Plan van aanpak Containermanagement Systeem Soest, april 2015 Reinigingsbedrijf Midden Nederland, Postbus 203, 3760 AE SOEST Telefoon: 035 60 39 222
Plan van aanpak Container Management Systeem (CMS) Versie: 9 april 2015 Status: Versie 2 Steller: O. Stofberg 1. Inleiding De gemeente heeft zich de ambitie gesteld het huidige scheidingspercentage te verhogen van 52% naar 65%. Om dit te behalen zijn er verschillende maatregelen beschikbaar. De invoering van het CMS is hierin een belangrijke maatregel gelet op het feit dat dan per laagbouwhuishouden wordt vastgelegd welke inzamelmiddelen bij dit huishouden behoren. Afhankelijk van het gestelde beleid rond de inzamelmiddelen (aantal toegestane containers) kan middels CMS het beleid worden gecontroleerd en worden gehandhaafd. Middels beleid (afvalstoffenverordening en uitvoeringsbesluit) vast te stellen over de voorwaarden en kosten omtrent extra containers wordt bepaald hoe de gemeente invulling geeft aan het principe de vervuiler betaald. Huishoudens die hun restafval niet willen scheiden/ of meer GFT produceren dan een gemiddeld huishouden kunnen tegen meerkosten gebruik maken van extra containers. In de huidige situatie zijn er huishoudens met meerdere containers. Ervan uitgaande dat elk laagbouwhuishouden recht heeft op 1 container per afvalsoort (restafval, GFT en papier), worden méér dan deze containers door RMN benoemd als illegale containers. Het probleem van de zogenoemde illegale containers speelt ook in de gemeente. In 2009 heeft RMN met de toenmalige deelnemende RMN gemeenten een onderzoek naar de omvang van het probleem illegale containers gedaan voor de fracties restafval en GFT. Vanuit de uitvoering van de inzameltaak in de gemeente is gebleken dat dit percentage illegale containers rond de 7% zal liggen. Een instrument om deze illegale containers aan te pakken is de invoering van een Container Management Systeem (CMS). In 2010 heeft RMN de invoering verzorgd in de gemeente Nieuwegein, in 2011 heeft RMN de invoering verzorgd in de gemeente Zeist en in 2012 is het CMS ingevoerd in de gemeente Soest. De ervaringen uit de gemeente Nieuwegein, Zeist en Soest worden meegenomen bij de invoering van het CMS in de gemeente. In de voorbereiding naar de invoering van het CMS in de gemeente dienen er werkafspraken te zijn gemaakt tussen de actoren van RMN en de gemeente. Aan de hand van een algemene gezamenlijke presentatie over de invoering van het CMS, zullen de betrokken actoren worden geïnformeerd. Vervolgens worden onderlinge werkafspraken tussen de gemeente en RMN gemaakt. Zowel RMN als de gemeente zullen capaciteit en tijd beschikbaar moeten stellen om de invoering van het CMS succesvol te laten verlopen. In de voorbereiding zal de gemeente het beleid moeten vaststellen over de mogelijkheden van een extra container en de bijhorende voorwaarden en kosten. RMN stelt voor om door middel van een pilotwijk de invoering van het CMS in de gemeente te testen en de ervaringen hieruit door te voeren bij verdere invoering van het CMS in de gehele gemeente. Bij de uitvoering ontvangen de huishoudens eerst een inventarisatie antwoordkaart waar zij aangeven welke containers zij hebben en/of willen hebben. Daarna ontvangen zij een informatiepakket met informatie over het CMS en de benodigde registratiestickers. De huishoudens hebben een week de tijd om de registratiestickers aan te brengen, er zal per fractie, indien de registratiesticker ontbreekt, eenmalig gewaarschuwd worden. De volgende inzamelronde worden de containers zonder registratiesticker door RMN verwijderd. Met de antwoordkaart kunnen huishoudens ook een inhoudswissel of een extra container aanvragen. Plan CMS 2
