REKENKAMERCOMMISSIE LITTENSERADIEL JAARVERSLAG 2011
Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Grondslag 3 3. Samenstelling 3 4. Visie, missie en doelstelling 4 5. Activiteiten 5 6. Kosten van de rekenkamercommissie 7 7. Tenslotte 7 1
2
1. INLEIDING In het Reglement van Orde van de Rekenkamercommissie Littenseradiel staat dat er jaarlijks een jaarverslag door de commissie wordt opgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad. Helaas is dat, voor zover wij kunnen nagaan, sinds 2008 niet gebeurd. De huidige Rekenkamercommissie pakt de draad weer op en komt met haar eerste jaarverslag. Het jaarverslag over 2011. 2. GRONDSLAG Artikel 81p van de Gemeentewet schrijft voor dat iedere gemeente een Rekenkamerfunctie moet hebben als er geen Rekenkamer is ingesteld. De raad van de gemeente Littenseradiel heeft in haar vergadering van 31 mei 2010 de verordening op de Rekenkamercommissie Littenseradiel vastgesteld. Op 14 februari 2011 zijn de leden van de Rekenkamercommissie benoemd en op 6 juni 2011 zijn de leden door burgmeester Liemburg beëdigd. Volgens de verordening is de zittingsperiode van de leden van de rekenkamercommissie gelijk aan de (resterende) zittingsperiode van de gemeenteraad. De leden van de Rekenkamercommissie kunnen maximaal twee periodes in de rekenkamercommissie zitting hebben. In bijzonder gevallen kan hiervan gemotiveerd worden afgeweken. 3. SAMENSTELLING Voorheen bestond de Rekenkamercommissie uit een onafhankelijk voorzitter en van elke fractie vertegenwoordigd in de raad, één lid. Dat is niet meer aan de orde. Er is nu gekozen voor een commissie bestaand uit een externe voorzitter en vier externe leden. De voorzitter is geworven, de leden zijn aangedragen door de verschillende politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad De rekenkamercommissie bestaat sinds begin 2011 uit: De heer F. van Beek: voorzitter Leden: de heren T. Dijkstra, F. Doting, S. Fopma en H. Kooistra, De griffier van de gemeenteraad, mevrouw Fimke Hijlkema is door de raad aangewezen als secretaris van de commissie. Mevrouw Hijlkema trad op 1 mei 2011 in dienst van de gemeente, daarvoor fungeerde de plaatsvervangend griffier, de heer J. Bouwmeester, als plaatsvervangend secretaris van de Rekenkamercommissie. 3
4. VISIE / MISSIE / DOELSTELLING De huidige commissie heeft (nog) geen eigen visie/missie en doelstelling geformuleerd, maar borduurt voort op die van de vorige commissie. Hierbij is één wijziging aan de orde. De commissie heeft aangegeven geen rol te zien in de beoordeling en bespreking van de gemeentelijke jaarrekening. Deze taak is dan ook teruggegeven aan de gemeenteraad. Visie: De Rekenkamercommissie wil een bijdrage leveren aan een transparant en effectief democratisch bestuur. Missie: De Rekenkamercommissie wil dit bereiken door onafhankelijk te zijn van zowel raad als college. Zij doet onderzoek naar structurele beleidsprocessen en richt zich daarin primair op de effectiviteit van het beleid. Aan de hand van ingesteld onderzoek adviseert zij de gemeenteraad welke leermomenten er getrokken kunnen worden. De Rekenkamercommissie bepaalt zelf welke onderwerpen zij onderzoekt en wil zich niet alleen laten leiden tot het onderzoeken van incidenten. Doelstelling: De Rekenkamercommissie wil aan de hand van een selectie van onderwerpen een geprogrammeerde aanpak van onderzoeken. De Rekenkamercommissie stelt zich ten doel 1 a 2 onderzoeken op jaarbasis uit te voeren. Dit binnen het beschikbaar gestelde budget. Waar dat mogelijk is wil de Rekenkamercommissie samenwerken met andere Rekenkamercommissies. Wimpel: Wy steane noed foar in effektyf belied yn in iepen demokrasy. 4
5. ACTIVITEITEN Op 14 februari 2011 zijn de leden van de Rekenkamercommissie benoemd en op 6 juni 2011 zijn de leden door burgmeester Liemburg beëdigd 5.1. Vergaderingen De commissie is in 2011 7 maal bijeen geweest voor een vergadering en 2 keer voor een training. 5.2. Training leden Omdat de leden van de RKC, uitgezonderd de voorzitter, nieuw zijn is besloten dat een training zou worden gevolgd. Wij hebben de heer Peter Polhuis, voorzitter van onder andere de rekenkamer van Leeuwarden, bereid gevonden om in drie dagdelen alle ins en outs van het Rekenkamerwerk met ons door te nemen. Dit gebeurde op respectievelijk 8 september de hele dag en op 6 oktober één dagdeel. 