Kaya Sagrado 24 Willemstad, Curaçao Willemstad, maart 2013 Hoe kies je een Learning Managment System (LMS) Er zijn vele Learning Management Systems en er komen steeds nieuwe bij. Geen overwogen keuze kan onnodige uitgaven betekenen als u het systeem moet vervangen door een ander systeem. Hieronder een aantal stappen om tot een overwogen keuze te komen. Het proces Selecteer een commissie met collega's uit verschillende afdelingen waar het gebruik van een LMS de grootste invloed heeft of verandering veroorzaakt. Stel doelen en prioriteiten. Wat wilt u meten of bewaken, een POP opstellen of..? Bedenk dat noodzakelijke functiebeschrijvingen en competenties up to date zijn. Dit heeft weinig met een LMS te maken maar veel meer met uw proces. TopicKeuzeLMS 20-3-2013 pagina 1
stap 1 [systeem eisen] Stel een lijst op van eisen, bijvoorbeeld aan de hand van onderstaande vragen. heeft u de infrastructuur en de voorkeur om het systeem op uw eigen server te plaatsen of kiest u liever voor externe hosting? moet de LMS samenwerken of geïntegreerd worden met andere systemen zoals bijv. SAP? wilt u gekochte e-learning lessen plaatsen op uw systeem en/of zelf e-learning lessen maken? zijn certificeringstrajecten in uw bedrijfstak wenselijk of noodzakelijk? wenst u talent management in te zetten? moet uw LMS meerdere talen ondersteunen? wordt het systeem alleen intern gebruikt of gaat u het ook inzetten voor partners, leveranciers, klanten of commercieel? Noteer deze eisen kort en bondig Voorbeeld: De LMS moet een keuze hebben tussen de talen Chinees, Engels en Nederlands. De fontset moet dit ondersteunen. De voorkeur wordt gegeven aan commerciële systemen welke deze talen al hebben opgenomen. TopicKeuzeLMS 20-3-2013 pagina 2
Uw lijst met minimale systeem eisen Gebruik deze lijst zodat u het aantal beschikbare systemen/levranciers wordt verkleind. Een voorbeeld voldoet LMS aan de SCORM norm talen keuze uit: Spaans en Nederlands geteste connectie of ervaring met connectie tussen LMS en SAP web based system, internet toets mogelijkheid bulk upload van cursisten, bulk upload van cursussen rapportage per afdeling, per persoon competentie en funktieprofielen mogelijkheden https mogelijk documentbeheer mogelijk aantal users / kosten schaalbaar Met dit soort eisen beperkt u de lijst tot ongeveer 4-7 systemen. TopicKeuzeLMS 20-3-2013 pagina 3
stap 2 [gebruikers eisen] Maak een lijst van eisen welke voorkomen in het dagelijks gebruik. Leveranciers geven graag een demonstratie, echter alleen nuttig om een algemeen beeld te krijgen van een LMS. Nadat u ongeveer weet wat er kan stelt u uw eigen eisen op. Hieronder een paar voorbeelden. 1. maak een rapportage over de laatste 3 maand met voltooide cursussen gestarte cursussen maar niet voltooid voltooide cursussen per afdeling studiebelasting per cursist kosten per cursist kosten per afdeling 2. toegang tot cursus of e-learning release policy zelf kunnen bepalen manager en/of HR betrekken of verantwoording geven 3. certificeringstraject mogelijk met instelbare tijdpad meldingen (afgerond, meer tijd nodig etc) naar manager / HR toetsen 4. certificaten met beperkte geldigheid automatisch re-certificeren 5. werknemers / cursisten, managers en docenten informeren over start, kosten, inhoud bij een aanvraag van training 6. werknemers / cursisten, managers en docenten informeren middels mail (# dagen, herhalingen instelbaar) nieuwsberichten voorpagina web site etc. etc. Probeer ongeveer 20 tot 25 eisen op te stellen. Uw keuze uit leersystemen wordt steeds eenvoudiger. TopicKeuzeLMS 20-3-2013 pagina 4
stap 3 [demonstratie levaranciers] Nodig een bepekt aantal leveranciers uit (aan de hand u gebruikers eisen) en laat hen demonstreren hoe uw eisen in hun systeem realiseerbaar zijn. U heeft dan de controle over de demonstratie i.p.v. de leverancier. Dit voorkomt een eenzijdig aanprijzen van hun product. stap 4 [verzamel klant informatie] vraag bij de leveranciers naar hun klanten en vraag naar hun ervaring en dienstverlening van de leverancier. stap 5 [vraag offerte] Vraag een offerte aan de beperkte lijst van leveranciers. Zorg dat uw kritische eisen en gebruikers eisen (stap 2) vermeld staan. Vraag een gedetailleerde kostenberekening en implementatie tijd / traject. stap 6 [kies] Evaluatie Kies op basis van diensten, prijzen, ervaring bij gebruikers. Naar aanleiding van enquêtes en onderzoeken bij leveranciers is geconstateerd dat ongeveer 50 % van de zoektochten naar een LMS dient ter vervanging van de bestaande LMS. Soms omdat het bedrijf gegroeid is en de LMS niet schaalbaar blijkt te zijn maar in veel gevallen vanwege onvrede met het systeem. Helaas heeft men zich toen niet voldoende op de hoogte gesteld van de mogelijkheden van een LMS en de eigen eisen aan die LMS. Max Consult TopicKeuzeLMS 20-3-2013 pagina 5