Gedragscode Compass Group PLC Februari 2011
INHOUD Inleiding Bericht van Richard Cousins 3 Gedragscode 4 Hulp en advies vragen 5 Speak Up 6 Visies en waarden 7 De compass-manier Voedselveiligheid 8 Verantwoordelijke toeleveringsketen 9 Persoonlijke integriteit Belangenverstrengeling 10-11 Handel met voorkennis 11 Geschenken en gastvrijheid 12-14 Commerciële integriteit Concurrentie en anti-trust 15-16 Witwassen 16 Omkoperij en corruptie 17-18 Nieuwe gebieden, nieuwe sectoren, vertegenwoordigers en consultants 18 Rapportage en boekhouden 19 Gegevensbescherming 20 Arbeid Gezondheid en veiligheid 21-22 Eerlijke behandeling en gelijke kansen 23 Werken zonder intimidatie/pesterijen 24 Bedrijfsactiva Merkenbescherming 25 Vertrouwelijkheid 26 Fysieke activa 26 Informatiebeveiliging 27 Externe activiteit Omgang met overheids- en toezichthoudende instanties 28 Maatschappelijke en liefdadigheidsactiviteiten 29 Politieke activiteiten 30 Externe communicatie 31 Milieu 32 Verwijzingen Richtlijnen en meer informatie 33 Contactgegevens 34
INLEIDING Bericht van Richard Cousins Als wereldwijd marktleider in food- en support services, hebben we de hoogste normen opgesteld voor de kwaliteit van de service die we bieden en voor de manier waarop we ons bedrijf leiden. Als u werkzaam bent binnen de Compass Group, of dit nu voor Eurest is, voor ESS, Restaurant Associates, Medirest, Morrison, GRSA, Chartwells, Sofra Yemek of een ander lid van de Compass Group PLC, kunnen uw handelingen de manier waarop wij worden gezien beïnvloeden. Ons succes en onze toekomst hangen af van de manier waarop ieder van ons zich professioneel gedraagt, met verantwoordelijkheidsgevoel en in overeenstemming met de normen die in onze Gedragscode zijn neergelegd. De Gedragscode zet uiteen hoe wij op een eerlijke manier zaken willen doen: door iedereen klanten, collega s, investeerders, leveranciers en onderaannemers, maar ook de gemeenschap als geheel eerlijk, integer en respectvol te behandelen. Elk individu binnen de Compass Groep heeft de verantwoordelijkheid om te werken volgens de normen van de Gedragscode en om op een professionele, veilige, ethische en verantwoordelijke manier ons werk te doen. Hierop wordt geen uitzondering gemaakt. In de Gedragscode staan onze richtlijnen met betrekking tot naleving en ethische kwesties, die door alle medewerkers van de Groep dienen te worden gevolgd. Zorg dat u kennis neemt van de Gedragscode en van de richtlijnen waar de Gedragscode naar verwijst. De Gedragscode is gebaseerd op onze normen en waarden en geeft blijk van ons streven om die waarden uit te dragen in de manier waarop wij opereren. Daarnaast is in de Gedragscode ook het Speak Up-programma van de Compass Groep opgenomen, wat het voor alle medewerkers mogelijk maakt om vertrouwelijk met een onafhankelijke persoon te praten wanneer men niet zeker weet hoe in een bepaalde situatie moet worden gehandeld of wanneer men zich afvraagt of de Gedragscode mogelijk is geschonden. We hebben allemaal een verantwoordelijkheid om ons uit te spreken. De Gedragscode wordt geheel ondersteund door de Compass Group PLC Raad van Bestuur en door het senior management. Richard Cousins Group Chief Executive Februari 2011 V: Waarom hebben wij behoefte aan een Gedragscode? A: Met de Gedragscode geven wij blijk van ons streven naar het behalen en vasthouden van de hoogste ethische normen bij alles wat we doen. In de Gedragscode staat wat Compass van zijn werknemers, zakenpartners en leveranciers verwacht, en het bevat richtlijnen voor de manier waarop medewerkers van Compass overal ter wereld geacht worden de Compasswaarden in hun dagelijks werk uit te dragen. V: Hoe werkt de Gedragscode in verschillende landen? A: Als internationaal bedrijf dat in veel landen in de hele wereld actief is, is Compass zich ervan bewust dat wetten en regels van land tot land en zelfs van staat tot staat verschillen. Wij zijn er allemaal voor verantwoordelijk om de wetgeving van het land waarin we werkzaam zijn na te leven. Als er tegenspraak is tussen de richtlijnen van de Gedragscode en de plaatselijke wetgeving van het land waarin u werkt, dan dient u altijd de hoogste gedragsnorm in acht te nemen.
INLEIDING Gedragscode De Gedragscode geldt zonder uitzondering voor iedereen die werkzaam is bij Compass. Daartoe horen ook uitzendkrachten en ingehuurde werknemers, ongeacht locatie, functie of senioriteitsniveau. Ieder van ons dient kennis te nemen van de inhoud van de Gedragscode; als er iets is waar u vragen over hebt, bespreek dit dan met uw lijnmanager. Ieder van ons dient te weten wat er van hem of haar in zijn of haar functie wordt verwacht en op welke manier de richtlijnen in de Gedragscode op ons van toepassing zijn. Als Compass-medewerkers dienen wij geen zaken te doen of betrekkingen te onderhouden met aannemers, vertegenwoordigers, consultants, leveranciers, klanten, zakenpartners of andere externe partijen die in strijd met onze Gedragscode handelen. Als u een externe partij vraagt om namens Compass op te treden, dan dient u erop toe te zien dat zij bekend zijn met de Gedragscode en ernaar zullen handelen. Waar mogelijk dient u contractueel vast te leggen dat zij zich aan de Gedragscode zullen houden en u dient er actief op toe te zien en ervoor te zorgen dat zij volgens de Gedragscode zullen blijven handelen. Elke schending van de Gedragscode door externe partijen of handeling die niet overeenstemt met de Compass Waarden (die later uiteen worden gezet) dienen aan uw lijnmanager te worden gemeld. U dient al dergelijke gedragingen uit te roeien en waar nodig te overwegen om de relatie te beëindigen. Vergeet ook niet dat de aanstelling van professionele adviseurs of consultants eerst goedgekeurd dient te worden in overeenstemming met de Goedkeuringshandleiding van de Groep. Zonder deze voorafgaande goedkeuring mogen geen consultants of professionele adviseurs worden aangesteld. In landen waar we binnen een joint venture actief zijn, streven we ernaar om de Gedragscode te handhaven alsof we alleen aan het roer stonden, en zullen we proactief proberen om onze zakenpartners vergelijkbare normen en waarden over te laten nemen. Alle medewerkers zijn verplicht om de Gedragscode en de erin vervatte richtlijnen na te leven (dit geldt ook voor nieuwe werknemers die via acquisities of binnengehaalde contracten bij de Compass Groep komen). Het niet naleven van de Gedragscode kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen, waaronder ontslag. Als u verantwoordelijk bent voor het toezicht op en leiding geven aan collega's binnen Compass, dan hebt u bijkomende verantwoordelijkheden om te zorgen dat: U een voorbeeldfunctie vertegenwoordigt voor uw ondergeschikten en in uw handelingen blijk geeft van ethische normen; Al uw ondergeschikten zich bewust zijn van de Gedragscode en de gelegenheid krijgen om de manier waarop die op hun functie van toepassing is te bespreken en natuurlijk ook alle eventuele problemen die ze hebben u kunt dit opnemen in het jaarlijkse functiegesprek; De Gedragscode daadwerkelijk door uw ondergeschikten wordt gevolgd denkt u hieraan als u doelstellingen en werkprojecten opzet en reageer direct als u merkt dat de Gedragscode wordt geschonden door dit meteen te melden aan uw eigen lijnmanager of plaatselijke juridische afdeling.
