BURGERJAARVERSLAG Gemeente Appingedam 2011 Gemeente Appingedam Wilhelminaweg 14 9901 CM APPINGEDAM 0596 691100 info@appingedam.nl Sinds 2003 zijn gemeenten verplicht te rapporteren over de kwaliteit van hun dienstverlening aan burgers en hun activiteiten op het gebied van burgerparticipatie in een burgerjaarverslag. Die verplichting is formeel vastgelegd in artikel 170 van de Gemeentewet. De burgemeester is eindverantwoordelijk voor het burgerjaarverslag.
BURGERJAARVERSLAG 2011 Voorwoord Het burgerjaarverslag 2011 maakt ook dit jaar weer onderdeel uit van de jaarrekening van de gemeente Appingedam en wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website(www.appingedam.nl). Kernpunten van het burgerjaarverslag zijn de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en de kwaliteit van de burgerparticipatie. Er is weer veel gebeurd dit afgelopen jaar. De belangrijkste zaken heb ik al aangestipt in mijn nieuwjaarstoespraak. Het bruist van activiteiten in onze stad. Het aantal evenementen en de kwaliteit ervan neemt toe. Om de organisatoren te ondersteunen en te faciliteren heeft het college de Evenementennota vastgesteld. Hierin staat beschreven op welke wijze het beste de gewenste activiteiten kunnen worden georganiseerd. De eerste verantwoordelijkheid ligt bij de organisaties maar de gemeente blijft zorg dragen voor een goede infrastructuur in brede zin. De geweldige inzet van alle vrijwilligers wordt zeer gewaardeerd. De betrokkenheid van zoveel burgers bij de organisatie van de evenementen is een vorm van burgerparticipatie die de gemeente een warm hart toedraagt. Als gemeente worden we geconfronteerd met krimp. Dit woord is bijna niet meer weg te denken uit de beleidsontwikkelingen die gaande zijn. Veel staat in het teken van krimp, maar niet alleen in negatieve zin. De krimp geeft ook nieuwe kansen en mogelijkheden om op een creatieve manier invulling te geven aan onze voorzieningen. Denk aan de centrumontwikkeling, de woonservice zone in Opwierde, de brede scholen en de duurzame ontwikkeling van het Eendrachtterrein. Ook voor het toekomstgericht denken over Appingedam is de inbreng van onze burgers hard nodig. De digitalisering in de bedrijfsvoering en in de dienstverlening gaat in rap tempo door. Niet alleen omdat het nuttig is maar ook uit pure noodzaak omdat er wettelijke verplichtingen zijn. Gemeenten staan het dichtst bij de burger, de gemeente is de eerste overheid zo wordt alom gesteld. Dit schept verplichtingen, die mede met behulp van de digitalisering kunnen worden waargemaakt. We krijgen steeds meer mogelijkheden met onze burgers in contact te treden. Een mooi voorbeeld is de mogelijkheid om de raadsvergaderingen live op de website te volgen. De betrokkenheid bij de gemeentepolitiek kan hierdoor worden vergroot. Als voorbeeld wil ik ook nog noemen het besluit tot invoering van Burgernet in september 2012. Ook een vorm van burgerparticipatie waarbij de burger zijn betrokkenheid bij de veiligheidssituatie in zijn omgeving kan tonen. Vernieuwing en toekomstgericht denken blijven belangrijke uitgangspunten bij de aanpak van de gemeentelijke dienstverlening en de burgerparticipatie. Een aanpak die hopelijk leidt tot minder kosten en kwetsbaarheid en meer kracht en kwaliteit. H.K. Pot, burgemeester Appingedam, april 2012 2
