BESLUIT OPSCHRIFT Vergadering van 16 september 2014 bestemd voor de gemeenteraad Besluit nummer: 2014_BW_00639 Onderwerp Centralisatie gemeentelijke huisvesting: Visie, Programma van Eisen en voorbereidingskrediet ontwerpfase - Besluitvormend Beknopte samenvatting Op 31 oktober 2013 heeft de gemeenteraad besloten tot centralisatie van de gemeentelijke huisvesting op de Raadhuispleinlocatie in Voorhout. Sassenheim en Voorhout worden samengebracht in het bestuurscentrum in Voorhout, waarbij ook de nu leegstaande bibliotheek wordt betrokken. Teylingen is gericht op ontmoeting. Op samenwerking. Wij kijken daarbij over onze eigen grenzen. Wij stellen ons open voor de zich verder ontwikkelende regionalisering. Ook de huisvesting is daar straks op voorbereid. Wij doorlopen voor de samenvoeging een zorgvuldig proces. Wij willen bereiken dat de nieuwe huisvesting in een bestaand gebouw uitstraalt wat we zijn: een moderne organisatie die midden in de maatschappij staat. Wij zijn het centralisatieproces begonnen met het maken van een Visie. Een Visie op diverse thema s die in het rapport verder zijn uitgewerkt. De Visie is ontstaan in samenwerking met veel betrokkenen in de organisatie. Visie krijgt daardoor ook draagvlak. Het is de basis voor de nieuwe huisvesting. Het is de basis voor het moderne dorp middenin de wereld! De Visie is daarna uitgewerkt in een Programma van Eisen (PvE). In het PvE zijn de eisen, wensen en ambities van onze gemeente voor de nieuwe situatie omschreven. Op basis van het PvE gaan we onze nieuwe huisvesting realiseren. Ons nieuwe "huis" is toekomstbestendig en biedt veel mogelijkheden voor een flexibel gebruik. De haalbaarheid van de plannen, die zijn beschreven in het PvE, is getoetst aan de hand van kostenramingen. Dit betekent dat voldoende bouwstenen beschikbaar zijn om na besluitvorming in de raad de ontwerpfase te starten. Aan de raad wordt gevraagd om het Visiedocument en het Programma van Eisen voor kennisgeving aan te nemen. Ook wordt gevraagd een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen voor de volgende fase van het project centralisatie gemeentelijke huisvesting, waarin wij o.a. een bouwkundig plan en een bestek opstellen. Bevoegd portefeuillehouder: Kees van Velzen Betrokken portefeuillehouder: Arno van Kempen Bestemd voor: Commissie BFT p 1 van 9
HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Bijgevoegde bijlage(n): Raadsvoorstel 1e fase Centralisatie gemeentelijke huisvesting d.d. 31-10-2014 Visiedocument Centralisatie gemeentelijke huisvesting d.d. 29 april 2014 Programma van Eisen Centralisatie gemeentelijke huisvesting d.d. 27-06-2014 Managementsamenvatting financiële resultaten d.d. 10 september 2014 Begrotingswijziging t.b.v. 3e fase Centralisatie gemeentelijke huisvesting MOTIVERING Volgende feiten gaan aan de beslissing vooraf: In het project "centrale huisvesting gemeentelijke organisatie" onderscheiden we de volgende fases: 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Onderzoeksfase: In de onderzoeksfase wordt de bestaande situatie in kaart gebracht en worden mogelijke scenario's opgesteld die ten opzichte van elkaar en de bestaande situatie worden vergeleken. Definitiefase: In de definitiefase wordt aan de hand van het Visiedocument en de daarop te baseren uitgangspunten een definitief Programma van Eisen opgesteld. Ontwerpfase: In de ontwerpfase wordt het bouwkundig plan en het bestek opgesteld. Het plan wordt aanbestedingsgereed gemaakt. Verder worden in deze fase de noodzakelijke planologische procedures gevolgd. Uitvoeringsfase: De uitvoeringsfase start met het aanbesteden en omvat verder het daadwerkelijk realiseren van het plan. In de gemeenteraad van 31 oktober 2013 is besloten tot centralisatie van de gemeentelijke huisvesting op de locatie Raadhuisplein in Voorhout en is budget beschikbaar gesteld voor de onderzoeks- en definitiefase. (bijlage 1) De afgelopen periode is de definitiefase afgerond. In deze fase zijn de volgende documenten opgesteld: Visiedocument Programma van Eisen Kostenramingen 1. Visiedocument Het centralisatieproces begint met een visie. Een visie op diverse thema's die in het document aan de orde komen. Wij hebben de Visie samen met veel mensen uit de organisatie gemaakt. Visie krijgt daardoor ook draagvlak. Wij hebben met veel mensen gesproken, workshops verzorgd en presentaties gegeven. In het Visiedocument zijn alle beelden, ideeën, uitspraken en geluiden als resultaat daarvan bijeen gebracht. Het is de basis voor de nieuwe huisvesting. Het document verwoordt de uitkomsten van de stakeholdergesprekken die zijn gevoerd en van de gesprekken met medewerkers, bestuur, MT en OR. Een aantal kaders was reeds bepaald: p 2 van 9
- realisatie van centrale huisvesting van alle ambtenaren, zodat er efficiënter kan worden gewerkt; - meer mogelijkheden tot een flexibele invulling van het gebouw; - er wordt niet bijgebouwd; - de centralisatie moet een verlichting van de exploitatielast (huisvesting) tot gevolg hebben. Deze kaders hebben wij meegenomen in het Visiedocument. Belangrijke thema's die in het Visiedocument aan de orde komen, zijn de positie gemeentehuis in de maatschappij, duurzaamheid, Het Nieuwe Werken en kwaliteit/beeldverwachting uitstraling. Voor de uitwerking van deze onderwerpen verwijzen wij naar het Visiedocument, dat als bijlage bij dit voorstel is gevoegd. (bijlage 2) 2. Programma van Eisen In het Programma van Eisen (PvE) zijn de eisen, wensen en ambities van de gemeente voor de nieuwe situatie omschreven. Dit is een verdere vertaling van het Visiedocument. Belangrijke onderwerpen die in het PvE aan de orde komen, zijn besproken met inhoudelijk betrokkenen in onze gemeente. Dit heeft zijn uitwerking gekregen in het PvE. Het PvE is het document op basis waarvan architect en adviseurs het ontwerp kunnen gaan maken. De haalbaarheid van het plan is getoetst aan de hand van kostenramingen (investeringskosten en exploitatielasten) die worden opgesteld op basis van dit PvE. Het PvE is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. (bijlage 3) 3. Kostenraming Het Programma van Eisen is doorgerekend en daarbij is in beeld gebracht welke besparing op de huisvestingslasten wordt gerealiseerd. Jaarlijks exploitatievoordeel De bij dit voorstel gevoegde managementsamenvatting van de financiële resultaten d.d. 10 september 2014 geeft inzicht in deze exploitatiekosten. (bijlage 4) In de programmabegroting 2014-2017 is vanaf 2017 rekening gehouden met een jaarlijkse besparing op de huisvestingslasten van 188.000,-. Op basis van de nu bekende gegevens komen we uit op een verwacht jaarlijks exploitatievoordeel van ca. 174.000,-. Wij gaan ervan uit dat wij alsnog in de volgende fasen van dit project de gewenste besparing kunnen realiseren. Kostenraming De kostenraming die hoort bij het PvE van de centralisatie huisvesting Teylingen valt hoger uit dan de scenariostudie, die in 2013 is uitgevoerd. In het raadsvoorstel van 31 oktober 2013 hebben wij al gemeld dat de in de onderzoeksfase gepresenteerde cijfers niet als taakstellende budgetten of als absolute bedragen kunnen worden beschouwd. Er is een aantal redenen waardoor de afwijkingen ten opzichte van de scenario veroorzaakt worden: 1. 2. 3. Bij de scenario-studie is een aantal uitgangspunten en aannames aangehouden om een onderlinge vergelijking mogelijk te maken (appels-met-appels vergelijken). Een voorbeeld daarvan zijn de afschrijvingstermijnen die op 40 jaar waren gezet omdat in een aantal scenario's sprake was van nieuwbouw. Nu er in de feitelijke situatie geen sprake is van nieuwbouw zijn deze termijnen neerwaarts aangepast, waardoor de jaarlasten stijgen. Ook een aantal (gebouw)elementen is bewust niet meegenomen in de kostenraming per scenario. Dit betrof: de ICT-gerelateerde zaken (destijds nog niet bekend welk beleid en welke eisen hieraan werden gesteld), de historische plankosten en losse inrichting. Van al deze aspecten is bij de scenariostudie aangenomen dat die voor ieder scenario gelijk zouden zijn en voor de onderlinge (financiële) vergelijking niet relevant waren. p 3 van 9
