ADMIBUNDEL ALGEMENE ADMINISTRATIE

ADMIBUNDEL ALGEMENE ADMINISTRATIE Alle eenheden hebben een aantal algemene administratieve taken die ze zo goed mogelijk moeten opvolgen. Om iedere eenheid hierin te ondersteunen heeft het Landelijk Secretariaat enkele van deze taken uitgeschreven. Laatste herziening: 1 september 2014 Contactpersoon FOS4U: administratie@fos.be

N o 1 Ledenadministratie Woord vooraf Dit gedeelte van de admibundel verduidelijkt de werking van de ledenadministratie van FOS Open Scouting vzw. De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt nauwgezet toegezien op de lidgelden van de leden. De verzekering is een onderdeel van het lidgeld en bijgevolg is het van groot belang dat iedereen zijn lidgeld betaalt. VERGEET NIET Het Landelijk Secretariaat is er om jou te helpen via: mail: administratie@fos.be telefoon: 09/245.45.86 (vraag naar Simon) fax: 09/245.45.88 (vraag naar Simon) Ons digitaal platform ledenadministratie ofte Keeo Diverse jaren werd gewerkt aan de ontwikkeling van het digitaal platform ledenadministratie van FOS Open Scouting vzw. Het resultaat, Keeo, vierde onlangs zijn eerste verjaardag. Voor zij die niet thuis zijn in de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die voor de communicatie zorgt tussen mensen en bevers. Keeo is in de digitale wereld van FOS Open Scouting daarom de tool waarmee de eenheden met de nationale koepel communiceren in het kader van de ledenadministratie. Keeo werkt volledig online (keeo.fos.be). Je kan in dit platform zelf jouw leden toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen, hun functies bijwerken en ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten. Werkwijze De Stafmedewerker Ledenadministratie In Keeo houden de eenheidssecretarissen zelf het ledenbestand van hun eenheid upto-date door dit online aan te passen. Ter ondersteuning kunnen ze communiceren met één persoon op het Landelijk Secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie (administratie@fos.be). Op dit moment is Simon diegene die deze taak op zich neemt. Hij ontvangt online de betalingsenveloppes om leden te kunnen verzekeren, geeft uitleg over de werking en helpt waar nodig.

Leden toevoegen / bewerken / archiveren Log in via keeo.fos.be en ga naar het tabje Personen. Wil je een nieuw lid toevoegen kies je voor de optie Nieuwe persoon toevoegen. Via het rechter tabje Filters of de zoekmogelijkheid op het dashboard kan je een persoon zoeken. Eens hij/zij in de overzichtslijst staat aangeduid, kan je op het potloodje rechts onder Acties klikken om zijn/haar profiel te bewerken. Wil je een lid archiveren klik je op het rode bolletje met de witte X. Je kan volgende gegevens ingeven via de persoonlijke fiche van een lid: Naam en voornaam Adres Gsm-nummer Telefoonnummer of tweede gsm-nummer Fax-nummer E-mailadres Geboortedatum Geslacht Eenheid - Admibundel - Administratie - 3

De belangrijkste gegevens voor het Landelijk Secretariaat zijn: naam, voornaam, volledig adres, geboortedatum en functie (tak). Het opgeven van de nationale functie is vereist om een verzekering toe te kunnen kennen aan een lid! Alle andere gegevens zijn optioneel. Met het oog op een vlottere communicatie hebben we graag ook een gsm-nummer en e-mailadres. Aan de rechterzijde bevinden zich de adresgegevens; je kunt er tevens adressen en contactinformatie van ouders of voogd toevoegen. Functies toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een functie: toe te voegen, de historiek ervan te bekijken, of te archiveren.

