Verandermanagement: gids voor succes De enige constante is verandering. Misschien een cliché als een huis, maar we weten dat het klopt. We worden altijd en overal omringd door verandering en vaak is het een uitdaging deze te aanvaarden of er mee om te gaan. Tijdens de volgende module werken we verder rond het thema gericht en geëngageerd veranderen. In dit voorbereidende document bieden we reeds wat achtergrond en enkele handvaten rond het 6-stappen C.H.A.N.G.E. model dat we aanreiken voor de succesvolle implementatie van verandering. We bespreken de verschillende stappen, bijhorende tools en technieken in meer detail tijdens de module. We oefenen dit in aan de hand van een voor iedereen gekende casus, het project Rabobank Unplugged. We zullen jullie vragen om in 3 afzonderlijke groepen en aan de hand van een template een presentatie voor te bereiden. Deze wordt op de 2 de dag gepresenteerd aan een jury van Rabobank Interim Managers. Zij zullen jullie voorstel van aanpak van het veranderproject evalueren, soms challengen en er feedback op geven. In de titel van dit document verwijzen we naar een gids voor succes eerder dan een survival guide omdat we willen dat jullie verder raken dan overleven, maar van verandermanagement werkelijk een succes maken! Starten doen we met enkele inspirerende quotes: We worden blij van verandering als we deze zelf initiëren, maar vaak boos en geïrriteerd wanneer ze ons wordt opgelegd - Rosabeth Moss Kanter Wanneer het drumritme verandert, verandert ook de dans Hausa People Leren uit het verleden is één ding, er zich in wentelen iets totaal anders. - Kenneth Auchincloss Niet de sterkste van alle diersoorten zal overleven, noch de meest intelligente, maar die soort die het best omspringt met verandering. - Charles Darwin Wees de verandering die je wilt zien. - Mahatma Gandhi Als je de regenboog wil, moet je leven met de regen Dolly Parton Verander je gedachten en je wereld verandert Normal Vincent Peale Graaf de waterbron alvorens je dorst krijgt Chinese wijsheid Een gewoonte kan je niet uit het raam gooien, je moet ze stap voor stap van de trap leiden Mark Twain Vooruitgang wordt meestal niet aangedreven door tevreden mensen F. Tyger We zien de dingen niet zoals ze zijn. We zien ze zoals wij zijn. Anaïs Nin
Het C.H.A.N.G.E. model Verandering resulteert vaak in een slordig proces. Om jullie te helpen wat structuur aan te brengen gebruiken we het 6-stappen verandermodel. Het kan een leidraad bieden, van initiatie tot evaluatie. We zijn er ons echter van bewust dat verandering zich echter niet laat kisten in een mooi afgelijnd en lineair proces zoals gepresenteerd in dit model. Elke organisatie is verschillend en elk veranderproject is uniek. Toch geeft elke stap je een goed beeld van wat algemeen gesproken te verwachten valt. Overzicht:
Stap 1: Connecteer met de huidige situatie Deze stap heeft tot doel het besef bij mensen te doen groeien dat zaken kunnen/moeten veranderen om tot een bepaald toekomstbeeld te komen dat we verkiezen boven het status quo. Deze stap wordt vaak geïnitieerd aan (of dichtbij) de top van de organisatie. Het kan door de omgeving worden opgedrongen, bijvoorbeeld door nieuwe wetgeving of regulering. Het kan ook vanuit de organisatie ontstaan. Deze stap richt zich op de vraag: Waarom? Waarom moeten we dit doen?. Omschrijf het burning platform waarom de verandering en waarom nu? Geef aan wie de stakeholders zijn Geef aan wie het veranderingsproject ondersteunt (sponsors) Vermeld welke rollen er in je veranderingsproject team zitten en wat hun taken/functies zijn Geef zoveel mogelijk (ondersteunde en realistische) argumenten om de verandering te verantwoorden wat kan er beter als we veranderen / wat riskeren we te verliezen als we niet veranderen (maak eventueel gebruik van SWOT analyse of veranderingsbereidheid-index) Vermeld de belangrijkste competenties/gedragingen die je verwacht van je teamleden Stap 2: Harmoniseer en aligneer het leiderschap In deze stap creëren we vertrouwen en betrouwbaarheid bij mensen door op verschillende niveaus één en dezelfde stevige visie te communiceren. Je zorgt ervoor dat leidinggevenden met de rest van de organisatie helder communiceren over wat er te gebeuren staat en waarom. Daarnaast is het ook het moment om verwachtingen vorm geven. Deze stap richt zich op de vraag; Wat? Wat gaan we doen?. Schrijf hier je strategie sequentie neer (visie, missie, LT doelen, etc. ). Ontwerp een plan van aanpak en communicatie Zorg ervoor dat alle leidinggevenden dit begrijpen, steunen en communiceren Weet wie deel uitmaakt van de dominante coalitie Voorzie mogelijke obstakels Communiceer de niet-onderhandelbare afspraken (Non Negotiable Rules)