INLEIDING Hulp en advies vragen Het kan gemakkelijker lijken om stil te blijven en onethisch gedrag te negeren, maar ons streven naar integriteit houdt in dat niemand een juridische of ethische kwestie mag negeren die aandacht behoeft. Ieder van ons dient elke mogelijke of daadwerkelijke schending van de Gedragscode en elk gedrag dat in strijd is met de Compass Waarden en met zakelijke normen te melden. Deze plicht geldt wanneer het een kwestie is die u persoonlijk aangaat of wanneer het om een collega of externe partij gaat die een relatie heeft met Compass. Waar mogelijk dient u eerst te proberen om met uw lijnmanager over een juridische of zakelijke kwestie te praten. Als u het moeilijk vindt om met uw lijnmanager te praten of dat zou in de gegeven omstandigheden niet juist zijn, dan kunt u ook hulp en advies vragen aan: uw plaatselijke juridische afdeling; Group Legal; uw HR-team; Group Interne Audit; uw plaatselijke senior management. In het hoofdstuk Verwijzingen op pagina 33 aan het einde van de Gedragscode vindt u een aantal nuttige contactgegevens. U kunt ook van de Speak Up-functie gebruik maken, meer gegevens daarover op pagina 6. V: Staat in de Gedragscode alles wat ik behoor te weten? A: In de Gedragscode vindt u voorbeelden van situaties die zich tijdens uw werkzaamheden kunnen voordoen, samen met richtlijnen voor de manier waarop Compass verwacht dat u zich in zulke situaties zult gedragen. Toch is het niet mogelijk om elk mogelijk scenario te behandelen en als wereldwijde professionele organisatie verwacht Compass dat elke medewerker persoonlijk zorgt om zich te dragen volgens de beginselen die in de Gedragscode zijn neergelegd. De 'Vragen en antwoorden' zijn zowel bedoeld om antwoord te geven op specifieke vragen die u kunt hebben als om in het algemeen aan te geven hoe we verwachten dat u zich gedraagt.
INLEIDING Speak Up Speak Up is een Groepsbrede faciliteit binnen Compass waar onze medewerkers op vertrouwelijke basis hun zorgen kunnen uiten over gedragingen die zij onjuist, onveilig, onethisch of zelfs onwettig achten; kwesties die zij niet met hun lijnmanager of via de normale procedures denken te kunnen bespreken. Medewerkers kunnen dit doen via een vertrouwelijke telefonische hulplijn en website, die door een onafhankelijke gespecialiseerde provider worden beheerd, en die 7 dagen per week, 24 uur per dag bereikbaar zijn. Onze reputatie is gebaseerd op de kwaliteitsnormen die wij hebben opgesteld voor de diensten die we verlenen, voor onze controles en methoden, en voor onze ethiek en integriteit. Als deze normen worden gecompromitteerd, ondermijnen we onze reputatie en stellen we de veiligheid en het toekomstige succes van ons bedrijf op het spel. Dat kunnen we niet toestaan. We delen allemaal de verantwoordelijkheid om op een professionele, veilige, ethische en wettelijke manier ons werk te doen. De beste manier om dit te bereiken is via een cultuur van open en eerlijke communicatie, waarin mensen het vertrouwen hebben dat ze met hun lijnmanagers of leidinggevenden handelingen of gedragingen kunnen bespreken die deze normen naar hun idee schenden, en die hen, hun collega's, onze klanten, onze activiteiten en onze reputatie op het spel zetten. Hoewel we geloven dat we zo'n cultuur hebben, willen we dat iedereen zich bij machte voelt om zich over deze kwesties 'uit te spreken'. Helaas is het niet altijd zo eenvoudig. Soms, om wat voor reden dan ook, voelen mensen dat ze zich niet kunnen uitspreken. Het Speak Up-programma biedt onze mensen een vertrouwelijke manier om kwesties aan te kaarten wanneer ze het idee hebben dat hun eigen veiligheid, die van hun collega s of onze klanten en zakenpartners, onze normen of onze reputatie risico lopen. Alle kwesties worden behandeld door onafhankelijke specialisten die niet in dienst zijn van de Compass Groep. Contact met Speak Up is volledig vertrouwelijk en u bent niet verplicht om uw gegevens te vermelden, tenzij u dat wilt; wel is het voor een volledig onderzoek beter als u uw persoonlijke gegevens doorgeeft. Rapport wordt doorgestuurd naar een speciaal opgeleide case manager die vertrouwelijk onderzoek verricht naar het gemelde probleem. In veel landen is de Speak Up-hulplijn in meer dan één taal beschikbaar, zoals bijvoorbeeld in Kazachstan, waar telefonisten Kazaks, Russisch en Engels spreken. Stelt u prijs op feedback of een update, dan kunt u ongeveer 14 dagen na uw oorspronkelijke melding opnieuw contact met Speak Up opnemen met een uniek identificatienummer. Compass staat geen vergeldingsmaatregelen toe tegen mensen die een probleem melden, hun zorgen uiten of hulp bieden bij een onderzoek. Personen die vergeldingsmaatregelen uitvoeren tegen iemand die in goed vertrouwen een probleem aanhangig heeft gemaakt, zal aan disciplinaire maatregelen worden onderworpen. V. Mijn manager heeft me gevraagd om iets te doen wat volgens mij niet goed is. Ik heb geprobeerd er met hem over te praten, maar hij heeft gewoon gezegd dat ik het moest uitvoeren. Ik ben bang dat mijn manager het me heel erg moeilijk gaat maken of dat ik mijn baan kwijtraak als ik hierover contact opneem met Speak Up Een link naar meer informatie over het Speak Up-programma vindt u in het hoofdstuk Verwijzingen op pagina 32 van de Gedragscode. A: We bevelen altijd aan dat u met iemand spreekt als u te maken krijgt met een kwestie die voor u een probleem oplevert. Als u hierover niet met uw lijnmanager of met andere senior collega s kunt spreken, dan raden we u aan om contact op te nemen met Speak Up. Alle kwesties die u meldt, worden onderzocht en wij staan geen vergeldingsmaatregelen tegen u toe wegens het melden van de kwestie. U dient het juiste te doen en de kwestie te melden.
