Rapport enquête begeleidingstraject YP & HR Digne Consult 2014 Auteur: Bas Pijnappel T: +31 35 531 82 88 E: bas.pijnappel@digneconsult.com W: www.digneconsult.com/young- professionals 1
Inleiding De complexiteit van werken is enorm toegenomen. Globalisering, internationalisering, digitalisering, toegenomen mobiliteit, flexibilisering, werken 3.0 etc. Van de huidige professional wordt steeds meer verwacht: zelfstandigheid, ondernemerschap, pro- activiteit, inzicht in wat hij kan en wil bereiken. Hij moet goed kunnen samenwerken en tegelijkertijd individualiteit tonen. Young Professionals verwachten ook veel van zichzelf, zoals treffend blijkt uit onderstaand fragment van een gedichtje: De dag van vandaag: altijd gehaast en in de weer altijd in een vlaag 1 Door de toenemende complexiteit en verwachtingen wordt werken een ware uitdaging. Die uitdaging kan leiden tot stress, onzekerheid en uiteindelijk onderpresteren. Uit onderzoek van TNO is gebleken dat veel Young Professionals vroeg of laat last krijgen van stress door het werk. 2 Burn- out bij Young Professionals was vroeger haast ondenkbaar, maar komt in de huidige prestatiemaatschappij frequent voor. Wij willen Young Professionals bij de start van hun loopbaan een begeleidingstraject aanbieden dat zorgt voor een krachtige basis op zowel professioneel als persoonlijk gebied. Wij willen hen goed toerusten om de uitdagingen aan te kunnen die organisaties vandaag én in de toekomst aan hen stellen. Daartoe hebben we twee enquêtes afgenomen, één was gericht op Young Professionals en één op HR en geïnteresseerden. Deze enquêtes hadden tot doel om inzicht te krijgen in de volgende vragen: 1. Bestaat er bij de respondenten behoefte aan een begeleidingstraject dat hun uitdagingen helpt aan te pakken? 2. Wat ervaren de geënquêteerden als uitdagingen? 3. Welke vorm zou 1 http://www.gedichten- freaks.nl/733034/ 2 Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden: http://www.monitorarbeid.tno.nl/databronnen/nea 2
Meetmethode De enquêtes zijn beschikbaar gemaakt via: http://www.enquetemaken.be/toonenquete.php?id=158562 (YP) en http://www.enquetemaken.be/toonenquete.php?id=158560 (HR) De enquête van de Young Professionals bestond uit 44 vragen en kon in 15-20 minuten gemaakt worden. De enquête van de HR en geïnteresseerden bestond uit 27 vragen en kon in minder dan 15 minuten gemaakt worden. Waarom hebben de enquêtes een verschillend aantal vragen? Ten eerste heeft dat te maken met het perspectief. Bij de HR en geïnteresseerden waren we vooral benieuwd naar wat zij zien, dat wil zeggen: in hoeverre is de YP in staat om te functioneren binnen de kaders van de organisatie en waar liggen zijn uitdagingen (onderzoeksvragen 1 en 2)? Bij de Young Professionals waren we ook benieuwd naar wat zij willen, dat wil zeggen hun ontwikkelingsbehoeften en mogelijke invulling van het begeleidingstraject (onderzoeksvragen 1, 2 én 3) De antwoordmogelijkheden waren zoveel mogelijk ja- nee en soms in de vorm van een schaal. Bij een ja- nee vraag word je als respondent gedwongen om echt over een vraag na te denken Oneven antwoordmogelijkheden (van bijvoorbeeld 3 of 5) hebben we daarom zoveel mogelijk proberen te vermijden. Hier en daar hebben we er echter voor gekozen om de mogelijkheid te geven om een toelichting te geven bij een antwoord. Deze toelichting geeft een goede achtergrond in de keuze voor een bepaald antwoord, zoals we zullen bespreken De enquêtes zijn via e- mail verspreid binnen het netwerk van Digne Consult. Daarnaast hebben we via alumninetwerken alumni van hogescholen en universiteiten uitgenodigd om de enquête in te vullen. Ook is de enquête verspreid via alumninetwerken op LinkedIn en de website van Digne Consult. We beoogden hiermee een respons te genereren uit diverse beroepssectoren. De respondenten zijn inderdaad werkzaam in verschillende sectoren, van onderwijs tot marketing en van juridisch tot overheid. 