Vlaamse overheid Agentschap voor Natuur en Bos Bestek voor een overheidsopdracht van diensten volgens de procedure van de open offerteaanvraag Bestek nummer: ANB/comm/2014-27 Raamovereenkomst voor de strategie en creatie voor de communicatie Uiterste indieningsdatum offertes: 04/02/2014 om 14u in lokaal 4G53, ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 te 1000 Brussel 1
Algemene situering van ANB Het Agentschap voor Natuur en Bos is een agentschap van de Vlaamse Overheid en maakt deel uit van het Ministerie van Leefmilieu, Natuur en Energie. Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) is in werking getreden op 1 april 2006 en is de fusie van de afdelingen Natuur en Bos & Groen van het vroegere AMINAL. Het Agentschap voor Natuur en Bos staat in voor het uitvoeren en het ondersteunen van het beleid, het duurzaam beheren en het versterken van natuur, bos, parken en openbaar groen in Vlaanderen en dit van in de stadskern tot in het buitengebied Circa 850 medewerkers staan in voor deze waaier van acties en activiteiten. Zij zijn werkzaam over heel Vlaanderen. De centrale diensten zijn in Brussel gehuisvest. In iedere provinciale hoofdplaats is er een provinciale afdeling die nog eens verder opgesplitst worden in verschillende beheerregio s (18 in totaal). Omschrijving van de opdracht Het Agentschap voor Natuur en Bos wil met één of meerdere externe partners samenwerken voor zijn communicatie, met als doel eenvormigheid en continuïteit te creëren in de interne en externe communicatie over de diensten heen. De opdracht bestaat uit twee percelen: Perceel 1: strategisch communicatie-advies Perceel 2: ontwikkeling en uitvoering van de interne en externe communicatieproducten van het Agentschap. De geschatte bedragen op jaarbasis zijn: Perceel 1: 30.000,00 EUR Perceel 2: 170.000,00 EUR De genoemde bedragen zijn louter indicatief. Het ANB is niet gebonden door deze bedragen. Voor een uitgebreidere beschrijving van deze percelen, verwijzen we u door naar deel 3: Technische bepalingen. De opdracht betreft een raamovereenkomst maar verleent geen exclusiviteit aan de dienstverleners. Deze overeenkomst heeft als doel om prijzen en bijhorende afspraken vast te leggen. Op basis van deze afspraken worden er dan gedurende de looptijd van de overeenkomst opdrachten toegewezen. ALLE DOCUMENTEN WAAR HET BESTEK NAAR VERWIJST EN DIE NOODZAKELIJK ZIJN VOOR DE OPMAAK VAN DE OFFERTE ZIJN TE BEKOMEN BIJ HET AGENTSCHAP VOOR NATUUR EN BOS. INLICHTINGEN Alle inlichtingen in verband met deze opdracht zijn te verkrijgen bij: Marie-Laure Vanwanseele Koning Albert II-laan 20 bus8 1000 Brussel Tel. 0032 2 553 81 32 e-mail : marielaure.vanwanseele@lne.vlaanderen.be 2
INHOUDSOPGAVE 3
Deel 1: Algemene bepalingen 1. Aanbestedende overheid 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van mevrouw Marleen Evenepoel, administrateur-generaal van het Agentschap voor Natuur en Bos. 2. De administratieve entiteit die belast is met de opvolging van deze opdracht is het Agentschap voor Natuur en Bos, Koning Albert II laan 20 bus 8, 1000 Brussel. 3. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven. 4. De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 4 van de Wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten van 15/06/2006, ten aanzien van het Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos. 2. Voorwerp en classificatie opdracht Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. De CPV-klassificatie van de opdracht: 79000000 3. Gunningswijze De gunning van deze opdracht gebeurt via een open offerte-aanvraag. 4. Indiening offertes Meer informatie rond de indiening van offertes is opgenomen onder artikel 51 en 90 K.B. Plaatsing (zie verder in het bestek). Uiterste indieningsdatum offertes: 04/02/2014 om 14.00uur in lokaal 4G53, Ferrarisgebouw te Brussel 4
5. Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing: Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); Koninklijk Besluit Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering); Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 6. Overige algemeen toepasselijke bepalingen 1. De plannen en alle bijhorende documenten die als basis gelden voor het indienen van de offertes. 2. De opdrachtgever kan aan de inschrijvers vragen alle nodige inlichtingen te verstrekken om de aangeboden prijzen te controleren. 3. Als dit bestek spreekt over gunning- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek. 4. De inschrijver duidt bij zijn offerte een persoon aan met naam, adres en telefoonnummer, die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen en die binnen de 24 uur gevolg kan geven aan een oproep voor het verstrekken van eventueel vereiste verduidelijkingen. 5. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te bewaren. 6. Per perceel zal één dienstverlener worden weerhouden. De uitvoering zal verlopen via deelopdrachten, en er zal voorafgaand aan de uitvoering van deze deelopdrachten overleg zijn met de aanbestedende overheid over de modaliteiten van uitvoering. De raamovereenkomst verleent geen exclusiviteit aan de dienstverlener. De duurtijd van de raamovereenkomst bedraagt 4 jaar. Elk jaar is er een evaluatiemoment, waarbij de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om, naast de ambtshalve en andere maatregelen die hem ter beschikking staat, de overeenkomst stop te zetten. De dienstverlener zal vergoed worden voor de geleverde prestaties maar ziet af van elke vordering tot schade- of andere vergoeding, gebaseerd op de stopzetting van de overeenkomst. 7. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. 8. Het Agentschap voor Natuur en Bos treedt in deze op als opdrachtencentrale, d.w.z. dat ook andere entiteiten gebruik kunnen maken van deze opdracht. 5
Inverde (Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos) is een entiteit die op deze opdracht ook bestellingen zal plaatsen. 7. Lijst afwijkingen KB Uitvoering De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt, zijn artikel 45 (straffen voor de motivatie: zie het betreffende artikel). 8. Integriteit De Vlaamse overheid wil een betrouwbare partner zijn voor burgers en bedrijven. Integriteit is daarom een belangrijke kwaliteit die de Vlaamse overheid als organisatie nastreeft. Voor een vlotte en transparante dienstverlening naar burgers en samenwerking met leveranciers, bevat de code volgende afspraken, die ook voor u als partner of leverancier van het Agentschap voor Natuur en Bos nuttig kunnen zijn: 1. Het gelijkheidsprincipe Klanten en leveranciers hebben het recht om in gelijke gevallen op dezelfde manier te worden behandeld. Dat kan maar als personeelsleden van de Vlaamse overheid op ieder moment hun objectiviteit bewaren. Om hun functie op een onbevangen en neutrale wijze uit te oefenen moeten personeelsleden ervoor zorgen dat in de omgang met interne en externe klanten geen persoonlijke voorkeuren meespelen en ernaar streven om elke schijn van partijdigheid te voorkomen. 2. Omgaan met giften en geschenken Om elke schijn van partijdigheid te voorkomen zijn er in de deontologische code ook afspraken gemaakt over het omgaan met giften en geschenken. Personeelsleden van de Vlaamse overheid mogen geen geschenken of uitnodigingen die betaald worden door derden aanvaarden. In bepaalde gevallen zijn uitzonderingen mogelijk, maar een personeelslid dat een geschenk of uitnodiging wil aanvaarden, moet dat steeds melden aan zijn leidinggevende. Geschenken of uitnodigingen die onterecht werden aanvaard, worden teruggestuurd naar de afzender. 3. Vermijden van draaideurconstructies Om elke schijn van partijdigheid en belangenvermenging te vermijden, heeft de Vlaamse overheid ook regels om draaideurconstructies te vermijden. Bij een overheidsopdracht met onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking zal de overheid die aanbesteedt daarom geen firma s uitnodigen waarvan men weet dat ex-medewerkers van de betrokken entiteit bestuurder of werknemer zijn, tot twee jaar na het vertrek van de medewerker uit die entiteit. 4. Zorgvuldig omgaan met overheidsmiddelen De middelen waarmee de Vlaamse overheid werkt, zijn publieke middelen, die 6
onder meer door belastinggeld ter beschikking worden gesteld. Het is dan ook logisch dat personeelsleden van de Vlaamse overheid zorgvuldig met deze middelen omspringen en moeten kunnen verantwoorden hoe ze die middelen gebruiken. Bij het kiezen van een leverancier bijvoorbeeld moet de overheid daarom de procedures volgen van de wet op de overheidsopdrachten. Transparantie en gelijke mededinging zijn ook bij overheidsopdrachten belangrijke waarden. Kandidaat-leveranciers hebben inzage in de lopende aanbestedingen op www.publicprocurement.be>>ondernemingen. De Vlaamse overheid biedt gratis opleidingen aan om bedrijven vertrouwd te maken met digitale overheidsopdrachten (e-procurement). U kunt zich inschrijven voor deze opleidingen op: http://www.bestuurszaken.be/vorming-0 Meer informatie over overheidsopdrachten: http://www.bestuurszaken.be/eprocurement Meer informatie over de deontologische code en het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid vindt u op: http://www.bestuurszaken.be/deontologische-code 7