VISIE EN WAARDEN Onze Visies en Waarden geven in woorden uitdrukking aan de geest van Compass en waar wij voor staan. Zij vormen het richtsnoer van ons bedrijf, van onze handelingen en gedragingen; ze blijken uit de ervaringen van onze klanten, en vormen de motor achter onze preataties en groei. Onze Visie drukt uit wat wij willen zijn. Een eersteklas aanbieder van food- en support services, die gewaardeerd wordt om zijn fantastische mensen, uitstekende service en goede resultaten. Onze missie drukt uit hoe we dit zullen bereiken. Iedereen bij Compass levert voortdurend en op de meest efficiënte manier een superieure service waar onze klanten, aandeelhouders en medewerkers van profiteren. Onze leidende beginselen deze drukken uit wat ons leidt bij onze besluitvorming. Veiligheid, gezondheid en het milieu staan voorop nooit toegeven op de gezondheid en veiligheid van onze klanten en onze medewerkers, en verantwoordelijkheid nemen voor de gevolgen van onze activiteiten voor het milieu; Leveren aan klanten en consumenten de blijvende loyaliteit van onze klanten verdienen door consequent te laten zien waarom wij de eerste keuze zijn voor kwaliteit, dienstverlening, waarde en innovatie; Onze medewerkers laten groeien en diversiteit bevorderen waardering hebben voor de diversiteit en de bijdragen van onze medewerkers. We creëren een uitdagende werkomgeving die volop mogelijkheden biedt aan iedereen die zich wil ontwikkelen, wil leren en slagen; Winstgevende groei waarde aan aandeelhouders bieden via gedisciplineerde, duurzame groei, onderstreept door een sterk toezicht dat bijdraagt aan en gebruik maakt van de voordelen van onze multinationale omvang; Constante aandacht voor prestaties and efficiëntie de hoogste kwaliteit en prestaties leveren, en er tegelijkertijd naar streven om de minst kostbare, meest efficiënte provider te zijn. Onze waarden deze drukken uit waar we met ons allen in geloven en hoe dat ons gedrag bepaalt. Openheid, vertrouwen en integriteit we stellen de hoogste ethische normen en professionele waarden, te allen tijde. We willen dat al onze relaties gebaseerd zijn op eerlijkheid en respect, redelijkheid en een streven naar een open dialoog en transparantie; Inzet voor kwaliteit we leggen ons volledig toe op het leveren van het allerbeste voedsel en de allerbeste service en zijn er trots op om dat te verwezenlijken. We doen ons best om succes te herhalen, van fouten te leren en om ideeën, vernieuwingen en methoden te ontwikkelen waarmee we onze markt kunnen verbeteren en aanvoeren; Winnen door teamwork we moedigen individuele inzet en betrokkenheid aan, maar we werken samen als een team. We stellen de expertise, eigenheid en bijdragen van alle collega s op hoge prijs, steunen elkaar en geven goede werkmethoden aan elkaar door om zo te bouwen aan gemeenschappelijke doelen; Verantwoordelijkheid we nemen verantwoordelijkheid voor onze handelingen, ieder afzonderlijk en als een Groep. Elke dag proberen we overal een positieve bijdrage te leveren aan de gezondheid en het welbevinden van onze klanten, de gemeenschappen waarin we werken en de wereld waarin we leven; Can-do we nemen een positieve en commercieel bewuste can-do -houding aan bij de mogelijkheden en uitdagingen die we tegenkomen. Als u met een situatie wordt geconfronteerd waarvan u niet zeker weet hoe u er op moet reageren, stel uzelf dan de volgende vragen: 1. Is de handeling legaal? 2. Is de handeling in overeenstemming met de Compass Waarden? 3. Is de handeling in strijd met onze leidende beginselen? 4. Wat zouden anderen hiervan vinden? en 5. Zou u het bezwaarlijk vinden als hierover in de kranten werd bericht? Als u na het lezen van deze overwegingen nog altijd zorgen hebt, vraag dan advies aan uw lijnmanager, uw HR-team of uw juridische team. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up.
VISIE EN WAARDEN Compass is trots op de goede kwaliteit van het voedsel en de service die het biedt. We werken met een aantal van de beste chefkoks in de wereld en hebben de beste mensen in de branche in dienst. De menu's en schotels die door onze koks worden bereid kenmerken zich door hoge kwaliteit, voedzaamheid en evenwicht. Dankzij onze innovatie zijn we marktleider. Onvermoeibaar blijven we streven naar de hoogste kwaliteit op de meest efficiënte manier. Voedselveiligheid Onze hoofdzorg is dat het door ons geserveerde voedsel volgens de hoogste kwaliteitsnormen wordt bereid en is samengesteld uit kwaliteitsproducten en -ingrediënten. Op zijn minst zullen we alle alle relevante wetgeving op het gebied van voedselveiligheid en goedgekeurde praktijkcodes in acht nemen. We hebben een algemene minimum gedragsnorm en een aantal gedragslijnen opgesteld die in al onze vestigingen aangehouden dienen te worden. Deze zijn gebaseerd op wetenschappelijke bevindingen, regelgeving en best-practices in de branche. We meten regelmatig de mate waarin we aan deze normen voldoen en we voeren prestatiedoelstellingen in, zodat onze klanten en gasten weten dat het voedsel dat we bieden veilig kan worden genuttigd en dat het aan hun kwaliteitsverwachtingen beantwoordt. Van alle medewerkers die met voedsel in aanraking komen wordt verwacht dat: Voedsel altijd onder hygiënische omstandigheden wordt bereid en er geen gevaar voor vervuiling of besmetting ontstaat; Zij beschikken over de informatie, opleiding en middelen die nodig zijn om hun werk op een hygiënische en wettelijk verantwoorde manier te doen; Zij zich houden aan alle bedrijfsrichtlijnen en procedures voor voedselveiligheid. Het management ziet erop toe dat onze medewerkers deze normen in acht nemen en naleven. V: Ik heb gezien dat een van mijn collega s soms vergeet om haar handen te wassen voordat ze met voedsel in aanraking komt. Moet ik er wat van zeggen tegen haar? A: Via de handen kunnen gemakkelijk bacteriën verspreid worden in de keuken en in het eten en dus is het heel belangrijk dat u voor en na het bereiden van voedsel goed uw handen wast, ook als u van het toilet afkomt of afvalemmers of vuilnisbakken hebt aangeraakt. Wijs uw collega s hier op en neem het eventueel op met uw lijnmanager. In het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode vindt u een link naar onze Beleidsverklaring over voedselveiligheid. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up.
