Date: 7-6-2012 Pag: 1 Systeem de web based omgeving 2 ICT Meerjaren Plan Tafelvoetbal Nederland 3 1. Inleiding 3 2. Samenvatting 4 3. Aanpak 5 4. Functionaliteiten - Eisen en wensen 7 5. Onderhoud van gegevens de data. 8 6. Taken het proces 10 7. Eindresultaat 11 8. De baten 14 9. De kosten 16 10. Timing 17 11. Condities 18 12. Product en dienstverlening 19 ICT faciliteiten - hardware, network and software 20 1. Hardware 20 2. Network 21 3. Software 22
Date: 7-6-2012 Pag: 2 Systeem de web based omgeving Het concept van het systeem is gebaseerd op de huidige vaak gebruikt term Cloud Computing. Deze term wordt eigenlijk gebruikt om hard- en software middelen aan gebruikers aan te bieden zonder dat zij de investering in deze middelen voor hun rekening hoeven te nemen. Hierdoor kunnen met name de kosten voor gebruik, bouw en onderhoud van het systeem fors gereduceerd worden. In onderstaand figuur is weergegeven hoe zo n cloud systeem er uit kan ziet. Met name via internet wordt de applicatie (bestaande uit met name de server(s) en de database applicatie transparant (via een webinterface) aan de gebruikers van het systeem aangeboden. Doordat het systeem via internet wordt aangeboden (gedraaid) kan de applicatie vanaf allerlei interfaces op computer, laptop, tablets, mart phones gedraaid worden. Het belangrijke voordeel van dit soort applicaties (systemen) is dat de kosten voor investering, de bouw en onderhoud enorm gereduceerd kunnen worden. Bovendien hoeft de klant zelf niet te investeren in de kennis die vereist is om zo n systeem te ontwikkelen. De klant denkt in termen van gebruik, functionaliteiten, prijs en dienstverlening. Daarnaast is van belang dat bij deze keuze van het systeem de continuïteit gewaarborgd kan worden. Met andere woorden dat dit systeem voor de toekomst inzetbaar blijft en mogelijke verbeteringen en uitbreidingen nagenoeg geen impact hebben op hun organisatie. Daarnaast zal duidelijk moeten zijn wat de baten zijn als men kiest voor dit soort systemen, het inzicht in de logica is van belang en de voordelen op korte en lange termijn. Dit wetende zal de keuze uiteindelijk bepaald worden door een formele afweging tussen kosten en baten.
Date: 7-6-2012 Pag: 3 ICT Meerjaren Plan Tafelvoetbal Nederland 1. Inleiding De aanleiding om dit informatie plan op te stellen is 2 ledig: a. Er is dringend behoefte om het bestaande systeem te verbeteren c.q. uit te breiden mede omdat het huidige systeem dat door de bonden gebruikt qua mogelijkheden aangepast dient te worden en er vraag is naar nieuwe uitbreidingen. Bovendien kan het systeem uitgebreid worden met functionaliteiten die reeds ontwikkeld zijn bij andere implementaties (biljard). b. Recent, 25 april 2012 j.l., hebben de betrokken partijen (bonden en 4 instanties) in een onderling overleg besloten om de NTF, de, op te richten. In een intentieverklaring is vastgelegd dat samenwerking tussen de verschillende bonden en betrokken instanties een vereiste is en met het doel de tafelvoetbalsport te herstructureren, krachten te bundelen om hieruit synergie voordelen te halen. Door met name een SWOT Analyse zijn belangrijke speerpunten benoemd: 1. Breedtesport 2. Jeugd 3. Topsport 4. Marketing 5. ICT De betrokken partijen hebben inmiddels de intentieverklaring getekend en is men gestart met gestructureerd overleg (Stuurgroep) en wordt er gewerkt aan oprichting van de NTF en begrotingsplannen. c. Uit punt b. vloeien allerlei synergie voordelen: door met name het systeem tussen de onderlinge bonden op elkaar af te stemmen kunnen investeringen gedeeld worden en op termijn bovendien gezamenlijk van de baten geprofiteerd worden. Hierdoor kan er geïnvesteerd worden in andere In dit document wordt het onderbouwd en gemotiveerd en worden de belangrijkste facetten toegelicht die cruciaal zijn bij het ingaan van dit traject. Verder zijn kosten en baten meegenomen.
