Integratie OCMW - Gemeente Integratie begint met een gemeenschappelijke IT-infrastructuur voor OCMW en Gemeente Didier Van den Meersschaut ICT Coordinator
Integratie OCMW DEEL I: HISTORIEK
Evolutie in de samenwerking (1) Feitelijke samenwerking voor 2007 Op ICT vlak worden reeds activiteiten gedeeld Voorbereiden bepaalde aankopen Ondersteuning vanuit Gemeentebestuur, gezamenlijke servers Beide besturen hebben wel een eigen ICT traject en beslissen onafhankelijk. Aankopen ICT material gebeurde apart.
Evolutie in de samenwerking (2) Eerste echte samenwerking in 2007 Toenmalige secretaris OCMW vertrok naar Stad Gent => Openstaande vacature Mini-decreet volgens welk het ene bestuur beroep kon doen op de secretaris van het andere bestuur => Gemeentesecretaris vulde functie in Lokaal Sociaal beleidsplan opgesteld Beheersovereenkomst 2007 beschrijft hoe en wat samen gedaan wordt
Evolutie in de samenwerking (3) 2008 Mini-decreet blijkt niet sluitend Benoeming als secretaris OCMW = impliciet ontslag als Gemeentesecretaris Gemeentesecretaris neemt ontslag als OCMW secretaris Verdere samenwerking verloopt conform beheersovereenkomst 2007 Nadruk op server & network Software nog beheerd door OCMW zelf
Evolutie in de samenwerking (4) 2013: Er wordt één financieel beheerder aangesteld voor Gemeente en OCMW Verdere samenwerking op software vlak Februari 2014: Verhuis OCMW medewerkers naar het gemeentehuis met volledige integratie van alle ondersteunende diensten Target 2018: OCMW inkantelen in gemeentebestuur Geen aparte budgetten 1 secretaris Gezamenlijke diensten (reeds gerealiseerd)
Succesfactoren samenwerking Vroeg starten Integratie vandaag in gang zetten laat kleinere stappen toe Spontaan laten groeien Verplicht Gemeente en OCMW laten samen zitten in één gebouw Weerstand verminderen Persoonlijke relaties Elkaars organisatie leren kennen Samen processen optimaliseren Best practice
Dagelijkse werking DEEL II: PROBLEEMSTELLING
Eerste indrukken privacy afschermen gegevens delen gezamenlijke aankopen aparte budgetten KORTOM: Conflicterende vereisten
Richtsnoeren 2.0 A-3.1.9 Een samenwerking tussen de gemeente en het OCMW inzake hardware en ICT-technologie is toegestaan. Mits contract met stipulatie van bevoegdheden en verplichtingen (eg inzake privacy) A-12.1.15 Gezamenlijk adressenbestand: mag geen enkel sociaal persoonsgegeven (Vb: Inkomen, gezondheidsinfo en persoonlijke voorkeuren) bevatten zonder machtiging van het Sectoriaal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid
Probleempunten Ondersteunende diensten 2 petjes Budget Personeel Kwaliteit en ICT Gebouwen Hoe geheim houden dat personeelsleden ondersteuning vragen van OCMW? Login / scheiding van toegang (geen aparte VLAN nodig) Aankoop en verdeling van HW met gescheiden budgetten Backup en bewaren/vernietigen van tapes (verwerkerscontract nodig) 2 veiligheidsconsulenten
Dagelijkse werking DEEL III: WAAR STAAN WE VANDAAG
Voorbeeld: LCD schermen 2 organisaties elk apart intekenen in raamcontract 2 verschillende organen bevoegd Apart naar leverancier => niet tegelijk beschikbaar Meerwaarde wordt niet volledig gerealiseerd.
Voorbeeld: enotulen Samenwerking rond best practices notuleren Twee verschillende trajecten met verschillende behoeften Resultaat = 2 Notulen-pakketten enotulen (OCMW) CRM (Gemeente)
Hardware Synchrone Tape Copy Backup On NAS
Software Apart Notulen-pakket enotulen (OCMW) CRM (Gemeente) Sierra ( enkel OCMW) sociale gegevens Backups op tape bewaard in kluis Logische scheiding op netwerk Deontologische code & verwerkingscontract nodig Onderverdeling maken op basis van proces ipv dienst Gebruik van Sharepoint
Ondersteuningsmodel Gemeente: ICT Coordinator Provincie O-Vl Schaubroeck Tijl DM. Jefferie M. Tim L.