In dit plan van aanpak wordt beschreven welke stappen door RMN en de gemeente moeten worden genomen in de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie. Dit met de daarbij horende rolverdeling, planning, communicatie en lasten/baten. 2. Opdracht Invoer CMS in de gemeente, hiermee verhogen van scheidingsresultaat met 2% 3. Uitvoering a. Beoogd effect (1) Rol RMN organiseert en regisseert in samenwerking met de opdrachtgever de registratie door middel van registratiestickers van alle rechtmatige restafval, GFT-afval en papier minicontainers in de gemeente (2) Methode RMN initieert en organiseert de invoering van het CMS inclusief de voorbereiding en de uiteindelijke evaluatie. De gemeente verzorgt vorming en vaststelling van het benodigde gemeentebeleid. RMN zorgt er nadrukkelijk voor dat beleid en uitvoering aan elkaar gekoppeld worden, zodat het resultaat leidt tot het behalen van onderstaande eindsituatie. (3) Eindsituatie Volledige registratie van alle rechtmatig verstrekte minicontainers van restafval, GFT en papier afval met als doel: Verbetering procesbeheersing adres- en/of containermutaties bij RMN. Behalen logistiek voordeel. Beperking illegale containers Beperking gratis meeliften MKB Gecontroleerde verstrekking extra containers Betere invulling en handhaving principe vervuiler betaalt Beperken ontduiking afvalstoffenheffingen Verhoging scheidingsresultaat met 2% (inschatting uit afvalbeleidsplan) Het logistieke voordeel en de verhoging van het scheidingsresultaat worden bij het kosten/baten hoofdstuk concreet gemaakt. (4) Uitgangspunten: 13.900 huisaansluitingen, waarvan 9.869 laagbouw aansluitingen Tarieven conform RMN tarievenlijst 2014 Regionaal afvalbeleidsplanen bijhorend uitvoeringsprogramma is de kapstok. RMN verzorgt uitvoering, gemeente vormt het beleid. b. Betrokken functionarissen (1) Gemeente (a) Accounthouder RMN (AH) (b) Strategisch beleidsadviseur (SB) (c) Handhaving (HHV) (d) Belastingen/BSR (BL) (e) Communicatie (CM) (2) RMN (a) Hoofd Planning en Beheer (HPB) (b) Teamleider Planning en Werkvoorbereider (TPW) (c) Werkvoorbereider (WV) (d) Medewerker Containermanagement (MC) (e) Teamleider publiekscontact (TPC) (f) Medewerker voorlichting (MV) (g) Teamleider afvalinzameling Noord (TL) (h) Regiomanager Noord (RM) (i) Planner (PL) Plan CMS 3
(3) Extern (inhuur en leveranciers) (a) Leverancier informatiepakket met stickers (AS) (b) Verspreider (AS) c. Fasering Fase 1 Beleid Fase 2 Uitvoeringsvoorbereiding Fase 2A Pilotwijk Fase 3 Uitvoering Fase 4 Evaluatie Fase 5 2 e controleronde d. Deeltaken en tijdschema Fase Taakomschrijving Actoren Gereedheid F-1 Beleid Afvalstoffenverordening (concept) SB-AH Maart 2015 Uitvoeringsbesluit (concept) SB-AH Maart 2015 Vaststelling door college/raad (containerbeleid) SB Juli 2015 F-2 Uitvoeringsvoorbereiding Informatiepakket HPB-AH-CM-MV Mei 2015 Planning invoering per wijk ( incl. pilotwijk) HPB-TPW-PL- Mei 2015 RM Presentatie aan actoren gemeente Handhaving AH-HPB-TL Klant Contact Center AH-HPB-TPC Juni 2015 Belastingen (BSR) AH-HPB-TPW Communicatie AH-HPB-MV Maken werkafspraken RMN en actoren. AH-HPB-MV Afstemming buitendienst HPB-RM/TL Juni 2015 Afspraken leveranciers (informatiepakket, verspreiding) HPB Mei 2015 F-2A Pilotwijk Controle pilotwijk bestanden en fysiek TPW-CM Augustus2015 Opleveren bestand pilotwijk met EAN TPW Augustus 2015 Printen / verspreiden informatiepakket AS September 2015 Communicatie (persbericht/internetsite) MV-CM September2015 Afstemming handhavingactiviteiten HPB-TL-HHV September 2015 Verwerken antwoordkaarten TPC September 2015 Uitvoering (waarschuwen/weghalen) 4 weken CM September 2015 Evaluatie HPB-AH Oktober 2015 F-3 Uitvoering Printen informatiepakket / aanleveren HPB-AS November 2015 stickerbestand Verspreiding informatiepakket AS November 2015 Communicatie (persbericht/internetsite) MV-MC November 2015 Afstemming handhavingsactiviteiten TL-HHV November 2015 Verwerken antwoordkaarten TPC December 2015 Plan CMS 4