3. De klimaatinstallatie vergt een forse investering die hoger is dan tijdens de 1e fase van het project (de scenariostudie) werd aangenomen. Het is duidelijker geworden welke installaties en daarbij horende investeringen in het bestuurscentrum (en bibliotheek) noodzakelijk zijn om een comfortabel interieur te creëren. Met name de verdichting (de flexratio van 0,6) maar ook de beperkte vrije hoogte in het gebouw op diverse plekken, leiden tot hoge kosten op het vlak van de klimaatinstallatie. Overigens moeten de investeringen voor klimaatbeheersing ook gedaan worden als we de huidige huisvestingssituatie handhaven en niet tot centrale huisvesting besluiten (zie ook de financiële consequenties). Wij benadrukken hierbij dat de investeringsraming is gebaseerd op een Programma van Eisen. Het ontwerpteam, waaraan ook een adviseur installaties zal deelnemen, werkt het installatieconcept verder uit en dan kunnen ook de kosten nog nauwkeuriger geraamd worden. De programmaraming voor de installaties die nu is opgesteld, hanteren we als bovengrens, waarbij de doelstelling is de kosten in de loop van het ontwerpproces naar beneden bij te stellen als gevolg van optimalisaties. In de aanpak van dit project werken we van grof naar fijn. Dit geldt voor het ontwerp maar ook voor de kostenraming. Naarmate het project verder vordert, ontstaat steeds meer nauwkeurigheid en een steeds beter zicht op de uiteindelijke vormgeving en de financiële consequenties. Voor de verbouwing van het bestuurscentrum en de bibliotheek nemen wij (in grote lijnen) de volgende zaken mee: De gebouwen moeten opnieuw worden ingedeeld en er zijn ingrijpende werkzaamheden nodig die betrekking hebben op de klimaatinstallatie. Wij gaan ervan uit dat het gebouw inpandig grotendeels wordt aangepast om een flexibele herinrichting mogelijk te maken. Voor de klimaatinstallatie worden kanalen en leidingen aangebracht en geïntegreerd in het plafond en de verlichting wordt vernieuwd (energiezuinig). We gaan uit van nieuwe vloerafwerking en nieuwe binnenwanden (zo beperkt mogelijk). Verder zijn nieuwe beveiligingsinstallaties meegenomen, evenals afbouwwerkzaamheden, data-installatie/-bekabeling en bouwkundige afwerking serverruimte, vast meubilair (o.a. pantry's, balies, raadzaal), losse inrichting en meubilair (m.u.v. werkplekmeubilair, losse inrichting van de kantine en sanitaire accessoires), een beperkte horecavoorziening en benodigde installaties, uitbreiding fietsenstalling, parkeerplaats en aanpassing omliggende terrein. De servers, telefooncentrale en andere componenten die in de serverruimte nodig zijn, vallen buiten het project. Dit geldt ook voor audiovisuele middelen in vergaderruimten en de discussie- en vergaderinstallatie in de raadzaal. Ook systemen en installaties die nodig zijn voor de gemeentewinkel zijn uitgezonderd. Dit is omdat er installaties meegenomen worden naar de nieuwe huisvesting (voorbeeld: wij gaan geen nieuwe telefooncentrale aanschaffen) maar ook is op dit moment op deze onderdelen nog niet zeker of en zo ja welke investeringen noodzakelijk zijn. Gedurende de ontwerpfase wordt duidelijker welke werkzaamheden en voorzieningen echt nodig zijn en welke niet. Er is nog ruimte om verschuivingen aan te brengen. Deze beslissing wordt genomen om volgende redenen: 1.1 Het centralisatieproces begint met een visie die is bedoeld als basis voor de nieuwe huisvesting en als kaderstelling voor het Programma van Eisen De beelden, ideeën, uitspraken en geluiden die we in het visietraject hebben meegekregen van bestuur, mt, or en medewerkers zijn verwoord in het Visiedocument. Wij zien centrale huisvesting als een kans voor vele ontwikkelingen zowel voor wat onze bestuurlijke ambities betreft als voor organisatorische. Centrale huisvesting draagt bij aan de versterking van onze speerpunten uit ons collegeprogramma annex kadernota ten aanzien van dienstverlening en duurzaamheid. Het draagt bij aan integrale dienstverlening o.a. door minder p 4 van 9