Date: 7-6-2012 Pag: 4 2. Samenvatting Dit beschrijft een totaal implementatieplan en is gebaseerd op reeds uitgerolde en bestaande systemen (m.n. webapplicaties en websites), die inmiddels in biljard sport gehanteerd worden. Daarnaast is het gebaseerd op extra functionaliteiten, die specifiek ontwikkeld zijn voor tafelvoetbal in de periode 2006-2011. De volgende ICT aspecten worden in dit plan behandeld: Aanpak, de werkwijze die gehanteerd zal worden bij de uitvoering van dit ict meerjaren plan. Dat wordt beschreven in hoofdstuk 3. Functionaliteiten dus de eisen en wensen van bestaande en nieuwe applicatie functies, vertaald naar functionaliteiten. Uiteindelijk zij het de functionaliteiten die bepalen in hoeverre een systeem werkend en succesvol geïmplementeerd kan worden. In hoofdstuk 4 wordt dit verder toegelicht. Data - Onderhoud van gegevens, de database. Het systeem berust op adequate gegevens invoer zodat de activiteiten en de presentatie van deze gegevens voldoet aan de eisen en wensen van de gebruikers. De database is reeds aangemaakt en voorbereid op gebruik echter migratie van de oude database omgevingen is een belangrijk aspect en is nu aan de orde. In het projectplan is bovendien meegenomen dat bepaalde gegevens door de verschillende bonden gedeeld worden. In hoofdstuk 5 wordt dit verder toegelicht. Proces Taken en activiteiten (het proces) die ten grondslag liggen aan het op te leveren systeem. Het inzicht hierin wordt vastgelegd in procedures en instructies en is ook onderdeel van dit project plan. Het geheel van procedures en instructies bepaald de manier waarop het systeem aangeleerd kan worden en biedt inzicht wat er wel c.q. niet in verwerkt is. In hoofdstuk 6 wordt dit verder toegelicht. Eindresultaat. Het eindresultaat is een web applicatie die toepasbaar is voor tal van instanties (websites) die uitgerold kunnen worden binnen de tafelvoetbalsport. De web applicatie heeft 2 omgevingen: Site Presentation (de website die aan gebruikers wordt gepresenteerd en Site Management (een portal waarmee beheerders van de website inloggen en aldaar hun activiteiten uitvoeren). Momenteel zijn deze beide omgevingen al aangemaakt en beschikbaar. In hoofdstuk 7 wordt dit verder toegelicht. De baten wat zijn uiteindelijk de te verwachten baten na uitrol van dit. Na analyse van de financiële jaarverslagen van de bonden wordt verwacht dat per bond zo n 5000 euro bespaard kan worden. Daarnaast zijn er tal van andere baten. Deze worden toegelicht in hoofdstuk 8. De kosten wat zijn de investeringen en kosten die gepaard gaan met dit. In hoofdstuk 9 wordt daar verder op ingegaan.
Date: 7-6-2012 Pag: 5 3. Aanpak Het te leveren systeem is opgebouwd uit de volgende modules : 1. Basis Module (voor onderhoud van de basis gegevens zoals bestuur, verenigingen, sponsors, speellocaties, spelers, teams seizoenen etc etc.) 2. Reference (voor onderhoud van referentie gegevens die in alle modules gebruikt worden zoals continenten, landen, plaatsen, valuta, talen, competitie rooster, tournooi seedings, tournooi charts et.c etc.) 3. Competitie Module (voor de aanmaak, onderhoud en presentatie van het evenement competitie) 4. Beker Module (voor de aanmaak, onderhoud en presentatie van het beker evenement) 5. Toernooi Module (voor de aanmaak, onderhoud en presentatie van tournooi evenement 6. Financiële Module (voor aanmaak, onderhoud en presentatie van financiële zaken zoals betaal module, inschrijvingen, facturen, boekhouding) 7. Statistische Module (voor de presentatie van statistische cijfers) 8. ICT Module (voor de aanmaak, onderhoud van ICT objecten zoals gebruikers, groepen, rechten etc. etc) Een toelichting c.q. beschrijving van deze