53 respondenten hebben de enquête voor Young Professionals ingevuld en 43 respondenten hebben de enquête voor HR en geïnteresseerden ingevuld. We baseren onze resultaten dus op bijna 100 respondenten. 3
Resultaten onderzoeksvragen, dus thema 1 komt overeen met onderzoeksvraag 1 Bestaat er bij de respondenten behoefte aan een begeleidingstraject dat hun uitdagingen helpt aan te pakken? ), thema 2 met onderzoeksvraag 2 Wat ervaren de geënquêteerden als uitdagingen? en thema 3 met onderzoeksvraag 3 krijgen? ). Thema 2 is echter uitgespli We maken dit onderscheid omdat we zo kunnen zien hoe Young Professionals uit deze manier van werken voortvloeien. De percentages van de ja- nee(- soms)- vragen zijn afgerond op hele getallen. De scores bij de antwoorden met een schaal vermelden de precieze score inclusief de variantie. Bij elk thema vindt u een bespreking van de resultaten. staan in de tabellen hieronder weergegeven. Sommige antwoorden van respondenten waren zo treffend dat die als citaten in dit rapport zijn opgenomen. Deze citaten staan onderaan de alinea waarin het betreffende onderwerp besproken wordt en zijn direct herkenbaar omdat ze worden weergegeven in een blauw tekstvak. Corresponderende vragen Young Professionals 1. Behoefte aan een begeleidingstraject 1, 38 2a. Hoe werk je nu? b. Waar ligt jouw uitdaging? Wat vind jij belangrijk? 3. Vorm van het begeleidingstraject 2, 7, 8, 9, 10, 11, 39 17, 19, 20, 22, 23, 25, 26, 28, 29, 32, 33, 34, 36 3, 4, 5, 6, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 21, 24, 27, 30, 31, 35, 37 Bij thema 1 en 2b vergelijken we de resultaten van de Young Professionals met die van de HR en geïnteresseerden. hieronder. Corresponderende vragen HR en geïnteresseerden 1. Behoefte aan een begeleidingstraject 1 2b. Waar ligt de uitdaging? 4, 11, 12, 13, 22 4
Thema 1: Behoefte aan een begeleidingstraject Vraag 38 is dezelfde vraag als vraag 1 en diende als controlevraag. Deze controlevraag was ingebouwd omdat de enquête voor YP tamelijk lang was (44 vragen) en we zeker wilden zijn dat het gegeven antwoord een extra controle had. Hoewel de scores van elkaar verschillen, is het duidelijk dat een overgrote meerderheid van de Young Professionals behoefte heeft aan een begeleidingstraject. In de enquête voor HR en geïnteresseerden zien we echter een andere verdeling. 3 Bijna driekwart staat positief tegenover een begeleidingstraject, bijvoorbeeld omdat de problematiek herkenbaar is in de eigen organisatie. oblematiek die jullie schetsen is herkenbaar bij degenen In tegenstelling tot de enquête voor Young Professionals, was in deze enquête gegeven. Hiervan maakte een groot deel gebruik. Als we echter de gegeven toelichtingen bekijken, blijkt dat de (op een enkele uitzondering na) NIET voortkomt uit een twijfel aan de noodzaak van een begeleidingstraject, maar meer uit een twijfel aan de inhoud ervan. De suggesties voor de vorm van de 2% Vraag 1 HR: U heeft nu een beeld gekregen van ons begeleidingstraject. Vindt u, vanuit uw functie, een dergelijk traject zinvol? 26% 72% ja nee misschien 3 Gezien de beperkte omvang van de enquête voor HR (26 vragen), hebben we in die enquête geen controlevraag ingevoegd. 5
