De taakverdeling tussen beroepskrachten en vrijwilligers: Waarom deze taken aan verschillende medewerkers worden toegekend. 1 Rapport gebaseerd op de resultaten van een documentanalyse en enquête binnen de pedagogische civil society Hoe te verwijzen naar deze publicatie: Ploeg, F.A., Meijs, L.C.P.M., Roza, L., Metz, J., Hoogervorst, N. & Baren van, E.A. (2011). ECSP webpublicatie: De taakverdeling tussen beroepskrachten en vrijwilligers: Waarom deze taken aan verschillende medewerkers wordt toegekend. Verkregen op [DATUM] van http://www.erim.eur.nl/erim/research/centres/erasmus_centre_for_strategic_philanthropy/r esearch/publications/de_unieke_waarde_van_vrijwilligers_in_de_pcs.pdf Dr. Judith Metz Lonneke Roza, Doctoraal student Eva van Baren, Doctoraal student Prof. Dr. Lucas Meijs Dr. Niek Hoogervorst Anouk Ploeg, Student Assistent Rotterdam School of Management, Erasmus University Rotterdam Department of Business Society Management Erasmus Centre for Strategic Philanthropy Contact: Lonneke Roza E mail: lroza@rsm.nl Telephone: +31 (0)10 408 1921 1 Deze achtergrondnotitie is onderdeel van een groter onderzoekstraject naar de unieke toegevoegde waarde van vrijwilligerswerk binnen de pedagogische civil society. In het kader van gezondheidsonderzoek en het stimuleren van het gebruik van de ontwikkelde kennis om daarmee de zorg en gezondheid te verbeteren wordt dit onderzoek gefinancierd door ZonMw. 1
Introductie Door de toenemende individualisering en professionalisering ervaren Westerse verzorgingsstaten een afname van informele netwerken rondom kinderen en gezinnen. Bij de opvoeding van kinderen en jongeren wordt de invloed van de samenleving als belangrijk beschouwd (De Winter, 2011). Door de afnemende informele netwerken komt dit echter in de knel. Een oplossing hiervoor kan gevonden worden in vrijwilligerswerk, namelijk door vrijwillige inzet van mensen bij de opvoeding van kinderen beter te organiseren (Clinton, 2006). Het recente beroep op vrijwilligers veronderstelt een (unieke toegevoegde) waarde van vrijwilligerswerk. Uit vergelijkend onderzoek naar de samenwerking van vrijwilligers en betaalde krachten komt naar voren dat ze allebei hun eigen waarde hebben (Daal, Winsemius, & Plemper, 2005; Oudenampsen, Vliet, Winsemius, & Tenhaeff, 2006). Eerder onderzoek naar de economische waarde van vrijwilligerswerk (Handy & Srinivasan, 2004; Mook, Quater & Richmond, 2007) is bijvoorbeeld gericht op de vervangingswaarde, investeerwaarde en zelfs marktwaarde. Verder is er veel kennis over de waarde van vrijwilligerswerk vanuit zowel het perspectief van de vrijwilliger zelf (Musick & Wilson, 2008) als vanuit de maatschappij als een geheel in termen van sociaal kapitaal (Almond & Verba, 1963; Metz, 2006; Putnam, 2000). Er is echter weinig bekend over hoe de unieke aspecten van vrijwilligerswerk, zoals vrijwilligheid en onbetaald zijn, mogelijk bijdragen aan de waarde voor de cliënt. Met dit rapport wordt beoogd om een eerste verkennende stap te maken om inzicht te verkrijgen in 1) de taakverdeling tussen betaalde krachten en vrijwilligers en de redenering hierachter en 2) de perceptie over vrijwilligers door betaalde krachten ten opzichte van elkaar. Hiervoor is een documentanalyse gedaan van 45 goed gekeurde projectvoorstellen van individuele subsidieaanvragen van non profit organizaties. Deze organisaties zijn over het algemeen mutual support en service delivery organisaties. Geen enkel project wordt door vrijwilligers alleen georganiseerd en de projecten verschillen ook in grootte, variërend van 1 tot 15 betaalde krachten en 1 tot 1000 vrijwilligers. Daarnaast is een online vragenlijst verspreid onder de projectmanagers van deze 45 organizaties. Deze vragenlijst is deels gebaseerd op bestaande onderzoeksvragen uit de literatuur aangevuld met extra vragen gebaseerd op interviews met enkele Nederlandse experts. De response rate was 21 (47%) waarvan 19 projectmanagers de vragenlijst geheel hebben ingevuld. Dit leidt tot een totale response rate van 42%. Belangrijke noot bij de enquête is de samenstelling van de respondenten. De meeste projectmanagers zijn betaalde krachten, en dit kan van invloed zijn op de perceptie van vrijwilligers en betaalde krachten binnen een organisatie. De gekozen combinatie van zowel kwalitatief als kwantitatief onderzoek zorgt voor een beter begrip van de te onderzoeken 2