modules gedetailleerd omschreven via link: http://www.tablesoccerapps.com/ict_modules.asp?db=ntf&client=ntf&header=yes&footer=yes&filte r=yes&showtabs=yes Op basis van een inventarisatie is gekeken naar de behoefte voorziening. Inventarisatie op basis van IST en SOLL. Er is dus meegenomen wat er al beschikbaar is vanuit andere bestaande modules en daarnaast gekeken wat er op termijn beschikbaar moet komen. Deze bestaande modules worden overgenomen en gereed gemaakt voor gebruik en de nieuwe functionaliteiten worden in de planning meegenomen. De functionaliteiten zijn samengevat per module en kunnen geraadpleegd worden via link: http://www.tablesoccerapps.com/ict_functionalities.asp?db=ntf&client=ntf&showtabs=yes&filter=y es&header=yes&footer=yes Functionele eisen en wensen van nieuw te bouwen onderdelen worden aangeleverd door de vragende partij. Op basis van reeds geïmplementeerde systemen zoals bij pool biljard zullen bestaande functionaliteiten zo veel mogelijk overgenomen in het implementatie plan. Voorbeelden zijn hiervan te vinden op: 1. www.eurotouronline.eu 2. www.epconline.eu 3. www.wpapoolonline.eu 4. www.austria.billiardapps.com 5. www.sweden.billiardapps.com 6. www.snookeronline.eu
Date: 7-6-2012 Pag: 6 Nieuw te bouwen functies doorlopen de concept ontwerp bouw lever cyclus. Deze cyclus houdt in dat middels een functionele specificatie toegelicht wordt wat de gewenste nieuwe functionaliteit inhoud, vervolgens wordt hiervoor een ontwerp gemaakt en indien goedgekeurd wordt vervolgens gebouwd, getest en het geheel opgeleverd. De bouw van nieuwe functies staat beschreven in een apart project : New Developments en kan geraadpleegd worden via link: http://www.tablesoccerapps.com/ict_projects_items.asp?db=ntf&client=ntf&projectid=24&project_c ustomer=ntf&header=yes&filter=yes&showtabs=yes&footer=yes Alle stappen die uiteindelijk doorlopen moeten worden staan in een projectplan. Een overzicht van de verschillende projecten die momenteel gespecificeerd zijn c.q. lopen worden weergegeven via de weblink: http://www.tablesoccerapps.com/ict_projects.asp?db=ntf&client=ntf&header=yes&footer=yes&filter =yes&showtabs=yes Van elk project kunnen alle projectdetails, dus de afzonderlijk stappen, ingezoomd worden door per project dit op te vragen. Van alle applicatie onderdelen wordt documentatie opgeleverd in de vorm van een procedure en/of instructie. Dit zal de basis vormen voor opleiding en instructie. Alle documentatie wordt als pdf document via de website beschikbaar gesteld. Applicatie onderdelen worden aangeboden via de sitemanagement module en zijn onderverdeeld per module. De rechten tot het systeem worden verleend via accounts al dan niet toegewezen aan een groep of profiel zodat alleen specifieke rechten tot de applicatie worden verleend. Er zullen aparte trainingen verstrekt worden die gericht zijn op eenduidig gebruik van het systeem.
Date: 7-6-2012 Pag: 7 4. Functionaliteiten - Eisen en wensen Eisen en wensen ten aanzien van de op te leveren modules worden vertaald naar functionaliteiten. Een functionaliteit is een ander woord voor werkzaamheid of doelmatigheid waarmee de gebruiker een bepaalde activiteit met daarbij de vereiste gegevens kan uitvoeren. Er zijn inmiddels tal van functionaliteiten gebouwd en daarnaast worden er nieuwe functionaliteiten gebouwd. In totaal zijn er meer dan 100 functionaliteiten opgenomen in het systeem en kunnen per module geraadpleegd worden via de weblink: http://www.tablesoccerapps.com/ict_functionalities.asp?db=ntf&client=ntf&showtabs=yes&filter=y es&header=yes&footer=yes Een toelichting c.q. uitbreiding op de functionaliteiten zoals in deze lijst zijn opgenomen worden t.z.t. aangevuld.