DE COMPASS-MANIER Verantwoordelijke toeleveringsketen Als Groep neemt Compass overal ter wereld goederen en diensten af van uiteenlopende leveranciers, van grote internationale organisaties tot lokale gespecialiseerde leveranciers. Waar mogelijk betrekken we onze voedingswaren van plaatselijke telers en producenten, van biologische producenten en nemen we deel aan fair trade-initiatieven. We hechten zeer aan duurzaam inkopen. We zijn ons ervan bewust dat er in bepaalde landen leveranciers zullen zijn die moeite hebben om te voldoen aan de precieze normen die van grote internationale ondernemingen worden verwacht. In die gevallen verwachten we dat die leveranciers voldoen aan de eisen van de Compass Audit voor kleine en middelgrote bedrijven en om zich voortdurend te verbeteren. Op zijn minst zal onze inkoopactiviteit voldoen aan relevante normen voor voedselveiligheid en gezondheidsen veiligheidseisen, aan de regelgeving van het bedrijf, aan wetten en regels in de landen waarin we actief zijn, en zullen wij daarbij blijk geven van ons streven naar duurzame inkoop van voedingswaren en bedrijfsverantwoordelijkheid (corporate responsibility, CR). Compass streeft bij het bouwen aan lange termijn-relaties met leveranciers voortdurend naar een juist evenwicht tussen op elkaar aansluitende waarden en gedragsnormen, en kwaliteit en prijs. Onze leveranciers worden geselecteerd via een niet-discriminatoir bied- en offerteproces. Bij onze positieve keuze voor leveranciers hoort, waar dat doenlijk is, een beoordeling van de beleidsregels en activiteiten van de leverancier in relatie tot goede CR-praktijken. Van onze grote leveranciers verlangen we dat zij aan een aantal strenge CR-criteria voldoen; we dringen er bij alle leveranciers op aan dat zij best-practices overnemen en verlangen van hen dat zij de wet respecteren en onze ethische code in acht nemen. Als u in uw functie leveranciers selecteert of met hen samenwerkt, dan dient u te zorgen dat vanaf het moment van selectie tot aan levering en betaling, u de relatie onderhoudt in overeenstemming met de leidende beginselen van verantwoordelijk en ethisch zakendoen. We handelen minstens binnen de basiscode van het Ethisch Handelsinitiatief, een internationaal erkende arbeidscode die uit de volgende onderdelen bestaat: Vrijheid van vereniging en het recht op collectief onderhandelen worden gerespecteerd; Arbeidsomstandigheden zijn veilig en hygiënisch; Kinderarbeid komt niet voor; Er wordt een menswaardig loon betaald; De arbeidsuren zijn niet excessief; Er wordt niet gediscrimineerd; Er wordt regelmatig werk aangeboden; Mensen worden niet ruw of inhumaan behandeld. Meer informatie over ons werk met leveranciers staat in onze Beleidsverklaring Inkoop en Leveranciers. Een link hiernaar vindt u in het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode. V: Een leverancier die een offerte voor een contract van Compass heeft uitgebracht, heeft aangegeven dat als wij hem vertellen welke prijs de andere leveranciers bieden, hij ons meer kortingen garandeert. Vanuit financieel oogpunt kan dat fantastisch nieuws zijn voor Compass maar ik voel me er toch ongemakkelijk bij. Wat moet ik doen? Als u zich zorgen maakt over de handelwijze van onze leveranciers of van een medewerker van Compass met leveranciers, bespreek dit dan met uw lijnmanager of met uw inkoopmanager. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up. A: U hebt groot gelijk dat u zich hier ongemakkelijk bij voelt. Als iets niet goed aanvoelt, dan is het dat waarschijnlijk ook niet. Hoewel het altijd belangrijk is om de belangen van Compass voor ogen te houden, mag u nooit informatie over leveranciers met andere leveranciers delen. Niet alleen zou dat een vertrouwensbreuk betekenen, maar u kunt daar ook de wet mee overtreden. U behoort de leverancier duidelijk te maken dat het onethisch is wat hij voorstelt en door Compass niet wordt toegestaan. U dient de kwestie aan uw lijnmanager te melden en u kunt zich afvragen of u met deze leverancier voortaan nog wel zaken wilt doen.
PERSOONLIJKE INTEGRITEIT Belangenverstrengeling Medewerkers dienen te zorgen dat er geen werkelijke of vermeende sprake is van belangenverstrengeling tussen hun hoedanigheid als medewerker van Compass en hun overige belangen. Belangenverstrengeling kan zich op verschillende manieren voordoen: Andere arbeidsverbintenissen of belangen: als u werkt voor andere bedrijven naast uw dienstverband met Compass of als u belangen heeft bij andere organisaties, dan kan dat tot belangenverstrengeling leiden. Bijvoorbeeld: een financieel belang hebben bij een ander bedrijf of organisatie; een directeurs- of consultantsfunctie bekleden; diensten verlenen buiten uw Compass-functie; een tweede baan hebben. Als een van de bovenstaande het geval is bij een bedrijf of organisatie die als concurrent, klant, aannemer of leverancier van Compass kan worden beschouwd, dan kan er sprake zijn van belangenverstrengeling. Bepaalde combinaties van deze aard zijn nooit toegestaan: u mag niet werken voor of diensten verlenen aan een bedrijf of organisatie waar u in uw functie bij Compass mee te maken hebt. Als u overweegt om buiten Compass ander werk aan te nemen dat aanleiding kan geven tot werkelijke of vermeende belangenverstrengeling, dan dient u uw lijnmanager daarvan op de hoogte te brengen en schriftelijke toestemming te vragen om verder te gaan met uw plannen. Werken met directe familieleden: als u merkt dat een direct familielid van u voor een concurrerend bedrijf, klant, aannemer of leverancier werkt of er diensten aan verleent, dan dient u dit met uw lijnmanager te bespreken. Als algemene regel geldt dat een familielid geen zakelijke betrekkingen met u mag onderhouden en wanneer dat enigszins mogelijk is evenmin met iemand van uw afdeling of iemand aan wie u leiding geeft. In de Gedragscode worden als 'directe familieleden' beschouwd een echtgeno(o)t(e), partner, ouder, stiefouder, kind, stiefkind, broer, zuster, stiefbroer of -zus, neef, nicht, tante, oom, grootouder, kleinkind of schoonfamilie. Raad van Bestuur Wij zijn ons er als professionele organisatie van bewust dat onze werknemers gevraagd kunnen worden om zitting te nemen in de Raad van Bestuur van een andere organisatie, en dit kan in sommige gevallen aanleiding geven tot belangenverstrengeling of tot juridische problemen. Voordat u een positie in een Raad van Bestuur van enige organisatie (ook zonder winstoogmerk) accepteert, dient u daarvoor eerst schriftelijke toestemming te krijgen van de algemeen directeur in uw land. V: In de vestiging waar ik werk zijn we op zoek naar extra personeel voor de catering. Mijn dochter zoekt parttime werk voordat ze teruggaat naar de universiteit en ik vroeg me af of ik haar naam kan noemen voor een van de functies? A: Als u meent dat uw dochter geschikt is voor de vacature en over de benodigde eigenschappen en ervaring beschikt, dan zouden we graag zien dat u haar bij uw lijnmanager aanbeveelt. U dient duidelijk te maken dat zij uw dochter is, dat u niet betrokken bent bij het wervingsproces, en dat de vacature voor iemand moet zijn op wie u geen toezicht uitoefent en met wie u niet nauw samenwerkt. Meer advies over belangenverstrengeling kunt u van uw lijnmanager krijgen, de plaatselijke juridische afdeling of uw HR-team. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up.