Je archiveert de huidige functie door op het rode bolletje met de witte X te klikken. Waarna je op Functie toevoegen klikt en de nieuwe functie hierop aanduid. Je kan dit ook voor een groep mensen in 1 keer te doen door onder het tabje Personen de gewenste leden links aan te vinken en bij opties op Functie toevoegen te klikken. De oude functie kan je bij x-aantal personen tegelijk archiveren door in dezelfde lijst voor Functie verwijderen te kiezen. Zolang je de oude functie niet hebt gearchiveerd is deze van tel bij bvb. het ophalen van een ledenlijst van een specifieke tak. Keeo-login & -profiel Om toegang te krijgen tot Keeo heb je een login en profiel nodig. In 2013 werden deze toegekend aan iedere EL & ES van de eenheid die gekend was op het Landelijk Secretariaat. Vanaf 2014 kunnen deze echter door ieder lid met eenheid-schrijfrechten aan andere leden van de eenheid worden toegekend. Eenheid - Admibundel - Administratie - 5 Om een login toe te kennen zoek je de persoon op en gaat naar de personenfiche. Vul er tweemaal een wachtwoord in en vink de optie aan om een mail te sturen met de logingegevens. Zorg er eerst voor dat het e-mailadres is ingevuld! Een gebruiker kan op dezelfde manier ook zijn eigen paswoord wijzigen. Vervolgens dien je nog een Keeo-profiel toe te kennen. Hiertoe klik je aan de rechterzijde van de personenfiche op profiel toevoegen. Kies voor eenheidschrijfrechten als je wil dat de persoon aanpassingen aan je ledenbestand kan doorvoeren. Kies voor eenheid-leesrechten als de persoon enkel mag lezen. Gebruikers kunnen enkel het eigen profiel zien. Om een profiel te verwijderen klik je op het rode bolletje met de witte X. Nieuwe leidingploeg? Contacteer de vorige leiding en vraag deze je een Keeo-login en - profiel toe te kennen. Vervolgens kan de nieuwe eenheidsleiding de oude profielen verwijderen. Heb je nog vragen over Keeo, mail gerust naar keeo@fos.be Ledenlijsten Indien je lees- of schrijfrechten hebt kan je via Keeo steeds lijsten opvragen door gebruik te maken van filters en deze dan te exporteren. Bij het starten van een nieuw scoutsjaar op 1 september worden alle leden automatisch door Keeo als lopend lid aangeduid (oranje vlaggetje). Dit betekent dat ze vorig jaar lid waren en dat we een betaling voor het komende jaar verwachten. In afwachting blijven deze leden uiteraard verzekerd tot 31 december van het huidige jaar. Is tegen 15 december de betaling van het lidgeld voor het komende jaar niet doorgegeven krijgen ze vanaf 1 januari een rood vlaggetje. Ontvangen we het lidgeld wel tijdig dan krijgen ze na verwerking een groen vlaggetje.

Verzekeringen toekennen Zoek een persoon op en kies om zijn/haar profiel te bewerken. Op de personenfiche zie je rechts de mogelijkheid om een verzekering toe te voegen (basisverzekering, SOMverzekering of proefverzekering). Door leden te koppelen aan een verzekering komen ze in een betalingsenveloppe terecht. Deze komt pas op het Landelijk Secretariaat wanneer je ze onder het blad betalingen via het icoon sluit. Eens de betaling werd ontvangen wordt deze op het Landelijk Secretariaat goedgekeurd en zijn deze leden verzekerd. Wat moet je bij de betaling onthouden: Rekeningnummer: BE35 0011 5752 4137 - GEBABEBB Bedrag: 27 Mededeling: Nummer van betalingsenveloppe (zie mail/keeo-betalingsenveloppe) Handleiding? Keeo werd zodanig opgebouwd dat het eenvoudig te gebruiken is. Hierdoor vereist het onlineledenplatform geen handleiding. We hebben er wel voor gezorgd dat je gemakkelijk kan starten door gebruik van filmpjes over de belangrijkste functies in Keeo. Deze kan je terugvinden via keeo.fos.be (na inloggen -> Help ). Heb je het gevoel dat tussen die filmpjes de nodige uitleg ontbreekt, stuur gerust een mail naar keeo@fos.be of neem een kijkje op facebook.com/keeo.fos. Hou ook steeds de tips op het Keeo-dashboard in het oog! De lidkaart Elk lid van FOS Open Scouting heeft recht op een lidkaart. Met deze lidkaart kan je aantonen dat je lid bent van FOS Open Scouting, maar kan je ook korting krijgen in winkels als De Banier, Hopper etc. Op de infovoormiddag eenheidsondersteuning (13/09/2014) ontvangt elke eenheid een pakket lidkaarten. Het aantal is gebaseerd op het aantal leden van het scouts- en gidsenjaar 2013-2014. Eenheden die niet vertegenwoordigd zijn op de infovoormiddag krijgen later een pakket in de bus. In september moet de hele lidgeldmolen in elke eenheid nog beginnen. Toch kiezen we ervoor om meteen de lidkaarten uit te delen. Elke eenheid kan zo zelf beslissen wanneer de lidkaart wordt uitgereikt en hoeft niet te wachten tot de ledenlijsten bij het secretariaat zijn verwerkt.