Date: 7-6-2012 Pag: 8 5. Onderhoud van gegevens de data. Alle gegevens van het systeem zijn opgeslagen in een database. De database reflecteert alle gegevensoorten die van belang zijn voor de uitvoer van activiteiten. Een gegevensoort wordt ook vaak entiteit of objecttype genoemd. Bekende verzamelingen zijn bijvoorbeeld spelers, bestuur, verenigingen, lokalen etc. etc. Van elke verzameling wordt een gegevensdefinitie gemaakt. Hierin is vastgelegd welke attributen belangrijk zijn en op welke manier de attribuutwaarden gewaarborgd worden. Het totaal aan attributen die in het systeem zitten wordt de datadictionary genoemd. Hierin staan alle attributen van het systeem beschreven. Bepaalde attributen zijn sleutels naar andere gegevensoorten en krijg je daardoor een relaties tussen verschillende gegevensoorten (vaak relationeel gegevensmodel genoemd) Belangrijkste aspecten van de nieuwe database zullen zijn: 1. Een tabel voor spelers Gegevens van spelers hoeven niet dubbel geadministreerd te worden. Al hoewel de oude pasnummers van de bonden bewaard zullen blijven zal een nieuw pasnummer toegewezen worden en gebruikt worden voor de presentatie en berekening van één ELO ranking of andere rankings. Indien spelers veranderen van bond kan dit bovendien dan plaatsvinden op hetzelfde pasnummer. Indien de bonden hierover afspraken kunnen kan gewerkt worden op dezelfde gegevens. Bovendien kunnen overschrijvingen en toernooi inschrijvingen op die manier veel efficiënter afgehandeld worden. 2. Een tabel voor lokalen. Deze tabel bevat alle lokalen c.q. locaties waar tafelvoetbal tafels geplaatst staan en/of gespeeld kan worden. Dus niet alleen cafe s waar nu verenigingen gevestigd zijn maar ook andere speellocaties. Ook hier wordt dubbele aanmaak voorkomen en kan veranderen van speellocatie door een de vereniging eenvoudiger vastgelegd worden. 3. Een tabel voor sponsoren. Binnen het systeem bestaat de mogelijkheid om dezelfde sponsoren te hergebruiken door meerdere bonden. Het onderhoud op sponsor gegevens wordt daardoor ster vereenvoudigd en kan beter gepresenteerd worden. 4. Een tabel voor verenigingen Ook voor de verenigingen zal een tabel opgesteld worden. De oude verenigingsnummers zullen voorlopig blijven bestaan echter elke vereniging hoeft maar 1 keer geadministreerd te worden. 5. Hetzelfde concept kan ook voor andere tabellen zoals bestuur, commissies etc. toegepast worden. Dit zal op termijn binnen het overleg van de NTF besproken worden. Toegang tot de database wordt op 2 manieren verstrekt: 1. Rechtstreeks via databasetool Navicat. Navicat is een database tool waarmee alle functies voor aanmaak en beheer op de database kunnen worden uitgevoerd. Dit interface is alleen bedoeld voor ervaren gebruikers en vereist adequate kennis van databases, tabellen, attributen en relaties tussen deze. Met dit interface kunnen ook mutaties uitgevoerd worden en exports van data gedaan worden. Op verzoek zal
Date: 7-6-2012 Pag: 9 een aparte cursus hiervan gegeven worden indien per bond een database beheerder aangewezen zal worden. 2. Via Site Management Deze omgeving geeft toegang tot alle informatie objecten via een gebruikersvriendelijke interface. De procedures en instructies zullen met name ook op deze omgeving afgestemd worden.
Date: 7-6-2012 Pag: 10 6. Taken het proces. Het gebruik en onderhoud van de gegevens is gebaseerd op taken, dus activiteiten, die onderdeel zijn van het proces. Alle activiteiten worden beschreven in procedures en ondersteund met instructies. De taken zijn naast onderhoud van gegevens de stappen die doorlopen moeten worden om het gewenste resultaat te bereiken. Hieronder een overzicht van taken zoals deze onderdeel zijn van het systeem.. De taken die binnen de programma modules van de applicatie uitgevoerd worden zijn heel vaak event driven, dit laatste betekent dat op basis van bepaalde settings (instellingen) deze taken uitgevoerd dienen te worden zodat het gewenste resultaat bereikt wordt. Alle taken zijn opgenomen en vastgelegd in het CMS, het content management systeem en worden bovendien naderhand beschreven in de procedures en/of instructies: Als voorbeeld worden enkele taken genoemd: 1. Aanmaken van spelers 2. Aanmaken van verenigingen 3. Aanmaken van een seizoen 4. Aanmaken van de competitie 5. Aanmaken van een beker evenement 6. Aanmaken van een toernooi evenement. 7. Archiveren van evenementen 8. Toewijzen van sponsoren aan een evenement. 9. Aanmaken en publiceren van evenement documenten 10. Aanmaken en publiceren van een foto gallerij 11. Aanmaken van spelers c.q. team passen 12. Etc etc. etc. In het systeem zitten op dit moment in totaal zo n 150 taken die geautomatiseerd zijn. Indien de vereiste attributen zijn ingevuld is het slechts een kwestie van op de knop drukken. Het is op termijn de bedoeling dat deze opgenomen worden in wizards (die de gebruiker begeleiden in de te nemen stappen). Error trapping handelt de excepties en fouten af zodat uiteindelijk iedereen dit proces eenvoudig kan uitvoeren/doorlopen. Invoering van error trapping en wizard is opgenomen als een apart project.