Deel 2: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN (De nummers van de artikelen waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikelen van het KB Plaatsing en KB Uitvoering. De bepalingen van beide K.B. s gelden ten volle op deze opdracht, behoudens afwijkingen, opgenomen in dit bestek.) KONINKLIJK BESLUIT VAN 15 JULI 2011 PLAATSING OVERHEIDSOPDRACHTEN KLASSIEKE SECTOREN 1. Selectie ART. 61, 62 en 64. UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, 2. Artikel 64: door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel. ART. 67 en 72. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA 1. Zijn financiële en economische draagkracht toont hij aan door het voorleggen van: een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in werken, producten of diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren Indien de inschrijver om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referentie voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. 2. Zijn technische bekwaamheid toont hij aan door het voorleggen van: 8
- Een beschrijving van de structuur en de organisatie van zijn onderneming. Uit de beschrijving blijkt minstens hoe de inschrijver georganiseerd is op het vlak van management en voor de volgende dienstverleningen: o Voor perceel 1: accountwerking, strategische cel, manier van werken o Voor perceel 2: accountwerking, creatief team, lay-out team, digitale ploeg, media team - Een lijst van gelijkaardige gepresteerde diensten Het opgeven van minstens drie gelijkaardige referenties (qua aard en grootte) bij de overheid of bij privaatrechtelijke entiteiten, uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met vermelding van: o Benaming van de opdracht, regio waar de opdracht werd uitgevoerd, contactgegevens opdrachtgever, o Doelstelling en omschrijving van de referentie-opdracht, o Looptijd van de opdracht, o Prijs van de opdracht, o Korte samenvatting van opdrachten en resultaten ART 74 BEROEP OP DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing. 2. Modaliteiten ART 11 en 89: PERCELEN Deze opdracht is als volgt verdeeld in percelen: - Perceel 1: strategisch communicatie-advies - Perceel 2: ontwikkeling en uitvoering van de interne en externe communicatieproducten van ANB De aanbestedende overheid heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. 9
Het is de inschrijver toegestaan verbeteringsvoorstellen te bieden in geval hij voor meerdere percelen een offerte indient en de door hem bepaalde percelen aan hem worden gegund. ART 9: VARIANTEN Het indienen van vrije varianten is toegestaan. De varianten worden ingediend met een afzonderlijke offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan wat zijn basisofferte is en wat zijn varianten zijn. ART 10: OPTIES Het indienen van vrije opties is toegestaan De aanbestedende overheid beslist welke vrije opties ze in aanmerking neemt voor de bepaling van de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte. Het bod voor opties wordt afzonderlijk vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan dat het om opties gaat. 3. Offerte: opening, indiening, vorm en inhoud ART 92: OPENING VAN OFFERTES De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 04/02/2014 om 14.00uur in lokaal 4G53 in het Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 te Brussel ART 51 EN 90: INDIENING VAN DE OFFERTES De offertes worden elektronisch overlegd via de e-tendering applicatie. De offertes moeten worden opgemaakt in pdf-format. De offerte moet digitaal moet ondertekend worden door iemand die de inschrijver rechtsgeldig kan vertegenwoordigen of verbinden. De overlegging van de offertes via elektronische middelen moet gebeuren via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, 1 KB Plaatsing. Op deze pagina bevindt zich onderaan een link naar een brochure met informatie voor ondernemingen (Checklist ondernemingen.pdf:http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc /beep%20algemeen/eprocurement/faq/checklist_etendering_offertesindienen_ondernemer_nl.pdf). Belgische inschrijvers kunnen hun offerte digitaal ondertekenen via hun elektronische identiteitskaart. Buitenlandse inschrijvers kunnen hun offerte digitaal ondertekenen via een digitaal certificaat. Algemene informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het 10
