Bevragingsleidraad voor de toewijzing van de concessie 'uitbating en toezicht op de Oostkampse wekelijkse markt op donderdagvoormiddag

Transcriptie

1 Bevragingsleidraad voor de toewijzing van de concessie 'uitbating en toezicht op de Oostkampse wekelijkse markt op donderdagvoormiddag Oproep tot voorstellen Indienen tegen uiterlijk 8 MEI 2013 Om 11 uur Wijzigingen: Ontwerper: De gemeente Oostkamp Lokale Economie Wendy DANSCHOTTER OostCampus Siemenslaan Oostkamp Opdrachtgevend bestuur: gemeente Oostkamp Siemenslaan 1 te 8020 Oostkamp Gezien en goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 18 april 2013

2 Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE CONCESSIEGEVER... 4 I.3 DUUR VAN DE CONCESSIE... 4 I.4 OPZEGGING VAN DE CONCESSIE... 4 I.5 WIJZE VAN TOEWIJZEN... 4 I.6 ADMINISTRATIEVE VOLLEDIGHEID VAN HET VOORSTEL VAN DE KANDIDAAT CONCESSIEHOUDER... 5 I.7 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I.8 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 5 I.9 GESTANDDOENINGSTERMIJN... 6 I.10 CRITERIA VOOR TOEWIJZING VAN DE CONCESSIE... 6 I.11 KEUZE VAN OFFERTE... 6 I.12 MARKTVERANTWOORDELIJKE VOOR HE GEMEENTEBESTUUR... 7 II. CONCESSIEVOORWAARDEN... 8 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER... 9 Blz. 2

3 Ontwerper De gemeente Oostkamp Lokale Economie Wendy DANSCHOTTER OostCampus Siemenslaan Oostkamp Telefoon : economie@oostkamp.be Toepasselijke reglementering Deze concessie valt niet onder de wetgeving betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. Met respect voor de gelijke mededinging en het beginsel van behoorlijk bestuur wordt de concessie aan een marktbevraging onderworpen. Blz. 3

4 I. Administratieve bepalingen Deze bevragingsleidraad werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 18 april Deze is kosteloos verkrijgbaar van 19 april 2013 tot 8 mei 2013 bij de dienst Lokale Economie, OostCampus, Siemenslaan 1 te 8020 Oostkamp. De bekendmaking van deze opdracht zal gebeuren in : - de merel - de gemeentelijke website, onder de rubriek lokale economie - de plaatselijk streekkrant I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Het gemeentebestuur van Oostkamp geeft in concessie de uitbating en toezicht van de wekelijkse Oostkampse markt op donderdagvoormiddag in de omgeving van de Sint-Pieterskerk. In het kader van en onlosmakelijk verbonden met de concessie wordt de concessiehouder tevens belast met het toezicht op het ordentelijk verloop van deze openbare markt. De concessiehouder duidt de standplaatsen aan en ontvangt de standgelden. De tarieven van de standplaatsen dienen bij aanvang van elke marktdag op een goed zichtbare plaats geafficheerd te worden. Per kwartaal betaalt de concessiehouder het verschuldigde concessiebedrag aan het gemeentebestuur van Oostkamp door overschrijving op de bankrekening van het gemeentebestuur. I.2 Identiteit van de concessiegever Gemeentebestuur Oostkamp Siemenslaan Oostkamp I.3 Duur van de concessie De concessie wordt aangegaan voor 3 jaar, met mogelijkheid tot verlenging (in schijven van 1 jaar) door de concessiegever tot maximum 9 jaar. I.4 Opzegging van de concessie De concessiehouder kan de concessie opzeggen met een schriftelijke en aangetekende opzeggingsbrief aan het college van Burgemeester en Schepenen mits het respecteren van een opzegtermijn van 3 maanden. De concessiegever houdt zich het recht voor om na een tweede aanmaning, de concessie éénzijdig stop te zetten. I.5 Wijze van toewijzen De concessie wordt toegewezen na een eigen procedure van marktbevraging Blz. 4