Date: 7-6-2012 Pag: 11 7. Eindresultaat Het eindresultaat van het project zal uiteindelijk zijn weerspiegeling vinden een tweetal webinterfaces: 1. Site Presentation, dit is de website waarmee de presentatie naar de buitenwereld mee wordt verzorgd. 2. Site Management, waar mee de aanmaak en onderhoud evenementen (competitie, beker, toernooi) en bijbehorende zaken (aanmaak van sponsors, spelers etc. ) wordt verzorgd. Op dit moment is reeds een server ingericht en zijn de nieuwe databases aangemaakt. Bovendien is een domein aangevraagd voor het beschikbaar stellen van de websites. De volgende websites zijn al in de lucht en kunnen via de volgende links benaderd worden. Nr. Website Link 1. NTF http://www.tablesoccerapps.com/default.asp?db=ntf&client=ntf 2. NTVB http://www.tablesoccerapps.com/default.asp?db=ntf&client=ntvb 3. ZOH http://www.tablesoccerapps.com/default.asp?db=ntf&client=zoh 4. STPN http://www.tablesoccerapps.com/default.asp?db=ntf&client=stpn 5. XXX Andere clients kunnen eenvoudig toegevoegd worden. Bovendien is de applicatie er op voorbereid dat de nieuwe implementaties (andere bonden/instanties) makkelijk kunnen worden toegevoegd. Hierdoor kan de NTF snel inspelen op uitbreidingen elders in het land. Via de parameter client kan de website uitgebreid worden voor een nieuwe gebruiker (bond/instantie).
Date: 7-6-2012 Pag: 12 Indien een van bovengenoemde links geopend word dan zal de website opstarten en wordt het template gestart voor de betreffende bond: Het webinterface voor presentatie is gebaseerd op 5 frames die dynamisch vanuit de database worden aangestuurd zijnde: 1. Header (de koptekst waarin de logo s van de bond getoond wordt, het komende evenement, en een logo van de hoofdsponsor van dit evenement) 2. Footer (de voet van de webpagina waarin diverse links zijn opgenomen) 3. Banner Left (deze is bedoeld om sponsors van het evenement of van de bond aan de linker kant te tonen) 4. Banner Right (deze is bedoeld om sponsors van het evenement of van de bond aan de rechterkant te tonen) 5. Menu Panel (Menu waaruit verdere navigatie naar de gewenste hoofd onderdelen volgt)
Date: 7-6-2012 Pag: 13 6. Content Panel (deze toont de inhoud van het geselecteerd informatie item). Het gewenste informatie Item wordt geselecteerd door links op de startpagina. Hieronder is als voorbeeld de start pagina getoond van de ZOH website Alle functies van de header, footer, banner right, banner left, het menu en de content pagina worden beschreven in de documentatie. Verder wordt in dit document niet ingegaan op alle informatie details en mogelijkheden. Hierboven is slechts een voorbeeld. Alle informatie items die onderdeel zijn van de website presentatie worden zijn beschreven in het document NTF_ICT_Info_Website Informatie Items_20120601_01.doc en wordt bijgesloten als aparte bijlage. Bovendien is deze opgenomen in het CMS systeem.
Date: 7-6-2012 Pag: 14 8. De baten De baten (voordelen) van dit systeem kunnen als volgt vertaald worden. 1. Dynamisch de opzet van het systeem is zodanig dat op basis van de juiste handelingen c.q. aanpassingen in de database de presentatie van de website op meerdere plaatsen in 1 keer is aangepast zonder dat allerlei web pagina s daar toe aangepast hoeven te worden. 2. Publiciteit dus verbeterde en snellere presentatie van evenementen en bijbehorende gegevens naar de verschillende doelgroepen toe. 3. Efficiënter werken dus werk meer verrichten in minder tijd. Om een idee te geven: In zweden worden jaarlijks 80 biljart toernooien gehouden op allerlei locaties door het gehele land (en de afstanden zijn niet misselijk daar). De belangrijkste stap is de inschrijving die bindend is. De inschrijving / registratie vindt plaats via internet en het toernooi wordt daags voor het spelen aangemaakt (loting etc.) Het toernooi wordt dan vrijgegeven en de locale vereniging (organisator) logt in op de webwebapplicatie en draait het toernooi. Alle uitslagen worden ter plekke ingevuld en standen, rankings worden meteen online beschikbaar gesteld. Voor de aanmaak van het toernooi is slechts 15-30 minuten vereist! 4. Flexibeler werken het werk kan ten allen tijde door de betrokken personen van waar dan ook uitgevoerd worden! Enige voorwaarde is een internet verbinding en medium waarmee de internet applicatie gestart kan worden. Daarnaast kunnen functies sneller door andere personen overgenomen worden (backup). 5. Concrete besparingen op de huidige kosten zoals: a. Kantoor kosten b. Porto kosten c. Druk kosten d. Kopieer kosten e. Huisvestiging kosten (huur en energie) f. Promotie kosten De inschatting is dat op basis van de gepubliceerde financiële jaarstukken een besparing van ca. 5000,- per bond per jaar mogelijk is. 6. Reclame en Sponsoring. Het binnenhalen van sponsor contracten is vaak gebaseerd op publiciteit. Dit wordt tegenwoordig via webapplicaties gemeten in hits en pagina bezoeken. Naarmate hier een stijgende lijn te constateren is en het aantal bezoekers dus groeit neemt de kans tot sponsor werving en de daarmee gemoeide bedragen toe. 7. Groei Met behulp van het systeem kunnen snel uitbreidingen gedaan worden naar andere instanties c.q. bonden die deel gaan uitmaken van de NTF. 8. Subsidies In Nederland bestaat de mogelijkheid om voor sport activiteiten subsidies te verkrijgen. Het NOC/NSF is daar het aanspreekpunt.
