U wilt zich aansluiten bij VJJF?... 3

Transcriptie

1

2 U wilt zich aansluiten bij VJJF?... 3 I. De aansluiting van de club... 4 II. Nieuwe leden/hernieuwingen... 5 Voorbeeld: Opmaakbon...6 Voorbeeld: Verzekerings/aansluitingsformulier...7 III. Het lidboekje... 8 IV. Wijzigen van gegevens... 9 V. Overgang van club... 9 Voorbeeld: formulier overgang van club...10 VI. Wat bij een ongeval? Voorbeeld: Ongevalaangifte (Verzekeringspapieren)...12 VII. Nevenactiviteiten of evenementen

3 U wilt zich aansluiten bij VJJF? Via deze handleiding willen we uw weg naar een aansluiting vergemakkelijken. Stap voor stap leggen we uit wat er precies in welke situatie moet gebeuren. Allereerst willen we de adresgegevens van VJJF meedelen. U zal zien dat u hier voor alles terecht kan, een algemeen plekje is dan ook niet overbodig. Informatie, doorsturen van verzekeringen, vergunningen : VJJF vzw Huis van de Sport Boomgaardstraat 22 bus BERCHEM (ANTWERPEN) Tel: 03/ of 03/ Fax: 03/ Website: info@vjjf.be (informatie) secretariaat@vjjf.be (administratie) Reknr

4 I. De aansluiting van de club. Bijgevoegd vindt u een aansluitingsformulier voor clubs die zich bij VJJF willen aansluiten. Het is belangrijk dit formulier volledig en correct in te vullen, het is de basis van uw aansluiting. U vult het formulier in en stuurt het dan naar ons op 1. Van zodra wij het formulier ontvangen hebben, leggen wij een nieuw dossier aan en brengen wij het elektronische gegevensbestand in orde. Na uw aansluiting sturen wij de toegangscode voor het elektronische bestand op naar de voorzitter of de secretaris. TIP Het elektronische bestand, of ledenbestand, bevat alle informatie over de clubleden. U kan het ledenbestand zelf via internet raadplegen. U kan gegevens van uw clubleden opvragen, alsook de actieve ledenlijst en de vervallen vergunningen. U hebt ook de mogelijkheid om het adres, telefoonnummer, GSM en te wijzigen van uw leden, en u kan de gradaties tot en met de 1 ste Kyu bijhouden aan de hand van dit bestand. U heeft enkel toegang tot de informatie van uw eigen club. Het bestand kan permanent geraadpleegd en aangepast worden via de link op onze website of via mits de invulling van de clubcode. Als u geen gebruik wil maken van dit systeem, kan u nog steeds beroep doen op het secretariaat. 1 Adres zie p 3 4

5 II. Nieuwe leden/hernieuwingen. Als u een nieuw lid wil aansluiten of een lid opnieuw wil verzekeren, vult u een opmaakbon en een verzekering/aansluitingsformulier in en stort u het vergunning/verzekeringsgeld van 25 EUR per lid op onze rekening 2. Beide formulieren kan u vinden op onze website bij de Admin pagina of u kan ze aanvragen via het secretariaat. De opmaakbon Op pagina 6 vindt u een voorbeeld van een opmaakbon. Deze bon bevat o.a. de naam van uw club, de namen van de leden dewelke u wilt verzekeren, of het om een hernieuwing (H) of een nieuwe aansluiting (NA) gaat, de aansluitingsdatum en info over de betaling. Het verzekering/aansluitingsformulier Dit formulier bevat alle informatie over het lid dat zich wil aansluiten bij uw club. Zonder dit formulier kunnen we het lid niet verzekeren en in het ledenbestand opnemen. Op pagina 7 vindt u een voorbeeld van een verzekering/aansluitings-formulier. 2 Rekeningnummer zie p 3 5

6 Vlaamse ju-jitsu federatie vzw DATUM: 01/01/2005 Boomgaardstraat 22 bus Berchem 03/ REKENINGNUMMER VJJF: BETALINGSFORMULIER LEDEN BON nr.: 1 CLUBGEGEVENS NAAM NUMMER ADRES SECRETARIS JJC Berchem 3/152 Rechte Dreef BERCHEM HERNIEUWINGEN OF NIEUWE AANSLUITINGEN (duid aan H hernieuwing, NA nieuwe aansluiting) Vandooren Gert NAAM VOORNAAM LIDNUMMER AANSLUITINGS DATUM Vankerkdamme Ann-Sofie H 01/01/2005 * Verbiezen Klara NA 01/01/2005 * BETALING AANTAL LEDEN LIDGELD TOTAAL GESTORT DATUM 2 25 EURO 50 01/01/2005 * Dit is de datum vanaf wanneer het lid effectief verzekerd is door de VJJF. 6

