werkschrift: bedrijfsadministratie Bestemd voor het kwalificatiedossier ondernemer detailhandel in de kwalificatiestructuur detailhandel Meppel: Economisch Instituut voor een Winkelorganisatie ISBN: 978 90 5784 335 8 Auteurs: Bertram Theo M.J., Esch, de F.L.J. 1e druk 2008, 2e gewijzigde druk 2014 Druk: Keulers BV, Geleen Ontwerp omslag/opmaak: P&P Company BV, Jan Wijnen, Beek 2014 EIW, onderdeel van Uitgeverij Edu Actief B.V. Economisch Instituut voor een Winkelorganisatie Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden (www.eiw-ondernemendleren.nl). Voor alle kwesties inzake het kopiëren van een of meer pagina s uit deze uitgave: Stichting Reprorecht, Amstelveen.
woord extra boekingsformulieren Achterin dit werkschrift zijn extra boekingsformulieren opgenomen. Deze kun je gebruiken als erbij de opgaven geen ruimte is voor uitwerkingen.
Het werkschrift bedrijfsadministratie is in eerste instantie geschreven voor deelnemers die in het middelbaar beroepsonderwijs een niveau 4 opleiding volgen. De oefenstof is geschreven voor de economische leerstof van kerntaak 1 van het kwalificatiedossier ondernemer detailhandel. De thema s die in dit werkschrift centraal staan, hebben betrekking op het werkproces bewaakt en interpreteert de financiële situatie. In het werkschrift bedrijfsadministratie worden drie thema s behandeld. Geadviseerd wordt de volgorde van de thema s te volgen. In deze thema s behandelen we geen theorie. We volgen daarbij de boekingsgang in een detailhandelsonderneming. Na het doorwerken van dit werkschrift kun je de jaarrekening van een detailhandelsonderneming interpreteren. Ofwel je bent een gesprekspartner voor je accountant. De theorie van de drie thema s wordt uitgebreid behandeld in het hoofdstuk 7 van het bronboek (retail)economie. Bij het thema journaal en grootboek ga je vanuit de openingsbalans het grootboek openen. Het grootste deel van dit thema oefen je met het verwerken van financiële feiten in het journaal. Deze feiten hebben betrekking op de btw, de omzet, de privézaken, de exploitatiekosten en de investeringen. Ook leer je in dit thema op welke manier je een grootboekrekening moet sluiten. Het beheersen van de boekingsregels is een voorwaarde om de opgaven van dit thema te kunnen maken. vooraf Bij het thema dagboeken ga je diverse dagboeken bijwerken. In een dagboek worden de financiële feiten die (zeer) regelmatig voorkomen en betrekking hebben op hetzelfde onderwerp chronologisch bijgehouden. Je gaat dagboeken bijwerken, waarin genoteerd worden: n inkopen op rekening : inkoopboek, n verkopen op rekening : verkoopboek, n ontvangsten en uitgaven per kas : kasboek, n ontvangsten en uitgaven per bank : bankboek. Alle financiële feiten die in de bovenstaande dagboeken niet geboekt kunnen worden, ga je in het diverse postenboek (memoriaal) boeken. In dit thema ga je ook de verschillende dagboeken journaliseren. Bij het thema kolommenbalans ga je sommen maken over het laatste gedeelte van het boekhoudkundig model. Je gaat aan de hand van de proefbalans de eindbalans opstellen. Hierbij ga je voor diverse ondernemingsvormen het eigen vermogen vaststellen. Tenslotte ga je met voorafgaande journaalposten vergissingen en/of vergeten financiële feiten in de boekhouding herstellen. De opdrachten in het werkschrift bedrijfsadministratie zijn geschikt om individueel aan te werken. Voordat je aan een thema begint, kun je het beste een test doen op de website: www.eiw.nl. Deze test geeft aan wat je opleidingsbehoefte is, als het gaat om de drie thema s van dit werkschrift. Je bepaalt uiteindelijk zelf met welk thema je aan de slag gaat. Stein, zomer 2014, Frans L.J. de Esch
thema s van journaal naar grootboek dagboeken kolommenbalans