Date: 7-6-2012 Pag: 15 Via de website http://www.nocnsf.nl/sportsubsidiewijzer kan allerlei informatie met betrekking subsidies aangevraagd worden. Het is van belang dat de organisatie adequaat kan formuleren en kan aantonen wat zijn intenties zijn c.q. doelgroepen zijn. Een adequate informatiehuishouding, systeem van werken en uitstraling hiervan zijn relevante zaken die vooraf goed op orde moeten bij het ingaan van dit traject. Subsidies zijn zowel landelijk, regionaal als provinciaal aan te vragen. Inmiddels is dit zelfs uitgebreid tot europa! 9. Synergie voordelen De letterlijke toelichting van het woord synergie in wikipedia is: Het woord wordt gebruikt voor een situatie waarin het effect van een samenwerking groter is dan elk van de samenwerkende partijen afzonderlijk zou kunnen bereiken. Het afgeleide woord synergisme heeft een wat meer algemene betekenis en betreft in ruime zin de samenwerking van instanties of personen of een verhoogde werking van gebruikte middelen. Waar synergie meer het positieve effect beschrijft is synergisme een neutraler begrip. Overigens maken niet alle woordenboeken onderscheid tussen synergie en synergisme: Verschueren (1996) kent beide woorden gelijke betekenis toe. Het systeem is er op gericht om synergie af te dwingen en daardoor sneller het gewenste effect te bereiken 10. Uitstraling Het systeem zal bijdragen aan een positieve uitstraling van de sport naar alle verschillende doelgroepen toe. 11. Kwaliteit Het is de bedoeling dat de kwaliteit van werken hierdoor verbeterd word en dat fouten c.q. onduidelijkheden hierdoor verminderd worden c.q. verdwijnen. Bovendien als 12. Zelfstandigheid Uiteindelijk zal de gebruiker alle activiteiten zelfstandig kunnen uitvoeren zonder dat hij afhankelijk is van van systeem kennis het systeem 13. Gereed voor de toekomst. Het systeem is gericht op inzetbaarheid naar de toekomst toe, aangezien de data (de gegevenshuishouding) en de processen (activiteiten, procedures en instructies) van een zodanig constructie zijn dat technologische aanpassingen (software upgrades, migraties) slecht weinig impact hierop zullen hebben.
Date: 7-6-2012 Pag: 16 9. De kosten De ICT kosten c.q. prijs van het systeem is eigenlijk uit de volgende elementen opgebouwd: 1. Ontwerp 2. Bouw 3. Onderhoud 4. Support 5. Opleiding 6. Servers 7. Software In onderstaande tabel is een indicatie gegeven van de begroting op jaarbasis waarin bovengenoemde aspecten zijn meegenomen: Project : Migratie Oude Omgevingen Periode 2012-05-01 t/m 2012-08-01 Nr. Onderwerp Uren Prijs Opmerking 1. Ontwerp en Bouw Website NTF 50 500 Eenmalig 2. Migratie oude websites (ZOH, NTVB, STPN) 150 1500 Eenmalig Totaal 200 2000 Project : Bouw en Ontwerp Nieuwe Functionaliteiten periode 2012-08-01 t/m 2015-08-01 1. Ontwerp en (her)bouw van (nieuwe) functionaliteiten 150 2250 Komende 3 jaar 2. Procedures en Documentatie 30 450 Komende 3 jaar 3. Opleiding 30 450 Komende 3 jaar 4. Onderhoud & Support 40 600 Komende 3 jaar 5. Opleiding 10 150 Komende 3 jaar 6. Diversen (kosten telefoon etc.) 100 6. Kosten server 0 Gratis, normaal 150 euro / website 7. Licentie Fee 0 Gratis, normaal 250 euro / website Totaal (4 websites) 4000 1000 euro per website/implementatie Software License contract - Na 2015-08-01 1. Kosten Server (gebaseerd op 4 websites) 600 Jaarlijks 2. Licentie Fee (gebaseerd op 4 websites) 1000 Jaarlijks 3. Onderhoud & Support 40 600 Jaarlijks 4. Prestatie Fee xxx T.z.t. nader te bepalen Totaal