nummer +32 (0)2 790 52 58. ART 52 EN 91: WIJZIGEN OF INTREKKEN VAN EEN REEDS INGEDIENDE OFFERTE Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, 1 of op papier. Om een reeds ingediende of opgestuurde offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per fax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 worden meegedeeld voor zover: 1 deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2 en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden de laatste dag voor de openingszitting. ART 80 EN 82: VORM EN INHOUD OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Alle documenten en nota s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden of dienen minstens te worden geïnventariseerd. In geval van ondertekening in naam van een rechtspersoon, wordt een bewijs toegevoegd waaruit blijkt dat de persoon bevoegd is zich te verbinden voor de rechtspersoon voor wie hij tekent. Elke wijziging, toevoeging of schrapping aan de essentiële voorwaarden van de offerte (prijzen, termijnen, technische voorwaarden) moet van een handtekening voorzien worden (en niet geparafeerd), van de persoon die de offerte ondertekend heeft. Naast de documenten die volgens dit en andere artikelen verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd, dienen ook volgende documenten te zijn bijgevoegd: Documenten die het mandaat bewijzen, indien de offerte door volmachthouders werd ingediend; ART 12 EN ART 12 KB UITVOERING: VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. 11
De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. ART 57 VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig (120) kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. 4. Prijs ART 13: PRIJSVASTSTELLING De onderhavige opdracht wordt beschouwd als een opdracht volgens prijslijst ART 16 PRIJSOPGAVE Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. ART 19: INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN Zijn inbegrepen in de eenheidsprijzen en/of de globale prijzen van deze opdracht, alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name: 1 de administratie en het secretariaat, 2 de verplaatsing, het vervoer en de verzekering, 3 de documentatie die met de diensten verband houdt, 4 de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering, 5 de verpakkingen, 6 de voor het gebruik noodzakelijke vorming, 7 in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk ART 20: PRIJSHERZIENING Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien er bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht. 12
Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P= Po x {(s x 0,8/S) + 0,2} Waarbij P= herziene prijs Po= offerteprijs s= loonkosten (sociale lasten inbegrepen) op het ogenblik van de aanvraag van de herziening; S = loonkosten (sociale lasten inbegrepen): deze hebben betrekking op de gegevens die geldig zijn 10 dagen vóór de opening van de offertes. ART 21: PRIJSONDERZOEK Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. 5. Gunningscriteria ART 101: OFFERTEAANVRAAG - GUNNINGSCRITERIA De beoordeling van de offertes en de keuze van de voor de aanbestedende overheid voordeligste regelmatige bieding zal geschieden rekening houdend met de onder vermelde criteria. Voor perceel 1 strategisch advies: a. Prijs (40%). b. Kwaliteit (60%) OPDRACHT: werk een strategische visie uit die de verschillende websites van het ANB integreert. Het ANB (en inverde) beheert in totaal tien websites (sommige in partnership). Een aantal daarvan richt zich naar een breed doelpubliek, een aantal naar een specifiek doelpubliek/specifieke nichemarkt: Afzender Website webpagina url ANB Corporate website www.natuurenbos.be 13
