Leerlingen 31 maart 2016 WISA helpdesk
Inhoudsopgave 1 Structuur van het gegevensbeheer 3 1.1 Inleiding...................................... 3 1.2 Inschrijvingen................................... 3 1.3 Loopbanen.................................... 5 2 Leerlingenoverzichten 7 2.1 Overzichten per instelling............................ 7 2.2 Overzichten over de instellingen heen...................... 7 3 Leerlingen in- en uitschrijven 8 3.1 Inschrijven.................................... 8 3.2 Uitschrijven tijdens het schooljaar....................... 8 3.3 Uitschrijven op het einde van het schooljaar.................. 8 3.4 Dubbele leerlingen................................ 8 4 Aandachtspunten bij de steekkaart 10 4.1 Persoonlijke info................................. 10 4.1.1 Hoofd................................... 10 4.1.2 Adres................................... 10 4.1.3 IQ-testen................................. 10 4.1.4 Contracten................................ 10 4.1.5 Memo................................... 10 4.1.6 Vrije Velden................................ 11 5 Leerlingen in een klas plaatsen 12 5.1 Bij het begin van een schooljaar......................... 12 5.2 Tijdens een schooljaar van klas veranderen................... 12 5.3 Klasnummers................................... 12 6 Stamboek en tellingen 13 6.1 Algemeen..................................... 13 6.2 Specifieke aandachtspunten........................... 13 6.2.1 Stamboek................................. 13 6.2.2 Tellingen................................. 13 1
7 Andere hulpprogramma s 14 7.1 Klassikaal foto s toekennen........................... 14 7.2 Klassikaal gegevens wijzigen........................... 14 2
1 Structuur van het gegevensbeheer 1.1 Inleiding Uitgangspunt van het programma is één gegevensbank voor alle leerlingen van alle instellingen die in de databank beheerd worden. Elke leerling heeft in de tabel leerling (LL) juist één record. Aan dat record is informatie opgehangen uit andere tabellen om informatie te kunnen opstapelen (adressen, memo s,... ). Zo ontstaat één unieke fiche per leerling met één naam, één geboortedatum en één of meerdere adressen, memo s,.... Het overzicht alle leerlingen toont al deze fiches zonder onderscheid. In het overzicht alle leerlingen zal je zelden of nooit ook effectief je administratief werk verrichten. Er worden daarvoor immers teveel steekkaarten weergegeven. De leerlingen worden in verschillende andere overzichten uitgefilterd volgens bepaalde categorieën. Hiervoor maak je gebruik van o.a. de gegevens van de inschrijvingen en loopbanen van de leerlingen. De verschillende overzichten worden in hoofdstuk 2 toegelicht. 1.2 Inschrijvingen Bij de inschrijving van een leerling wordt er geregistreerd in welke school een leerling zit en op welk ogenblik. Je maakt een record aan met een begin- en einddatum waartussen het kind onafgebroken leerling is aan een bepaalde instelling (schoolvakanties buiten beschouwing gelaten). Een leerling die zes schooljaren afwerkt in dezelfde basisschool heeft voor die zes schooljaren slechts één inschrijfrecord (vb: van 01/09/2008 tot 30/06/2015). De school waar een leerling vandaan komt bij inschrijving, wordt ook ingevuld als een inschrijving. Een leerling die de school verlaat en later terugkeert, krijgt op dat moment een nieuwe inschrijving. Ook de school waar hij in tussentijd heeft gezeten, wordt in een inschrijfrecord 3
HOOFDSTUK 1. STRUCTUUR VAN HET GEGEVENSBEHEER 4 vermeld. Als een leerling naar een andere school gaat die ook in de databank beheerd wordt, zal de administratie van de andere school de bestaande fiche verder aanvullen met de inschrijving in haar instelling. Er wordt in dat geval dus geen nieuwe steekkaart gemaakt. In onderstaand schema zie je een voorbeeld van een inschrijfevolutie. Figuur 1.1: Evolutie inschrijvingen van een leerling Bij de in- en uitschrijvingen van de leerling kan dit er zo uitzien: Figuur 1.2: Weergave in Wisa
HOOFDSTUK 1. STRUCTUUR VAN HET GEGEVENSBEHEER 5 1.3 Loopbanen Aan de inschrijving worden loopbanen opgehangen. Hierin wordt vermeld wat de leerling precies doet in de school: studierichting, klas, klasnummer, studieresultaat, financierbaarheid, busrit,... Elke loopbaan heeft een begin- en einddatum. Figuur 1.3: Loopbanen van een leerling Bij de loopbanen van de leerling kan dit er zo uitzien: Figuur 1.4: Weergave in Wisa Enkele vuistregels Een loopbaan duurt nooit langer dan een schooljaar Loopbanen van dezelfde inschrijving overlappen nooit in de tijd Als de leerling van klas verandert, krijgt hij/zij een nieuwe loopbaan. De vorige wordt afgebroken. Loopbanen (net als inschrijvingen) krijgen de kleur van de instelling (voorkeursinstellingen).