concepten (Langhout, 2003), en is het meer waarschijnlijk dat er bredere kennis wordt gecreëerd dan mogelijk zou zijn bij gebruik van de individuele methodes (Tebes, 2005). Deel 1: Documentanalyse Uit de projectvoorstellen blijkt dat de taakverdeling en omschrijving bij de activiteiten van vrijwilligers en betaalde krachten duidelijk verschilt. Veel taken die aan betaalde krachten worden gegeven vereisen specifieke kennis en/of opleiding. Uit de projectvoorstellen blijkt dat bij een aantal projecten aan betaalde krachten specifiek taken worden gegeven die de kwaliteit en professionaliteit waarborgen. Er wordt aangenomen dat betaalde krachten over kennis en deskundigheid beschikken en dat deze bij vrijwilligers lastiger te vinden is. In veel van de projecten vervullen betaalde krachten een coördinerende rol en dienen ter ondersteuning van vrijwilligers. Ook wordt de train de trainer aanpak frequent toegepast. Vrijwilligers lijken een opvallendere en zichtbaardere rol te spelen in de projecten dan de betaalde krachten. De vrijwilligers krijgen meer operationele taken die meer direct contact met de clienten vereisen. Vrijwilligers worden als geloofwaardige en betrouwbare ambassadeurs van de organisatie beschouwd. Hoewel de betaalde krachten meer back office taken uitvoeren (bijvoorbeeld ondersteuning, management en coördinatie), zijn er toch sommige overeenkomsten met de taken van vrijwilligers. Beide werven bijvoorbeeld vrijwilligers, coachen cliënten en hebben direct contact met de clienten. Ook kennisoverdracht is bij beide partijen terug te vinden. Er moet wel opgemerkt worden dat deze overlapping wel binnen de gehele onderzoeksparticipatie terug te vinden is maar niet in één organisatie tegelijkertijd. Met andere woorden, in de ene organisatie wordt een bepaalde taak uitgevoerd door de vrijwilliger, terwijl in een andere organisatie de betaalde kracht deze taak uitvoert. De projectvoorstellen geven echter weinig verklaring voor de toewijzing van specifieke taken aan vrijwilligers of juist aan betaalde krachten. Toch is het mogelijk om uit de voorstellen drie verschillende perspectieven te definiëren: een peer perspectief, een continuïteitsperspectief en een perspectief waarbij de vrijwilligers een sleutelrol spelen bij het bereiken van de clienten (nabijheid). Peer perspectief De peer aanpak wordt beschouwd als een effectie interventiemethode binnen de context van de ontwikkeling van kinderen en jongeren. Veel van de projectvoorstellen noemen dit als specifieke verklaring om vrijwilligers te gebruiken, omdat in zowel academisch onderzoek als in de praktijk de effectiviteit van deze aanpak bij adolescenten en ouders benadrukt wordt. De projectvoorstellen vermelden ook dat de peer aanpak het gat tussen vrijwilligers en clienten verkleinen, omdat clienten de neiging hebben om de vrijwilligers onder dezelfde groep te scharen. Een aantal voorstellen 3
vermelden juist dat ze vrijwilligers werven die soortgelijke problemen hebben gehad, zodat ze als positief rolmodel kunnen dienen. Het grootste voordeel van het inzetten van vrijwilligers is dat hun positie buiten de formele sociale werk context ervoor zorgt dat ze toegankelijke, gelijke steun kunnen bieden. De clienten beschouwen vrijwilligers ook minder afstandelijk dan beroepskrachten. Continuïteitsperspectief Een specifieke reden binnen een aantal voorstellen om taken aan betaalde krachten toe te wijzen is het waarborgen van continuïteit en (indirect) de kwaliteit van het project. De operationele taken worden dan door de vrijwilligers gedaan. Toch zijn er ook projecten die juist de continuïteit door vrijwilligers laten verzorgen. Hierdoor nemen zij een van de sterke punten van de civil society aan, waarbij maatschappelijke betrokkenheid wordt gezien als een continue energiebron voor de maatschappij. Er wordt aangenomen dat projecten die geïnitieerd en georganiseerd zijn door de bewoners zelf een grotere kans hebben