overdrachtsmomenten tussen beide locaties en snellere afstemming van werkzaamheden. Dit bevordert efficiënte en klantgerichte dienstverlening. De nieuwe huisvesting zorgt ervoor dat we gereed zijn voor de toekomst. De nieuwe huisvesting past binnen de voorziene ontwikkelingen ten aanzien van de bestuurlijke organisatie (o.a. verdergaande regionale samenwerking). Als er voorstellen komen die verdere regionale samenwerking tot gevolg hebben is realisatie van de centrale huisvesting een gewenste voorziening. Wij hebben dan onze zaken op orde, zowel ten aanzien van een open, transparante en toegankelijke organisatie als ten aanzien van een op zijn taak berekende ambtelijke organisatie. Het aangepaste gebouw is door het moderne kantoorconcept toekomstbestendig, niet in de laatste plaats door de flexibele indeling en door goede condities voor verschillende werkvormen (bijvoorbeeld projectmatig werken, het nieuwe werken, samenwerken met inwoners e.d.). Teylingen is daarmee een sterke partner in de regionale samenwerking met een aantrekkelijke vestigingsplaats, die ook met openbaar vervoer goed te bereiken is. 1.2 Het Visiedocument legt de basis voor een verbeterde werkomgeving (het nieuwe werken) en de realisatie van een centrum voor ontmoeting, democratie en bestuur Een aantal jaren geleden is het nieuwe werken in de gemeente Teylingen geïntroduceerd. De centrale huisvesting is nóg beter toegerust om het nieuwe werken te ondersteunen. Toekomstige wijzigingen in de organisatie leiden niet tot grote verbouwingen maar passen door de flexibele indeling eenvoudig in de bestaande situatie. Naast de werkplek voor de medewerkers wordt de centrale huisvesting dé locatie voor ontmoeting en debat. Het is bovendien een plek waar de burger, naast de digitale mogelijkheden die er zijn, de gemeente ook fysiek kan ontmoeten. Het gemeentehuis is niet per definitie het enige centrum waar de gemeenteraad vergadert, maar wordt wel als "hoofdlocatie" gezien. Immers de toename van participatie vertaalt zich ook naar een groter extern netwerk wat mogelijk kan leiden tot activiteiten buiten het gemeentehuis. 1.3 Het Visiedocument draagt bij aan onze ambities ten aanzien van dienstverlening Het huisvestingsconcept beoogt openheid, laagdrempeligheid en flexibiliteit te bieden, waardoor we onze dienstverlening nu en in de toekomst optimaal kunnen organiseren. De openheid en laagdrempeligheid geeft aan inwoners, organisaties en instellingen een gevoel van welkom te zijn (hostmanship). Ook houden wij daarmee de mogelijkheid open om aan onze inwoners persoonlijk maatwerk te leveren. De flexibiliteit zorgt ervoor dat wij snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden ten aanzien van de dienstverlening en eventuele krimp of groei van de organisatie. 1.4 Duurzaamheid is een van de speerpunten in het visiedocument en gemeentelijk beleid We hebben hoge ambities op het gebied van duurzaamheid. De centrale huisvesting is de kans om hierin een voorbeeldrol te vervullen, waarbij we in onze duurzaamheidsambitie er rekening mee houden dat het gemeentehuis een bestaand gebouw is. Onze duurzaamheidsambitie voor de centrale huisvesting zien wij in deze context. Primaire doelstelling is om een duurzaam gebouw te realiseren. Om dit te kunnen toetsen is een kwantitatieve norm noodzakelijk. Wij hanteren hiervoor de Gemeentelijke Prestatie Regeling (GPR). Bij deze methodiek wordt de mate van duurzaamheid uitgedrukt in de thema's energie, gezondheid, milieu, toekomstwaarde en gebruikskwaliteit. De GPR-methode geeft punten voor de toepassing van Duurzaam Bouwen-maatregelen, resulterend in een rapportcijfer per thema en een (gewogen) gemiddelde voor het gebouw. Het gebouw moet op basis van het Bouwbesluit ten minste een GPR-score van 7,0 behalen. Tijdens het ontwerpproces wordt onderzocht met welk installatie- en gebouwconcept de doelstelling van energieneutraliteit zoveel mogelijk kan worden benaderd. p 5 van 9