HOOFDSTUK 1. STRUCTUUR VAN HET GEGEVENSBEHEER 6 De persoonlijke fiche van de leerling, samen met al zijn/ haar inschrijvingen en loopbanen, geeft een volledig beeld van al de informatie die we over deze leerling opslaan. Dit is de steekkaart van de leerling. Alle administratieve gegevens kunnen hier teruggevonden worden. (Afwezigheden, rekeningen en rapporten worden in aparte schermen beheerd). De toepassing zal de stamboek, tellingen, een klaslijst,... opbouwen aan de hand van de informatie uit deze steekkaart. Het werk van de administratie behelst het in orde houden van deze steekkaarten.
2 Leerlingenoverzichten 2.1 Overzichten per instelling Per instelling Overzicht van alle leerlingen die op de werkdatum in de instelling ingeschreven zijn. De leerling heeft een inschrijfrecord met een begin- en einddatum waar de werkdatum tussen zit. Een leerling moet niet noodzakelijk een loopbaan hebben op die datum De leerlingen die wel een loopbaan hebben, worden getoond met de klas op de werkdatum Per vestigingsplaats Overzicht van alle leerlingen per instelling per vestiging. De leerling heeft een inschrijving en een loopbaan op de werkdatum. Per klas Overzicht van alle leerlingen per instelling per klas. De leerling wordt getoond in de klas waar hij/zij een loopbaan heeft op de werkdatum. Per vakkenpakket Overzicht van alle leerlingen per instelling per vakkenpakket (studierichting). De leerling wordt getoond in het vakkenpakket van de loopbaan op de werkdatum. Oud-leerlingen Overzicht van alle leerlingen per instelling die niet meer ingeschreven zijn op de werkdatum. (Werkdatum > uitschrijfdatum) Jarige leerlingen in de instelling Overzicht van alle leerlingen per instelling die jarig zijn op de werkdatum. 2.2 Overzichten over de instellingen heen Alle leerlingen Alle (ingeschreven en uitgeschreven) leerlingen uit de databank. Actieve leerlingen Alle ingeschreven (op de werkdatum) leerlingen uit de databank. 7
3 Leerlingen in- en uitschrijven 3.1 Inschrijven Voor het inschrijven van leerlingen gebruik je de inschrijvingswizard, voor het gebruik hiervan verwijs ik je door naar de aparte handleiding die je kan vinden op: http://www.wisa. be/index.php/wisa-ondersteuning/handleidingen. 3.2 Uitschrijven tijdens het schooljaar Ga naar de in- en uitschrijvingen van de leerling. Open het tabblad Uitschrijving. Klik op de knop Uitschrijven en geef de gevraagde gegevens in. De loopbaan zal ook automatisch worden afgebroken. 3.3 Uitschrijven op het einde van het schooljaar Ga naar Leerlingen - Hulpprogramma s - Inschrijvingen/loopbanen - Uitschrijven in groep Selecteer de instelling - uitschrijfdatum - klas Selecteer de leerlingen die je wil uitschrijven (eventueel door de knop Selectie alles te gebruiken Klik op de knop Uitschrijven en nadien op de knop Verwerken 3.4 Dubbele leerlingen Wis@d voorziet een controleprogramma om leerlingen die mogelijk dubbel in de databank staan op te zoeken. Ga naar Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Dubbele leerlingen Maak een keuze uit de volgende functies Leerlingen zonder rijksregisternummers 8
HOOFDSTUK 3. LEERLINGEN IN- EN UITSCHRIJVEN 9 Leerlingen met dezelfde rijksregisternummers Leerlingen met zelfde naam, voornaam en geboortedatum Eventuele dubbele steekkaarten dienen met de nodige voorzichtigheid samengevoegd worden. Hiervoor neem je best even contact op met de Wisa helpdesk.