N o 2 Bankrekeningen voor eenheden De banken willen/moeten hun klanten beter (leren) kennen. Wanneer jouw eenheid een nieuwe rekening opent of jullie de volmachten veranderen, dan kan het bankkantoor vragen naar de statuten van jouw eenheid. FOS-eenheden zijn feitelijke verenigingen en hebben dus in principe geen statuten. Wanneer jouw eenheid ondersteund wordt door een steunvzw, dan beschikt deze laatste wél over eigen statuten. Toch raden we aan ook een aparte rekening te houden op naam van de eenheid zelf. Omdat banken deze feitelijke verenigingen ook goed willen kunnen identificeren (leiding komt en gaat, maar de rekening en het geld blijven wel bestaan) geven banken zelf formulieren mee waarop je allerlei gegevens moet invullen. Eenheid - Admibundel - Administratie - 7 Die formulieren zijn echter niet altijd even duidelijk of zijn soms erg omvangrijk (sommige banken geven een document van liefst 7 pagina s mee). Daarom geven we jou een eenvoudiger formulier. Dit wordt ook door de banken aanvaard. We stelden namelijk het formulier op in overleg met de banksector, De Ambrassade en de jeugdwerksector. Indien nodig kan het Landelijk Secretariaat je ook een document bezorgen dat je erkenning als eenheid van FOS Open Scouting staaft. Vergeet hierbij niet te vermelden dat het financieel beleid door de eenheid gebeurt en niet door FOS Open Scouting. BIJLAGE Formulier bankrekening voor eenheden

N o 3 Belastingvrije giften Verbouwingen aan je lokaal, de aankoop van nieuwe tenten of een nieuwe boot daar zijn veel centjes voor nodig! Heb je er ooit al eens aan gedacht om aan de ouders van je leden een gift te vragen? Met het systeem belastingvrije giften dat het Landelijk Secretariaat je aanbiedt, kan je ouders en anderen warm maken om je project te helpen financieren. Iedere gift vanaf 40 kan van de belastingen worden afgetrokken. Klinkt ingewikkeld? Een beetje uitleg: Waarvoor kan je een project aanvragen? Voor alle initiatieven die in het voordeel zijn van de eenheid en die buiten de gewone werking vallen, zoals: de bouw van een lokaal de aanleg van het terrein renovaties en onderhoudswerken het aankopen van keukenmaterieel een promo- of ledenwervingscampagne het aankopen van nieuwe tenten etc. Hoe vraag je een project aan? Je gaat naar onze website of neemt er deze Admibundel bij. Hier vind je het aanvraagdossier in terug dat je volledig dient in te vullen. De reden dat wij al deze informatie vragen is niet enkel uit interesse: Indien de belastingcontroleur komt moeten wij kunnen aantonen dat het gestorte geld niet wijst op een corrupte handel of iets dergelijks. Je neemt het formulier, vult het in, ondertekent waar gevraagd en stuurt het terug naar het Landelijk Secretariaat van FOS Open Scouting vzw. Vergeet niet: De naam en het rekeningnummer moeten van de eenheid zelf zijn! Dus niet van de ondersteunende comités, want dat is strafbaar. Het formulier komt op het Landelijk Secretariaat toe en wordt dan ter goedkeuring voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van het Federaal Bestuur. Eens het project is goedgekeurd krijg je hiervan een brief met de vermelding van het projectnummer en de naam die het project heeft gekregen. Hou deze brief goed bij, want het projectnummer moet bij iedere storting worden genoteerd bij de mededeling. Geef dit ook duidelijk door aan de mogelijke schenkers! Waarom wordt een project afgekeurd? Een project kan om verschillende redenen afgekeurd worden, maar de volgende zijn de meest voorkomende: Het doel van het project past niet binnen de voorwaarden. Kampgelden, lidgelden e.d. laten subsidiëren via de belastingvrije giften gaat bijvoorbeeld niet. Het rekeningnummer is niet dit van de eenheid, maar van het ondersteunende comité of de ondersteunende vzw.