ANB Strategisch Project Natuur in je buurt www.natuurinjebuurt.be ANB Strategisch Project: Natuurdoelen (in opbouw) www.natura2000.vlaanderen.be ANB Campagnesite Week van het Bos www.weekvanhetbos.be ANB Campagnesite Dag van het Park www.dagvanhetpark ANB Website rond boscompensatie www.boscompenseren.be Inverde Corporate website www.inverde.be Inverde Productsite Natuur te Huur www.natuurtehuur.be Inverde Ecopedia: Online platform voor kennisdeling www.ecopedia.be Inverde Bomenwijzer: Online tool om de juiste boom te kiezen www.bomenwijzer.be Deze websites functioneren momenteel vrij los van mekaar. Om ze te kunnen kaderen in de nieuwe communicatiestrategie (zie bijlage) is een integratie van de verschillende websites nodig. Maak een analyse van deze websites en geef uw visie over hoe deze sites kunnen functioneren als één goed werkend geheel dat het gewenste doelpubliek optimaal bereikt. (max. 8 pg A4) Het gunningscriterium kwaliteit wordt als volgt beoordeeld: - De inhoudelijke kwaliteit en volledigheid van het voorstel (20) - Duidelijkheid en toepasbaarheid van het voorstel (20) - Creativiteit en originaliteit van het voorstel (20) Voor perceel 2 - communicatieproducten: a. Prijs (30 %) b. Kwaliteit van het voorgestelde team (10%) Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van de kwaliteit, ervaring en volledigheid van het voorgestelde team, aangetoond aan de hand van toetsbare referenties en competenties via o.a. o o o CV s, certificaties, gekoppeld aan de functiebenaming van de medewerkers die zullen worden ingeschakeld voor dit project, CV s, certificaties, van het management, Duidelijke voorstelling van het accountteam dat zal worden ingezet. De functiediversiteit van het team is het belangrijkste criterium voor de beoordeling. Bij vervanging van één van de personeelsleden moet een gelijkwaardig profiel worden voorgesteld. Het ANB heeft het recht om de voorgestelde persoon te weigeren. Inn dat geval moet de dienstverlener iemand anders voorstellen. 14
De punten worden toegekend op basis van de vermeldingen in de offerte van de inschrijver met betrekking tot de inhoud, aantoonbaarheid en relevantie t.o.v. de doelstelling van het project en de onderlinge vergelijking van de beschrijvingen van de verschillende dienstverleners. c. Kwaliteit (60%) Inschrijvers voor dit perceel dienen de hieronder beschreven technische opdrachten uitvoeren: a. Conceptvoorstel infofolder voor het domeingebied Horst De domeinfolder Welkom in Horst (zie bijlage) is aan vervanging toe. Maak een uitgewerkt conceptvoorstel met de nodige motivatie van een attractieve, eigentijdse folder voor dit domein die perfect past in de nieuwe communicatiestrategie. Dit voorstel moet zowel copywriting als beeld, vormgeving en een prijsopgave omvatten. b. Interne campagne nieuw merkbeleid Vlaanderen Uit onderzoek blijkt dat de communicatie van de Vlaamse overheid een versnipperd beeld verspreidt over Vlaanderen. De Vlaamse Regering heeft daarom beslist om alle communicatie over Vlaanderen inhoudelijk te stroomlijnen met een merkbeleid. Meer info op http://www.ditisvlaanderen.be/huisstijl Het ANB maakt werkt van een nieuwe huisstijlgids die het nieuwe merkbeleid Vlaanderen integreert. Het nieuwe logo van ANB bestaat uit het typografische logo Agentschap Natuur & Bos en de nieuwe leeuw met slagzin Vlaanderen is Natuur. Zodra deze gids is gerealiseerd zal deze intern worden gecommuniceerd. Werk een voorstel van een interne campagne uit die het personeel over de nieuwe huisstijl informeert en aanzet om de nieuwe huisstijl correct en consequent toe te passen. (max. 4 pg A4) c. Lancering nieuwe belevingssite ANB De huidige website www.natuurenbos.be genereert te weinig interactie met het publiek en zet niet voldoende in op recreatie en natuurbeleving. Het ANB bereidt daarom een nieuwe website voor, volledig in de lijn van de nieuwe communicatiestrategie. De website stelt de beleving van de natuur centraal en informeert en enthousiasmeert de doelgroepen over het aanbod van het ANB en van andere partners. De website biedt daarnaast, op een tweede niveau, nog steeds een goed overzicht van alle relevante beleids- en beheersinformatie die partners en het brede publiek 15
verwachten. De lancering van de website vindt in het voorjaar 2015 plaats. Stel voor deze lancering een originele campagne voor die het publiek meteen meekrijgt in het ANB-verhaal. Deze opdracht bevat zowel een conceptvoorstel als een eerste uitwerking ervan, en een plan van aanpak. (max. 6 pg A4 inclusief visuals) Dit criterium zal worden beoordeeld aan de hand van: o Inhoudelijke kwaliteit en volledigheid van de voorstellen (15) o Duidelijkheid en toepasbaarheid van de voorstellen (15) o Creativiteit, originaliteit en effectiviteit van de voorstellen (30) 16
