Zwaluw VFC seizoen 2009 2010 Notulen algemene ledenvergadering Datum: 24 november 2010 Aanwezige bestuursleden C. van der Steen, A. van de Water, B. van de Water, W. van Dun, N. Meester, H. Van Gijlswijk. Aanwezige leden F. de Laat, B. van Santvoort, W. Bloks, P.C. Beset, Y. Schriemer, P.J. Bekkers, M. van Rooij, W. van Antwerpen, F. Lakerveld, W. Rokven, M. Vissers, H. van Vugt sr., A. Boers, H. Oerlemans, C. Rutte, H. Janssen, R. Postema, H. van Gijlswijk Afwezig met kennisgeving G. van de Berg, C. van Santvoort, B. Wisman, H. Bekers, W. de Rouw. 1. Opening Omdat Cor van der Steen afgetreden is als voorzitter opent de vicevoorzitter in de persoon van Berry van de Water de vergadering. Hij heet alle leden, ereleden en functionarissen van harte welkom. Hij toont de leden een nostalgische voorzittershamer die nog gemaakt is door de vader van René Marechal. 2. Afmeldingen Zie boven. 3. Mededelingen Het bestuur stelt dat het goed gaat met de club maar dat er altijd verbeterpunten zullen blijven bestaan. De komende periode zal het bestuur zich met name inzetten voor: - een nog betere onderlinge samenwerking voor alle disciplines - het op tijd volledig innen van de contributie (huidige stand november is ca. (80%). Bestuur is van mening dat de contributie en boetes altijd betaald moeten worden - het aantrekken van een extra terreinknecht - het verkrijgen van extra opslagruimte van de materialen - het aantrekken / opleiden van extra scheidsrechters Het gaat goed gezien de volgende bevindingen: - Er worden veel activiteiten georganiseerd die goed bezocht worden, waaronder; een Sinterklaasmiddag met 130 kinderen, een griezelavond, een avond met een voetbalquiz met 39x2 koppels - Het bestuur is gevraagd om een toelichting te geven van de vereniging aan de Vughtse politiek op de ledenvergadering van D66, waarbij ook de wethouder en raadsleden aanwezig waren. B. van de Water en H. van Gijlswijk vertegenwoordigden de vereniging. 1
- Peter Beset heeft bij het bestuur een voorstel ingediend om een raad van advies op te richten. Het bestuur staat hier sympathiek tegenover. Peter gaat de komende periode zijn voorstel uitwerken. - Er is een actie opgezet om het clubhuis van nieuwe meubilair te voorzien onder het motto geef de tachtigjarige een stoel Onderdelen van deze actie zijn ledenwerving voor de sponsorbingoloterij (opbrengst 56 leden); sponsoring van tafels en stoelen; Zwaluw sjaal verkopen tijdens de nieuwjaarsreceptie. Doel is om het benodigd bedrag in april 2011 bereikt te hebben i.v.m. het 80 jarig bestaan in mei 2011. - Het bestuur heeft 23 november een intentieverklaring getekend met een nieuwe hoofdsponsor. Hoofdpunten uit deze verklaring zijn: sponsornaam op de kleding is Glasvezel Vught; Bier wordt Grolsch; contractduur 5 jaar. De club krijgt hiervoor een vast bedrag per jaar en jaarlijks een bonus per verkochte hectoliter bier. Het is de bedoeling dat het contract op 15 december gereed en akkoord is voor alle partijen zodat er op 2 januari tijdens de nieuwjaarsreceptie getekend kan worden. - Het bestuur gaat op 15 december een contract tekenen met een nieuwe kledingsponsor (PIRI Sport) voor een periode van 3 jaar. - Er is ten behoeve van sponsoren een ondernemersplatform opgericht. Het platform telt momenteel 15 leden. De verwachting is dat er aan het einde van het seizoen 20... 