HANDLEIDING IBS ONLINE Kwintes afdeling Budgetbeheer Versie: Muteeraccount Begeleider 1
INHOUDSOPGAVE 1. Inloggen 2. Opdrachten inzien, inboeken, wijzigen 3. Digitaal Dossier 4. Schulden 5. Historie 6. Reserveren en sparen 2
1. INLOGGEN: Er zijn 7 standplaatsen Budgetbeheer binnen Kwintes. Almere budgetbeheeralmere@kwintes.nl (036-5401583) Amersfoort budgetbeheeramersfoort@kwintes.nl (033-4672140) Gouda budgetbeheergouda@kwintes.nl (0182-522435) Lelystad budgetbeheerlelystad@kwintes.nl (0320-292019) Veenendaal budgetbeheerveenendaal@kwintes.nl (0318-581899) Woerden budgetbeheerwoerden@kwintes.nl (085-4010088) Zeist budgetbeheerzeist@kwintes.nl (030-6952337) Via bovengenoemde contactgegevens kun je met de budgetconsulenten contacten. Ook vragen over dit programma kun je overleggen met de budgetconsulenten uit jouw regio. Inlogcodes kun je eveneens aanvragen via bovengenoemde mailadressen. Na acceptatie krijg je per automatische mail inlogcodes voor toegang tot IBS Online. Na het inloggen heb je toegang tot alle cliënten die gebruik maken van Budgetbeheer uit jouw team. Om in te loggen ga je naar: bb.kwintes.nl Je krijgt dan onderstaand scherm in beeld: Gebruiksnaam is je Kwintes mailadres. Bijvoorbeeld: j.jansen@kwintes.nl Wachtwoord: Staat in de automatisch verzonden mail. Als je je wachtwoord kwijt bent kun je op deze pagina ook een nieuw wachtwoord aanvragen. Zie de link onder de knop AANMELDEN Als je succesvol bent ingelogd dan zie je onderstaand beeld: 3
Links bovenin beeld zie de volgende knopjes: De betekenis is: Uitloggen Wachtwoord wijzigen Help Om naar een cliënt dossier te gaan klik je op Cliënten en daarna op actief (rode vierkant onderstaande afbeelding). Daarna kun je midden in beeld je cliënt aanklikken of je cliënt zoeken door de eerste paar letters van de achternaam in de zoek balk in te tikken (groene vierkant). Nadat je de cliënt aanklikt moet je op het volgende teken klikken (blauwe vierkant) pas als je hier op klikt is jouw cliënt dossier geactiveerd! De naam van jouw cliënt staat nu links bovenin in beeld (boven opdrachten ) 4
2. Opdrachten inzien, Inboeken en wijzigen Via de knop opdrachten in het menu links in beeld kun je lopende periodieke betaalopdrachten inzien of wijzigen. Verder heb je de mogelijkheid om opdrachten in te boeken. Rode Vierkant in bovenstaand afbeelding: Klik op opdrachten en daarna op actieve opdrachten om nog actieve betaalopdrachten in te kijken (Je krijgt alle opdrachten in beeld die nog verricht gaan worden (eenmalig en periodieke opdrachten die in de (nabije) toekomst betaald gaan worden.) Als je klikt op afgehandeld krijg je betaalopdrachten in beeld die niet meer actief zijn! Gele vierkant in bovenstaande afbeelding: Dit zijn alle betaalopdrachten binnen de actieve opdrachten of binnen de afgehandelde opdrachten. Groene vierkant in bovenstaande afbeelding: Hier zie je de inhoudelijke opdracht van de geselecteerde opdracht uit het gele vierkant. Blauwe vierkant in de bovenstaande afbeelding: Hier kun je zoeken naar een opdracht. Tik hier bijv. HUUR in als je de periodieke betaalopdracht aan de woningbouw wil inzien. Paarse vierkant op bovenstaande afbeelding: Hier kun je respectievelijk een nieuwe opdracht aanmaken. Een bestaande opdracht wijzigen, een opdracht verwijderen, historie opvragen of een betaalopdracht uitprinten. Op de volgende bladzijde zijn deze punten ruimer omschreven. 5
Als je bij het beeld actieve opdrachten bent (zoals te zien is op de vorige bladzijde) zie je onderin de pagina de volgende tekens: betekend: Een nieuwe opdracht invoeren betekend: De opdracht die boven geselecteerd staat nu aanpassen betekend: de opdracht die boven geselecteerd staat nu verwijderen Betekend: De historie opvragen van betalingen aan dit rekeningnummer Als je een betaalopdracht wilt invoeren of wilt wijzigen dan zijn er in elke opdracht een aantal velden. Hieronder staan alle velden beschreven: Soort: Je hebt de keus tussen inkomen of betaling. Een inkomensopdracht is nodig om een goed budgetplaatje te formuleren. Bankrekening: Vul een geldig IBAN nummer in. Je kunt ook op de knop leef klikken. Als je daar op klikt wordt het leefgeld iban nummer van de cliënt ingevuld. Ook kun je een relatie zoeken in het relatieboek. Hiervoor moet je op Rela klikken. Betalingskenmerk: Je kunt twee dingen doen. Of een acceptgirocode invoeren. Of een betalingskenmerk benoemen. Je kunt maar 1 van de 2 gebruiken. De eerste rij bestaat uit 16 maal een 0. (0000.0000.0000.0000), lees dit als een leeg veld. Als je een acceptgirocode hebt verdient het de voorkeur deze als betalingskenmerk in te vullen in een eenmalige opdracht. Als je geen acceptgirocode hebt vul dan in de rij eronder het klantnummer oid in, bijvoorbeeld: Klantnummer 123456. Je kunt dus maar 1 rij invullen (of rij 1 acceptgiro of rij 2 een vrij in te vullen kenmerk) 6