B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 14 JANUARI 2013 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN 1. Algemene uitvoeringsbepalingen ART 147: UITVOERINGSTERMIJN De duurtijd van de raamovereenkomst bedraagt 1 jaar, doch drie keer verlengbaar voor één jaar. Elk jaar is er een evaluatiemoment, waarbij de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt om, naast de ambtshalve en andere maatregelen die hem ter beschikking staat, de overeenkomst stop te zetten. De dienstverlener zal vergoed worden voor de geleverde prestaties maar ziet af van elke vordering tot schade- of andere vergoeding, gebaseerd op de stopzetting van de overeenkomst. ART 149: DIENSTVERLENINGSPLAATS Vlaanderen ART 11 LEIDING EN TOEZICHT OP DE UITVOERING Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) De technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) De keuring van de prestatie, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) Het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) Het opstellen van de processen-verbaal; e) De opleveringen; ART 25 TOT EN MET 33: BORGTOCHT a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW; Indien het gegunde bedrag lager ligt dan 50.000,00 EUR, zal geen borgtocht worden gevraagd. b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van artikel 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB uitvoering, met name: 1 in speciën, 2 in publieke fondsen, 17
3 in de vorm van een gezamenlijke borgtocht, 4 via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas http://depositokas.belgium.be/contact/contact.htm c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering of op de bovenvermelde site van de Deposito- en Consignatiekas ART 148: VASTE OF MINIMALE HOEVEELHEDEN De vermoedelijke hoeveelheden, opgenomen in de inventaris, zijn volledig indicatief en verbinden de aanbestedende overheid tot niets. 2. Betalingen ART 66: WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD De diensten voor de opdracht zullen uitbetaald per deelopdracht volgens ingezonden schuldvorderingen, een factuur geldt als schuldvordering en mag opgemaakt na goedkeuring diensten; Een berekend bedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere eurocent, al naargelang het eerste decimaal getal minstens vijf of minder bedraagt. ART 150 EN 160: PROCEDURE a. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties. b. De factuur geldt als schuldvordering. c. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van bovenvermelde verificatietermijn. d. Vermits deze overeenkomst zowel diensten inhoudt voor het Agentschap voor Natuur en Bos als voor het Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos, wordt gevraagd, afhankelijk van de opdrachtgever, de facturen te richten naar: Voor opdrachten van ANB: Agentschap voor Natuur en Bos Postkamer facturatie Koning Albert II laan 19 bus 8 1210 Brussel Voor opdrachten van OC-ANB: Inverde Wouter Vanlerberghe 18
Ferrarisgebouw, lokaal 4G50 Koning Albert II-laan 20, bus 22 1000 Brussel e. Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 B.W. inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten f. De opdracht bestaat uit afzonderlijke delen voor rekening van de hierboven vermelde medefinanciers. Iedere medefinancier betaalt enkel zijn deel en draagt daarvoor de uitsluitende aansprakelijkheid. Bij ieder probleem of geschil i.v.m. de betalingen richt de dienstverlener zich uitsluitend en rechtstreeks tot de medefinancier in kwestie. De dienstverlener maakt voor iedere medefinancier afzonderlijke facturen op, doch stuurt alle facturen naar de aanbestedende overheid. 3. Intellectuele rechten en vertrouwelijkheid ART 17, 19 EN 20: INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW 1. De aanbestedende overheid krijgt vanaf het ogenblik dat enige prestatie wordt geleverd door de inschrijver zonder enige kennisgeving of formaliteit volgende rechten op de resultaten van de prestatie: - Wat betreft de primaire vermogensrechten (reproductie en bekendmaking) verkrijgt de aanbestedende overheid de exclusieve en onbeperkte rechten voor de gehele duur van de auteursrechten; - Wat betreft de secundaire vermogensrechten (het recht op aanpassing) verkrijgt de aanbestedende overheid deze ook op exclusieve en onbeperkte manier voor de gehele duur van de auteursrechten; - Wat betreft de morele rechten verklaart de inschrijver door deel te nemen aan onderhavige opdracht, af te zien van zijn recht zijn naam te zien vermelden op het werk en bij de exploitatie ervan. Daarnaast ziet de dienstverlener af van het inroepen van zijn moreel recht om zich te verzetten tegen aanpassingen van zijn werk, tenzij hij aantoont dat de wijziging in kwestie schade toebrengt aan zijn eer of reputatie. 2. De inschrijver dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de resultaten van de opdracht te doen bewaren door zichzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. 3. De inschrijver staat borg, zonder beperking van bedrag, voor elk verhaal dat een derde zou stellen wegens niet eerbiediging van de intellectuele rechten van deze derde. ART 18: VERTROUWELIJKHEID De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. 19