1. INTERGEMEENTELIJKE SAMENWERKING De intensievere samenwerking tussen gemeenten heeft alles te maken met de vermindering van de kwetsbaarheid en de verdere professionalisering en kwaliteitsverbetering van de dienstverlening. *Bureau economische zaken De economische samenwerking tussen de DEAL-gemeenten, als uitwerking van het Eemsdelta-akkoord, is zichtbaar geworden door de start van een gezamenlijk bureau economische zaken. Dit bureau richt zich met name op de acquisitie van bedrijven en heeft een faciliterende functie voor het bedrijfsleven in het algemeen. *werkorganisatie DEAL-gemeenten De Werkorganisatie DEAL-gemeenten, die op 1 januari 2011 is gestart, is volop in ontwikkeling als belangrijke leverancier van producten aan de deelnemende gemeenten op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Ook speelt de discussie over het onderbrengen van de basismilieutaken onder een nieuw te vormen Regionale Uitvoeringsdienst(RUD) ter verbetering van de kwaliteit van de milieuvergunningverlening en handhaving. *samenwerking WOZ/belastingen De DAL-samenwerking op het gebied van WOZ/belastingen met de gemeente Groningen is via het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst gerealiseerd. *Shared Service Centrum In 2010 is het principebesluit genomen de ambtelijke organisaties van de gemeenten Delfzijl, Appingedam en Loppersum voor een groot deel samen te voegen in een shared service centrum(ssc). Dit proces verloopt stapsgewijs en vergt veel tijd gezien de belangen die hierbij een rol spelen. Het doel van een te vormen SSC blijft nog steeds overeind: de efficiency, de effectiviteit en de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en uitvoering vergroten en de kwetsbaarheid van de gemeentelijke organisatie(s) verminderen om zodoende burgers en bedrijven (nog) beter te bedienen. 3
2. DIENSTVERLENING Vanuit het Rijk worden aan de gemeenten steeds meer taken toevertrouwd. De gemeente wordt gezien als eerste overheid omdat zij dichtbij de burgers, bedrijven en instellingen staat. De afdeling publiekszaken heeft hierin een belangrijke spilfunctie en is voortdurend bezig haar dienstverlening verder te verbeteren. *klanttevredenheidsonderzoek Voor de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning(WMO) is een klanttevredenheidsonderzoek gehouden onder alle cliënten die in 2010 een aanvraag hebben gedaan voor hulp bij het huishouden en/of een andere individuele voorziening(en). Het gaat om alle aanvragers, ongeacht de uitkomst van de aanvraag. Hierbij maakt het niet uit of het gaat om een voorziening in natura of om een persoonsgebonden budget. Het gemiddelde rapportcijfer voor de dienstverlening is een 7.9. Cliënten waarvan de aanvraag is afgewezen en die doorverwezen zijn naar een andere organisatie geven gemiddeld een 6,6. Het gemiddelde rapportcijfer voor de afhandelingtermijn is een 7,8. 94% van de deelnemers vindt het een goede zaak dat er een WMO-loket in de gemeente aanwezig is. Wat de toegang tot de ondersteuning betreft, zijn cliënten het meest (zeer) tevreden over de beleefdheid van de medewerkers(86%), de deskundigheid(83%) en de aandacht die de medewerkers hebben besteed aan de cliënt(84%). *ontwikkelingen afdeling publiekszaken Vanaf 2015 vormen de gemeenten de centrale ingang van de overheid voor burgers, bedrijven en instellingen. Deze visie is uitgewerkt in het landelijk concept Antwoord en gaat uit van een Klant Contact Centrum(KCC) als een snelle en herkenbare ingang voor de hele overheid. De gemeente gaat in het KCC allerlei overheidsvragen beantwoorden, aanvragen in gang zetten en ook naar andere overheidsorganisaties doorverwijzen. De invoering van Antwoord is een belangrijke stap in het creëren van één uniforme, transparante overheid die de burger centraal stelt. Burgers, bedrijven en instellingen kunnen de fysieke balie in het stadskantoor bezoeken, via één nummer met hun gemeente bellen of naar de website surfen. Welk kanaal iemand ook kiest, de informatie die hij krijgt is altijd dezelfde. Het Antwoord -concept is de basis voor de visie op de dienstverlening. Deze visie is in lijn met het Nationale Uitvoeringsprogramma Dienstverlening(NUP) waarin rijk, provincies, gemeenten en waterschappen samen afspraken hebben gemaakt over een optimale dienstverlening aan de samenleving. Het concept is op een paar onderdelen na gereed en wordt in 2012 definitief vastgesteld. Het doel van dit document is het leggen van een stevig fundament voor de verdere vormgeving van de dienstverlening richting 2015. *website/gemeentepagina Eemslander Er is weer druk gewerkt aan de vernieuwing van de website. De toegankelijkheid blijft een belangrijk aandachtspunt. Er zijn weer meer elektronische formulieren toegevoegd zodat aanvragen in zijn geheel digitaal kunnen worden afgewikkeld. De raadsvergaderingen kunnen via de webcast live worden gevolgd. De gemeentepagina in de Eemslander is van een nieuwe layout voorzien met een themaindeling volgens het concept Overheid voor burgers. 4
*behandeling klachten De Rekenkamercommissie Appingedam heeft onderzoek gedaan naar de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en een aantal aanbevelingen gegeven. Alle aanbevelingen zijn verwerkt in een nieuwe interne richtlijn behandeling klachten die door het college in oktober 2011 is vastgesteld en op de website is gepubliceerd. 3. BURGERPARTICIPATIE Het gemeentebestuur vindt het belangrijk dat de inwoners op de hoogte zijn van het gemeentelijke beleid. Daar zijn ook in 2011 allerlei communicatiemiddelen voor ingezet. Maar het gemeentebestuur wil ook graag dat de inwoners betrokken zijn en blijven bij de lokale politiek. Dan gaat het om participatie in allerlei vormen. De gemeenteraad heeft in de notitie De Damster Manier aangegeven hoe hij de burgerparticipatie inhoud wil geven. De gemeente wil jongeren actiever laten participeren in de beleidsvorming, zodat zij beter kan inspelen op de behoeften van jongeren. Daartoe is het project Eemsdelta loves me gestart waarbij is onderzocht via welke methode de jongeren willen participeren. Aan het onderzoek hebben 133 jongeren tussen 15 en 23 jaar meegewerkt. Het merendeel van de jongeren geeft de voorkeur aan een combinatie van de volgende methoden van jongerenparticipatie: 1. Live contact tussen de gemeente en jongeren op school; 2. De jongeren vullen op school een enquête van de gemeente in; 3. Een jongerenraad vertegenwoordigt de mening van alle jongeren in vergaderingen met een vertegenwoordiger van de gemeenteraad. In oktober is een digitale enquête gehouden naar de vraag of burgers zich voldoende betrokken voelen bij het gemeentelijk beleid. Hierop hebben slechts 17 personen gereageerd. Algemene conclusies vallen uit deze enquête moeilijk te trekken. *Commissie burgerparticipatie De gemeenteraad heeft een commissie burgerparticipatie ingesteld. Deze commissie bestaat uit raadsleden, uit ieder fractie één lid. De commissie heeft als doel de contacten tussen de gemeenteraad en de inwoners te verstevigen. De commissie heeft in 2011 de volgende activiteiten georganiseerd: - op 27 januari een discussieavond over het Projectenboek Centrum waarbij 75 personen aanwezig waren; - op 16 april Bij de raad op de koffie met als thema de centrumontwikkeling met een opkomst van 75 personen; - in oktober en december zijn in het kader van het project Gast van de raadscommissie betrokkenen bij het project De Brede School Opwierde uitgenodigd(opkomst 7 personen) en omwonenden van de Eendrachtlocatie in verband met de behandeling van de structuurvisie Eendracht(opkomst 3 personen). Tevens heeft de commissie zich beziggehouden met de voorbereiding van de kindergemeenteraad in 2012. *De DamSter De gemeente kent de waarderingsprijs de DamSter. Dit is een prijs voor die persoon, groep of bedrijf die het afgelopen jaar een actieve bijdrage heeft geleverd aan het positief op de kaart zetten van de stad Appingedam. De bevolking is gevraagd om medewerking bij de nominatie door het invullen van een nominatieformulier. De prijs is toegekend aan Kees Bijmolt, Hospice De Schutse en de VOF Overdiep. Voor het eerst is de prijs uitgereikt in de categorie Jongere, een initiatief van het CDA. De winnaar is Salima Rozema. 5