25 leden zijn. In ruil voor hun sponsoring verzorgd Zwaluw o.a. ca. 4 per jaar een thema-avond, geeft naamsbekendheid d.m.v. borden in en buiten het clubhuis en faciliteert voor reclame-uitingen. - Er ligt een overeenkomst betreffende recht van opstal van de tribune. Als deze is getekend wordt de tribune door de gemeente in eigendom overgedragen aan de vereniging. - Er ligt een door Frank Lakerveld gemaakt concept communicatieplan bij het bestuur. Hierin staat hoe de vereniging zich kan uiten via pers, briefpapier, internet, etc. - Er is een toernooicommissie opgericht met de bedoeling om meer toernooien te organiseren. Initiatiefnemers zijn Hugo Janssen en Bert van Santvoort. Op de agenda staan een D-C, E-F en vriendinnen toernooi, een avondtoernooi voor de A-B. - Buiten de hiervoor genoemde commissies is er een actieve clubhuiscommissie en jeugdcommissie Het bestuur stelt gezien de opkomst van de afgelopen jaren voor om de ALV voortaan 1 maal per jaar te houden. Dit wordt akkoord bevonden door de aanwezigen leden. Het bestuur is bezig om een andere bestuursstructuur op te zetten. Er wordt meer gewerkt met commissies waarbij een vertegenwoordiger van deze commissie op gezette tijden rapporteert aan het bestuur. Hugo Janssen vraagt naar de overblijvende bestuursfuncties. Dit zijn voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester, secretaris en algemene zaken. Jeugd, TC, accommodatie en evenementen zijn commissies. 4. Notulen vorige ledenvergadering: - Hugo Janssen is van mening dat er een verkapte contributieverhoging heeft plaatsgevonden zonder toestemming van de leden. In de vorige notulen stond dat men 10,-- terug kreeg als men voor 1 oktober betaalde. Dit seizoen is 2
deze korting echter niet teruggegeven. Cor legt uit dat de contributie niet verhoogd is alleen dat er nu geen korting wordt gegeven. Het bestuur betreurt de gang van zaken en zegt voor komend seizoen de situatie opnieuw te bekijken. - Het werken van machtigingen bij het innen van de contributie is het idee geweest van Cor van der Steen en niet van Hugo Janssen. - De leden vragen hoe het met het niet voetballen staat van leden die te laat betalen. De afspraak was dat zodra de ledenadministratie in orde is het bestuur consequenter zal optreden. Dit gebeurt nog steeds niet. Men is van mening dat je na moet komen wat je communiceert. Het bestuur heeft de aanloopproblemen met de machtigingen onderschat en stelt dat dit voor volgend seizoen in orde moet zijn. 5. Ingekomen en uitgaande stukken Geen bijzonderheden 6. Seniorenafdeling Bij de senioren zijn momenteel op zondag 7 elftallen actief. Op zaterdag spelen er 3 seniorenteams en een veteranenteam. Het 1 e en 2 e elftal speelt dit seizoen met wisselende resultaten. Het 6 e dat vorig jaar kampioen is geworden staat ook dit seizoen weer bovenaan. Voor de statistiek: Het 1 e heeft momenteel net zoveel punten als vorig seizoen voor de promotie. 7. Jeugdafdeling Bij de jeugd zijn 43 teams en 80 mini s actief. De organisatie is de afgelopen jaren duidelijk verbetert. Elk afdeling heeft een jeugdcoördinator. Er is een keeperstrainer voor alle keepers. Er zijn looptrainers. Er is voor alle jeugdtrainers recentelijk een trainers clinic gegeven door ervaren trainers. De D3 en combinatie C4/B4 heeft nog geen vaste trainer. 8. Jaarverslag De secretaris leest het jaarverslag voor. Het verslag is terug te lezen op de website. 9. Verslag kascommissie en toelichting financiën - Namens de kascommissie bestaande uit Gertjan van de Berg en Pieter-Jan Bekkers leest Pieter-Jan Bekkers het verslag van de kascommissie voor. De kascommissie vindt dat de financiële verslaglegging in orde is en vraagt de ALV goedkeuring voor het financiële beleid. De ledenvergadering is het eens met de goedkeuring. - Wil van Dun geeft een toelichting op de balans en winst en verliesrekening. Berry bedankt Wil voor de uitgebreide toelichting en zegt dat het bestuur voor komend seizoen uitgaat van een overschot van 2.000,-- op een sobere begroting. (inkomsten sponsoren en cafetaria zijn voorzichtig begroot). - Peter Beset merkt op dat hij een post afschrijving mist nu het financieel weer wat beter gaat. Bestuur is van mening dat eerst het resultaat moet worden afgewacht. Cor van der Steen merkt op dat er geen afschrijvingen kunnen plaats vinden van zaken die niet op de balans staan. Hij vindt het echter wel wijs om een overschot te reserveren. 3