Date: 7-6-2012 Pag: 17 10. Timing Inmiddels is reeds begonnen met de voorbereidingen c.q. inrichting van de nieuwe websites. Recent is door Mechtilde Weijers al een planning opgemaakt, dit n.a.v. gesprekken die ik gehad heb met de NTVB. Deze planning heb ik overgenomen en daar waar nodig aangepast en uitgebreid vanwege uitbreiding met ZOH, STPN, NTF. Het is zaak deze planningen z.s.m. af te stemmen. Nr. Omschrijving Wanneer Wie Status 1. Nic maakt een lege/kale website aan op een nieuw domein (bijv. tablesoccer.nl). Hierin wordt de nieuwe site stapsgewijs opgebouwd. De site bevat bij aanvang +/- 15 lege tabellen. De template kan worden overgenomen van ww.eutotouronline.eu. Het resultaat kan bijv. bekeken worden via weblink: www.tablesoccerapps.com/ default.asp?db=ntf&client=zoh 23-04-2012 tot 27-05-2012 Nic Gereed 2. Aanpassen programma sources en database voor gebruik van clients (ntvb, zoh, stpn, ntf) Hier is bovendien het reeds inbouwen van de vertalingen in mee genomen. 3. Toegang verlenen tot sitemanagement nieuwe omgevingen zodat data invoer kan plaatsvinden van ca. 15 tabellen (met name organisatie gegevens zoals bestuur etc). Zowel NTVB/ZOH wijzen personen aan die hier in betrokken worden. 27-05-2012 tot 15-06-2012 15-06-2012 tot 01-07-2012 4. Specificatie Nieuwe toernooi opzet 01-06-2012 tot 15-06-2012 Nic Nic Mechtilde Leon Remco 5. Document Procedure opstellen voor overzetten oude files naar nieuwe omgeving. 12-06-2012 Nic/ Mechtilde 6. Afronden van seizoen 2011-2012 en bevriezen van de omgeving 12-06-2012 Nic Mechtilde Leon 7. Bevriezen van databases oude omgevingen en start Datamigratie van oude omgevingen. Met name overzetten van alle evenement dat in nieuwe structuur. Leden en verenigingen krijgen 1 nummer. Aanmaken lokalen tabel etc etc. 15-06-2012 tot 07-07-2012 8. Opleiden Navicat en toegang verlenen aan: Mechtilde, Shem, Leon. Nog nader te bepalen. 9. Start Document Migratie oude omgevingen op basis van procedure zie punt 4. 15-06-2012 tot 15-07-2012 10. Start Aanmaak procedures/instructies 15-06-2012 tot 15-07-2012 11. Aanpassen / inbouwen nieuwe toernooi opzet: te weten de gewogen kwalificatie en terugval naar eigen ronde. Het opleveren van deze module wordt met name bepaald door de 1 e tournooidatum en dient daarvoor ook getest te worden. 12. Testen van de toernooi software Opstellen documentatie en instructies Nic?? Nic?? 13-08-2012 Tot 26-08-2012 Mechtilde Leon Nic Mechtilde Leon Nic Remco Shem Mechtilde 13. Testen van het systeem?? To Do 14. Opleiden gebruikers?? Nic To Do 15. 16. Start Project Bouw van nieuwe functionaliteiten 01-08-2012 Loopt To do To Do To Do To Do To Do To Do To Do To Do Bovengenoemde planning wordt z.s.m. bijgewerkt. Aangezien er zeer veel werk aan de winkel is zal gedegen gekeken moeten worden daar waar knelpunten komen. Mechtilde Weijers is reeds opgenomen in de project groep en zal de tijdsplanning gaan bewaken.