begeleiding zullen we daarom bespreken onder thema 2. Thema 2a: Hoe werk je nu? Young Professionals zijn in de organisatie niet het stille vogeltje: communiceren doen ze naar hun eigen indruk duidelijk, bijvoorbeeld als ze het druk hebben. 4 Ze vragen namelijk ook bijna allemaal om hulp. De één doet dat echter vaker dan de ander. 5 Ze geven feedback op het werk van anderen 6, maar vragen meer feedback op hun eigen werk 7. Ze willen het zo graag goed doen! Uit de toelichting blijkt dat Young Professionals erg betrokken zijn, zowel bij hun eigen baan als bij de organisatie als geheel. Ze gaan ervan uit dat een dergelijke manier van werken ook van hen verwacht wordt. werk negatieve gevolgen heeft voor de organisatie zal ik eventueel in eigen tijd werken om dat t buiten kantoortijden werken: ik heb het gevoel dat dat heel normaal is bij ons, dus dat ik Ze doen er dus naar eigen mening veel aan om hun werk goed te laten zijn. Ze geven aan open te staan voor andere meningen en kritiek, wanneer de ander bijvoorbeeld meer ervaring heeft. In de toelichting zeggen veel Young Professionals echter dat ze de mening van een ander niet zomaar volgen, maar dat argumentatie en discussie belangrijk voor hen zijn. 8 4 vraag 28 5 vraag 32 6 vraag 33 7 vraag 34 8 vraag 23 6
Planmatig werken doen minder Young Professionals. Dat is dus een belangrijk ontwikkelpunt. Meer dan de helft van de ondervraagden geeft aan dat hij meteen aan een taak begint. Slechts 40% maakt eerst een inschatting van de duur van een taak. 9 Een substantieel deel van de ondervraagden - meer dan 30% - werkt niet altijd met een duidelijk einddoel in gedachten. 10 Hierdoor kunnen ze in de problemen komen met betrekking tot de planning of tot wat nu wel en wat nu niet tot de taak behoort. Het is aannemelijk dat het gevolg hiervan is dat meer dan de helft van de ondervraagden zijn werk mee naar huis neemt. 11 Het terugvinden van documenten is voor Young Professionals 12 Dat lijkt in tegenspraak met hoe overzichtelijk de werkplek is. Bij 40% is de werkplek - in ieder geval soms onoverzichtelijk ingericht. 13 werken. Waarschijnlijk is het gebrek aan een goed workflow management ook de verklaring waarom 40% te voorkeur geeft aan het traditionele werken. 14 Daarvoor is immers overzicht houden niet zo urgent als bij flexwerken: Een rommelig bureau is er morgen ook nog, maar als je gebruik maakt van een flexplek, moet je alles aan het einde van de dag opgeruimd hebben. Verder geeft een behoorlijk percentage (40%) aan dat hij veel e- mail krijgt. 15 Interrupties worden door meer dan de helft gezien als frequent. 16 Betekent dit dat een Young Professional vindt dat hij/zij - absoluut gezien - vaak gestoord wordt of veel e- mail krijgt, of is zijn dagschema en manier van werken zodanig dat hij eigenlijk altijd tijd te kort lijkt te komen? 9 vraag 29 10 vraag 17 11 vraag 22 12 vraag 19 13 vraag 25 14 vraag 36 15 vraag 20 16 vraag 26. Toch vindt men het niet lastig om op een goede manier met interrupties om te gaan (vraag 27). 7
8
9