PERSOONLIJKE INTEGRITEIT Belangenverstrengeling (vervolg) Investeringen Er kan sprake zijn van belangenverstrengeling wanneer investeringen worden gedaan in concurrenten, leveranciers of klanten. Voor elk 'substantieel belang' in een concurrent, leverancier of klant is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van de algemeen directeur van uw land. In de Gedragscode wordt onder 'substantieel belang' elk financieel belang verstaan dat daadwerkelijk of in schijn van invloed kan zijn op uw beoordeling. Aandelen in bedrijven met een beursnotering (zoals aan de CAC 40, NYSE of de Beurs van Londen) van minder dan 1% in het desbetreffende bedrijf zijn acceptabel. Vele daadwerkelijke of mogelijke gevallen van belangenverstrengeling kunnen worden opgelost op een manier die voor zowel Compass en de betreffende persoon acceptabel is. Belangrijk is om de mogelijke belangenverstrengeling in het vizier te krijgen zodat er overeenstemming kan komen over de juiste manier waarop moet worden gehandeld. Als u denkt dat er bij u (of bij een collega) sprake is van belangenverstrengeling, dan kunt u dit melden aan uw lijnmanager. Wanneer u een mogelijk geval van belangenverstrengeling niet bekend maakt, dan kan dat tot disciplinaire maatregelen aanleiding geven. Handel met voorkennis In het VK, de VS en veel andere landen is 'handel met voorkennis' een misdrijf. Bij voorkennis gaat het om belangrijke informatie over een bedrijf die bekend is aan de directeuren en medewerkers van het bedrijf, maar die nog niet bekend is gemaakt aan het publiek. Het kan ook betrekking hebben op een ander beursgenoteerd bedrijf. Het is niet toegestaan om voorkennis met anderen te delen of om op basis ervan aandelen te kopen of te verkopen. U mag geen aandelen in Compass (of van een ander beursgenoteerd bedrijf) kopen of verkopen als u in het bezit bent van voorkennis. U mag andere mensen niet vragen om namens u te handelen of anderen deelgenoot maken van uw voorkennis. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Group Chief Executive, Group Investor Relations, Group Media Relations of de General Counsel & Company Secretary mag voorkennis door geen enkele afdeling bekend worden gemaakt. Genoemde partijen zullen: Zorgen dat de informatie volgens wettelijk voorschrift bekend wordt gemaakt; De informatie bekendmaken via de London Stock Exchange (of een ander daartoe aangewezen mechanisme); Aankondigingen doen via de website van Compass Group PLC. De contactgegevens van deze afdelingen vindt u in het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode. V: We werken aan een joint ventureovereenkomst met een nieuwe zakelijke partner waarvan beide bedrijven flink kunnen profiteren. Ik weet dat mijn zuster en zwager wat aandelen in het andere bedrijf hebben die ze mogelijk willen verkopen. Ik wil ervoor zorgen dat ze de beste prijs voor hun belegging krijgen en vertel hen dat ze de aandelen moeten houden totdat de samenwerking is aangekondigd. Kan ik hierdoor in moeilijkheden raken? A: Ja. De informatie die u over de nieuwe joint venture hebt, is vertrouwelijk en mag niet met anderen worden gedeeld. Het wordt waarschijnlijk als belangrijke informatie beschouwd, want beleggers (zoals uw familie) houden er vermoedelijk rekening mee bij een beslissing over hun aandelen. U mag de informatie niet bekendmaken. Belangrijke informatie is informatie die bij bekendmaking aan het publiek vermoedelijk invloed zal hebben op de aandelenkoers van het bedrijf. Voorbeelden zijn informatie over een herstructurering van het management, informatie over een nieuw product, belangrijke nieuwe contracten, belangrijke rechtszaken of kwartaalcijfers of winstwaarschuwingen. Meer advies en ondersteuning met betrekking tot belangenverstrengeling en over handel met voorkennis kunt u van uw lijnmanager krijgen, van de plaatselijke juridische afdeling of van uw HR-team. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up.
PERSOONLIJKE INTEGRITEIT Geschenken en gastvrijheid Het aanbieden en ontvangen van geschenken en gastvrijheid kan helpen bij het bouwen aan goodwill in zakenrelaties maar zij zijn alleen in beperkte omstandigheden gepast. Onder geen enkele omstandigheid mag een medewerker geschenken of gastvrijheid, ongeacht de waarde aanbieden, geven of aanvaarden als het de bedoeling kan hebben om een zakelijke beslissing te beïnvloeden. Overweeg het volgende als u in een situatie bent waarin u geschenken of gastvrijheid kunt geven of ontvangen: Wat is uw bedoeling bij het aanbieden van een geschenk of gastvrijheid, of wat denkt u dat de bedoeling is van de zakenpartner wanneer die hetzelfde bij u doet? Is het de bedoeling om de zakelijke relatie op te bouwen, of om een beslissing te beïnvloeden, zoals het toekennen van een uitgebrachte offerte? Is het geschenk of gastvrijheid van bescheiden aard, of zou u zich als ontvanger verplicht voelen om iets terug te doen? Hebt u gekeken of het geschenk/de gastvrijheid juridisch is toegestaan in het land van zowel de aanbieder als de ontvanger? Wees vooral voorzichtig als u geschenken of gastvrijheid aan overheidsfunctionarissen wilt aanbieden, want in sommige landen is dit niet toegestaan. Hebt u onderzocht of de ontvanger volgens de richtlijnen van het eigen bedrijf het geschenk/de gastvrijheid mag ontvangen? Kunt u het geven of ontvangen van het geschenk/de gastvrijheid met een positief gevoel rechtvaardigen? Als iets niet goed aanvoelt, dan is het dat waarschijnlijk ook niet. Maakt het uit wat voor soort geschenk of gastvrijheid ik aanbied? Er zijn een aantal geschenken en typen gastvrijheid die onder geen enkele omstandigheid zijn toegestaan. Geschenken en typen gastvrijheid die u nooit mag geven, aanbieden, ontvangen of goedkeuren: Voor externe partijen die betrokken zijn bij concurrerende biedingen of offertes waar u ook bij betrokken bent - of geacht kunt worden bij betrokken te zijn; Die in strijd zijn met de plaatselijke wetgeving, zoals een overheidsfunctionaris een geschenk aanbieden dat volgens de plaatselijke wet als omkoperij aangemerkt kan worden zorg dat u bekend met uw juridische verantwoordelijkheden; Contante betalingen (of aan contant geld gelijkwaardig) of het betalen van andermans rekeningen of onkosten; Gastvrijheid die in strijd is met deze Gedragscode of die als onbetamelijk of onbehoorlijk kan worden beschouwd, of waar een negatief effect op de reputatie van Compass uit kan gaan; Geschenken of gastvrijheid die u niet kunt melden of waar u intern geen toestemming voor kunt vragen, ongeacht of u eigen of bedrijfsgastvrijheid gebruikt. V: Ik ben al maanden in bespreking met een plaatselijke overheidsinstantie over het uitbesteden van support-services. Ik ben nu uitgenodigd op het huwelijk van de dochter van een plaatselijke overheidsfunctionaris. In mijn cultuur wordt van gasten op huwelijkspartijen een geldbedrag verwacht als geschenk. Is dat toegestaan? A: We zijn ons ervan bewust dat culturele verschillen ons soms voor moeilijke situaties kunnen plaatsen. Hoewel we hier altijd gevoelig voor willen zijn, is het aanbieden van een geldbedrag ten strengste verboden, ongeacht de omstandigheden. Het kan mogelijk zijn om een niet-geldelijk geschenk aan te bieden, maar u dient dit eerst met uw lijnmanager te bespreken en diens toestemming te verkrijgen voordat u überhaupt een geschenk aanbiedt.