*Informatie, inspraak en bijzondere voorlichtingsactiviteiten Hieronder volgt een opsomming van de verschillende activiteiten: - Op 11 januari is in het kader van het opstellen van de structuurvisie voor de Eendrachtlocatie een informatiemiddag en avond gehouden in de Nicolaïkerk waarin diverse scenario s zijn besproken. Aantal bezoekers: 180; - Op 18 januari is in het ASWA-gebouw een bijeenkomst voor bewoners van de wijk Opwierde gehouden over het realiseren van een woon-service-zone in deze wijk. Hierbij zijn de volgende samenwerkende partijen betrokken geweest: Zorggroep Fivelland, de ASWA, Woongroep Marenland, Woningstichting Groninger Huis en de gemeente Appingedam. In het verlengde hiervan zijn ook huiskamergesprekken gevoerd met bewoners. Hieraan hebben 150 mensen deelgenomen; - Op 25 januari is in de Molenberg te Delfzijl de starbijeenkomst gehouden van het project Jongeren en Alcohol: Te vroeg/te veel/te laat, een gezamenlijk project van de gemeenten Appingedam en Delfzijl; - Op 7 maart is een extra opiniërende raadsvergadering gehouden over de DEAL/DALsamenwerking; - Op 4 april is een informatieavond voor omwonenden gehouden in het Wapen van Leiden over het door de Woonstichting Groninger Huis in samenwerking met Limor - ontwikkelde bouwplan voor een appartementencomplex aan de Cornelis Albertsstraat; - Op 6 april is in de vorm van het Lagerhuisdebat in DAL-verband een bijeenkomst gehouden over de vraag waar de gemeenten naar toe willen met de nieuwe WMO. Aan dit debat namen professionals en inwoners deel; - Op 11 mei is er een overleg geweest met de bewoners van de Haas Okkenstraat over klachten en problemen die zich ten aanzien van deze straat voordoen. Hierbij waren 8 bewoners aanwezig; - Op 18 en 21 mei zijn in het kader van de Damster aanpak werkateliers in het ASWAgebouw georganiseerd waar de gemeente, maatschappelijke organisaties, verenigingen en alle Damsters elkaar konden treffen om aan de slag te gaan met de invulling van het gebouw Kabzeël als multifunctionele plek voor functies op het gebied van welzijn, kunst en cultuur voor jong en oud; - Op 10 juni heeft de werkgroep winkelstructuur de eerste nieuwsbrief voor ondernemers gelanceerd over de verbetering van het centrum en het winkelgebied in het bijzonder; - Op 14 juni is in samenwerking met de gemeente Delfzijl een informatiebijeenkomst georganiseerd over de buizenzone in het Eemsdeltagebied; - Op 15 juni is in het ASWA-gebouw op basis van gerichte uitnodigingen een burgerparticipatiebijeenkomst gehouden in het kader van het Woon- en Leefbaarheidplan Eemsdelta. Aantal deelnemers: 6. - Op 23 juni is in de Nicolaïkerk de conceptstructuurvisie Eendrachtlocatie besproken met de bevolking. Aantal aanwezigen: 25 - Op 12 juli is voor de inwoners van Appingedam en andere belangstellenden een informatieavond in de Oude Rechtbank georganiseerd over de plannen van het Delfzichtziekenhuis; - Op 22 augustus is voor de direct omwonenden van de Eendracht een informatieavond gehouden in het Stadskantoor. Aantal aanwezigen: 9. Deze bijeenkomsten worden vervolgens twee keer per jaar gehouden en gaan over dagelijkse, praktische zaken; - In het voor- en najaar is meegedaan aan de landelijke publiekscampagne Goed Rioolgebruik ; - Op 14 december is er in het ASWA-gebouw een terugkoppelingsbijeenkomst geweest over het burgerparticipatieproces woon-service-zone Opwierde. Hierbij waren 130 personen aanwezig. 6