Thema 2b: Waar ligt jouw uitdaging? Wat vind jij belangrijk? Waar ligt jouw uitdaging? Midden november heeft u kunnen lezen wat de voorlopige antwoorden waren op de vragen - Welke vaardigheden heb je tijdens je opleiding niet uitgebreid ontwikkeld, maar zijn wel erg belangrijk in je werk? (vraag 14) - Wat ervaar je als het meest tijdrovende onderdeel van je werk? (vraag 15) - Welk onderdeel van je werk levert jou het meeste stress op? (vraag 16) In de word cloud kwam heel duidelijk naar voren wat de grootste uitdagingen en leerpunten van de Young Professionals zijn. We hebben toen al kunnen zien dat workflow management/planmatig werken en samenwerking zaken zijn die vaak terugkwamen. Als we naar alle resultaten van de enquêtes kijken, zien we dezelfde 17 1. Workflow management en planmatig werken: plannen, deadlines, omgaan, halen, tijd. 2. Samenwerking en colle : communiceren, vergaderen, samenwerken, overleggen, Young Professionals hebben in hun opleiding veel aandacht besteed aan de vaardigheden communicatie, het onderscheiden van hoofd- en bijzaken en onderzoek en analyse. Ze moeten deze vaardigheden ook veelvuldig toepassen in hun werkzaamheden (vraag 13). Ze moeten ook veel plannen, prioriteiten stellen en samenwerken, maar dat hebben ze tijdens hun opleiding onvoldoende ontwikkeld. Sommigen geven aan dat communiceren geen onderdeel was van hun 17 Daarbij hebben we ook de resultaten van de volgende vragen bekeken: Vraag 12 : De coach helpt je om je manier van werken te professionaliseren. Welke leerpunten zou je met die coach willen aanpakken? Vraag 13 : Welke vaardigheden die je tijdens je opleiding hebt ontwikkeld, moet je veel gebruiken in je werk? Vraag 14 : Welke vaardigheden heb je tijdens je opleiding niet uitgebreid ontwikkeld, maar zijn wel erg belangrijk in je werk? 10
opleiding, maar dat ze het in hun dagelijkse werk wel vaak moeten gebruiken (vraag 14). Hun belangrijkste leerpunten zijn dan ook niet verbazend: communicatie en omgang met anderen, tijdmanagement en prioriteiten stellen. In de toelichtingen bij de vraag over prioriteiten stellen (vraag 21) vinden we dat bijna de helft van de ondervraagden moeite heeft met prioriteiten stellen. In de toelichting zien we dat Young Professionals het soms lastig vinden om op de prioriteiten/ hoofdzaak van de planning te letten en zich niet af te laten leiden door details. Tevens noemen ze als ontwikkelingspunten: beslissingen nemen en inzicht krijgen in de eigen kwaliteiten (vraag 12). De zaken waar Young Professionals veel tijd mee bezig zijn, zijn heel divers en deels ook beroepspecifiek. Bijvoorbeeld een leraar die veel tijd kwijt is met nakijken. Toch zien we veel activiteiten die niet beroepspecifiek zijn. Zo worden de volgende beroeps- aspecifieke activiteiten vaak genoemd: administratie, vergaderen, plannen, e- mail, analyseren, wachten op reacties van anderen. 18 Uit de antwoorden op de vraag over e- mail blijkt dat tweederde blij is met zijn omgang met e- mail. Uit de toelichting blijkt dat veel Young Professionals er een gestructureerde archivering op na houden. Voor anderen is het echter moeilijk om maat te houden. - administratie, vergaderen, plannen, e- mail, analyseren, wachten op reacties van anderen zijn ook vaak de oorzaken van stress. Hoewel stressfactoren heel divers zijn, laten ze zich toch indelen in grofweg drie categorieën: werkcontext, werkinhoud en interpersoonlijk contact. 1. Werkcontext: Young Professionals willen hun werk graag goed doen. Als ze het gevoel hebben dat ze daarin worden belemmerd door, levert hen dat stress op. Antwo inefficiënte besluitvorming, onduidelijkheid over taakeisen en flexibiliteit bij ad- hoc oplossingen. 18 vraag 15 11