Date: 7-6-2012 Pag: 18 11. Condities Het is belangrijk de voorwaarden op te sommen die bepalend zijn voor een adequate en succesvolle implementatie, die aan de verwachtingen van de gebruiker (lees bonden) voldoet en dat de inzet van uit het project hier garant voor kan staan. 1. De ICT plan is opgemaakt voor de NTF, de. Alle aannames en condities zijn er gebaseerd dat de NTF de opdrachtgever is en door bijdrage van de onderlinge instanties (NTVB, ZOH, STPN, sponsoren) het ICT budget beschikbaar wordt gesteld. 2. Goedkeuring Dit projectplan dient door het bestuur van de NTF waarin de betrokken partijen (NTF, ZOH, NTVB, STPN) deelnemen goedgekeurd te worden, verder genoemd opdrachtgever. Goedkeuring houdt in dat opdrachtgever (betrokken partijen) het traject accepteren, instaan voor de financiën en bijdragen in het project (zie punt 2.) 3. Beschikbaar stellen van de vereiste resources. Los van de financiën is ook betrokkenheid en inspanning vereist van zijde opdrachtgever. De opdrachtgever dient verschillende partijen dienen een projectmedewerker / webmaster vrij te maken die in het project zal deelnemen. Voor 1 juli 2012 dient de projectgroep geformeerd te worden waarin de verschillende personen bekend zijn. Als voorstel geldt momenteel om Mechtild Wijers (NTVB), Leon Hodiamont (ZOH) in de projectgroep te betrekken. 4. Waarborging van de continuïteit van het systeem. Een belangrijke conditie is dat het systeem en de dienstverlening voor de toekomst gewaarborgd is. Hiervoor zal de opdrachtnemer (projectleider) zorg voor dragen. Met name zal een bedrijf opgericht worden waarin de backup (kennis) gewaarborgd zal worden. De verwachting is dat de termijn waarop dit zal plaatsvinden begin 2013 zal zijn. Middels een contract zal deze overeenkomst 5. De opdrachtnemer draagt zorg voor de vereiste faciliteiten (investeringen) zoals software en hardware die nodig zijn voor de implementatie en onderhoud. De sources (programmacode) blijven eigendom van de opdrachtnemer. De gegevens (data, database) en files (bestanden) blijven te allen tijde eigendom van de opdrachtgever. Mocht de opdrachtgever onverhoopt het contract beëindigen dan zullen de data en files aan deze overgedragen worden. 6. De prijs voor levering van het systeem is gebaseerd op investering in de sport, hetgeen inhoudt dat de opdrachtnemer een zeer aantrekkelijke prijs kan aanbieden, die slechts een fractie is van de prijs die normaliter bij een commercieel ICT bedrijf betaald zou moeten. Er is gerekend met uurtarieven van 15 euro terwijl normaal hiervoor tarieven van tussen de 80 tot 120 euro per uur van toepassing zijn. Als tegenprestatie verwacht opdrachtnemer dat indien het succes in groei van de tafelvoetbalsport aantoonbaar en meetbaar zijn hier een aandeel in zal krijgen. Dit per 1 augustus 2015 nader uitgewerkt worden, mede omdat dit ICT plan voor de komende 3 jaar van toepassing is. 7. Inmiddels is reeds begonnen met een aantal activiteiten en dient dit concept ICT plan ter goedkeuring aan het bestuur van de NTF voorgelegd te worden en de vereiste financiële middelen gereserveerd te worden en voor 01-08-2012 beschikbaar te komen op een nader te noemen bankrekening.
Date: 7-6-2012 Pag: 19 12. Product en dienstverlening Op een nader te bepalen tijdstip, verwachting is begin 2013, zal een dienstverleningscontract opgesteld worden. Hierin staat gedetailleerd vastgelegd wat onder onderhoud en dienstverlening valt.. Ten aanzien van dit punt hieronder belangrijke criteria die bij keuze van een product/dienst belangrijk zijn: 1. Prijs 2. Functionaliteit 3. Support 4. Continuïteit 5. Verantwoordelijkheden In het contract zullen met name bovenstaande aspecten meegenomen worden c.q. uitgebreid worden.
Date: 7-6-2012 Pag: 20 ICT faciliteiten - hardware, network and software 1. Hardware De volgende hardware componenten worden vaak ingezet bij de voorbereiding en het uitvoeren van evenementen (met name tournooien - billiard): Onderstaand overzicht is alleen bedoeld ter informatie. a. PDA s for data input of score via wireless. Score input is done via a group of volunteers or referees putting in the score of several tables. b. Laptop for data input directly on table. Players do the score. For each table 1 laptop is required. Each laptop has a keypad for score input. Further each laptop secured. c. Netwerk componten zoals: 1. Router(s), wireless, hubs, switches. 2. bekabeling. d. Diverse powersupplies based on 220V e. Beamer(s) is used to present livescore directly to the venue and is used to send players to the right table. f. Network Printer is used to print flowcharts for presentation. g. In the arena special TV flat screens are connected to the laptop to present the scoreboard. Dit overzicht is slechts bedoeld om aan te geven dat dit soort componenten centraal aangeschaft kunnen/dienen te worden en dan gemeenschappelijk gebruikt/gedeeld worden. Bovendien zal al een deel hiervan door de onderlinge bonden aangeschaft zijn, echter door de samenwerking kan door ook gemeenschappelijk van geprofiteerd worden.