- Hugo Janssen is positief over de extra opbrengsten van de contributie door toenemende leden bij de F en mini s ook ziet hij extra opbrengsten bij de toernooien. Hier moeten echter ook kosten tegenover staan. - Cor Rutte vraagt of de recette opbrengsten in de 3 e klasse hoger zijn. Antwoord: er zijn nog te weinig thuiswedstrijden geweest om hier wat zinnigs over te kunnen zeggen. In zijn algemeenheid leveren wedstrijden tegen regionale clubs wel meer op. 10. Verkiezing en aftreden bestuursleden - Hoewel Bert Wisman niet aanwezig is wordt hij door het bestuur bedankt voor zijn inzet van de afgelopen decennia. Het bestuur betreurt het aftreden van Bert en hoopt in de toekomst toch van zijn ervaring gebruik te kunnen maken. - Ook Henny Bekers wordt door het bestuur bedankt voor haar inzet van de afgelopen jaren. Henny is niet aanwezig. Berry zal haar na de vakantie persoonlijk bedanken. - Anne van de Water wordt namens het bestuur bedankt voor haar inzet van de afgelopen jaren. Anne blijft actief in de evenementencommissie. - Cor wordt namens het bestuur bedankt voor zijn inzet als voorzitter. Cor heeft in korte tijd veel bewerkstelligt en is ervaren als een motivator en stuwende kracht. Helaas nopen gezondheidsprobleem bij Cor en zijn vrouw hem om het wat rustiger aan te doen. Cor blijft wel actief in de sponsorcommissie. - Door het bestuur wordt Hein Oerlemans voorgesteld als nieuw bestuurslid algemene zaken. Hein heeft meer dan 15 jaar bestuurlijke ervaring bij de Vughtse sportraad en de zaalvoetbalvereniging. Hein heeft in het verleden bij het 2 e gespeeld. Hein wordt verondersteld opvolger van Wil maar zal eerst een half jaar meedraaien in de clubhuiscommissie. Hein hoopt een leuke tijd bij de Zwaluw te krijgen en zal zich inzetten voor de vereniging. Het voorstel om Hein als bestuurslid te accepteren wordt door de ALV unaniem aangenomen en met een applaus bekrachtigd. - Berry merkt nog op dat het bestuur graag een nieuwe voorzitter wil en vraagt iedereen om mee te zoeken. 11. Rondvraag - Peter Beset vraagt naar de vaststelling van de contributie. Volgens art.17 van de statuten hoeft dit alleen behandeld te worden als het bestuur dit op de agenda zet. Contributie blijft onveranderd. De contributie vastgesteld in de ALV van 2009 is excl. 10,-- korting voor nu nog betalende leden. - Hugo Janssen merkt op dat de contributie voor de mini s bij Real Lunet 15,-- lager ligt. Hij vraagt of dit volgend seizoen gelijk kan worden getrokken. Bestuur kan dit nu nog niet beloven. - Rein Postema merkt op dat volgens de statuten er geen gelegenheidsvoetballers bestaan. Het gebeurt nu dat er voetballers die incidenteel meevoetballen 40,-- contributie betalen. Het bestuur zal dit formaliseren. - Rein bedankt het bestuur en de aftredende leden voor hun inzet om de vereniging draaiende te houden. - Wim van Antwerpen vraagt hoe het met de plaatsing van een EAD staat nu de financiële situatie beter wordt. Het bestuur zet dit weer op de agenda als de 4
financiën het toelaten. Toon Boers merkt op dat hij zich hierbij vooraf al op geeft voor de reanimatiecursus behorende bij het omgaan met een EAD. - Wim van Antwerpen vraagt waarom Bert Wisman en Ad Daanen gestopt zijn. Wim geeft aan dat Ad gestopt is omdat hij zich niet door het bestuur gesteund voelden. Berry zal Ad persoonlijk benaderen en uitleggen dat hij in functie altijd door het bestuur wordt gesteund. De reden van het stoppen van Bert is een persoonlijke kwestie die aan Bert zelf gevraagd moet worden. 12. Sluiting - Na beantwoording van de laatste vraag bedankt Berry iedereen voor hun aanwezigheid en nodigt allen uit om nog wat na te praten en een drankje te nuttigen. 5