5.3. Controle jaarrekening 2010 In het verleden adviseerde de rekenkamercommissie de gemeenteraad over de controle en beoordeling van de jaarrekening. De huidige Rekenkamercommissie bestaat echter niet uit raadsleden, maar uit externe personen. Daarom is nazien van de rekening en bespreking met de accountant door de Rekenkamercommissie geen goede zaak. De RKC heeft hierover met het foarsittersoerlis gecorrespondeerd en het foarsittersoerlis was het met de conclusie van de RKC eens dat er een andere oplossing zou moeten worden gekozen. Omdat op een dergelijke korte termijn geen alternatieven te regelen waren, heeft de Rekenkamercommissie de jaarrekening 2010 nog nagekeken en besproken met de accountant. Vervolgens heeft de RKC de hiernavolgende bevindingen gerapporteerd aan de gemeenteraad (juni 2011). Geconstateerd kan worden dat de gemeente het jaar 2010 positief afsluit. De omvang van de positieve afwijkingen is in relatie met de omvang van de begroting en ten opzichte van de begroting - fors te noemen. Voor een groot deel wordt dit veroorzaakt door het niet uitvoeren of realiseren van geplande activiteiten. Wij adviseren een goede analyse van de jaarrekening, dit in relatie met een analyse van de planning. Voorts zijn we het met de bevindingen en aanbevelingen van de accountant in algemene zin eens. Wel willen we enige accenten aanbrengen. a. Het is van belang de afrekening van de reserves met de Gearhing (de organisatie voor openbaar onderwijs in o.a. Littenseradiel) spoedig af te ronden. Zeker voor de Gearhing zelf (het primair onderwijs kent een financieel moeilijke periode), maar ook voor de gemeente is het van belang snel te weten waar men aan toe is en orde op zaken te hebben. b. In navolging van de accountant (pag. 13 van de rapportage van bevindingen) adviseren wij de risico s beter en concreet in beeld te brengen en deze van een onderbouwde kwantificering te voorzien. Bijzonder aandacht vragen we hierbij voor de grondexploitaties. Nagenoeg alle gemeenten ondervinden last van de financiële recessie en het effect daarvan op de eigen grondexploitatie. Omdat de economie nog niet stabiel blijkt en het bij de gemeente om grote financiële belangen gaat adviseren wij u vaker en intenser te laten rapporteren en actualiseren dan u in stabielere tijden gewend bent. Samenvattend: de RKC adviseert positief over de gemeenterekening 2010, met dien verstande dat het aan de raad is om de bestuurlijke verantwoording van het college en de voorgestelde resultaatbestemming te beoordelen. De rekening 201 is vervolgens door de raad conform het voorstel van B&W vastgesteld. 5
5.4. Onderzoeken De rekenkamercommissie is in de tweede helft van 2011, nadat organisatorische zaken waren geregeld en de training was gevolgd, gestart met de voorbereiding van een onderzoek. De RKC heeft op basis van de door gemeenteraad, college en leden van de RKC aangedragen onderzoeksonderwerpen gekozen voor een onderzoek naar de gegarandeerde financiële bijdrage van de gemeente aan stichting zwembad De Klomp in Wommels. Nadat de RKC een startnotitie met onderzoeksvragen en normenkader heeft opgesteld is gestart met het offertetraject. Aan een drietal bedrijven zijn offertes gevraagd, op basis van deze offertes heeft de RKC met twee onderzoeksbureaus een gesprek gevoerd. Uiteindelijk is een keuze gemaakt voor een onderzoeksbureau. Op dit moment, april 2012, legt het onderzoeksbureau Rekenkameronderzoekers Friesland de laatste hand aan het onderzoeksrapport. 5.5. Onderzoek jaarrekening van het J.H. Regenbogenleen Tot de taak van de rekenkamercommissie in Littenseradiel wordt ook de controle van de jaarrekening van het J.H. Regenbogenleen gerekend. De commissie heeft op 3 maart 2011 deze jaarrekening goedgekeurd. 5.6. Overige activiteiten Naast het reguliere rekenkamerwerk zijn er collegiale contacten met andere (leden van) rekenkamercommissies. Ook worden bijeenkomsten van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies bijgewoond om op deze wijze bij te blijven ten aanzien van actualiteiten en ten behoeve van kennisontwikkeling. 6
6. DE KOSTEN VAN DE REKENKAMERCOMMISSIE Hierna volgt een overzicht van de kosten van de Rekenkamercommissie in 2011. Budgetoverzicht 2011. Omschrijving: Budget Kosten: (afgerond) Saldo Beschikbaat budget: 10.000,00 Kosten voor vergaderingen 4.715,04 (presentiegelden leden) *) Voorgeschoten kosten 3.624,00 onderzoek naar zwembad Kosten training RKC leden 1.230,80 Lidmaatschap NVRR 230,00 Totaal 10.000,00 9.779,84 Afgerond 0,00 In eerste instantie heeft de raad in 2010 het budget voor 2011 voor de RKC vastgesteld op nihil. Dat zou betekenen dat er in 2011 geen onderzoek zou kunnen worden gedaan en dat de leden van de RKC niet bij elkaar zouden kunnen komen in 2011. Op verzoek van de RKC is besloten in de tussenrapportage 10.000,00 beschikbaar te stellen voor 2011. In 2011 is een verplichting aangegaan met Rekenkameronderzoekers Friesland voor een onderzoek naar de gegarandeerde financiële bijdrage van de gemeente Littenseradiel aan het zwembad De Klomp. De verplichting is aangegaan, maar de betalingen zijn gedaan in 2012. Het saldo 2011 is daarom ook meegenomen naar 2012. Het moge duidelijk zijn dat een budget van 10.000,00 geen mogelijkheden biedt om 1 à 2 onderzoeken van enige substantiële omvang per jaar te doen plaatsvinden. We zullen hierover daarom graag in gesprek gaan met de raad. *) Niet alle leden vragen om een vergoeding 7. Tenslotte De Rekenkamercommissie heeft haar taak met enthousiasme en plezier opgepakt. De nog jonge commissie ziet er naar uit het eerste rapport te presenteren. Het jaar 2012 zal de commissie afhankelijk van de beschikbare middelen conform haar doelstellingen 1 à 2 onderzoeken starten/uitvoeren. Ook is de commissie voornemens haar functioneren dit jaar te evalueren. 7