Rapportage online communicatie Wat de JMA achterban peoples vinden van onze digitale nieuwsvoorziening INHOUD Leeswijzer... 1 Aanleiding rapportage...2 Cijfers nieuwsbrief...2 Online communicatie: Hoe...2 1 Kanaal...2 2 Wanneer...3 Online communicatie: Wat...3 1 Inhoud...3 2 Vorm... 4 Verbeterpunten, aanbevelingen, overwegingen...4 Nieuwsbrief...4 (nieuws)berichten...5 Overig...6 Bijlage I: Lezersaantallen nieuwsbrief...7 Bijlage II: Gewenste updates...8 LEESWIJZER Voor iedereen die met communicatie namens JMA bezig is (waaronder sociale media) zijn de secties '(nieuws)berichten' en 'overig' van het hoofdstuk Aanbevelingen interessant. Ook is de sectie 'inhoud' van het hoofdstuk 'Online communicatie: Wat' voor iedereen relevant (zie ook bijlage 2). Verder zijn de hoofdpunten per stuk vetgedrukt om de tekst makkelijk te kunnen scannen. zaterdag 9 augustus 2014 (update 28 augustus 2014) Koen Glotzbach, Delft
AANLEIDING RAPPORTAGE Ondanks onze updates (consequenter met formaat en toepassing afbeeldingen, kortere tekstjes, doorlinken naar website), kregen we de indruk dat het totale aantal ontvangers, de openingsrate en de clickrate daalden. We wilden daarom evalueren of de tijdsinvestering van het bestuurslid communicatie (aanleveren content) en de communicatiemedewerker (redactie & productie) het nog waard is. Via een online enquete, waarvoor alle nieuwsbrief-ontvangers en werkgroepleden, hebben we onderzocht wat voor nieuws onze achterban wil ontvangen en op welke manier ze online updates willen ontvangen. Zo'n 100 mensen hebben de enquete doorlopen. Hierbij moet wel worden vermeld dat niet is gevraagd naar de leeftijd van de respondenten, wat de beoordeling van de resultaten niet ten goede komt. Een aantal respondenten heeft aangegeven boven de dertig jaar te zijn, dus de resultaten zijn mogelijk niet zozeer relevant voor onze doelgroep. In deze rapportage is gebruik gemaakt van gewogen gemiddelden. CIJFERS NIEUWSBRIEF Uit de grafische weergave van onze nieuwsbrief statistieken (zie bijlage 1) blijkt dat het met de 'decline' van de nieuwsbrief wel meevalt: hoewel de openingsrate en het aantal ontvangers dalen, zit onze gemiddelde openings rate boven die van onze industrie (NGO's). Bovendien is het aantal ontvangers in verhouding tot ons ledenaantal niet slecht te noemen. Grappig om op te merken is dat onze oproep voor de enquete (onderwerp: Deze nieuwsbrief lees je zeker ook niet) leidde tot 22 afmeldingen, maar dat het de trend van dalende opening rates gekeerd lijkt te hebben. ONLINE COMMUNICATIE: HOE 1 KANAAL We vroegen deelnemer om de rechts vermelde kanalen te sorteren: waarmee zou jij op de hoogte gehouden willen worden. Onder onze nieuwsbrief ontvangers heeft (surprise, surprise) email de voorkeur (op nummer 1 gezet door 57% v/d respondenten, op nummer 2 door 17%). Daarna volgen onze website (alhoewel die ook lage bezoekersaantallen heeft; #1 voor 9%, #2 voor 33% en #3 voor 24%) en Facebook (wat toenemende aantallen views kent; #1 en #2 voor 22%; #3 voor 21%). Hoewel het onderzoek duidelijk over 'online updates' ging, gaven 7 mensen aan live (telefonisch, of op markten/op straat) benaderd te willen worden (bij 'anders'). Eenmaal werd een 'magazine' genoemd (in het verleden hadden we Groene Golf, terziele wegens gebrek aan capaciteit). Rapportage online communicatie p. 2