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. 4. Sancties en rechtsvorderingen ART 45: STRAFFEN a. Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig artikel 45, 2, 1 en 2. b. De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - De inbreuk is gepleegd; - Er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing mogelijk is van een recidiverende dienstverlener. ART 46 EN 154: VERTRAGINGSBOETES De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig artikel 154, eerste alinea. ART 73: RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding. 20
5. Keuringen en oplevering ART 41 TOT EN MET 43: KEURINGEN De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener meegedeeld worden op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. De reis- en verblijfskosten van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid vallen ten laste van de dienstverlener. ART 64 EN 156: OPLEVERING Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen. ART. 152. AANSPRAKELIJKHEID Onverschillig de keuringen blijft de inschrijver aansprakelijk voor een eventuele zware fout en het bedrog van de DIENSTVERLENER. De aansprakelijkheid van de inschrijver blijft tevens weerhouden wanneer de opdracht niet volgens de regels van goed vakmanschap wordt uitgevoerd. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 21
Deel 3: Technische bepalingen 3.1. Voorstelling van het ANB De ca. 800 medewerkers van het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) werken elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuurgebieden, bossen en parken. Het ANB gaat samen met verschillende partners voor meer en betere natuur in Vlaanderen en creëert zo een groter draagvlak voor natuur. De werking van het ANB is opgebouwd rond de duurzame driehoek People, Planet, Profit. People staat voor de zorg voor de mensen, de samenleving. Planet focust op de biodiversiteit en het bijdragen aan het oplossen van milieuproblemen. Profit gaat over het creëren van economische waarde. Het is belangrijk dat die drie aspecten in evenwicht zijn. Dat evenwicht moet ervoor zorgen dat ook toekomstige generaties kunnen genieten van een leefbare wereld. Het ANB is de grootste groenbezitter in Vlaanderen. Het beheert 42.300 hectare eigen bossen, natuurgebieden en domeinen. Aangezien het agentschap ook anderen helpt bij het beheren van hun domeinen, beheert het agentschap in totaal zo'n 75.000 hectare bos of natuurgebied. 3.2. Situering van de communicatiedienst De communicatiedienst ondersteunt de opdrachten van het ANB. Zowel op centraal als op provinciaal niveau levert de dienst een actieve ondersteuning om de doelstellingen van het jaarlijkse ondernemingsplan (zie http://www.natuurenbos.be/~/media/files/over%20ons/anb_op_2014-met-wijzigingp40.pdf) te bereiken. 3.3. De strategische doelstellingen voor de communicatie van het ANB Het ANB heeft in 2014 een nieuwe interne en externe communicatiestrategie ontwikkeld. Voorafgaand aan de opmaak van de externe communicatiestrategie, werd een doelgroep analyse uitgevoerd. Deze documenten vindt u als bijlage bij dit bestek. 3.4. De strategische doelstellingen voor de communicatie van inverde Inverde is het forum voor groenexpertise voor de overheid én groene sector. Inverde investeert in de kennis van mensen én in groene projecten van de overheid en haar partners. Zo werkt zij aan een groener Vlaanderen. Meer info op www.inverde.be 3.5. Situering van de opdracht van de offerteaanvraag Vooraf wordt duidelijk gesteld dat dit een raamcontract is: elke deelopdracht is onderhevig aan een afzonderlijke offerte, en kan pas bij goedkeuring van de deelofferte worden uitgevoerd. De opdracht wordt opgedeeld in 2 percelen: Perceel 1: strategisch communicatieadvies Deze opdracht behelst het strategisch communicatieadvies. Het ANB en inverde hebben een duidelijke en actuele communicatiestrategie die de komende periode verder zal worden geïmplementeerd. De voortdurend wijzigende samenleving en (communicatie)behoeften en de mogelijke bijkomende/andere randvoorwaarden kunnen aanpassingen aan en/of scherpstellingenvan deze strategie nodig maken. Verder kunnen ook (deel)projecten gericht naar bepaalde doelgroepen een 22
