kan gebruik gemaakt worden van relatiegeschenken die Standvast Wonen beschikbaar heeft. We gaan alleen in op uitnodigingen voor deelname aan (sport)toernooien, seminars, congressen en beurzen die functiegericht zijn of een vakinhoudelijk karakter hebben. Als hiervoor betaald moet worden, zorgen we dat de normale toegangsprijs wordt betaald. Wanneer we deelnemen aan lunches of diners met externen, letten we op onze onafhankelijkheid wanneer de rekening betaald wordt. 5