2 WANNEER Uit de open antwoorden bleek dat deze vraag vooral werd beantwoord voor de nieuwsbrief. Het meerendeel vind de huidige frequentie (maandelijks) goed. Een aantal respondenten liet weten gïnformeerd te willen worden 'wanneer er hulp nodig is', 'bij hele speciale gebeurtenissen' of 'als er interessante dingen te melden zijn'; een aantal wilde meermaals per week via Facebook geüpdatet worden (doen we ook al). ONLINE COMMUNICATIE: WAT 1 INHOUD Er is in de enquete twee keer gevraagd waarover de ontvangers zouden willen lezen. Vraag twee was een open vraag, bij vraag 8 konden 6 thema's naar voorkeur gerangschikt worden. Uit de antwoorden van de open vraag kunnen 5 categoriën gedestilleerd worden. (Resultaten van) onze acties en activiteiten word het vaakst genoemd, gevolgd door dingen waaraan de lezer kan meedoen (in de vorm van een aankondiging, agenda, etc), gevolgd door nieuws (JMA, extern, milieu). De antwoorden onder 'anders' komen overeen met de antwoorden gegeven bij de open vraag (vraag 2). De open en gesloten vragen laten ongeveer hetzelfde zien: acties, activiteiten en dingen waaraan men kan meedoen op 1 e en 2 e plaats, nieuws en verslagen 3 e plaats. De open vragen voegen twee nieuwe categoriën toe: achtergrondinformatie (over JMA en haar projecten; milieuthema's) en luchtig (leuke websites en blogs; weetjes; tips voor praktisch idealisme). Een volledige opsplitsing staat in bijlage 2. Verder gaf een aantal respondenten aan meer lokale updates, of van buiten de randstad te willen. Ook was eer een opmerking gemaakt dat we wat meer activiteiten met 'minder inhoud' mochten Rapportage online communicatie p. 3
presenteren (maar dan moeten we die dus wel organiseren) en er was een opmerking dat dingen minder vaak met verplichte activiteiten zoals colleges/tentamens zouden mogen conflicteren. 2 VORM Bij de open vraag over de inhoud van de berichten, werden ook een aantal opmerkingen gemaakt over de presentatie. Eerst even over de hoeveelheid informatie: 74,2 % van de resppondenten vindt die goed, 19,6 % vindt het teveel, 6,2 % vindt het te weinig (vraag 4; n=97). Onder respondenten die aangaven onze nieuwsbrief 'nooit' of 'soms' te lezen ligt het percentage 'teveel informatie' hoger dan het gemiddelde (24,4 % ipv 19,6 %). Daarbij moet worden opgemerkt dat een aantal respondenten bij andere vragen aangaf kort & bondige stukjes te willen en linkjes naar de website, wat we nu dus al doen: ontevreden ontvangers hebben onze nieuwe insteek wellicht niet (goed) meegekregen. Verder kwamen uit de verschillende vragen de volgende punten naar voren (worden besproken bij de aanbevelingen): Drie respondenten zien graag video-verslagen van acties en milieuthema's (eigenlijk ook het idee van mini-docu's dat we hadden, maar dat door gebrek aan capaciteit niet is doorgezet). Dit is te overwegen, maar dit kost veel tijd en is dus niet aan te raden. 'enthousiasmeer!' 'foto's erbij', 'mooie foto's', 'meer foto's' en 'de kwaliteit van de foto's moet omhoog; de wereld van de communicatie tegenwoordig bestaat uit beeld, niet uit tekst. Ik vind het gebruikte beeld in de nieuwsbrief zelden aansprekend en/of passend bij het onderwerp.' 'de nieuwsbrief is vrij " teksterig " m.i. het zou fijn zijn als je sneller in één oog opslag kan zien waar een stukje over gaat neem groter "koljes" of gebruik grotere vakken per stukje (of verder uit elkaar)' 'misschien helpt het om een e-mail te sturen met een onderwerp en een vraag' 'via persoonlijke mail, dan voel je je meer aangesproken en ben je 10x sneller geneigd tot actie en meedoen en meedenken' 'uitdagende en/of grappige teksten en koppen', maar ook 'jullie titels zijn over het algemeen pakkend, vaak moet ik even lachen om de vondst, dat maakt het lezen eenvoudiger' 'Ik lees de nieuwsbrief vaak niet, omdat ik deze op mijn telefoon bekijk: de lay-out werkt niet optimaal voor telefoon' 'Een inhoudsopgave lijkt mij handig en minder scrollen voor de tekst' VERBETERPUNTEN, AANBEVELINGEN, OVERWEGINGEN Hieronder staat een lijst met feedback van de laatste, open, vraag plus eigen aanbevelingen nav deze rapportage. NIEUWSBRIEF Huidige frequentie wordt goed gevonden. Die kunnen we behouden, maar we kunnen er ook voor kiezen het onszelf makkelijker te maken door de frequentie te verlagen (naar elke twee maanden). Aan de andere kant haalt dat weer een motivator weg om de site up to date te houden en Rapportage online communicatie p. 4