PERSOONLIJKE INTEGRITEIT Geschenken en gastvrijheid (vervolg) U dient altijd voorafgaande toestemming te vragen aan uw lijnmanager voordat u geschenken of gastvrijheid aanvaardt. Voor de Top 10 landen U dient altijd toestemming van uw directeur (of andere door uw directeur aangewezen medewerker) te krijgen voordat u een geschenk of niet-gebudgetteerde gastvrijheid aanbiedt of aanvaardt* die voor elke ontvanger de volgende grenzen mag overschrijden in een gegeven periode van 12 maanden, gerekend vanaf 1 oktober elk jaar: Gastvrijheid (inclusief maaltijden) die lager zijn dan (a) 3.000 of (b) van de lagere grenswaarde die is ingesteld door uw plaatselijke directeur; Geschenken met een waarde van meer dan 100 (of een lagere plaatselijke grenswaarde); Reis- en/of verblijfskosten die bij wijze van gastvrijheid worden aangeboden. Daarnaast moet eerst goedkeuring worden verkregen van de directeur van uw Group voor a) elke gastvrijheid met een waarde hoger dan 5.000 (voor maximaal 5 mensen); b) elke gastvrijheid met een waarde hoger dan 7.500 (voor 6-10 mensen) of c) cadeaus met een waarde hoger dan 500. Er moet altijd goedkeuring van AIC worden verkregen voor cadeaus met een waarde hoger dan 2.000 en voor gastvrijheid met een waarde hoger dan 75.000. Voor alle landen buiten de Top 10 U dient altijd toestemming van uw directeur (of andere door uw directeur aangewezen medewerker) te krijgen voordat u een geschenk of niet-gebudgetteerd gastvrijheid aanbiedt of aanvaardt* dat voor elke ontvanger de volgende grenzen mag overschrijden in een gegeven periode van 12 maanden, gerekend vanaf 1 oktober elk jaar: Gastvrijheid (inclusief maaltijden) die lager zijn dan (a) 1.500 of (b) van de lagere grenswaarde die is ingesteld door uw plaatselijke directeur; Geschenken met een waarde van meer dan 100 (of een lagere plaatselijke grenswaarde); Reis- en/of verblijfskosten die bij wijze van gastvrijheid worden aangeboden. Daarnaast moet eerst goedkeuring worden verkregen van de directeur van uw Group voor a) elke gastvrijheid met een waarde hoger dan 2.500 (voor maximaal 5 mensen); b) elke gastvrijheid met een waarde hoger dan 5.000 (voor 6-10 mensen) of c) cadeaus met een waarde hoger dan 250. Er moet altijd goedkeuring van AIC worden verkregen voor cadeaus met een waarde hoger dan 1.000 en voor gastvrijheid met een waarde hoger dan 75.000. Top Tien Landen: VS, Canada, Brazilië, Duitsland, Spanje, Frankrijk, VK, Italië, Australië en Japan. * Gastvrijheid (aangeboden op een door de Groep georganiseerde gelegenheid dan wel voorzien door een derde partij) die al deel uitmaakt van een kostencentrumbudget, die is goedgekeurd als deel van de bepaling van het budget van dat jaar door de betrokken GMD van het land, en die periodiek wordt gecontroleerd tijdens het financieel jaar, is niet onderworpen aan de hierboven uiteengezette financiële drempels en wordt geacht al naar behoren te zijn geëvalueerd en geautoriseerd. De eisen van deze richtlijnen voor wat betreft het moment waarop gastvrijheid wordt aangeboden enz. (bijv. niet tijdens een offerte) zijn van toepassing. Vergeet niet dat u met alle vragen en problemen terecht kunt bij Speak Up.
PERSOONLIJKE INTEGRITEIT Geschenken en gastvrijheid (vervolg) Let op: deze waarden Groepsnormen zijn uiteengezet in de Handleiding voor Goedkeuringen, die van tijd tot tijd kunnen worden gewijzigd. In het land waar u werkt kunnen de plaatselijke beleidsbepalingen waaraan u zich op het gebied van geschenken en gastvrijheid dient te houden strenger zijn. U dient bekend te zijn met de drempels die in uw eigen land gelden en met de drempels in de Handleiding voor Goedkeuringen van de Groep. Aanvaarden van geschenken We zijn ons ervan bewust dat het in sommige landen en culturen als beledigend kan worden ervaren om een geschenk af te slaan dat u wordt aangeboden, maar dat anders een schending van de Gedragscode zou betekenen. In dergelijke omstandigheden kunt u het geschenk aanvaarden, maar u dient het onverwijld aan uw lijnmanager te melden die u zal vertellen of u het geschenk kunt houden, of teruggegeven moet worden aan de schenker, of verkocht ten behoeve van een goed doel. U mag onder geen enkele omstandigheid geschenken of contant geld aanvaarden (of contante equivalenten zoals bankcheques, betaalopdrachten, obligaties of betalingen van persoonlijke rekeningen of onkosten). Bezoeken van vertegenwoordigers van de overheid, joint ventures, besloten vennootschappen en overheidsbedrijven Wegens de aard van onze activiteiten worden wij op onze kantoren en vestigingen over de hele wereld soms bezocht door vertegenwoordigers van de overheid, joint ventures, besloten vennootschappen en overheidsbedrijven. Hoewel het in orde is om de voordelen van de services die Compass biedt te roemen, demonstreren of uit te leggen, mag geen poging worden gedaan om besluiten te beïnvloeden door persoonlijke voordelen aan te bieden. Registratie en goedkeuring van geschenken en gastvrijheid Alle geschenken, gastvrijheid en zakendiners die aan of door Compassmedewerkers worden aangeboden (ongeacht of ze worden aanvaard of afgewezen) dienen door uw lijnmanager te worden goedgekeurd. U dient kopieën van al uw onkostendeclaraties te bewaren, zodat alle geschenken en vormen van gastvrijheid die u aanbiedt worden geregistreerd. Als u zelf geschenken of gastvrijheid ontvangt, dient u dat aan uw lijnmanager mee te delen zodat daarvan bewijs kan worden bewaard, ongeacht of u het aanbod aanneemt of afslaat. Alle lijnmanagers dienen bij te houden welke geschenken en gastvrijheid aan hen wordt aangeboden of aan de onder hen vallende medewerkers. Een voorbeeld van zo n register is beschikbaar via de juridische afdeling van de Groep. Vergeet niet dat u uw vragen of problemen altijd kunt bespreken met iemand van Speak Up. Voordat u akkoord gaat om de reis- en verblijfskosten of andere onkosten te betalen van bezoekende overheidsfunctionarissen dient u daarvoor toestemming te verkrijgen van uw lijnmanager.
COMMERCIËLE INTEGRITEIT Concurrentie en anti-trust Compass neemt de naleving van mededingingswetten ook bekend als antitrustwetgeving bijzonder ernstig. Schendingen van mededingingswetten worden niet getolereerd. Mededingingswetten kunnen van land tot land verschillen, en in sommige landen zijn de wetten zelfs van toepassing op activiteiten buiten het land van herkomst. De consequenties van het schenden van mededingingswetten kunnen voor zowel het bedrijf als voor individuele personen aanzienlijk zijn. In de EU kan een bedrijf dat deelneemt aan concurrentie-ondermijnende activiteiten een boete krijgen van tot wel 10% van de jaaromzet van de groep. Er zijn landen, zoals de VS, Brazilië en het VK waar personen die schuldig zijn bevonden aan bepaalde concurrentie-ondermijnende activiteiten gevangenisstraffen opgelegd kunnen krijgen. Een van de factoren die hierbij wordt gewogen door de autoriteiten bij het bepalen of een bedrijf zich anti-concurrerend heeft gedragen, is het marktaandeel van dat bedrijf. In veel rechtsgebieden is het onwettig om via concurrentie-ondermijnende middelen een monopolie of dominante positie te verkrijgen. U dient contact te leggen met uw juridische afdeling als het bedrijfsonderdeel waarin u werkzaam bent een groot marktaandeel heeft. In sommige landen wordt het als concurrentie-ondermijnend beschouwd wanneer bij verschillende klanten verschillende prijzen in rekening worden gebracht. Als u betrokken bent bij het beprijzen van goederen of diensten in uw bedrijfsonderdeel, dan dient u zich op de hoogte te stellen van de plaatselijke toepasselijke wetgeving. Vraag advies aan uw juridische afdeling. WAT U NOOIT MAG DOEN: met concurrenten een prijs overeenkomen (of zelfs maar bespreken) waartegen Compass goederen of diensten zal verkopen; proberen om aan klanten de prijs op te leggen waartegen zij goederen of diensten die door Compass aan hen zijn geleverd zullen wederverkopen; automatisch de adviesprijs van leveranciers overnemen - bepaal uw eigen prijs en noteer deze; kunstmatig een markt verdelen door af te spreken hoe klanten/contracten met niet-compass bedrijven zullen worden gedeeld, of door verschillende exclusieve gebieden onder elkaar te verdelen; frauduleus manipuleren met biedingen en offertes, of met concurrenten overleg plegen over biedingen en offertes (behalve in verband met een gezamenlijk bod of een joint venture waarbij uw juridische team betrokken is; met een ander bedrijf afspreken om de productie van goederen of het aanbod van diensten kunstmatig te beperken. WAT U ALLEEN MAG DOEN NA OVERLEG MET UW PLAATSELIJKE JURIDISCHE TEAM: prijzen rekenen die onder de totale kosten liggen met de bedoeling om een concurrent uit de markt te drukken; weigeren om aan een huidige klant te leveren (behalve als de klant bijvoorbeeld weigert om rekeningen te betalen); akkoord gaan met exclusieve contracten met een looptijd van meer dan 5 jaar; afspraken aangaan waarbij Compass eerste weigering wordt geboden voor toekomstige kansen voor voedingservice en ondersteuningservices op een bepaalde plek. Als u in het land waar u actief bent geen eigen juridische afdeling hebt, dan dient u met de juridische afdeling van de Groep te overleggen. V: We staan onder druk van een aantal klanten die willen dat we onze contracten opnieuw bekijken na de recente stijging van voedselprijzen, vooral van tarwe. Het zou schelen als we wisten wat onze belangrijkste concurrenten aan het doen zijn, aangezien we concurrerend moeten blijven en onze klanten toch de beste prijs moeten aanbieden die we kunnen. Het is ongetwijfeld in het belang van onze klanten als we dit met onze concurrenten bespraken en tot een globale overeenkomst konden komen? Mededingingswetten zien toe op de manier waarop concurrenten, klanten, distributeurs en andere partijen over de hele wereld met elkaar omgaan. Deze wetten verbieden overeenkomsten, afspraken en collectieve activiteiten die concurrentie tegengaan, beperken of verstoren (of daartoe de bedoeling hebben). A: Het zou illegaal zijn als u prijsafspraken zou maken of overwegen met onze concurrenten, zelfs als u meent dat dit in het voordeel van onze klanten zou zijn. U zou uzelf en het bedrijf blootstellen aan het risico van vervolging als u dat deed, en ook de reputatie van Compass beschadigen.
