AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: Functiefamilie: organisatie-ondersteunend Functiebeschrijving Communicatiemedewerker (M/V) Voor akkoord Naam leidinggevende(n): Louis Vervloet Datum + Handtekening(en) Beleidsdomein: Werk en Sociale Economie Entiteit: Dept. WSE Naam functiehouders/-woordvoerders Handtekening(en) VACANT
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Communicatiemedewerker 2. Organisatie Het ESF-Agentschap is een EVA van privaat recht opgericht in 2002 met als doel het beheer van de middelen komende uit het Europees Sociaal Fonds, een Europees fonds in het kader van het Cohesiebeleid. Vanaf 2008 beheert het ESF-Agentschap ook de middelen van het Europees Globalisatiefonds en van het Europees Integratiefonds. Telkens beheert het ESF-Agentschap ook (een gedeelte van) de nodige Vlaamse cofinanciering. Onder beheer wordt verstaan het operationaliseren in projecten met monitoring en eerste lijn controle en het administratieve en financiële beheer van de middelen. Op jaarbasis beheer het ESF-Agentschap tussen de 95 en de 100 MEUR. 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst De communicatiedienst staat in voor de externe communicatie over het ESF-programma. Deze afdeling initieert en beheert de externe communicatieacties die genomen worden in kader van de programmawerking van het ESF-Agentschap. 2
3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden 3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Office manager Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Applicatiedeskundige Administratief medewerker (Assistent-) Boekhouder nvt 3.3.2. Organogrammen Toe te voegen als bijlage. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: nvt nvt nvt 3
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met externe communicatie teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatie-en programmadoelstellingen kunnen bereikt worden. De communicatiemedewerker organiseert en ondersteunt de externe communicatie. Legt verantwoording af aan Office manager. Context: Rekening houdend met het beleid en in overleg en in samenwerking met de programmawerking 6. Resultaatgebieden 6.1. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie, het programma, interne en externe klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten: Analyse van de richtlijnen vanuit Europa Behoeften en opportuniteiten bespreken met de programmawerking Anticiperen op problemen en knelpunten binnen en buiten de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening Analyse van klachten inzake organisatiemateries 4
6.2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen de externe communicatie definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne en externe klant op de best mogelijke manier te ondersteunen Voorbeelden van activiteiten: Externe schriftelijke communicatie Inhoudelijke verzorging van de externe nieuwsbrief Zorgen dat de nodige artikels worden aangeleverd Inhoudelijke opvolging van de E-zine Publicaties opvolgen van A tot Z Verzorgen en update houden van extranet Vertalingen van publicaties i.s.m. medewerkers Bewaken van de kwaliteit van de organisaties 6.3. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit communicatie teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen inzake externe communicatie. Voorbeelden van activiteiten: Analyse en verslag aangaande de resultaten van de verschillende communicatie-initiatieven Opvragen en verwerken van de voorop vastgestelde indicatoren rond de externe communicatie Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Management adviseren over thema s die te maken hebben met communicatie Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Voorstellen van actieplannen concretiseren 5
6.4. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken Voorbeelden van activiteiten: Promotoren preventief en curatief attent maken op de regelgeving inzake publiciteit en voorlichting De toepassing van de regelgeving binnen het ESF-Agentschap vertalen en verzekeren Ontwerp van het jaarlijks communicatieplan tijdig voorleggen Ontwerp van klachtenbehandelingsrapport tijdig voorleggen Input leveren voor managementrapportering Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6.5. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Voorbeelden van activiteiten: Fungeren als aanspreekpunt Uitbouw van een netwerk van contactpersonen in de vak en algemene pers (journalisten, communicatiebureau s, ) Opmaak van inventaris van persmensen Opnemen van de taak van information officer Fungeren als klachtenbehandelaar 6
6.6. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten: Opbouwen kennis met betrekking tot de inhoud van de oproepen en thema s Actief bijhouden en uitwisselen van de vakkennis en ervaring 7
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 7.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als da niet meteen van persoonlijk belang is Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) 8
- Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ) 7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/ haar verantwoordelijkheid nemen. Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Initiatief Niveau II Neemt het initiatief om uitdagingen binnen het eigen takendomein aan te pakken (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert (out of the box) voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt en effectief te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij/zij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden 7.6. Organisatiesensitiviteit Niveau I Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee 9
- Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 7.7. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Niveau I Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Communiceert duidelijk en to the point - Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit - Beperkt het gebruik van jargon - Antwoordt doelgericht en beknopt - Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo) - Spreekt vlot - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag 7.8. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Niveau II Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 7.9. Visie (conceptueel denken) Niveau I Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid 10
- Detecteert onderliggende problemen - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen 11
12
8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Master, bij voorkeur in de richting van communicatie-of taalwetenschappen 8.2. Ervaring 3 jaar ervaring is vereist, waarvan minstens 1 jaar in een gelijkaardige functie 8.3. Functiespecifieke kennis Kennis van en ervaring met Europese regelgeving. Deze kunnen toepassen, integreren en interpreteren. Vakgebieden: Kennis van het werkveld en de Europese regelgeving en beschikt over een netwerk binnen dit werkveld Kennis van de Vlaamse richtlijnen inzake communicatie Kennis inzake communicatiestrategie Kennis van de ESF-website Taalkennis: - een zeer goede kennis van schriftelijk en mondeling Nederlands - passieve en actieve kennis van het Engels Klantgerichtheid Zin voor initiatief en meewerken en mee nadenken over veranderingen Inzicht in recente communicatieontwikkelingen- en technieken Kennis van procedures klachtenbehandeling 13
8.4. Strekt tot aanbeveling Je hebt inzicht in de structuur, werking, beleidsvoering en organisatie van de Vlaamse Overheidsadministratie en meer bepaald van het beleidsdomein WSE. Je hebt kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie Je hebt algemene kennis van het werkdomein van de dienst Kennis van de Europese instellingen en structuren is een pluspunt Goede kennis van de courante bureautica-toepassingen (word, excel, acces, powerpoint, outlook, internet, sharepoint) 9. Functiefamilie 9.1. Functiefamilie Organisatie-ondersteunend 10. Opmerkingen Bijlage : organogram ESF-Agentschap Organogram ESF Agentschap.jpg 14