Er is een aantal keer aangegeven dat men oproepen wil ontvangen om (lokaal) mee te doen. Het valt te overwegen om de Doe Mee-lijst en de nieuwsbrief op één lijst te zetten en een groep actievelingen een apart segment te geven (waardoor een bredere groep vaker Doe Mee-mails krijgt). Gezien de lage clickrate kunnen de tekstjes iets langer zijn dan twee tot drie zinnen. Dat maakt het schrijven makkelijker en je geeft de bulk die niet doorklikt net wat meer informatie. Respondenten die onze nieuwsbrief 'nooit' of 'soms' lezen lijken niet goed op de hoogte va de huidige vorm van de nieuwsbrief. Na een update van onze template kunnen we dit segment lokken om de nieuwsbrief te openen met een onderwerp als 'Lees over in onze vernieuwde nieuwsbrief'. De groep ontvangers die onze nieuwsbrief wel opent kunnen we een ander onderwerp en andere inhoud voorschotelen waarbij we de update niet benadrukken (want zo'n enorm verschil zal het niet zijn met de laatste nieuwsbrieven). We moeten doorgaan met de nieuwsbrief om onze achterban te bedienen die niet op Facebook zit: Een respondent gaf aan geef Facebook te hebben en daardoor het idee te hebben dingen te missen. Een deel van onze achterban zal geen Facebook hebben en zonder nieuwsbrief niks meer van JMA horen: van de 492 leden, vond Facebook slechts 202 leden op hun platform op basis van emailadresen naam. Daarnaast is de nieuwsbrief een mooi 'overzicht en reminder van wat jullie doen' waarmee we kunnen laten zien 'dat we nog bestaan'. Een respondent merkt (terecht) op: 'inleiding in de nieuwsbrief weglaten, is dubbel en maakt hem nog langer' Zowel video's als luchtige onderwerpen en films zijn genoemd als gewenst; we kunnen makkelijk de dingen van Docu Dinsdag (van Facebook) opnemen in de nieuwsbrief. Ook een selectie van andere content die in eerste instantie bedoeld is voor Facebook, kan worden overgenomen in de nieuwsbrief. De template en layout van de nieuwsbrief moet op de schop: De productie van de nieuwsbrief moet vereenvoudigd worden, zodat het de communicatiemedewerker minder tijd kost. Respondenten geven aan dat er meer beeld in de nieuwsbrief moet en dat de vlakverdeling beter kan. We kunnen een aantal nieuwsbrieven van andere organisaties naast elkaar leggen om te vergelijken en te kijken wat ons aanspreekt. Een inhoudsopgave is prettig voor de lezers, maar dan moet dit wel automatisch gegenereerd kunnen worden (anders is het weer extra werk in de productie). De mobiele versie leest nog steeds niet prettig. Het instellen van namen verder promoten en consequent doorvoeren bij nieuwe aanmeldingen voor verdere personanlisatie. We moeten meer aandacht besteden aan het bedenken van gode onderwerpen. Eventueel kunnen we gebruik maken van A/B automatische keuze met twee interessante thema's in onze onderwerpregel. (NIEUWS)BERICHTEN 'nieuws duidelijker geschreven vanuit de benadering van de vrijwilligers (zodat er meer binding ontstaat tussen mij als lid en de echte actieve leden)' en 'probeer leden die niet actief mee (kunnen) doen te betrekken bij waar de actieve leden mee bezig zijn'. We Rapportage online communicatie p. 5
