Direct inzicht in uw grootboek met SAP Business One 9.2 Hoe is een journaalboeking opgebouwd en welke transacties liggen hier aan ten grondslag? Dit is iets waar u als gebruiker, uw accountant of de belastingdienst wellicht benieuwd naar zijn. Tot op heden kunt u journaalboekingen in SAP Business One op documentniveau analyseren en ziet u dus geboekte totaalbedragen per document per grootboekrekening. Wenst u een gedetailleerdere weergave? Dan komt SAP Business One versie 9.2 voor u als geroepen! Meerdere journaalboekingsregels per grootboekrekening In de nieuwste versie van SAP Business One is het namelijk mogelijk om in te stellen dat journaalboekingen op grootboekniveau worden gesplitst op basis van de regels in uw marketingdocument. Bevat een uitgaande factuur bijvoorbeeld drie artikelregels? Dan zal de omzet, belasting, kostprijs en voorraad als aparte regel op de betreffende grootboekrekening worden geboekt. Op deze manier heeft u een directe link tussen journaalboekingen en regels in uw marketing documenten. Functie activeren U kunt de functie activeren in Documentinstellingen via Systeeminstellingen in de module Beheer. U kunt hier aangeven dat u journaalboekingen wilt splitsen op documentregels.
Praktische toepassing uitgaande documenten Laten we ons richten op het volgende voorbeeld om te bekijken hoe dit er in de praktijk uit zal zien: We creëren een uitgaande factuur met drie artikelregels zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Het opslaan van deze uitgaande factuur zal de journaalboeking triggeren. Om deze journaalboeking te bekijken klikt u met uw rechtermuisknop in het marketing document en selecteert u vervolgens Journaalboeking.
Tot en met SAP Business One versie 9.1 ziet de journaalboeking voor documenten zoals bovenstaande uitgaande factuur er als volgt uit: Wat is er nieuw in SAP Business One versie 9.2? Zoals gezegd kan voor iedere regel in het marketingdocument een aparte journaalboekingsregel worden gecreëerd per grootboekrekening zoals u kunt zien in onderstaand overzicht. U kunt hierbij een referentie opgeven in het Opmerkingen en Ref. veld.
Deze referentie zorgt voor inzicht op grootboekniveau doordat per regel wordt getoond wat de afkomst is van een journaalboekingsregel. Stel, we openen grootboekrekening 7000, voor kostprijs verkopen binnenland, dan kunt u in één oogopslag zien wat de geboekte kostprijs per artikelregel is geweest. Praktische toepassing inkomende documenten Naast uitgaande documenten kan deze functionaliteit ook voor verbeterd financieel inzicht zorgen aan de inkoopzijde. Stel, u ontvangt een verzamelfactuur van een telefoon provider. De bedragen op de ontvangen factuur zullen op de betreffende kosten- en BTW grootboekrekening worden geboekt. Door de journaalboeking te splitsen op documentregels kunt u op grootboekniveau direct zien uit welke componenten de verzamelfactuur bestaat. Onderstaande factuur toont een voorbeeld een inkomende service factuur.
Door de functie te activeren zullen de geboekte bedragen per grootboekrekening worden gesplitst in meerdere journaalboekingsregels zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld. Op deze manier kunt u journaalboekingsregels gemakkelijk terugvinden in uw grootboekrekeningen. Laten we in dit voorbeeld inzoomen op de kostenrekening. U ziet hier precies welke kosten voor welke telefoonabonnementen zijn geboekt met daarbij een eventuele omschrijving. Ook kunt u via het gele pijltje direct doorklikken naar het basisdocument. Deze functionaliteit zorgt voor eenduidige verwijzingen vanuit journaalboekingen naar regels in marketing documenten. Wat brengt het u? Het vergroot transparantie van financiële transacties en biedt een solide basis voor gedetailleerde rapportages. Daarnaast levert het belangrijke input voor fiscale controles omdat belasting, precieze opbrengst en voorraad per regel en grootboekrekening worden geboekt. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 9.2. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: http://www.serac.nl/kennisbank/276