COMMERCIËLE INTEGRITEIT Concurrentie en anti-trust (vervolg) Handelsverenigingen Medewerkers van Compass dienen bijzonder voorzichtig te zijn wanneer zij overwegen zich bij een handelsvereniging aan te sluiten, en goed na te gaan of zij daardoor niet het risico lopen zich schuldig te maken aan concurrerentieondermijnende activiteiten - of de schijn wekken zich daaraan schuldig te maken. Zonder toestemming van de algemeen directeur in uw land, die de zaak met de juridische afdeling van de Groep zal opnemen, mag u zich niet bij een handelsvereniging aansluiten. Medewerkers wordt geadviseerd om goed bij te houden waar en wanneer zij ontmoetingen hebben met vertegenwoordigers van de concurrentie. Handelsverenigingen mogen niet worden gebruikt als platform voor het maken van afspraken over een gezamenlijke lijn met betrekking tot een commercieel onderwerp als prijskortingen. Ook passieve deelname aan vergaderingen waar wordt gesproken over bijvoorbeeld prijsafspraken voor de markt, kan leiden tot grote risico's voor u en voor Compass. U moet duidelijk maken dat u zich niet op uw gemak voelt bij de besprekingen en de vergadering onmiddellijk verlaten. Vervolgens dient u de zaak onverwijld aan uw juridische team te melden. Als u twijfels hebt over uw deelname aan vergaderingen van handelsverenigingen: overleg met uw juridische team. Witwassen Wij worden allen geacht wetten op het gebied van witwaspraktijken na te leven. De richtlijnen van Compass schrijven voor dat betalingen voor goederen of diensten die onder contract van onze klanten zijn geleverd (dus niet voor eindgebruikers) niet contant, in travellers cheques, betalingen door derden of postwissels ontvangen mogen worden. Betalingen van klanten worden doorgaans verwacht te worden ontvangen vanaf bankrekeningen op naam van de gefactureerde klant. Betalingen van Compass aan leveranciers of aan andere partijen dienen ook te worden overgemaakt naar een bankrekening op naam van de gecontracteerde partij. Uitzonderingen hierop dienen voorafgaand schriftelijk te worden goedgekeurd door uw juridische afdeling of door uw financieel directeur. Het is de verantwoordelijkheid van de plaatselijke leiding dat Compass zich houdt aan plaatselijke bepalingen, waaronder meldplichten voor geldstromen. V: Een van onze kleinere klanten vroeg me onlangs of het in orde was als onze factuur vanaf verschillende rekeningen betaald zou worden. Is dat in orde? A: U doet er goed aan om na te gaan of dit acceptabel is.met dit soort verzoeken dienen we uiterst zorgvuldig om te gaan, omdat dit kan wijzen op het witwassen van geld. Neem over deze kwestie contact op met uw lijnmanager of eigen juridische afdeling voordat u de klant een reactie geeft, want de klant kan het verzoek te goeder trouw doen. Bij het witwassen van geld proberen criminelen de ware herkomst en het eigenaarschap van geld dat afkomstig is uit criminele activiteiten te verbergen en verdoezelen, en het kan wijzen op financiering van terrorisme. Geld kan via een reeks transacties worden gefilterd om het zo te 'wassen' en te doen voorkomen alsof het rechtmatig is verkregen. Meer advies en hulp bij kwesties betreffende concurrentie, antitrust en witwassen van geld kunt u krijgen van uw juridische afdeling, of u kunt contact opnemen met de juridische afdeling van de Groep. De volledige contactgegevens vindt u in het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up.
COMMERCIËLE INTEGRITEIT Omkoping en corruptie Bij Omkoping worden geschenken, betalingen of andere voordelen gegeven of ontvangen om zo een zakelijk voordeel te verkrijgen. Een omkoping hoeft niet daadwerkelijk te worden betaald - het is voldoende dat het wordt gevraagd of aangeboden. Het maakt bij Omkoping geen verschil of het om het bedrijfsleven gaat of om de overheid. Omkoping en corruptie zijn in geen enkele vorm toelaatbaar en wij streven bij al onze zakelijke activiteiten naar transparantie. In de meeste landen bestaan wetten tegen corruptie. Schending van die wetten is een ernstig vergrijp dat kan leiden tot boetes voor Compass en gevangenisstraf voor individuele personen. We streven naar een werkomgeving waarin al onze medewerkers de hoogste normen op het gebied van integriteit en professionaliteit in acht nemen. Dat is in het bijzonder van belang bij onze omgang met overheidsfunctionarissen op landelijk, provinciaal en gemeentelijk niveau in de landen waar we actief zijn. Ongeacht of u met iemand uit het bedrijfsleven of van de overheid te maken hebt, dient u altijd de volgende basisregels in acht te nemen: Doe geen betalingen die niet zijn geautoriseerd en bied deze niet aan; Probeer nooit iemand te verleiden tot onwettige of ongepaste handelingen; Als u vermoedens of kennis hebt van ontvangen of aangeboden ongepaste betalingen, meld deze dan; Accepteer en bied nooit geld (of iets van waarde), geschenken of smeergelden aan voor het binnenhalen van contracten of zaken. V: Momenteel beoordeel ik offertes die zijn uitgebracht voor de levering van aardappelen. Een van de kandidaatleveranciers heeft me kaarten aangeboden voor een belangrijke voetbalwedstrijd dit weekend. Hij kan er zelf niet heen maar heeft gezegd dat ik twee kaartjes kan krijgen en nog iemand mag meenemen. Kan ik die kaartjes accepteren? A: U dient het aanbod van deze kaarten met grote omzichtigheid te benaderen. Omdat u midden in een offerteproces bent, kunt u de indruk wekken steekpenningen te aanvaarden; dit soort uitnodigingen dienen beleefd te worden afgewezen zolang het offerteproces nog niet is afgerond. U mag geen geschenken of gastvrijheid aanvaarden die de schijn wekken een zakelijk besluit te willen beïnvloeden. Zie voor meer informatie de Richtlijnen voor Geschenken en gastvrijheid (een link naar deze richtlijnen vindt u in het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode). Het fraudebeleid van de Compass Groep is gebaseerd op een zero tolerancebenadering van frauduleuze, oneerlijke of bedrieglijke activiteiten of handelwijzen; het beleid kan op Mercury door alle medewerkers worden geraadpleegd. U vindt ook een link naar het beleid in het hoofdstuk Verwijzingen. De Ethische Code geeft uitdrukking aan het algehele beleid van de Groep om op een ethische manier zaken te doen. Deze kan ook door alle medewerkers op Mercury worden ingezien; een link vindt u in het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up.