moeten vaker een verslagje/update van de teams (waar ze binnen hun team mee bezig zijn) plaatsen. 'De koppeling met dagelijks leven verbeteren, koppeling met consumenten en koopgedrag verbeteren' JMA'er van de maand gaf inzicht in JMA ('achter de schermen'), onze opinie (op actuele thema's) en maakt de boel luchtig. Het is leuk als we dit opnieuw kunnen opstarten, met wat meer verscheidenheid wat betreft insteek (eens een praktische tip, dan een reactie op een actueel thema, dan iemands achtergrond bij JMA). Meer milieu-inhoudelijke informatie; redelijk aantal respondenten geeft aan dit te willen, maar dit nemen we nu helemaal niet op. Ook laten we onze eigen opinie niet weten nav het nieuws (bijvoorbeeld via blogs, en/of Facebook posts). Om dit makkelijker te maken, kunnen we vaker linken naar D2E (een respondent: 'koppeling met Down to Earth mag'). OVERIG 'Bij vergaderingen zou het fijn zijn als input ook via de mail gegeven kan worden of een videoconverenz mogelijk is. Een videoconverenze heeft minder tijd nodig en een mail kan ook als de dag zelf niet uitkomt.' 'facebook groep voor JMA-leden (in plaats van alleen maar een JMA-pagina) vergroot de ledenbinding misschien' Dit doen we al voor de teams, maar misschien kunnen we ook een groep maken voor actieve leden, om de interactie tussen teams te vergroten. Hoewel de enquete ging over 'online communicatie', gaf een aantal respondenten aan dat vaker mogen bellen. Dit is mogelijk volgens ons beleid en heeft ook grote directe impact. Wel kost het veel tijd, maar we kunnen ook vaker kleinere groepjes bellen. Een respondent meldde wel een magazine te willen ontvangen. Vroeger hadden we Down to Earth, maar dat is terziele gegaan wegens een gebrek aan capaciteit. Misschien kunnen we samenwerken met een externe partij (bijvoorbeeld de Hogeschool Utrecht) om een jubileum-editie te maken voor ons 25-jarig bestaan. Een respondent verwoorde op een duidelijke manier feedback van meerdere personen: 'Maak duidelijk wat jullie anders maakt dan Milieudefensie en andere jongeren milieuorganisaties. Of laat zien met wie jullie samenwerken'. Beiden kunnen we beter doen. We willen geen concurrentie met Milieudefensie en we kunnen gebruik maken van hun werk, maar tegelijkertijd kunnen we onzelf duidelijker neerzetten als de jongerenorganisatie. Doorgaan met het verbeteren van onze aanwezigheid op Facebook (vaker, meer filmpjes, interessante weetjes, linkjes en mooier beeld). 'betrek mensen meer, vraag hun input. Gebruik de achterban die je hebt om je ideeen te toetsen, leg je ideeen voor en vraag om feedback'. Dit is in het verleden geprobeerd via een feedback-groep te regelen, maar er was weinig animo. Misschien kunnen we actieve nieuwsbrieflezers zo nu en dan een mailsturen met verzoek om feedback. 'betere website'. Staat op de stapel :P 'fotoalbum aanmaken met daarin foto's van workshops /lezingen'. Onze foto-albums moeten beter bijgehouden worden en beter verspreid worden. Het is te overwegen om gebruik te maken van Flickr om dit te makkelijker te maken. Rapportage online communicatie p. 6
BIJLAGE I: LEZERSAANTALLEN NIEUWSBRIEF Rapportage online communicatie p. 7
BIJLAGE II: GEWENSTE UPDATES Q2 Kun je aangeven wat voor updates/nieuws je van ons zou willen ontvangen thema aantal keer genoemd Acties/activiteiten (+resultaten) 43 - algemeen (ook resultaten) 35 - behaalde resultaten 5 - waar we mee bezig zijn 3 Dingen waar ik aan mee kan doen/denken 40 - agenda (JMA+extern) 24 - 'waar ik aan mee kan doen' (1, 2) 13 - lokaal meedoen 3 Nieuws 29 - milieu-nieuwtjes (3) 13 - JMA nieuwtjes 8 - samenwerking met andere orgs 3 - externe nieuwtjes 3 - milieu-wetenschap 2 Achtergrondinformatie 18 - over JMA projecten 8 - (achtergrondinfo bij) actuele onderwerpen/thema's 4 - blogs van bestuur/jma'ers 3 - waar JMA voor staat 1 - JMA achter de schermen (ook updates v/d teams) 1 - oproep tot bewustzijn 1 Luchtig 10 - praktische dingen die leden ondernemen & inspirerende ideeën 3 - leuke weetjes 3 - interessante websites 2 - groene producten 1 - leuke blogs 1 1) ook wanneer weinig tijd, buiten de randstad 2) bijv. Voorlichtingen, cursussen, interessante lezingen, prijsvragen, online petities 3) ook uit grote media, bv De correspondent; ook onze opinie daarover Rapportage online communicatie p. 8