7 VERZEKERINGSFORMULIER AANSLUITINGSFORMULIER In te vullen door de club NIEUW LID X WIJZIGING GEGEVENS HERAANSLUITING CLUBNR 3 / PASPOORTNR. LID CLUB J J C B E R C H E M GEMEENTE B E R C H E M FAMILIENAAM V E R B I E Z E N In te vullen door het lid VOORNAAM K L A R A ADRES NR. BUS G E L E D R E E F 5 POSTNR. GEMEENTE B E R C H E M TELEFOON PRIVÉ TEL. WERK MOBIELE TEL GEBOORTEDATUM GESLACHT NATIONALITEIT M V BELG GEBOORTEPLAATS A N T W E R P E N BEROEP NR. IDENTITEITSKAART ARBEIDER BEDIENDE STUDENT X ZELFSTANDIGE Aangesloten bij een andere sportvereniging JA NEEN HANDTEKENING AANVRAGER (familiehoofd of voogd indien minderjarig) Welke HANDTEKENING CLUBVERANTWOORDELIJKE NAAM: Vandooren Gert DATUM: 01/01/ Vak voorbehouden voor het secretariaat VJJF VERZEKERD VANAF VERZEKERD TOT DATUM BETALING 7

8 III. Het lidboekje Als al de formulieren zijn ingevuld en opgestuurd en u hebt het vergunning/verzekeringsgeld van 25 per persoon betaald, dan sturen wij u een lidboekje op. Het lidboekje bestaat uit een blauw kaftje en een boekje. Op het kaftje staat o.a. de naam van het lid met de adresgegevens, de naam van de club, het lidnummer en de geldigheid van de verzekering vermeld. In het boekje zelf vult men de behaalde graden, de medische keuring*, de kampioenschappen, stagegegevens e.d. in. Het is belangrijk dat je dit boekje in orde houdt. * Elk lid dient verplicht een medische keuring te laten inschrijven in hun boekje. Leden die deelnemen aan competitie dienen deze medische keuring jaarlijks te laten hernieuwen. Als nieuw lid ontvang je het volledige boekje. Wanneer alleen de verzekering wordt vernieuwd, dan krijg je enkel het blauwe kaftje. 8

9 IV. Wijzigen van gegevens Eén van uw leden verhuist, verandert van GSM-nummer of van adres, Deze kleine wijzigingen kan u zelf via het internet in het ledenbestand veranderen. Als u geen computerfanaat bent, kan u ook nog steeds beroep doen op het secretariaat, stuur in dat geval een verzekering/aansluitingsformulier met de gewijzigde gegevens naar ons op, per fax, of post. V. Overgang van club. Wanneer een lid van een andere club naar de uwe wil overstappen of omgekeerd, dient hij/zij een aanvraag tot overplaatsing in via het formulier overgang van club waarvan u op volgende pagina een voorbeeld vindt. Het lid vult het eerste deel in en de voorzitter van de club het tweede deel. De voorzitter kan de aanvraag enkel weigeren als het lid nog schulden heeft bij de club. Het formulier moet worden ondertekend door het lid, de voorzitter én de secretaris van de club. 9

10 OVERGANGSAANVRAAG In te vullen door het lid Ondergetekende NAAM : VOORNAAM..... LID VAN J.J. CLUB TE. FED. PASPOORT NR.... GELDIG VAN TOT VRAAGT OVERGANG NAAR J.J.C. TE ADRES:..... Ik verklaar geen schulden te hebben tegenover mijn Club of Leraar. Datum :... Handtekening: In te vullen door de club HET BESTUUR VAN J.J.C. Verklaart hierbij dat bovenvermelde persoon geen schulden heeft t.o.v. de club. DATUM:. DE VOORZITTER DE SECRETARIS HANDTEKENING HANDTEKENING

11 VI. Wat bij een ongeval? U vult de ongevalaangifte (het verzekeringsformulier) in en stuurt dit naar ons op binnen de 8 dagen na het ongeval. Wij sturen het verzekeringsformulier door naar Arena, die het dossier onderzoekt en de terugbetaling regelt. Op de volgende pagina vindt u een voorbeeld van een ongevalaangifte. U vult alles in behalve het Medisch Attest, dit laat u invullen door de arts. Wanneer u een ongevalaangifte opstuurt naar de VJJF of Arena, probeer dan steeds zelf een kopie te maken van alle documenten en volg de instructies van Arena steeds volledig op. Indien u vragen heeft over uw dossier, kan u steeds contact opnemen met het secretariaat van de VJJF of met Arena zelf (gegevens zie formulier). In geval van arbeidsongeschiktheid door uw sportongeval, neem dan zeker zo snel mogelijk contact op met Arena. Als er nog verdere vragen zijn ivm de verzekering, kan u steeds de website van Arena ( raadplegen. Bij het hoekje van de federatie kiest u dan VJJF en daar vindt u alle info omtrent de verzekeringen. Van deze site, kan u ook de verzekeringspapieren afdrukken 11

12 12

13 13

14 VII. Nevenactiviteiten of evenementen. Als uw club nevenactiviteiten (vb: fuif, pannenkoekenslag, voetbalmatch, strandwandeling, weekend, ) organiseert, vallen deze activiteiten niet onder de algemene verzekering van Arena. Voor deze activiteiten kan de club een extra verzekering aanvragen. Dit geldt ook voor evenementen zoals stages, kampioenschappen waaraan ook niet-leden van de VJJF deelnemen, evenementen met publiek, met vrijwillige helpers, De documenten voor het aanvragen van deze verzekering kan u vinden op u klikt dan door naar het hoekje van de federaties en kiest VJJF. Als u hulp wenst bij het invullen van deze documenten, helpt het secretariaat van de VJJF u graag voort. 14