4 Aandachtspunten bij de steekkaart 4.1 Persoonlijke info 4.1.1 Hoofd Foto s gebruiken: Geef dit aan in de voorkeursinstellingen van het scherm via Voorkeuren - Voorkeursinstellingen huidig scherm Geboortedatum: wanneer de geboortedatum van een leerling onbekend is vul je 01/01/#### (waar #### het jaartal is) in. Vervolgens vink je Geboortedatum onbekend aan. De levensbeschouwing op de fiche van een leerling is bedoeld voor de thuissituatie, niet voor de telling. 4.1.2 Adres Elke leerling moet verplicht één officieel adres hebben, dit wordt mee opgestuurd met discimus Extra adrestypes kunnen aan de keuzelijst toegevoegd worden door op functietoets [F7] te klikken als je een adrestype probeert te selecteren Mailingadres: Wanneer je bij een adres dit vinkje aanzet zal dit gebruikt worden bij de facturatie. 4.1.3 IQ-testen Deze kunnen gebruikt worden in het buitengewoon onderwijs 4.1.4 Contracten De lijst van bedrijven kan je via Modules - Schoolstructuur - Keuzelijsten - Bedrijven aanpassen. 4.1.5 Memo Dit is een optioneel scherm om extra informatie over de leerling in op te slaan. Het voordeel van het memo scherm is dat je hier zeer lange data kan opslaan. 10
HOOFDSTUK 4. AANDACHTSPUNTEN BIJ DE STEEKKAART 11 4.1.6 Vrije Velden Deze zijn optioneel: de namen ervan kunnen aangepast worden in de parametertabel. Je vindt de juiste parameter het makkelijkst door de cursor op een vrije parameter te positioneren en via functietoets [F7] naar het beheerscherm van de parameters te gaan. Bij de vrije parameters staat ook de parameter leerling vrij veld benamingen
5 Leerlingen in een klas plaatsen 5.1 Bij het begin van een schooljaar Dit wordt behandeld in de handleiding Begin schooljaar die je kan vinden op: http: //www.wisa.be/index.php/wisa-ondersteuning/handleidingen. 5.2 Tijdens een schooljaar van klas veranderen Ga naar het scherm loopbaan in de steekkaart van de leerling Klik op Invoegen Selecteer de huidige inschrijving, startdatum van de nieuwe loopbaan en de nieuwe klasgroep. Nadien klik je op OK en de reeds bestaande loopbaan zal afgebroken worden, en de nieuwe aangemaakt. 5.3 Klasnummers Het programma kent geen klasnummers toe op het moment dat nieuwe loopbanen worden gemaakt. Dit gebeurt achteraf door het hulpprogramma klassikaal klasnummers toekennen te gebruiken (vooral bedoeld voor groepen van leerlingen, na nieuwe inschrijvingen of klaswijzigingen). Je kan de klasnummers ook altijd handmatig aanpassen op de loopbaanfiche van de leerling zelf. 12
6 Stamboek en tellingen 6.1 Algemeen De informatie nodig voor het stamboekregister wordt opgehaald uit de Schoolstructuur en de Steekkaart Leerling. Als je fouten ziet op het stamboekregister of in de tellingen zal je de oorzaak dus altijd hier terug vinden. 