om voort te bestaan, zelfs als subsidies niet meer beschikbaar zijn. Sleutelrol in het bereiken van clienten Het merendeel van de projecten is gericht op de dienstverlening aan moeilijk te bereiken clienten. In het algemeen lijken de projecten specifiek benodigde kennis te kopen (door het inhuren van betaalde medewerkers), terwijl de vrijwilligers grotendeels gewaardeerd worden voor de formele en informele netwerken die ze meebrengen. Deze netwerken kunnen worden gebruikt om de toegang tot de clienten te krijgen. Er is vaak minder sociale afstand tussen vrijwilligers en de cliënten, dan tussen de betaalde medewerkers en de cliënten. De toewijzing van taken aan vrijwilligers lijkt een bewuste keuze te zijn, aangezien de projecten proberen om mensen te bereiken binnen de netwerken van hun vrijwilligers. De vrijwilligers functioneren dus als een brug tussen organisaties, beroepskrachen en de clienten. Een paar voorstellen vermelden ook dat het toewijzen van vrijwilligers de toegankelijkheid naar de clienten vergroot door het gevoel van gelijkheid. Dit omdat vrijwilligers vaak worden gerekruteerd in de directe omgeving van de clienten. Deel 2: Survey Verschillen tussen betaalde medewerkers en vrijwilligers Het merendeel van de projecten (14) geeft aan een duidelijk onderscheid te maken tussen de taken van vrijwilligers en die van de betaalde medewerkers. Een minderheid (6 projecten) wijst op een 4
gedeeltelijke overlap tussen de taken. Geen van de projecten geeft aan dat betaalde medewerkers en vrijwilligers vergelijkbare taken uitvoeren. Het merendeel van de projecten noemt de ontwikkeling van de expertise van de medewerkers (vrijwilligers en beroepskrachten) door middel van opleiding (16 projecten), uitwisseling van ervaringen (17 projecten), inwerken door professionals (14 projecten), workshops (15 projecten) en door middel van vergaderingen en het overleg (17 projecten). Een minderheid van de projecten noemt de ontwikkeling van de expertise van de beroepskrachten door middel van inwerken door vrijwilligers (7 projecten) en via het formele onderwijs of de kans om een diploma of getuigschrift (9 projecten) te behalen. Het in kaart brengen van belangrijke eigenschappen van potentiele vrijwilligers is gedaan door te kijken naar de selectiecriteria die de respondenten gebruiken bij het aanstellen van vrijwilligers. De respondenten geven als de belangrijkste selectiecriteria voor het werven van vrijwilligers: sociale vaardigheden en de afstand tot de clienten, gevolgd door ervaring, deskundigheid en leeftijd. Veel minder belangrijk zijn het hebben van een specifiek netwerk, het hebben van kinderen, sociale status en opleiding. Projectmanagers beschouwen professionele expertise (gebaseerd op de betaalde dagelijkse werkzaamheden van de vrijwilliger) als het minst belangrijk. Wat betreft de vraag om een algemene (prestatie) indruk te geven van vrijwilligers over de prestatie van zowel vrijwilligers als betaalde medewerkers, gaven projectmanagers aan dat ze over het algemeen tevreden te zijn met zowel vrijwilligers als betaalde medewerkers ten aanzien van prestaties en organisatie burgerschap gedrag. Geen van de stellingen heeft een negatieve score. Betaalde medewerkers hebben echter een algemene hogere score op beide variabelen. De enige zaken waar vrijwilligers een betere score hebben, is op de stellingen over de mate van verwaarlozing van taken en de mate van klagen over onbelangrijke zaken. Ondanks dat het toetsen op significante verschillen met dit aantal respondenten geen zin heeft, zijn er stellingen die een grote discrepantie vertonen tussen de twee soorten medewerkers. Ten eerste gaven projectmanagers aan dat betaalde medewerkers vele betere teamspelers zijn dan vrijwilligers. Daarnaast lijkt betaald personeel behulpzamer te zijn ten opzichte van vrijwilligers dan vrijwilligers zelf en hebben zij een veel hogere score op het behoud en de bescherming van de organisatie. Redenering achter de taakverdeling tussen vrijwilligers en betaalde medewerkers Om een beter inzicht te krijgen in de reden waarom bepaalde taken worden toegewezen aan vrijwilligers werden er twee scenario s ontworpen. Eerst werd de respondenten gevraagd om de 5