Rek_Administratie_1.indd 1 w erkschri ft bedrijfseconomisch rekenen: bedrijfsadministratie van journaal naar grootboek 15-07-14 09:09
INHOUD van journaal naar grootboek... 3 openingsbalans... 3 mutaties in de balans... 9 grootboek openen... 26 hulprekeningen van het eigen vermogen... 38 journaal... 45 grootboekrekening sluiten... 54 btw in de boekhouding... 58 omzet in de boekhouding.... 66 privé in de boekhouding... 72 exploitatiekosten in de boekhouding... 79 investeringen in de boekhouding... 84 nog wat oefenen met het journaal... 89 thema bedrijfseconomisch rekenen: financiering 2
van journaal naar grootboek openingsbalans de start van de boekhouding Het startpunt van een boekhouding van elke onderneming is een inventarislijst. Dit is een lijst waarop alle bezittingen en schulden van de onderneming staan. Met behulp van de inventarislijst kan een openingsbalans worden samengesteld, waarop gelijksoortige bezittingen en gelijksoortige schulden worden samengevoegd. openingsbalans voorbeeld 1 Op de (zéér eenvoudige) inventarislijst van een detailhandelsonderneming staan de volgende zaken: n computer 1.000,- n bestelauto 9.000,- n toonbank 1.500,- n printer 350,- n winkelstellingen 2.250,- n afrekenapparatuur 2.000,- n artikelen in voorraad 35.000,- n tegoed bij de Rabobank 8.000,- n contant geld in de kassalade 2.500,- n lening van ouders 15.000,- n geleend bij ING-bank 10.000,- n nog te betalen aan leveranciers 12.000,- Met behulp van deze eenvoudige inventarislijst kan de openingsbalans gemaakt worden. Openingsbalans per.. Inventaris 8.100,- Eigen vermogen 25.600,- Auto 9.000,- Familielening 15.000,- Voorraad 35.000,- Banklening 10.000,- Bank 8.000,- Crediteuren 12.000,- Kas 2.500,- 62.600,- 62.600,- thema van journaal naar grootboek 3
exploitatiekosten en -overzicht toelichting n Het bedrag bij de inventaris, is de optelsom van de waarden van de toonbank, de winkelstellingen, de afrekenapparatuur, de computer en de printer. n Het tegoed bij de Rabobank is kortweg weergegeven achter Bank. n De lening van de ouders wordt meestal Familielening genoemd. n Leveranciers die niet contant betaald worden, worden Crediteuren genoemd. n Het eigen vermogen moet 25.600,- geweest zijn. Immers, er zijn voor 62.600,- bezittingen gekocht ( aanwezig ) en er is in totaal een schuld van 37.000,-. Dus moet de ondernemer het restant aan eigen vermogen hebben ingebracht. Vandaar dat er wel wordt gezegd dat het eigen vermogen een sluitpost van de balans is. Overigens: als er goederen op rekening verkocht worden en de ondernemer daardoor nog geld van de klanten tegoed heeft, noemt men dat Debiteuren. Een balans ziet er meestal als volgt uit: debet Bezittingen aanwending balans Eigen vermogen Schulden bronnen credit EIW BV bedrijfsadministratie 4
opgaven 1. Gegeven de onderstaande inventarislijst per 1 januari van een modezaak: n pashokjes 2.000,- n kledingrekken 8.000,- n toonbank 2.500,- n winkelpand 150.000,- n winkelstellingen 3.000,- n afrekenapparatuur 4.000,- n voorraad damesmode 5.000,- n voorraad herenmode 25.000,- n voorraad accessoires 8.000,- n tegoed van een vaste klant 1.100,- n kasgeld 1.500,- n lening van ouders 25.000,- n geleend bij ING-bank 20.000,- n nog te betalen aan leveranciers 42.000,- n hypothecaire lening 120.000,- openingsbalans Stel de openingsbalans van deze modezaak samen. Openingsbalans modezaak per 1 januari thema van journaal naar grootboek 5