5 I.6 Administratieve volledigheid van het voorstel van de kandidaat concessiehouder Het voorstel van de kandidaat concessiehouders moet vergezeld zijn van volgende stukken: opgave van de naam, geboorteplaats en datum, woonplaats, burgerlijke stand en huidig beroep van de kandidaat-concessiehouder, met kopie van de identiteitskaart een bewijs van goed zedelijk gedrag van de kandidaat-concessiehouder Deze stukken kunnen in eerste instantie worden vervangen door een eigen verklaring op eer, doch dienen voor handen te zijn op het ogenblik van de ondertekening van de concessie-overeenkomst. I.7 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn voorstel op in het Nederlands. Het voorstel bestaat verplicht op straffe van onvolledigheid uit 4 hoofdstukken, duidelijk van elkaar te onderscheiden : Hoofdstuk 1 Administratieve gegevens en attesten / verklaring op eer Zie hiervoor I.6 Hoofdstuk 2 Begeleidend schrijven met motivering en ervaring met een openbare markt De concessie betreft de uitbating en toezicht van een openbare wekelijkse markt met een belangrijk sociaal karakter. De markt is een ontmoetingsplaats voor kopers en verkopers. Het gemeentebestuur van Oostkamp waakt er dan ook over dat de uitbating en toezicht van deze markt gebeurt door een gemotiveerde concessiehouder, met een duidelijke en correcte uitbating en toezicht en die rekening houdt met de doelgroepen en de specifieke functies van een wekelijkse markt. Aan de kandidaat-concessiehouder wordt gevraagd een korte toelichtingsnota te geven bij de wijze van uitbating en toezicht welke hij vooropstelt en hoe hij deze uitbating en toezicht laat aansluiten bij de doelgroepen en de specifieke functies van de markt. De kandidaat-concessiehouder mag in deze toelichting suggesties doen rond uitbating en toezicht. Hoofdstuk 3 Opgave van relevante ervaring Zie criteria voor toewijzing van de concessie Hoofdstuk 4 Voorstel van concessievergoeding Zie criteria voor toewijzing van de concessie Voorstellen van wijziging van de concessieovereenkomst worden niet aanvaard. De hoofdstukken worden elk door de kandidaat-concessiehouder of zijn gemachtigde rechtsgeldig ondertekend en gedateerd. Alle bladzijden worden geparafeerd en gedateerd. I.8 Indienen van de offerte Het voorstel opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan de concessiegever overgemaakt in een definitief gesloten omslag met vermelding van de referentie van concessie wekelijkse marktdag gemeente Oostkamp. Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met de vermelding " voorstel concessie". Blz. 5

6 Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Gemeentebestuur Oostkamp Lokale economie Mevrouw Wendy Danschotter Siemenslaan Oostkamp Het voorstel moet het gemeentebestuur bereiken ten laatste op 8 mei uur. Hetzij bij gewoon of aangetekend schrijven, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres. Opening van de voorstellen : De opening van de voorstellen gebeurt in gesloten zitting. I.9 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de kandidaat-concessiehouder door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 30 kalenderdagen. I.10 Criteria voor toewijzing van de concessie Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving 1 Prijs 50 Gewicht Regel van drie; Score offerte = (prijs offerte / prijs hoogste offerte) * gewicht van het criterium prijs 2 Ervaring en deskundigheid van de kandidaat - concessiehouder De ervaring en de deskundigheid van de kandidaat-concessiehouder zal - getoetst worden: - aan de hand van de opsomming van de opgedane ervaringen - op de vooropgestelde uitbating. De quotering gebeurt op basis van onderstaande sores 1 - slecht komt niet in aanmerking voor toewijzing 2 - voldoende - 15 punten 3 - goed - 25 punten 4 - zeer goed - 30 punten 5 - uitstekend - 40 punten 50 I.11 Keuze van offerte Het bestuur kiest het economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de criteria voor toewijzing) aanbod. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de kandidaat-concessiehouder alle clausules van deze bevragingsleidraad en de bijlage. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. Het gemeentebestuur is niet verplicht effectief toe te wijzen, het kan steeds afzien van de verderzetting van de toewijzingsprocedure. Blz. 6

7 I.12 Marktverantwoordelijke voor het gemeentebestuur mevrouw Wendy Danschotter Lokale economie OostCampus Siemenslaan 1 te 8020 Oostkamp Telefoon: Fax: 050/ economie@oostkamp.be Blz. 7

8 II. Concessievoorwaarden Er wordt hier verwezen naar het ontwerp van concessieovereenkomst, te vinden onder rubriek III. Dit ontwerp bevat de voorwaarden en de modaliteiten waaronder de concessie zal verleend worden. De kandidaat concessiehouder kan in zijn voorstel suggesties van minimale wijziging(en) doen of beperkte aanvulling(en) of verfijning(en) voorstellen. Deze suggesties worden niet in rekening genomen bij de beoordeling van de voorstellen. Over de suggesties kan verder door het gemeentebestuur worden onderhandeld, zonder dat het gemeentebestuur ooit verplicht is op de suggesties in te gaan. Blz. 8

9 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP BEVRAGINGSLEIDRAAD VOOR DE TOEWIJZING VAN DE CONCESSIE 'UITBATING EN TOEZICHT OP DE OOSTKAMPSE WEKELIJKSE MARKT OP DONDERDAGVOORMIDDAG Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, exclusief btw)...per jaar. (in letters, exclusief btw)... Blz. 9

10 Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op zichtrekening nr. BE geopend op naam van de gemeente Oostkamp. Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 10