werkelijke situatie te beschrijven, waarna ze gevraagd werden om de taken die ze zouden toekennen aan vrijwilligers en betaalde medewerkers als er geen beperkingen zouden zijn, ofwel om een ideale situatie te schetsen. In de werkelijke situatie helpen betaalde medewerkers vrijwilligers bij het uitvoeren van hun taken. Zij zorgen ervoor dat het project daadwerkelijk operationeel kan worden. Ze werven, selecteren en leiden vrijwilligers op, werven en selecteren de clienten en scheppen een kader waarbinnen de vrijwilligers kunnen werken.werknemers zorgen ook voor initiëren en onderhouden van contacten met derden (meestal lokale overheden en andere financierders). Vrijwilligers worden in de eerste plaats toegewezen aan operationele taken, die direct contact met de clienten inhouden. Zij organiseren activiteiten en ondersteunen de clienten. Zowel betaalde medewerkers als vrijwilligers worden toegekend aan bepaalde marketing en PR taken om het project (en het vrijwilligerswerk in het algemeen) te promoten. Beide type werknemers worden ook toegewezen aan fondsenwerving en het werven van vrijwilligers, hoewel de betaalde krachten vaker dan vrijwilligers deze taken vervullen. Daarnaast zijn zowel vrijwilligers als betaalde medewerkers betrokken bij het onderhouden van netwerken, hoewel de aard van deze netwerken sterk verschilt: vrijwilligers werken op een individueel niveau (mensen) en de medewerkers handelen meer op organisatorisch niveau. Dit bevestigt de resultaten van de documentanalyse. De reden voor het toewijzen van bepaalde taken aan beroepskrachten is vooral gelegen in de wens om de continuïteit van het project te verzekeren. Daarnaast hebben projectmanagers het gevoel dat de algehele verantwoordelijkheid moet worden gedragen door de betaalde krachten, die volgens de respondenten over meer kennis en vaardigheden dan vrijwilligers beschikken. Aan de andere kant zijn vrijwilligers toegewezen aan specifieke taken als gevolg van de status als gelijken, evenals de toegankelijkheid, capaciteit als rolmodel, betrouwbaarheid, enthousiasme en de waarde die zij hechten aan betrokkenheid in de gemeenschap. Bovendien hebben sommige projectmanagers het gevoel dat vrijwilligers meer tijd, of in ieder geval de tijd buiten de reguliere kantooruren hebben. De ideale situatie vertoont veel overeenkomsten met de werkelijke situatie. In de ideale situatie blijven werknemers hun netwerken onderhouden met derden, in aanvulling op de selectie, rekrutering en training van de vrijwilligers, de beleidsvorming en het uitvoeren van marketing taken. Een lichte verschuiving treedt echter op, als medewerkers meer worden toegewezen aan taken met betrekking tot de clienten (bijvoorbeeld intake, begeleiding, ondersteuning). Net als in de feitelijke situatie, zijn vrijwilligers grotendeels verantwoordelijk voor operationele taken. 6
De ideale situatie kent ook veel gelijkenis met de werkelijke situatie met betrekking tot de motivatie voor verdelen van taken over vrijwilligers en betaalde krachten. In de ideale situatie bestaat er een sterker geloof in het gebruik van de vaardigheden en expertise van de betaalde medewerkers dan in de huidige situatie. Dit is gerelateerd aan het toegenomen gebruik van betaalde medewerkers voor de begeleiding / ondersteuning van de clienten in de ideale situatie. De ideale situatie weerspiegelt ook meer aandacht voor kwaliteit en minder nadruk op de voordelen van betaalde medewerkers ten aanzien van de continuïteit van het project. In de ideale situatie zijn vrijwilligers nog steeds verantwoordelijk voor specifieke taken vanwege hun betrouwbaarheid, enthousiasme, toegankelijkheid en de capaciteit als rolmodellen. Projectmanagers geven ook aan dat de vrijwilligers waarde toevoegen doordat zij lokale betrokkenheid creëren bij het project. Conclusie Beide methoden geven een eerste inzicht in de unieke waarde van vrijwilligers ten opzichte van betaalde krachten. Zowel in de documentanalyse als in de enquête komt duidelijk naar voren dat vrijwilligers taken krijgen die operationeler van aard zijn en vaker direct contact met de clienten