exploitatiekosten en -overzicht 2. Gegeven de onderstaande inventarislijst per 1 februari van een doe-het-zelfzaak: n bestelbus 1 16.000,- n bestelbus 2 21.000,- n kassa s 11.200,- n winkelpand 240.000,- n winkelstellingen 20.750,- n kasgeld 3.000,- n voorraad verf 12.000,- n voorraad apparaten 65.000,- n voorraad gereedschappen 28.000,- n tegoed van het ROC Ter AA 4.200,- n computers 8.150,- n lening van familie 50.000,- n tegoed van aannemer Piets 5.125,- n verschuldigd aan Black & Decker 10.600,- n geleend bij Rabobank 110.000,- n nog te betalen aan groothandel JJ 52.400,- n hypothecaire lening 180.000,- n voorraad overige artikelen 93.000,- n verschuldigd aan overige leveranciers 62.000,- Stel de openingsbalans van deze doe-het-zelfzaak samen. Openingsbalans doe-het-zelfzaak per 1 februari EIW BV bedrijfsadministratie 6
3. Gegeven de onderstaande inventarislijst per 15 maart van een supermarkt: n bestelauto 26.000,- n magazijnstellingen 18.500,- n afrekenapparatuur 30.700,- n voorraad AGF 26.125,- n winkelstellingen 18.750,- n wisselgeld 9.000,- n voorraad houdbaar 44.125,- n overige winkelinventaris 21.800,- n overige voorraad 19.500,- n tegoed van mevr. Pieters 475,- n computerapparatuur 2.600,- n lening bij ABN-AMRO 67.000,- n tegoed van BS Het Spant 125,- n verschuldigd aan leveranciers 52.650,- n geleend bij Rabobank 71.000,- n nog te betalen aan groothandel 22.900,- n krediet in rekening-courant 21.600,- n voorraad overige artikelen 63.000,- n verschuldigd aan Belastingdienst 2.000,- openingsbalans Stel de openingsbalans van deze supermarkt samen. Openingsbalans supermarkt per 15 maart thema van journaal naar grootboek 7
exploitatiekosten en -overzicht 4. Gegeven de onderstaande inventarisatie van een winkel op 1 januari: n nog te ontvangen van: Mevrouw Buskemakers 540,-, Voetbalclub Celios 650,-, Mevrouw Halle 115,-, Café Het Dorstig Hert 841,-, n de auto van de zaak heeft een waarde van 5.000,-, n verschuldigd aan: Leverancier Arsalan 12.500,-, BV De Vlugge 23.600,-, Groothandel Cruts 15.654,-, n in kas ligt 998,-, n het tegoed bij de SNS-bank bedraagt volgens het bankafschrift 6.600,-, n de aanwezige winkelinventaris wordt getaxeerd op 8.950,-, n de voorraad artikelen heeft na inventarisatie een totale waarde van 63.740,-, n op het winkelpand, dat een waarde heeft van 240.000,- rust een hypothecaire lening van 190.000,-, n bij familie staat er een schuld open van 40.000,-, n het eigen vermogen bedraagt 45.680,-. Stel de balans van deze winkel per 1 januari samen. Openingsbalans winkel per 1 januari EIW BV bedrijfsadministratie 8
mutaties in de balans de balans blijft in evenwicht Dennis Markus start per 1 januari een speciaalzaak voor dames- en herenmode onder de naam M&W Wear. De (aangepaste) openingsbalans van deze detailhandelsonderneming ziet er als volgt uit: Balans M&W Wear per 1 januari Verbouwing Eigen vermogen 42.000,- winkelpand 52.500,- Familielening 40.000,- Inventaris 70.000,- Borgstellingskrediet 98.000,- Auto 19.500,- Banklening 69.000,- Voorraad 90.000,- Crediteuren 48.000.- Bank 64.000,- Kas 1.000,- mutaties in de balans 297.000,- 297.000,- Uit de balans van M&W Wear blijkt dat Dennis bij de start van zijn winkel de 297.000,- geïnvesteerd heeft in bezittingen en dat die bezittingen voor 255.000,- gefinancierd zijn met vreemd vermogen. De sluitpost van de balans is het eigen vermogen. Het moet jou duidelijk zijn dat er voortdurend (!) veranderingen (of met een moeilijk woord: mutaties) optreden in al die bezittingen en schulden en in het eigen vermogen. Zo zal Dennis Markus: n op de verbouwing, inventaris en auto afschrijven, n de voorraden verkopen en vervolgens weer aanvullen, n geld ontvangen en uitgeven per kas, waardoor de hoeveelheid kasgeld respectievelijk toeneemt of afneemt, n resultaat boeken waardoor het eigen vermogen verandert, n op rekening inkopen, waardoor de schuld aan crediteuren groter wordt, n een gedeelte van de familielening aflossen, waardoor deze kleiner wordt, n enzovoort. Welke gevolgen deze veranderingen hebben voor de balans, wordt met behulp van de onderstaande