specifieke communicatiestrategie vereisen. Perceel 2: ontwikkeling en uitvoering van de interne en externe communicatieproducten van het ANB. Deze opdracht behelst advies, creatie en uitvoering van acties in het kader van de interne en externe communicatie van het ANB en van inverde en diens producten. De onderhandeling en aankoop van mediaruimte behoren niet tot de uitvoering van acties die in dit perceel zijn opgenomen. De taken die hoofdzakelijk het onderwerp zullen uitmaken van deze opdracht, situeren zich bij: Ondersteuning i.v.m. diverse centrale en provinciale communicatieactiviteiten. Conceptontwikkeling, copywriting en ontwerp van communicatieproducten. Het ANB beschikt momenteel over een jaarlijks communicatiebudget van maximaal 265.000 euro (incl. btw). Het partnership voor de communicatie moet het ANB een flexibele samenwerkingsvorm garanderen op de verschillende deelaspecten van de communicatie en desgewenst voldoende ruimte laten voor eigen ANB initiatieven. Deze initiatieven moeten zich wel ontwikkelen binnen de vooropgestelde normen van eenvormigheid en continuïteit (brand, huisstijl), ook als ze zonder tussenkomst van de partner worden uitgevoerd. Het ANB is onderhevig aan de communicatievisie en de huisstijlrichtlijnen van het nieuwe merkbeleid voor Vlaanderen ( Verbeelding werkt ) (zie http://www.ditisvlaanderen.be/huisstijl). Alle communicatie binnen het kader van deze opdracht, dient dit nieuwe merkbeleid te weerspiegelen. Vermits het ANB zich niet wil beperken in het soort of aantal producten dat mogelijks kan ontwikkeld worden, vraagt ANB de inschrijver een uurprijs op te geven. Bestek opgemaakt op 30/10/2014 te Brussel, Tom Vermijlen Nagezien en voorgesteld door, Goedgekeurd door, Tijs De Langhe Marleen EVENEPOEL 23
DEEL 4 OFFERTEFORMULIER Agentschap voor Natuur en Bos Bestek nummer: Staf/Comm/2014- Omschrijving van de opdracht 1. Algemene verbintenis OFWEL 1 De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Adres: OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreedt (optreden) als vereniging zonder rechtspersoon (voor elke deelnemer gegevens als hierboven): Vereniging die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name: Verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro): 1 Doorhalen wat niet van toepassing is. 24
2. Algemene inlichtingen (in geval van vereniging zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer): - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: 3. Onderaannemers OFWEL 2 Er zullen geen onderaannemers worden aangewend. OFWEL De onderaannemers die zullen worden aangewend, hebben als nationaliteit: 4. Personeel Het personeel dat zal worden aangewend, heeft als nationaliteit: 5. Betalingen De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr... van de financiële instelling. op naam van 6. Bijlagen Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd: - de documenten die het bestek verplicht over te leggen, zijnde referentiemateriaal. Gedaan te. op. De inschrijver(s), 2 Doorhalen wat niet van toepassing is. 25
Deel 5: Inventaris PERCEEL 1 Strategisch advies Agentschap voor Natuur en Bos Bestek nummer: ANB/comm/2014- Team Functie Korte taakomschrijving Eigen medewerker (kruis aan) Senior communicatieadviseur Junior communicatieadviseur TOTAAL 3 Externe medewerker (kruis aan) Prijs/uur in cijfers en letters, excl BTW Gedaan te op (datum) De inschrijver(s) (naam + handtekening) 3 Gemiddelde uurprijs van het team voor de opdracht. 26
Deel 5: Inventaris PERCEEL 2 communicatieproducten Agentschap voor Natuur en Bos Bestek nummer: ANB/comm/2014- Team Functie Korte taakomschrijving Eigen medewerker (kruis aan) Account director Externe medewerker (kruis aan) Prijs/uur in cijfers en letters, excl. BTW Account manager Account executive Creative director Art director 27
Grafisch ontwerper Copywriter Tekstredacteur Social media expert Digitale project manager Webdesigner Webredacteur TOTAAL 4 Gedaan te op (datum) De inschrijver(s) (naam + handtekening) 4 Gemiddelde uurprijs van het team voor de opdracht. 28