6.2 Specifieke aandachtspunten 6.2.1 Stamboek Om het stamboekregister of ventilatieroosters af te drukken volg je de volgende stappen: Open Leerlingen - Stamboekregister - Stamboekregisters Selecteer je instelling en de datum waarop je het stamboekregister wil aanmaken Klik op Aanmaken Je krijgt beneden al een overzicht te zien van je stamboekregister Om het stamboekregister af te drukken klik je op de Afdrukken knop en selecteer je het eerste formulier. Als je de overzichtslijst wil afdrukken kan je hier de overzichtslijst selecteren. 6.2.2 Tellingen Nog niet alle leerlinggegevens worden via Discimus doorgestuurd, bijvoorbeeld GON-leerlingen en leerlingenstages hebben nog een aparte zending nodig via Edison. Bij het aanmaken van de zendingen kan je fouten en waarschuwingen tegenkomen (aangeduid met respectievelijk! en? ). Bij eventuele fouten wordt er geen zending aangemaakt tot de fouten verbeterd zijn. Waarschuwingen verhinderen het maken van de zending niet en zullen ook bij het departement geen kritieke fouten geven. 13
7 Andere hulpprogramma s 7.1 Klassikaal foto s toekennen Elke leerlingenfiche kan geïndividualiseerd worden met een foto van de leerling. Om de foto s op een snelle wijze aan de leerlingen te koppelen is het belangrijk dat deze zich in eenzelfde map bevinden (eventueel per klas). Om de foto s toe te kennen openen we het volgende scherm: Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Foto s toekennen. Nadien moeten we de juiste instelling en klas selecteren waarvoor we de foto s willen toekennen. Je zal aan de rechterkant van het scherm alle foto s uit je Map met beeldjes zien en aan de linkerkant een lijst met alle leerlingen uit de klas. Nu moeten we enkel nog de foto s op de naam van de leerlingen slepen en de foto zal gekoppeld worden. De Map met beeldjes kan je instellen via Voorkeuren - Administratie instellingen - Tabblad Mappen Als je na het toekennen van de foto s toch geen foto ziet op de leerlingfiches ga je op de leerlingfiche naar Voorkeuren - Voorkeursinstellingen Huidig Scherm en vink je Foto tonen aan 7.2 Klassikaal gegevens wijzigen Wanneer je voor een hele klas gegevens wil wijzigen gebruiker we het hulpprogramma Klassikaal gegevens wijzigen. Een voorbeeld: We hebben per ongeluk in een kleuterklas bij een aantal leerlingen de levensbeschouwing van de loopbaan ingevuld. Dit geeft problemen voor de discimus-communicatie, aangezien kleuters nog geen levensbeschouwing volgen, dit veld moet op 0000 - Niet van toepassing staan. Om dit ineens voor alle kleuters in onze school juist te zetten gebruiken we deze wizard: Open Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Klassikaal gegevens wijzigen Selecteer je instelling en klik rechts beneden op Voorbereiden 14
HOOFDSTUK 7. ANDERE HULPPROGRAMMA S 15 Selecteer al je kleuterklassen Geef leerling loopbaan in bij het veld Gegevens uit Bij Veld selecteer je LB LEVENSBESCHOUWING FKP Selecteer 0000 - Niet van toepassing bij Nieuwe veldwaarde - Deze waarde Klik op Verwerken Elke leerling die op de werkdatum in één van de kleuterklassen zat zal nu de juiste levensbeschouwing hebben.