voorbeelden duidelijk gemaakt. De btw wordt in deze voorbeelden buiten beschouwing gelaten. In de voorbeelden 1 tot en met 4, op de volgende bladzijden, is elk financieel feit aanleiding om de balans te veranderen. Het zal duidelijk worden, dat niet elk financieel feit kan leiden tot het samenstellen van een nieuwe balans. Dit zou in de praktijk een onwerkbare situatie betekenen en een flinke stapel papier opleveren. Het verwerken van financiële feiten in de boekhouding behoort tot de eerste stap in het boekhoudkundig model. thema van journaal naar grootboek 9
exploitatiekosten en -overzicht voorbeeld 1 Dennis koopt op 5 januari een partij T-shirts van het merk Marsitta in, die hij per bank betaalt, voor 2.500,-. De balans ziet er, na deze (financiële) gebeurtenis (of: dit financiële feit), als volgt uit: Balans M&W Wear per 5 januari Verbouwing Eigen vermogen 42.000,- winkelpand 52.500,- Familielening 40.000,- Inventaris 70.000,- Borgstellingskrediet 98.000,- Auto 19.500,- Banklening 69.000,- Voorraad 92.500,- Crediteuren 48.000.- Bank 61.500,- Kas 1.000,- 297.000,- 297.000,- Uit de gewijzigde balans kun je aflezen, dat door deze inkoop de voorraad toegenomen is en dat het banktegoed minder geworden is. voorbeeld 2 Op 11 januari betaalt Dennis per bank de factuur van crediteur Van Bommels ad 7.000,-. De balans per 11 januari ziet er na deze mutaties als volgt uit: Balans M&W Wear per 11 januari Verbouwing Eigen vermogen 42.000,- winkelpand 52.500,- Familielening 40.000,- Inventaris 70.000,- Borgstellingskrediet 98.000,- Auto 19.500,- Banklening 69.000,- Voorraad 92.500,- Crediteuren 41.000.- Bank 54.500,- Kas 1.000,- 290.000,- 290.000,- Uit de gewijzigde balans kun je aflezen dat door deze betaling de schuld aan crediteuren is afgenomen en dat het banktegoed minder geworden is. Er is nu een verandering in de samenstelling van het vermogen zichtbaar geworden. De totaaltellingen van de balans waren 297.000,- en zijn na verwerking van de mutaties 290.000,- geworden. EIW BV bedrijfsadministratie 10
voorbeeld 3 Op 15 januari maakt Dennis de kassa op. Het blijkt dat hij voor 3.500,- verkocht heeft. In dat bedrag zit 1.000,- winst. (Voor de eenvoud wordt er geen onderscheid gemaakt tussen brutowinst en nettowinst). Als deze mutatie in de voorraad, de kas en het eigen vermogen verwerkt is, ziet de balans er als volgt uit: Balans M&W Wear per 15 januari Verbouwing Eigen vermogen 43.000,- winkelpand 52.500,- Familielening 40.000,- Inventaris 70.000,- Borgstellingskrediet 98.000,- Auto 19.500,- Banklening 69.000,- Voorraad 90.000,- Crediteuren 41.000.- Bank 54.500,- Kas 4.500,- mutaties in de balans 291.000,- 291.000,- De voorraad wordt door de gerealiseerde kassaomzet lager en wel voor het inkoopbedrag; het bedrag aan contanten neemt toe voor de opbrengst; de winst wordt opgeteld bij het Eigen vermogen, dat immers toeneemt door winst. Er is nu sprake van een verandering in de samenstelling en in de grootte van het vermogen. voorbeeld 4 Op 20 januari verkoopt Dennis voor 1.200,- op rekening aan een plaatselijk ROC (Unit Handel). De inkoopwaarde van de omzet bedraagt 850,-. Om een goed overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen te krijgen, moet er weer een nieuwe balans gemaakt worden. Deze ziet er als volgt uit: Balans M&W Wear per 20 januari Verbouwing Eigen vermogen 43.350,- winkelpand 52.500,- Familielening 40.000,- Inventaris 70.000,- Borgstellingskrediet 98.000,- Auto 19.500,- Banklening 69.000,- Voorraad 89.150,- Crediteuren 41.000.- Debiteuren 1.200,- Bank 54.500,- Kas 4.500,- 291.350,- 291.350,- De voorraad wordt door deze verkoop lager; er ontstaat de bezitting debiteuren; de winst wordt weer opgeteld bij het eigen vermogen. thema van journaal naar grootboek 11