4. RAAD, RAADSCOMMISSIES EN REKENKAMERCOMMISSIE Bij de raadscommissievergaderingen is negen keer en bij de raadsvergaderingen zes keer gebruik gemaakt van het spreekrecht. Het gemiddeld aantal bezoekers van de raadsvergaderingen was 11 en van de raadscommissievergaderingen 8. Door de invoering van videonotulering worden naar verwachting meer burgers bij het raadswerk betrokken. Over de maanden oktober t/m december keken gemiddeld 63 personen naar de webcastuitzending van de raadsvergaderingen. De rekenkamercommissie heeft dit jaar geen rapporten uitgebracht maar is samen met de rekenkamercommissie van Delfzijl gestart met een uitgebreid onderzoek naar het functioneren van de ISD Noord Oost. 5. BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTEN In 2011 zijn 17 bezwaarschriften ingediend. 7 bezwaarschriften zijn ingetrokken en 8 niet-ontvankelijk verklaard. 1 bezwaarschrift is gegrond verklaard en 1 ongegrond. Het aantal bezwaarschriften dat is afgedaan binnen de wettelijke termijn van 12 weken is 8. Binnen de wettelijke termijn van 18 weken, na verdaging, zijn 2 bezwaarschriften afgedaan. Uitgaande van de maximale termijn van 18 weken zijn alle bezwaarschriften tijdig afgehandeld. *WOZ/belastingen Het aantal ingediende bezwaarschriften WOZ bedraagt 169. 69 bezwaarschriften zijn gegrond verklaard, 100 ongegrond. Het aantal ingediende bezwaarschriften heffingen bedraagt 19 waarvan 8 gegrond en 5 ongegrond zijn verklaard. 6 bezwaarschriften zijn ingetrokken. Alle bezwaarschriften zijn binnen de wettelijke termijn van 1 jaar afgehandeld. *klachten Er is 1 (gegronde) klacht ingediend jegens de gedraging van een ambtenaar. Bij de Nationale Ombudsman zijn twee verzoekschriften ingediend, waarvan 1 niet in behandeling is genomen omdat er een hoger beroepprocedure liep. De Nationale Ombudsman stelt geen onderzoek in naar een klacht die samenhangt met een beslissing waartegen beroep mogelijk is. 1 verzoekschrift is afgedaan met een verwijzing of informatieverschaffing. 6. CONCLUSIES Het uiteindelijke doel van het burgerjaarverslag is kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke dienstverlening en de procedures voor burgerparticipatie. Mijn bevindingen zijn dat op het gebied van de burgerparticipatie belangrijke stappen zijn gezet. De Damster Aanpak maakt naam. De gemeentelijke website wordt steeds meer de centrale spil in de communicatie met de burger. Een mijlpaal is dat de raadsvergaderingen gevolgd kunnen worden via de webcast. Een verdere digitalisering ligt in het verschiet. De resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek onder cliënten en aanvragers in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning valt met een rapportcijfer van een 7,9 voor dienstverlening positief uit. De aanbevelingen van de Rekenkamercommissie over de klachtbehandeling zijn volledig doorgevoerd. De doelstelling om de termijnoverschrijding bij de behandeling van bezwaarschriften terug te brengen is bereikt. De nieuwe uitdaging is te voorkomen dat nog van de verdagingsmogelijkheid met zes weken gebruik moet worden gemaakt. 7
7. TOT SLOT Mocht u na het lezen van dit burgerjaarverslag vragen of opmerkingen hebben dan horen wij dat graag. U kunt uw mening geven door een email te sturen aan: info@appingedam.nl of een brief te schrijven aan: Gemeente Appingedam t.a.v. burgemeester H.K. Pot Postbus 15 9900 AA Appingedam 8