Op antwoord en medewerking van anderen, waardoor je niet verder kunt maar nodig om iets te laten landen en vind het daarom vervelend als mijn planning weer eens 2. Werkinhoud: Young Professionals willen hun werk graag goed doen en zijn onzeker of ze daar wel volledig in slagen. 19 leidinggevenden, maar ze zijn bang dat ze daar niet aan kunnen voldoen. 3. Interpersoonlijk contact: De bedrijfscultuur en de juiste manier van communiceren is vaak moeilijk voor Young Professionals. We zagen in de word cloud dat ze vaak te maken hebben met dit vraagstuk en het levert hen ook stress op. 19 Zie ook 2a, vraag 34. 12
De HR is echter van mening dat wat een Young P noemde een heel belangrijk ontwikkelingspunt van de Young Professional is. De HR omschrijft dit zelf als. Hieronder valt niet all Young Professionals zijn naar de mening van HR veel tijd kwijt aan bijvoorbeeld kennis vergaren binnen de organisatie, de stakeholders/juiste mensen vinden en inzicht verkrijgen in interne en externe processen. De Young Professional moet met te veel mensen afstemmen die betrokken moeten worden bij een product. Bij de Young Professional heerst onduidelijkheid wie verantwoordelijk is De Young Professionals gaven zelf al aan dat ze graag willen leren om beter te communiceren. De HR is het daar volledig mee eens: 47% van de HR zegt dat Young Professionals niet goed communiceren. 20 Veel genoemde punten die de Young Professionals moeten ontwikkelen hebben te maken met effectief communiceren. Zo moeten ze beter de gevolgen inzien van hun manier van communiceren en daarop anticiperen. Ze moeten meer sensitiviteit ontwikkelen in wanneer ze juist wel iets moeten zeggen en wanneer niet. Tot slot moeten ze leren omgaan met belangen, beïnvloeding en manipulatie. eweren zonder goed na te denken. Alle ins en outs kennen ze nog onvoldoende. Ze weten dat onvoldoende inhoudelijke kennis makkelijk te verdoezelen is met presentaties 20 HR enquête, vraag 13. 13
De Young Professional heeft zijn vak tijdens zijn opleiding geleerd, maar de praktijk zit anders in elkaar. De praktijk is namelijk veel meer dan de inhoud van het vak alleen. Daarnaast kan een begeleidingstraject helpen om inzichtelijk te maken waar de persoonlijke behoeftes en de behoeftes van de organisatie zijn. Volgens een geïnterviewde HR zijn dat zaken die de Young Professional, als hij die ontwikkeld heeft, een duidelijke voorsprong op anderen kunnen geven. Door enorme groei van elektronisch dataverkeer en communicatiemiddelen zijn de informatiestromen de laatste decennia explosief gegroeid. Hierdoor kan er efficiënter worden gewerkt. Het gevolg daarvan is ook dat de veelzijdigheid van functies is toegenomen. Het is voor Young Professionals daarom moeilijk om de balans werk- privé goed te houden. Het gevaar voor hen is dat ze al te snel te veel in het diepe worden gegooid. Een goede begeleiding kan daarbij helpen. Voor sommigen zal die begeleiding een preventie tegen burn- out vormen, voor anderen wellicht noodzakelijk gezien de eisen die de hedendaagse arbeidsmarkt stelt. Wat vind jij belangrijk? Young Professionals vinden het, zoals we net gezien hebben, belangrijk om te voldoen aan de eisen van de leidinggevende. Dat zien we ook terug in de score van vraag 6. Ook belangrijk zijn de persoonlijke drijfveren: aar liggen mijn kwaliteiten, elke manier van werken past het beste bij mij at wil ik bereiken in deze baan Deze scoren allemaal ongeveer 4,0 uit 5. 21 Voor HR is zelfinzicht ook een belangrijke waarde, zoals blijkt uit het onderstaande citaat: in mijn optiek de sleutel tot de ontwikkeling van een sterke Young Professional. Hoe vroeger je daar mee begint, 21 Vraag 3 t/m 6. Omwille van de leesbaarheid zijn de vragen zelf niet in de grafieken opgenomen. 14