Duurzaamheid vertaalt zich o.a. in het realiseren van een flexibel gebouw, investeringen in energiezuinigheid en duurzame maatregelen en het faciliteren van medewerkers in mobiliteit. Deze zaken zijn meegenomen in het Programma van Eisen. 1.5 Er komt een bestemming voor de leegstaande bibliotheek in Voorhout en er ontstaan ontwikkelingsmogelijkheden voor het vrijkomende gemeentekantoor in Sassenheim Bibliotheek In Voorhout staat de bibliotheek al enige tijd leeg. Doordat wij het gebouw gaan gebruiken voor onze eigen huisvesting krijgt het pand een nuttige herbestemming. De zorg om het leegstaande gebouw in Voorhout is hiermee opgelost. Locatie Sassenheim Door de centralisatie van de ambtelijke organisatie inclusief de publieksbalies in het bestuurscentrum van Voorhout komt het gemeentekantoor in Sassenheim leeg te staan. Het gemeentekantoor in Sassenheim heeft geen toekomstige functie in de vastgoedbehoefte van de gemeente en kan daarmee verkocht worden. Er wordt voor dit afzonderlijke traject een notitie opgesteld waarin het proces wordt beschreven hoe de verkoop plaats gaat vinden en welke beleidsdoelstellingen en voorwaarden verbonden worden aan de verkoop. Bezien zal worden of en zo ja hoe het gemeentekantoor een rol van betekenis kan spelen rondom de opgaven op het gebied van wonen en zorg. 1.6 Het Programma van Eisen (PvE) is een uitwerking van het visiedocument In het Programma van Eisen zijn de eisen, wensen en ambities van de gemeente voor de nieuwe situatie omschreven. De haalbaarheid is getoetst aan de hand van kostenramingen, die zijn opgesteld op basis van dit PvE. Het PvE omvat de volgende onderwerpen: - de hoofdkenmerken van de uitgangspunten, locatie en randvoorwaarden; - de beeldkwaliteit en beeldverwachting voor de huisvesting; - de locatie, stedenbouwkundige randvoorwaarden en parkeren; - het gebouwconcept; - het dienstverleningsconcept; - de ruimtelijke eisen; - eisen vanuit gebouwexploitatie; - duurzaamheid; - technische kwaliteitseisen. Om daadwerkelijk een besparing op de huisvestingslasten te kunnen realiseren was een verdere verlaging van het ruimtebeslag nodig. Dit is gerealiseerd door de verlaging van de flexfactor van 75 naar 60% en door het multifunctioneel en flexibel gebruik van o.a. de raadzaal, overige vergaderruimten en de centrale hal. Dit is meegenomen in het PvE. Om te toetsen of de flexfactor van 60% haalbaar is, hebben we in het voorjaar twee keer een week het gebruik van de werkplekken geïnventariseerd. Daardoor hebben we nu een goed beeld van het aantal werkplekken dat we minimaal nodig hebben in de nieuwe huisvesting. Uit de meting blijkt dat de flexfactor 0,6 (voor iedere 10 medewerkers zijn 6 werkplekken beschikbaar) haalbaar is, met een aantal verduidelijkingen en randvoorwaarden. Dit wordt verder uitgewerkt in de ontwerpfase. 1.7 Het PvE is de basis voor de architect en adviseurs om een ontwerp te kunnen maken en is tevens toetsingsinstrument Nadat de raad heeft ingestemd met dit voorstel, vindt de aanbesteding plaats van de architect en overige adviseurs. Op basis van het PvE wordt aan de geselecteerde architecten en overige adviseurs gevraagd om een plan van aanpak in te dienen, een visiepresentatie te geven en een honorariumaanbieding in te dienen. Een nader samen te stellen selectiecommissie maakt een p 6 van 9
keuze op basis van de hiervoor genoemde elementen. Tijdens de ontwerpfases is het PvE tevens het document waarop wij de ontwerpen toetsen. 1.8 Uit de managementsamenvatting blijkt dat de verwachte besparing op de huisvestingslasten realiseerbaar is In de programmabegroting 2014-2017 is vanaf 2017 rekening gehouden met een jaarlijkse besparing op de huisvestingslasten van 188.000,-. Op basis van de nu bekende gegevens komen we uit op een verwacht jaarlijks exploitatievoordeel van ca. 174.000,-. Wij gaan ervan uit dat wij alsnog in de volgende fasen van dit project de gewenste besparing kunnen realiseren. 