COMMERCIËLE INTEGRITEIT Omkoperij en corruptie (vervolg) Smeergelden Smeergelden zijn betalingen aan een overheidsfunctionaris (of andere persoon) om deze te bewegen zijn taken sneller of überhaupt uit te voeren. Bijvoorbeeld om te zorgen dat goederen snel door de douane worden vrijgegeven. Het betalen van smeergelden is verboden voor Compass-medewerkers. U mag zulke betalingen niet doen, ook niet als het maar om kleine bedragen gaat of wanneer het in het land waar u werkt tot de 'normale' praktijk behoort. Nieuwe gebieden, nieuwe sectoren, vertegenwoordigers en consultants De vestiging van een bedrijf in een nieuw land of gebied waar Compass tot dusverre nog niet actief is, of het opzetten van een nieuw bedrijfsonderdeel/bedrijfspoot in een al bestaan Compass-land, dient in het kader van risicobeheer eerst te worden goedgekeurd door de algemeen directeur en de financieel directeur van de Groep volgens de procedure die in de Handleiding voor Goedkeuringen van de Groep uiteen wordt gezet. Daarnaast is de procedure voor het aanstellen van consultants en vertegenwoordigers die namens Compass optreden (en die ook in de Handleiding voor Goedkeuringen uiteen wordt gezet) gewijzigd. Raadpleeg de Handleiding voor Goedkeuringen voor de meest recente financiële grenzen waar voorbij goedkeuring moet worden aangevraagd. Deze zijn met ingang van 1 februari 2011 aanzienlijk lager gesteld. V: We krijgen steeds vaker bezoek van overheidsfunctionarissen die verantwoordelijk zijn voor het verstrekken van onze gezondheids- en veiligheidslicenties. Ze verwachten dat we hen diners aanbieden en hebben ons om sigaretten gevraagd en een enkele keer om contant geld. Als ik dat weiger ben ik bang dat ze ons die licenties niet zullen geven, zodat we onze taken niet kunnen uitvoeren. Wat moet ik doen? Meer informatie over ons beleid ten aanzien van omkoping en corruptie vindt u in onze Ethische Code (een link hiernaar staat in het hoofdstuk Verwijzingen van deze Gedragscode); daarnaast kunt u ook uw juridische team om advies vragen. Vergeet niet dat u problemen of kwesties waar u mee zit altijd kunt bespreken door contact op te nemen met Speak Up. A: Hoewel het van belang is dat onze bedrijfseenheden voorzien zijn van alle benodigde licenties en vergunningen, is het aanbieden van geschenken of contant geld om de verstrekking daarvan te bespoedigen ten strengste verboden. U dient deze kwestie onverwijld aan uw lijnmanager te melden.
COMMERCIËLE INTEGRITEIT Rapportage en boekhouden Het is van groot belang dat de financiële en niet-financiële gegevens van Compass nauwkeurig en objectief worden geregistreerd. Financiële verslaglegging Alle boeken, verslagen en rekeningen dienen te voldoen aan de bepalingen in de Handleiding en Richtlijnen voor Boekhouden van Compass. Deze handleiding is een enkelvoudig naslagwerk over het naleven van Internationale Financiële Rapportagenormen voor alle onderdelen van het bedrijf; hierdoor kunnen alle Compass-bedrijfstakken zich bij hun financiële verslaglegging houden aan dezelfde serie richtlijnen. Onthoud de volgende basisregels: Alle gegevens dienen nauwkeurig en compleet te zijn en een correct beeld geven van het bedrijf op elk willekeurig moment; Ondersteunende documentatie dient op het moment van een transactie te worden verzameld; Boekhoudkundige gegevens en documentatie dient volgens plaatselijke juridische en fiscale richtlijnen te worden bewaard, maar nooit korter dan zes jaar; Financiële jaarverslagen en documenten over acquisities en andere belangrijke transacties dienen permanent te worden opgeslagen; Verleen uw volledige medewerking aan alle interne of externe audits, zorg dat u de auditeuren van juiste informatie voorziet en geef hen onbeperkt toegang tot documenten en collega's (altijd met inachtneming van juridische beperkingen). U mag nooit: Gegevens vervalsen hetzij financieel of niet-financieel; Tegoeden van Compass wegzetten of anderszins overboeken zonder deugdelijke documentatie en goedkeuring volgens de Handleiding voor Goedkeuringen; Valse of misleidende posten of opgaven van onkosten opvoeren; Gegevens vernietigen om verkeerde praktijken te verbergen. Als u meent dat er geen juiste financiële procedures worden gevolgd of dat er valse of misleidende posten worden geboekt, dan dient u die vermoedens onverwijld aan uw lijnmanager te melden. Als u het moeilijk vindt om de kwestie met uw lijnmanager op te nemen, overlegt u dan met uw hoofd financiën, met HR of met Speak Up. V: We hebben een heel succesvol half jaar achter de rug en onze doelstellingen ruimschoots overtroffen. We verwachten niet dat de komende maanden ook zo gemakkelijk zullen verlopen en ik vraag me af of ik niet een deel van de opbrengst van onze nieuwe klanten in het volgende kwartaal zal boeken om een iets gelijkmatiger prestatieniveau te laten zien. Ik denk niet dat het een negatieve impact op de klant zal hebben en ik zal de feitelijke cijfers niet aanpassen. Is dat in orde? A: Nee. Het verschuiven van omzet of winst van de ene naar de andere rapportageperiode kan tot een verkeerde voorstelling van onze financiële stand van zaken leiden en kan niet worden toegestaan. Zorg dat alle rapportages accuraat zijn en niet misleidend. Hulp en advies over accuraat rapporteren en boekhouden kunt u vragen aan uw lijnmanager, uw financieel team of aan de financiële afdeling van de Groep. Meer informatie en aanwijzingen over dit onderwerp staan daarnaast in de Handleiding en Richtlijnen voor Boekhouden van de Groep en in de Handleiding voor Goedkeuringen van de Groep; deze bereikt u via Mercury of via de links in het hoofdstuk Verwijzingen van de Gedragscode. Vergeet niet dat u uw vragen of problemen altijd kunt bespreken met iemand van Speak Up.