Bedrag: Vul het te betalen bedrag in. Frequentie: Als je de betaalopdracht periodiek automatisch wilt betalen kun je hier opgeven wat de frequentie van de betaling moet zijn. Datum: Standaard staat de datum op vandaag. Je kunt ook een opdracht inboeken met een betaaldatum in de toekomst! Rekening: Selecteer hier in de lijst wat je betaald. Bijvoorbeeld huur of zorgverzekering of leefgeld Omschrijving: Vul hier in WIE en WAT (aan wie betaal je en wat is het). Voorbeelden: VGZ (Zorgverzekering) Eneco (gas en elektra) Telfort (Internet& TV) Vitens (Water) KPN (Digitenne) CAK (EB Zorg) Bijlage: Je kunt bijvoorbeeld een nota toevoegen aan de betaalopdracht. Als je dit wilt doen dan kun je hier een document selecteren en toevoegen bij de betaalopdracht. Als het banknummer van de ontvanger niet in het relatieboek staat (en het dus een onbekend banknummer is) is dit zelfs een verplichting. U betaalt: Deze staat automatisch aangevinkt. Als deze aan staat wordt er daadwerkelijk ook betaald. Als je deze uitzet dan wordt de opdracht niet betaald. Enkel in het budgetplaatje is dan het bedrag zichtbaar. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt als de mobiele telefoonrekening elke maand een afwijkend bedrag kent. In het budgetplaatje moet dan het gemiddelde bedrag staan hetgeen je dus met een periodieke betaalopdracht met het vinkje uit kunt realiseren. Elke maand dien je wel eenmalig het daadwerkelijke openstaande bedrag in te boeken. Naam: Voer de naam van de ontvanger van het geld in. Plaats: Voer de plaats in van de ontvanger van het geld. Als je alle velden van de betaalopdracht hebt ingevoerd of je hebt de velden die je hebt gewijzigd ingevoerd dan moet je op de V knop klikken die je onder de betaalopdracht zien staan (zie afbeelding hieronder). Zodra je op de V knop klikt is de opdracht verzonden. Na het verzenden wordt de opdracht de eerstvolgende werkdag door de budgetconsulent van jouw standplaats gecontroleerd. Als de opdracht juist is bevonden dan wordt deze uiterlijk om 12 uur betaald de werkdag nadat je de opdracht hebt ingeboekt. 7
3. Digitaal Dossier In het digitale dossier kun je 2 soorten documenten terugvinden. 1. Rapporten van de volgende inhoud: - Inkomsten en uitgaven (Budgetplaatje) - Financieel overzicht (uitgaven op categorie geselecteerd) - Rekeningafschrift (mutaties van de beheerrekening) - Bankafschrift (Mutaties van Leefgeld & Spaar rekening) - Schulden en Bezittingen (Overzicht van schulden) 2. Poststukken en contracten van de cliënt. Groen: Klik op digitaal dossier en daarna op documenten. Selecteer daarna een document. Rood: Met het pijltje kun je verder naar beneden zoeken. Je kunt ook zoeken met de zoekbalk daarnaast. Geel: Als je een document wilt openen klik je op het PDF document geeld omcirkeld in bovenstaande afbeelding. Blauw: Je kunt zelf ook een document toevoegen in het digitale dossier! 8
4. Schulden Rood: Klik in het menu links op schulden Groen: Hier zie je alle schulden van de cliënt. Paars: Hier zie je de details van de geselecteerde schuld. Helemaal rechts onderin het paarse vierkant zie je saldo staan. Dat is het totaal bedrag wat NU nog open staat. 9
5. Historie Je kunt in IBS Online heel makkelijk alle gedane betalingen aan 1 partij heel gemakkelijk terugzoeken. Rood: Klik op historie ion het menu Blauw: Vul in waarop je wilt zoeken. Bijvoorbeeld water of huur Groen: Nadat je Blauwe hebt ingevuld krijg je in het groene veld alle resultaten onder elkaar. Paars: De details van de geselecteerde betaling. 10
6. Reserveren en sparen Minimaal heeft de cliënt 1 bankrekening (beheerrekening) Maximaal heeft de cliënt 3 bankrekeningen (beheer-, leefgeld-, en spaarrekening. In overleg met de budgetconsulent is het mogelijk een spaarrekening te openen voor cliënten met een saldo van meer dan 2.000,00. Verder zijn er vier reserveringspotjes. Dit zijn geen spaarrekeningen maar geld wat in het programma apart gezet wordt van de beheerrekening ter reservering. 5001 reserveren (onvoorzien) 5002 reserveren (jaarnota) 5003 reserveren (schulden) 5004 reserveren (eigen risico zorg) 5005 reserveren (gemeentelijke belastingen) Alle saldo s zijn af te lezen op het budgetplaatje. (Zie onderstaande afbeelding) LET OP: Het saldo genoemd achter de beheerrekening is het saldo inclusief de genoemde saldo s van alle reserveerpotjes! Als een reserveerpotje niet genoemd staat dan betekend dit dat er geen saldo op staat. Alle boekingen vanaf en naar de spaarrekeningen worden verricht door de budgetconsulent. Als een betaling verricht moet worden met saldo uit/van een reserveerpotje dan boek je de opdracht gewoon in. vervolgens mail je naar de afdeling Budgetbeheer van jouw regio dat het bedrag uit jouw opdracht betaald moet worden uit het reserveerpotje. Op termijn kun je ook zelf geld van deze reserveringspotjes afhalen, voor nu moet dit nog even via de budgetconsulent van jouw standplaats. 11