15
Thema 3: Vorm van het begeleidingstraject De wensen van de Young Professionals met betrekking tot het begeleidingstraject zijn duidelijk. Ze willen graag door een coach begeleid worden, mits deze goed is. (De vraag die nagaat of er behoefte is aan een coach (vraag 11) kent ook een controlevraag (vraag 39). Beide vragen geven hetzelfde duidelijke antwoord). Ze vinden het fijn om met iemand te spreken die 16
onafhankelijk is van de organisatie. 22 Daarnaast wordt vaak benoemd dat de frequentie sterk afhankelijk is van de hulpvraag. Enige flexibiliteit wordt dus wel verwacht van de coach. minder gaat heb je v je meer stil bij wat je doet en kan je dat verder verbeteren. Juist door daar in het begin mee te starten kan je dat je eigen maken en h De HR is juist meer verdeeld over of het traject intern of extern moet plaatsvinden. Iemand vindt dat dat mede afhankelijk is van wat het bedrijf zelf organiseert. Het zou de voorkeur hebben als het bedrijf zelf een goed begeleidingstraject heeft door middel van bijvoorbeeld schuiven het probleem groter gemaakt wordt dan het is en de Young Professionals zo een uitzonderingspositie krijgen. Daar tegenover staat de mening dat feedback van buiten de werkomgeving veiliger is voor de Young Professional. Daarnaast merkt iemand op dat er binnen de organisatie zelf weinig tijd en/of expertise is om de Young Professional goed te begeleiden. Ook voor de vorm van het begeleidingstraject kiezen de Young Professionals voor flexibiliteit, een combinatie van gesprekken en digitale begeleiding. Ze willen kennelijk niet alleen op afstand begeleid worden, maar hebben ook behoefte aan een gesprek. 23 In die gesprekken 24 Young Professionals vinden het fijn om naar anderen te kijken. Dat maakt dat ze zaken waarmee ze zelf worstelen makkelijker kunnen beantwoorden. Vooral wanneer die ander in hetzelfde schuitje zit en hen begrijpt. Ze vinden een buddy dan ook een goede sparringpartner. Intervisie spreekt wat minder aan. Dat wor een goede vorm van begeleiding. 25 22 Vraag 7, 11 en 39 (39 is de controlevraag van 11). 23 vraag 2. 24 Dit spiegelen wo Vries, 2013. 25 Vraag 8 respectievelijk 9. Een learning community spreekt minder dan de helft aan (vraag 10). Dat verdient dan ook niet de voorkeur. 17
18
19
Conclusie: 1. Bestaat er bij de respondenten behoefte aan een begeleidingstraject dat hun uitdagingen helpt aan te pakken? Ja. Het percentage mensen dat deze vraag positief beantwoordde is 96%. 2. Wat ervaren de geënquêteerden als uitdagingen? We zien een duidelijk tendens in zaken die de geënquêteerden willen aanpakken. Dat zijn: workflow management, planmatig werken, samenwerken, werkcontext, werkinhoud, interpersoonlijk contact. 3. Welke vorm Het grootste percentage wil graag werken door middel van coaching en buddyschap. Er is ook, zij het minder, interesse in het werken met intervisiegroepen. De Young Professionals geven er de voorkeur aan om het begeleidingstraject in digitale vorm én in de vorm van gesprekken te krijgen. Discussie: De conclusies van deze enquête zijn de basis om het begeleidingstraject Young Professionals verder vorm te geven. Er zijn echter naar aanleiding van de enquête ook vragen gerezen die nog een antwoord behoeven. Een volgende stap zal dan ook zijn om deze vragen te beantwoorden: Intern/externe begeleiding en de rol van de organisatie; Financiering; Vorm van de begeleiding; Looptijd van het begeleidingstraject. 20