Uitvoering (waarschuwen/weghalen) CM Januari 2016 F-4 Evaluatie Evaluatie (ingenomen containers, aanvragen extra containers, gemaakte uren en kosten, resultaat) HPB-AM Februari 2016 F-5 2 e controleronde Controle CM 2 e kwartaal 2016 Uiterlijke termijn afronding per fase: Fase 1 Juli 2015 Fase 2 Mei 2015 Fase 2A Oktober 2015 Fase 3 Januari 2016 Fase 4 Februari 2016 Fase 5 2 e kwartaal 2016 Plan CMS 5
4. Lasten a. Invoering/opstartkosten: Totaal: Omschrijving Begroot Informatiepakket 15.000,00 Verspreiding 6.000,00 Communicatie 2.603,00 Helpdeskmedewerker 13.000,00 Aanpassing software 2.680,00 Barcode printer 840,00 Barcode scanner 700,00 Waarschuw en weghalen 21.944,00 Extra controleronde 7.481,60 Totaal 70.608,60 Per Fase: Fase Totale kostenraming F-2 6.500,00 F-3 56.6627,00 F-5 7.481,60 Totaal 70.608,60 b. Voorcalculatie man-uren projectgroep RMN ten laste van opdracht (excl. uren waarschuwen weghalen): Fase Aantal manuren F-1 450 F-2 150 F-3 150 F-4 100 F-5 40 Totaal 890 Totaal: 890 manuren á 50,- = 44.500,- Deze kosten moeten gedekt worden in de RMN begroting 2015/2016. c. Aanverwante kosten: Vanuit de antwoordkaart in het informatiepakket is het voor huishoudens mogelijk om kosteloos een inhoudswissel aan te vragen, of een aanvraag voor de gratis papiercontainer, of aanvraag voor een extra container. De verwachting vanuit de ervaring met de invoering van het CMS in de gemeenten Soest, Zeist, Nieuwegein en de achterstallige staat van de huidige minicontainers, is dat de geschatte kosten van aanschaf en het uitzetten van deze minicontainers 100.000,- bedragen. Plan CMS 6
RMN dient voor aanvang van de invoering akkoord op deze 100.000,- te verkrijgen van de gemeente, de financiering hiervan wordt in de investeringsbegroting van RMN opgenomen. d. Jaarlijkse kosten: Omschrijving Totale kostenraming Datacommunicatie / software 480,00 Controleronde 7.841,60 Totaal 8.321,60 5. Baten a. Besparing op logistieke kosten De verwachting is dat er na invoering van het CMS door middel van routeoptimalisatie een inzamelroute bespaard kan worden, dit bespaart 30.000,- per jaar op logistieke kosten b. Besparing op verwerkingskosten/verhoging scheidingsresultaat De maatregel invoeren CMS uit het regionaal afvalbeleidsplan geeft een gemiddelde stijging van 2% in het inzamelresultaat. Dit staat voor een besparing van 9,09 kilo restafval per aansluiting. Dit is op geheel een besparing van126 ton restafval wat een besparing oplevert van 7.500 per jaar aan verwekingskosten. Deze verwerkingskosten zijn als verrekenbare kosten in de RMN begrotingen opgenomen. c. Inkomsten uit extra containers Afhankelijk van het te vormen beleid op extra minicontainer zal duidelijk worden welke meerkosten de gemeente ontvangt uit extra container. Verwacht is dat er voor restafval 5 % extra containers bij de laagbouwhuishoudens zal worden aangevraagd bij berekening van de minimale kostprijs van 90,00 per restafvalcontainer levert de gemeente dit meeropbrengsten van 44.000,- per jaar op. Deze inkomsten worden door de huishoudens direct met de gemeente afgerekend en vallen buiten de RMN begroting. d. Totaal overzicht lasten / baten In onderstaand overzicht het overzicht van de lasten en baten, uitgaande van een afschrijftermijn van 10 jaar op de eerder vermelde invoering/opstartkosten. De baten vanuit de inkomsten uit extra containers is gezien dit een belastingheffing betreft niet opgenomen in de RMN begroting maar wel verrekend in dit overzicht. Baten en lasten invoering containermanagement 2014 2015 2016 2017 2018 Incidentrele lasten Structurele lasten 46025 32725 31975 Incidentele baten Structurele baten 51500 51500 51500 0 5475 18775 19525 Scheidingspercentage 52% 52% 54% 54% 54% Plan CMS 7