2.1 Bij de start van dit project is afgesproken om iedere volgende fase afzonderlijk ter besluitvorming voor te leggen aan de raad De definitiefase kan hiermee worden afgerond, waarmee de basis is gelegd voor verdere uitwerking in de ontwerpfase. In deze fase wordt het architectonische plan en het bestek opgesteld. Ook de afronding van deze fase wordt aan de raad ter besluitvorming voorgelegd. 3.1 Expliciete duurzaamheidsmaatregelen worden separaat ter besluitvorming voorgelegd De standaard duurzaamheidsmaatregelen zijn al in de kostenraming meegenomen. Denk daarbij aan energiezuinige verlichting, die vele malen duurzamer is dan de huidige verlichting. In het algemeen maar zeker ook bij de installaties kiezen we voor zo duurzaam mogelijk. Naast de basis duurzame maatregelen kan gekozen worden voor expliciete duurzame maatregelen. Daar zijn wel extra investeringen voor nodig. In de kostenraming zijn deze aanvullende duurzame maatregelen vooralsnog buiten de totale investeringsbegroting gelaten. Van enkele mogelijke maatregelen zijn de kosten wel in beeld gebracht, zoals Warmte- en Koudeopslag (WKO) in de bodem, het verbeteren van de isolatiewaarde van de beglazing (vervanging glas) en spouwmuurisolatie. De kosten van deze maatregelen bedragen circa 0,5 mln. Dit bedrag gebruiken wij als richtlijn voor een pakket aan duurzaamheidsmaatregelen. Welke maatregelen het hoogste rendement opleveren, moet echter nog verder onderzocht worden. Dit gebeurt tijdens de ontwerpfase. Naast de hierboven genoemde maatregelen worden dan ook mogelijk andere maatregelen, of een combinatie daarvan, onderzocht op technische en financiële haalbaarheid. Het is daarom mogelijk dat wij aan het eind van de ontwerpfase met een ander pakket aan duurzaamheidsmaatregelen komen dan nu in beeld is gebracht. Na de ontwerpfase wordt een concreet en haalbaar voorstel aan de raad voorgelegd. Tijdens de ontwerpfase zal duurzaamheid hoog op de agenda staan van het ontwerpteam, waarbij mogelijke maatregelen (en een daarbij horende kostenraming en berekening van de terugverdientijd) afzonderlijk gepresenteerd worden. Het is daarbij evident dat dit een aanvullende investering vergt, maar nadat deze is terugverdiend (we beogen 7 tot 10 jaar), zal dit een aanvullende besparing op de gebouwexploitatie opleveren. 4.1. In de ontwerpfase worden het bouwkundige plan (schetsontwerp, voorlopig ontwerp en definitief ontwerp) gemaakt en het bestek opgesteld In het voorbereidingskrediet wordt o.a. rekening gehouden met kosten voor projectmanagement en ondersteuning, architect, constructeur, adviseur installaties, onderzoek duurzaamheidsmaatregelen enz. De kosten hiervan zijn al in de kostenraming van het project meegenomen. Legt aan de gemeenteraad voor ter beslissing: p 7 van 9
VOORSTEL Besluitpunt 1: Het Visiedocument centralisatie huisvesting gemeente Teylingen d.d. 29 april 2014, het definitief Programma van Eisen centralisatie huisvesting gemeenteteylingen d.d. 27 juni 2014 en de managementsamenvatting financiële resultaten d.d. 10 september 2014 voor kennisgeving aan te nemen. Besluitpunt 2: In te stemmen met de verdere uitwerking van het project in de ontwerpfase overeenkomstig de vastgestelde fasering. Besluitpunt 3: In te stemmen met de uitwerking in de ontwerpfase van mogelijke maatregelen die verband houden met duurzaamheid (inclusief kostenraming en terugverdientijd) voor een bedrag van circa 500.000,-. Besluitpunt 4: Voor de ontwerpfase een voorbereidingskrediet ter hoogte van 460.000,- ter beschikking te stellen en in te stemmen met de bij dit besluit behorende begrotingswijziging. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Advies & Ondersteuning Secretariaat Financiële consequenties: In de Programmabegroting 2014-2017 is vanaf 2017 rekening gehouden met een jaarlijkse besparingsmaatregel voor wat de centrale huisvesting betreft van 188.000,-. Uit de doorrekening van het scenario Centralisatie Voorhout bestaand bestuurscentrum + inpassing bibliotheek blijkt dat het verwachte jaarlijkse exploitatievoordeel ca. 174.000,- bedraagt. Dit op basis van de nu beschikbare gegevens. Wij gaan ervan uit dat wij alsnog in de volgende fasen van dit project de gewenste besparing kunnen realiseren. Dit wordt ook als opdracht aan het ontwerpteam meegegeven. Versneld afschrijven Door de centralisatie van de huisvesting moeten wij een aantal oude investeringen in het bestuurscentrum en het gemeentekantoor versneld afboeken. Dit betekent een eenmalige afschrijving van ca. 600.000-. Voorgesteld wordt dit bedrag af te boeken ten laste van de algemene reserve. Dekkingsreserve In de bijlage Managementsamenvatting financiële resultaten staat de term dekkingsreserve genoemd. Een dekkingsreserve is een reserve die bedoeld is om kapitaallasten van een investering gedurende de hele afschrijvingstermijn te financieren. Omdat conform het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) gemeenten verplicht zijn investeringen met een economisch nut te activeren (op af te schrijven) moeten de lasten als kapitaallasten in de begroting worden opgenomen. Financiering ineens door bijvoorbeeld een uitnamen uit de algemene reserve is niet toegestaan. Om toch een investering met economisch nut te kunnen financieren uit een de algemene reserve kan een dekkingsreserve gevormd. Uit deze dekkingsreserve worden dan jaarlijks de kapitaallasten zoals deze ook begroot zijn gefinancierd. De dekkingsreserve is altijd precies even groot als de totale kapitaallasten die nog bij de investering horen. In het voorstel centrale huisvesting wordt voorgesteld voor de klimaatinstallaties voor een bedrag van 1 mln. p 8 van 9
een dekkingsreserve te vormen. In het verleden is ook voor het gemeentekantoor Sassenheim een dekkingsreserve gevormd. MJOP In de bijlage Managementsamenvatting financiële resultaten d.d. 28 augustus wordt het MJOP (Meerjarig Onderhouds Programma) genoemd. Het MJOP is een voorziening waaruit onderhoudskosten van gemeentelijke gebouwen worden gefinancierd. Ook voor het onderhouden van het gemeentekantoor Sassenheim en het bestuurscentrum Voorhout zijn onderhoudskosten in het MJOP geraamd. In de berekening zijn de gemiddelde onderhoudskosten over een looptijd van 20 jaar vergeleken met de verwachte onderhoudskosten voor de nieuwe centrale huisvesting op basis van ervaringscijfers uit een benchmark van bbn. Het verschil tussen beide is een deel van de verklaring van het voordeel dat op exploitatiebasis door de centrale huisvesting in dit voorstel gepresenteerd wordt. Klimaatinstallatie Het plan tot centralisatie van de gemeentelijke huisvesting zoals nu op hoofdlijnen is voorzien (en geraamd) gaat uit van een goede werkomgeving en binnenklimaat binnen de kaders van het bestaande gebouw. Los van de centralisatie is de gedachte dat het verbeteren van het binnenklimaat so wie so al noodzakelijk was. Wij verwijzen hiervoor naar de besluitvorming in de raad van 12 maart 2009. Destijds lag er al een voorstel om het binnenklimaat in Voorhout te verbeteren omdat de klimaatbeheersing zwaar te kort schoot. Verder onderzoek is destijds opgeschort in afwachting van mogelijke plannen voor centralisatie van de huisvesting. Als we de huidige huisvestingssituatie handhaven en niet overgaan tot centralisatie zijn er in Voorhout nog steeds hoge investeringen noodzakelijk voor de verbetering van het binnenklimaat in het bestuurscentrum. De geschatte kosten daarvan zijn 1 tot 1,5 mln euro. Tegen deze achtergrond stellen wij voor de kosten voor de klimaatinstallatie uit de algemene reserve te halen en op die manier niet te laten drukken op het investeringsbudget van de centralisatie. Wij stellen voor het bedrag uit de algemene reserve te beperken tot 1 miljoen euro, zijnde puur de kosten voor de ventilatie en koeling. Deze kosten worden annuitair in 15 jaar afgeschreven. De overige kosten, zoals de bouwkundige werkzaamheden, komen ten laste van het investeringsbudget. BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Goedgekeurd door het college van burgemeester en wethouders in vergadering van 16 september 2014 p 9 van 9