vereisen. Hoewel de betaalde krachten meer back office taken uitvoeren (bijvoorbeeld ondersteuning, management en coördinatie), zijn er toch sommige overeenkomsten met de taken van vrijwilligers. Beide werven bijvoorbeeld vrijwilligers, coachen cliënten en hebben direct contact met de clienten. Ook kennisoverdracht is bij beide partijen terug te vinden. Er kan worden geconcludeerd dat de waarde van vrijwilligerswerk voor de opvoeding en de ontwikkeling van kinderen en adolescenten belangrijk is voor de organisaties. Zowel de projectmanagers als de subsidievoorstellen geven aan dat vrijwilligers een belangrijke rol binnen de projecten (moeten) spelen. De documentanalyse heeft aangetoond dat er drie overwegingen zijn: peer perspectief, continuiteitsperspectief en sleutelrol bij bereiken begunstigen. De waarde van vrijwilligers voor de pedagogische civil society wordt meestal gezien in de nabijheid van de clienten en de ervaring van deze vrijwilligers in het voordeel van de clienten. Echter, gezien de verdeling van taken en de verantwoordelijkheid die is toegewezen aan betaalde krachten, betekent dit ook dat vrijwilligers minder worden geraadpleegd door betaalde medewerkers voor beleidskeuzes die moeten worden gemaakt, weinig verantwoordelijkheden hebben, en dat betaalde medewerkers in het algemeen betere prestaties leveren volgens de respondenten. Dit zou kunnen betekenen dat vrijwilligers minder serieus worden genomen dan betaalde medewerkers en alleen worden gebruikt voor instrumentele en operationele doeleinden. De data analyse beschrijft duidelijk een aantal unieke aspecten van de context van de opvoeding, maar zorgt ook voor enkele beperkingen in de ogen van de projectmanagers (betaalde 7
medewerkers). Volgens de respondenten lijken vrijwilligers minder kennis en expertise te hebben en zouden ze zelfs moeten worden vervangen door betaalde krachten in de ideale situatie. Maar zelfs in de ideale situatie zijn vrijwilligers nog steeds toegewezen aan een breed scala van activiteiten. Als zodanig voegen vrijwilligers waarde toe aan de projecten binnen de pedagogische civil society. Bovendien zijn ze het meest waarschijnlijk toegewezen aan operationele taken met direct contact met een begunstigde, wat impliceert dat het relationele aspect dat vrijwilligers zoeken in hun functie en taken ook wordt gewaardeerd door betaalde medewerkers. 8
Referenties Almond, G. A., & Verba, S. (1989). The civic culture: Political attitudes and democracy in nations. Newbury Park: Sage (1963). five Daal, H.J. van, Winsemius, A., Plemper. E. (2005). Verslag naar een verkennend onderzoek naar hun relatie. Utrecht: Verwey-Jonker Instituut. Retrieved july 27, 2011, from http://www.verwey-jonker.nl/doc/participatie/d8571864-def.pdf De Winter, M (2011). Verbeter de wereld, begin bij de opvoeding. Van achter de voordeur democratie en verbinding. Amsterdam: SWP naar Handy, F., & Srinivasan, N. (2004). Valuing volunteers: An economic evaluation of the net benefits of hospital volunteers. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 33(1), 28. Langhout, R. D. (2003). Reconceptualizing quantitative and qualitative methods: A case study dealing with place as an exemplar. American Journal of Community Psychology, 32(3), 229-244. Metz, J. (2006). De tweeledige werking van intermediairen voor burgerparticipatie humanistic university Press. Amsterdam: Mook, L., Handy, F., Ginieniewicz, J., & Quarter, J. (2007). The value of volunteering for a nonprofit membership association: The case of ARNOVA. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 36(3), 504. Musick, M. A., & Wilson, J. (2008). Volunteers: A social profile. Indiana University Press, Bloomington Oudenampsen, D., Vliet, K. van, Winsemius, A. en Tenhaeff, C. (2006). Samenwerking vrijwilligers en beroepskrachten bij maatschappelijke ondersteuning. Utrecht: Verwey Jonker Instituut / NIZW. Putnam, R. D. (2000). Bowling alone: The collapse and revival of american community. New Simon & Schuster York: Tebes, J. K. (2005). Community science, philosophy of science, and the practice of research. American Journal of Community Psychology, 35(3), 213-230. 9