6. Organisatie en informatie a. Taken en verantwoordelijkheden. (1) Strategisch beleidsadviseur (a) Stelt afvalstoffenverordening en uitvoeringsbesluit op (b) Verzorgt politieke besluitvorming (c) Informeert politiek over de status invoering CMS (2) Accounthouder (AH) RMN (Gemeente ) (a) Fungeert vanuit zijn rol als AH als opdrachtgever en vertegenwoordiger van de gemeente op tactisch niveau. (b) Fungeert voor RMN als aanspreekpunt voor de gemeente. (c) Verzorgt de informatievoorziening / maakt de werkafspraken met de betrokken afdelingen binnen de gemeente (Handhaving, KCC, Belasting en Communicatie) (3) Hoofd Planning en Beheer (HPB). (a) Projectleider, vertegenwoordiger en aanspreekpunt vanuit RMN voor dit project (b) Voortgangsbewaking uitvoeringsplan. (c) Koppelt periodiek voortgang terug in MT-verband. (4) Teamleider Planning en Werkvoorbereiding (a) Betrokken bij de tot standkoming van de uitvoeringsplanning. (b) Controleert basisadministratie RMN met bestand afvalstoffenheffing (c) Maakt bestand op voor fysieke controle (d) Levert een betrouwbare basisadministratie op (e) Verzorgt de inrichting van de routes (f) Levert het stickerbestand aan. (g) Aanspreekpunt bij uitvoering voor WV en CM (h) Onderhoud contact met afdeling belasting (i) Levert lijsten op van containermutaties. (j) Verzorgt op to date controlebestand in handterminal (5) Werkvoorbereider RMN (WV) (a) Controleert basisadministratie RMN met bestand afvalstoffenheffing (b) Maakt bestand op voor fysieke controle (c) Levert een betrouwbare basisadministratie op. (6) Medewerker voorlichting (MV) (a) Regelt totstandkoming van het informatiepakket. (b) Onderhoud contact met Communicatie (c) Verzorgt persberichten en informatie op internetsite RMN. (7) Teamleider publiekscontact (TPC) (a) Onderhoud contact met KCC (b) Draagt zorg voor verwerking van retour gekomen antwoordkaarten (c) Signalerende functie vanuit gestelde vragen/meldingen vanuit inwoners (8) Regiomanager (RM) / Teamleider afvalinzameling RMN (TL) (a) Verantwoordelijk voor de informatievoorziening CMS naar de buitendienst. Draagt zorg voor medewerking buitendienst. (b) Contactpersoon naar afdeling Handhaving, stemt acties af. (9) Planner RMN (PL) (a) Verantwoordelijk voor het inplannen van de uitvoeringswerkzaamheden (mens en voertuig). b. Communicatie (1) RMN intern: (a) Periodieke terugkoppeling in MT-verband. (b) Interne voortgangsbewaking vindt 2 wekelijks plaats in een bijeenkomst van de projectgroep Plan CMS 8
(c) Informatie m.b.t. voortgang en relevante aspecten in reguliere overige RMNoverleggen. (2) Met opdrachtgever (a) Voortgangsbewaking en agendering in periodiek tactisch overleg. (b) Tussentijdse afstemming zoals in geval van communicatieactiviteiten/ informatievoorziening/ maken werkafspraken (wekelijks). (3) Extern (met bewoners) (a) Publicatie in lokale dagbladen (afstemming met opdrachtgever). (b) Aanschrijven van bewoners met informatiepakket. (c) Waarschuwen met aanhangkaart. (d) Vragen en meldingen via PC (telefoon en internetsite RMN) c. Benodigde middelen: (1) Voertuig, WEB-bus 2x (2) Buitendienstmedewerkers (3) Up to date basisadministratie (4) Handterminal (5) Informatiepakket met registratiestickers (6) Minicontainers (7) Opslag voor nieuwe en ingenomen minicontainers 7. Afbakening en Risico s d. Afbakening: Geen uitvoeringsactiviteiten in reguliere vakanties (school) Gemeente verzorgt de heffing extra containers naar de huishoudens van. Tarieven voor extra containers worden bepaald door de gemeente. Er is geen beperking op het aantal extra containers. Gemeente verantwoordelijk voor het beleid, RMN voor de uitvoering e. Risico s: (1) Onbetrouwbare basisadministratie (2) Geen medewerking vanuit gemeente (3) Leveranciers komen afspraken niet na (4) Geen geschikt personeel, uitval van personeel (5) Registratiestickers niet goed (6) Geen aanlevering van nieuwe minicontainers 8. Relatie met andere projecten/werkzaamheden. (1) Afvalstoffenverordening/uitvoeringsbesluit gemeente (2) Afvalbeleidsplan - uitvoeringsprogramma (3) Optimalisatie inzamelroutes (4) Lopende handhavingsacties (5) Afvalkalender 2015-2016 (6) Containerdistributie RMN Plan CMS 9