Verloop na goedkeuring van het project De schenkers storten hun gift op het rekeningnummer: BE66 2900 5081 0843 - GEBABEBB. Om de 1,5 à 2 maanden zal een overzicht worden verstuurd waarop informatie te vinden is over de individuele schenkers en giften, maar ook een financieel overzicht waarin je kan terugvinden hoeveel er reeds aan het project werd geschonken en wat hiervan aan de eenheid werd doorgestort. Terwijl de schenkers hun giften storten op de rekening van FOS Open Scouting moet de eenheid minstens één factuur indienen voordat er een doorstorting kan gebeuren aan de eenheid. Het bedrag van de doorstorting zal nooit hoger liggen dan het bedrag van de factuur en/of de reeds ontvangen giften. De factuur moet steeds een duidelijk verband hebben met het project! Dus niet bvb. ijsmachines kopen voor een project dat verbouwingen betreft. Een aanvullend voorbeeldje: Een eenheid is bezig met verbouwingswerken en zit nu in de fase waar isolatiemateriaal nodig is. Een ouder wil de eenheid helpen door isolatiemateriaal te schenken Dit is niet fiscaal aftrekbaar. Het is beter dat de eenheid isolatiemateriaal aankoopt, een kopie van de factuur aan FOS Open Scouting bezorgt en de schenker het overeenkomstige bedrag aan FOS stort. Deze gift is wél fiscaal aftrekbaar. Eenheid - Admibundel - Administratie - 9 De schenkingen moeten steeds via FOS Open Scouting gebeuren. Dus wanneer iemand rechtstreeks aan de eenheid een gift stort komt deze gift niet in aanmerking als een belastingvrije gift. Ook niet als de eenheid dit doorstort aan FOS. Dus de schenkers moeten steeds rechtstreeks en op BE66 2900 5081 0843 - GEBABEBB storten. Communiceer dit duidelijk aan de potentiële schenkers! BIJLAGE Aanvraagdossier project belastingvrije giften Meer info kan je ook vinden via wiki.fos.be/foswiki/belastingvrije_giften Colofon Een realisatie van FOS4U. Met steun van de Vlaamse Gemeenschap Verantwoordelijke uitgever: FOS Open Scouting vzw Pieter Monsart Kortrijksesteenweg 639, 9000 Gent www.fosopenscouting.be 2014 FOS Open Scouting

BANKREKENINGEN VOOR EENHEDEN Feitelijke vereniging:. FOS... (eenheidsnr. + naam) ADRES VAN DE FEITELIJKE VERENIGING: CORRESPONDENTIEADRES: DOEL VAN DE VERENIGING: Jeugdwerk VERTEGENWOORDIGERS VAN DE FEITELIJKE VERENIGINGEN (MIN 2): Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen Naam en voornaam: Functie: Geboorteplaats en datum: kopie identiteitskaart bijvoegen WIJZE VAN BENOEMING EN ONTSLAG VAN DE VERTEGENWOORDIGERS: De eenheidsraad (ER) benoemt en ontslaat de vertegenwoordigers. Dit wordt opgenomen in het verslag van de ER. De entiteit zonder rechtspersoonlijkheid, gevormd door verscheidene personen, is opgericht op vrijwillige en duurzame basis, met een gemeenschappelijk en welomschreven doel, zonder het oogmerk om opbrengsten te verwezenlijken ten voordelen van de leden (maar wel voor zichzelf als vereniging) en waarin de leden geen recht hebben op hun aandeel in de behaalde winsten noch op recuperatie van een door hen gedane inbreng, weze het in geval van uittreding, uitsluiting of individueel ontslag, of in geval van definitieve ontbinding van de entiteit. OPGEMAAKT TE., OP HANDTEKENING VAN DE VERTEGENWOORDIGERS:

AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Eenheidsnaam & nr.: Rekeningnr.*: (IBAN & BIC) BE Naam ondertekenende eenheidsleider: Tel. ondertekenende eenheidsleider: Benaming van het project: * Deze MOET van de eenheid zijn! De voorwaarden Ondergetekende vraagt voor dit project een subsidie aan vanwege FOS Open Scouting vzw. Hij/zij verbindt er zich toe deze subsidie volledig aan te wenden voor bedoeld project en op elk moment en op eenvoudige vraag alle bewijsmateriaal hiervoor op te sturen naar FOS Open Scouting vzw. Hij/zij is ervan op de hoogte dat het Algemeen Reglement van FOS de Federaal Verantwoordelijke controlerecht geeft op de boekhouding van de eenheid, en dat geen aankopen mogen geschieden die de eenheid in financiële moeilijkheden zouden kunnen brengen. Hij/zij verklaart zich uitdrukkelijk akkoord de volledige boekhouding ter controle voor te leggen aan de Administratie der Directe Belastingen en verbindt er zich toe deze subsidie terug te storten, mocht uit de belastingcontrole blijken dat niet aan de voorschriften werd voldaan. Hij/zij verbindt bij deze de eenheid ertoe, indien de eenheid of diens rechtsopvolgers feitelijk en/of rechtens de FOS Open Scouting-werking zouden verlaten en/of daden zouden stellen, die manifest onverenigbaar zijn met de FOS-doelstellingen, de ter beschikking gestelde gelden na eenvoudig schriftelijk verzoek van FOS Open Scouting vzw binnen de gestelde termijn terug te betalen aan FOS Open Scouting vzw. Datum: Handtekening*: *Bij de handtekening met de hand schrijven gelezen en goedgekeurd FOS Open Scouting vzw verbindt er zich toe om: 1. Tot het dekken van kosten van algemeen beheer geen hoger bedrag te zullen besteden dan 20% van haar bestaansmiddelen van alle aard, vooraf verminderd met die welke voortkomen van andere erkende instellingen. 2. De diensten van die administratie toe te staan haar boekhouding te controleren telkens zij dat nuttig achten. FOS Open Scouting vzw Belastingvrije giften Kortrijksesteenweg 639 9000 Gent Laatste herziening september 2014 BE66 2900 5081 0843 - GEBABEBB //1/

AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN BEGROTING EN KOSTENRAMING PROJECT Voorziene uitgaven Bedrag in euro 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAAL BEDRAG IN EURO Datum: Handtekening: FOS Open Scouting vzw Belastingvrije giften Kortrijksesteenweg 639 9000 Gent Laatste herziening september 2014 BE66 2900 5081 0843 - GEBABEBB //2/

AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Motivatie van het project Doel van het project: Concrete omschrijving: Datum: Handtekening: FOS Open Scouting vzw Belastingvrije giften Kortrijksesteenweg 639 9000 Gent Laatste herziening september 2014 BE66 2900 5081 0843 - GEBABEBB //3/

AANVRAAGDOSSIER BELASTINGSVRIJE GIFTEN Verklaring op eer Voor de eenheid (naam) van de vzw FOS Open Scouting, verklaart Naam & adres EL op eer dat de gegevens doorgegeven via het projectdossier, waar zijn. Gedaan te Op Handtekening EL FOS Open Scouting vzw Belastingvrije giften Kortrijksesteenweg 639 9000 Gent Laatste herziening september 2014 BE66 2900 5081 0843 - GEBABEBB //4/