Stap 3: Activeer betrokkenheid In deze stap worden teams gevormd voor het uittekenen en implementeren van de verandering. Werknemers worden betrokken bij de keuze van wat er wordt behouden, wat er wordt veranderd en hoe dit zal gebeuren. Leidinggevenden blijven intussen communiceren om te verzekeren dat iedereen weet wat er gebeurt en begrijpt hoe de verandering zal plaatsvinden. Deze stap richt zich op de vraag Hoe? Hoe pakken we de verandering aan? Ontwerp een degelijk implementatie plan Zorg voor buy-in naar de visie Ga op zoek naar een kritische massa Manage verwachtingen. Wat verwachten mensen van het project? van jou? van het management? Definieer en voorspel reacties op de veranderingen. In welke fase van reactie zitten je mensen nu (Kübler-Ross) Anticipeer op mogelijke weerstand? Bedenk mogelijke manieren om er mee om te gaan? Zijn er disfuncties van je team die je moet aanpakken? Stap 4. Nomineer een project aanpak In deze stap verzekeren we dat de plannen gemaakt in stap 3 de juiste zijn, dat de nodige middelen beschikbaar zijn, dat iedereen aan boord is en starten we de transitie naar de gewenste toekomstige situatie. Vaak vergeten organisaties stap 1, 2 en 3 en starten ze hun inspanning om te veranderen op dit punt van het proces. Ze beslissen dat een verandering moet worden doorgevoerd en starten onmiddellijk met de implementatie ervan. Echter, deze aanpak lukt niet vaak. Tijdens deze stap doen we een risicoanalyse, kiezen we hoe we zullen meten (parameters, KPI s) en gebruiken we een aantal hulpmiddelen voor implementatie. Implementeer acties die systematisch de kernaspecten aanpakken Gebruik een proces om de juiste meet parameters te kiezen: wat zijn de KPI s/kri s? Voer een risico analyse uit: wat is de waarschijnlijkheid dat iets voorvalt en wat is de impact ervan op het succes van je project? Gebruik verschillende technieken voor implementatie en planning Communicatie om iedereen op de hoogte te brengen Zichtbare/voelbare ondersteuning van management Monitoring van vooruitgang Training en coaching van mensen (wie/wat/wanneer/hoe/door wie) Erkennen/vieren/belonen van successen
Stap 5. Gids de implementatie Dit is de stap waar alle actie gebeurt. Vele mensen binnen de organisatie zijn betrokken bij het aanmaken of aanpassen van processen en het coördineren en overleggen met mensen in andere departementen om de implementatie vooruit te helpen. We zoeken naar indicaties en bewijzen dat we de juiste dingen doen voor onszelf en de organisatie. We noemen ze quick-wins en hopen dat iedereen, inclusief jezelf, aan boord van de verandering zijn en blijven. Stimuleer de samenwerking tussen de betrokken partijen: tussen welke partijen moet je een lijntje leggen? Gebruik een politiek correcte en positieve aanpak. Voer de implementatie uit in overeenstemming met de cultuur, de verwachtingen Identificeer verschillende manieren om te motiveren, volgens individu en groepen: hoe krijg je iedereen mee? Hoe ga je belonen? Gebruik korte termijn successen om momentum te bouwen Coördineer meerdere en verscheidene activiteiten tegelijk zodat de tijdslijn gerespecteerd blijft Stap 6. Evalueer en veranker de verandering Eens de implementatie volbracht gaan organisaties vaak onmiddellijk op zoek naar de volgende draak die ze willen ombrengen. Het is echter belangrijk om op dit moment te evalueren wat er is gebeurd en er lessen uit te trekken voor de toekomst. Daarnaast moeten we aandachtig opvolgen en verzekeren dat de verandering een permanent karakter krijgt. Activiteiten en tips; Bedenk het proces dat het veranderings proces evalueert Kan je de impact op de resultaten van de organisatie inschatten en argumenteren? Identificeer manieren om de verandering te institutionaliseren: Zie je nu al noodzakelijke structurele wijzigingen? Hoe hou je de verandering levend? Hoe maak je de verandering onderdeel van een nieuwe cultuur?