? c J DORDRECHT Aan de gem eenteraad Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT Datum 5 november 2013 Begrotingsprogramma Algemene middelen Betreft Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 Samenvatting Doel is te kom en tot een vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de Drechtsteden en de deelnemers aan de GR Drechtsteden per 1 januari 2014. Het nu voorliggende inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 is in lijn met de Aanbestedingswet die op 1 april jl. van kracht is geworden. Daarnaast zijn de resultaten uit de ambtelijke en bestuurlijke evaluatie van het huidige Aanbestedingsbeleid verwerkt waarbij ruim te wordt geboden voor de invulling van de bestuurlijke speerpunten zoals duurzaamheid, Social Return on Investment (SR0I) en regionale en lokale economie. Tegelijkertijd zijn ook de Algemene Inkoopvoorwaarden geactualiseerd. In paragraaf 6 van het herijkte Inkoop- en aanbestedingsbeleid is het SR0I-beleid opgenom en. Conform eerder gemaakte afspraken in Drechtstedenverband wordt dit SR0I-beleid nader uitgewerkt en separaat in besluitvorming gebracht via het project Participatiewet (Keten werk en inkom en). Hierover wordt u binnenkort nog nader geïnform eerd. 1. Wat is de aanleiding? Op 6 september 2012 heeft het Drechtstedenbestuur (DSB) ingestemd met de start van het project Inkoop Nieuwe Stijl. In het kader van dit project is in 2013 een evaluatie en herijking van het aanbestedingsbeleid uitgevoerd. Het resultaat daarvan is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden vanaf 2014 (zie bijlage 1). Dit beleid sluit aan bij de Aanbestedingswet 2012 die op 1 april jl. in werking is getreden. Tevens biedt het ruim te voor de invulling van de bestuurlijke speerpunten zoals duurzaamheid, Social Return on Investment (SRoI) en regionale en lokale economie. Tegelijkertijd met de herijking van het beleid zijn ook de Algemene Inkoopvoorwaarden geactualiseerd (zie bijlage 2), zodat ook deze in lijn zijn met de vigerende wetgeving en het herijkte inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden vanaf 2014 tezamen met de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2014 kunnen worden aangehaald als inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014. 2. Wat willen we bereiken? Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 Doel van het besluit is om voor 1 januari 2014 te komen tot een vastgesteld inkoop~ en aanbestedingsbeleid voor de Drechtsteden en de deelnemers aan de GR. Drechtsteden vanaf 2014 (inclusief de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2014), waarbij: 1. het nieuwe aanbestedingsbeleid aansluit bij de voorschriften uit de nieuwe Aanbestedingswet; 2. de ambtelijke en bestuurlijke ervaringen en wensen aangaande het huidige beleid zijn vertaald naar een vernieuwd aanbestedingsbeleid. Pagina 115 ' MIX -
D a t u m 5 no ve m b er 2 01 3 On s k e n m e r k SB C/ 1 09 9 22 2 Omdat het gaat om regionaal beleid is eenduidige besluitvorming binnen de Drechtsteden-organisaties van belang. W anneer lokale besluitvormingstrajecten uiteenlopen in de tijd qua vaststelling respectievelijk wanneer de inhoudelijke lokale besluiten uiteenlopen, bem oeilijkt dit de regionale sam enwerking op het vlak van inkoop en aanbesteding, omdat dan niet kan worden uitgegaan van eensluidend beleid bij het uitvoeren van regionale aanbestedingen. Vervallen Aanbestedingsbe/eid van de Drechtsteden 2008 Het beleidskader Aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden en de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden, zoals opgesteld in 2008 komt m et de vaststelling van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 te vervallen. Met het vaststellen van de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2014 blijven de Algemene Inkoopvoorwaarden als onderdeel van het Aanbestedingsbeleid 2008 alleen van kracht: - voor zover deze onderdeel zijn van lopende overeenkomsten; - bij aanbestedingen die v66r de ingangsdatum van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 in de markt zijn gezet. Na vaststelling gelden voor nieuwe overeenkomsten vanaf de vaststellingsdatum de Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2014. 3. Wat gaan we daarvoor doen? Bronnen Voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 is gebruikgemaakt van de volgende bronnen: - de ambtelijke en bestuurlijke evaluaties van het Aanbestedingsbeleid, zoals uitgevoerd in het voorjaar 2013; - de VNG-modellen Inkoop- en aanbestedingsbeleid en Algemene Inkoopvoorwaarden (2012); - het Regionaal Milieubeleidsplan Drechtsteden 2011-2015, lokale milieubeleidsplannen; - het voorstel voor het nieuwe beleid voor Social Return on Investment (2013). Uitgangspunten De volgende redactionele uitgangspunten zijn gehanteerd bij het herijken van het beleid: - scheiding van beleidsregels en uitvoeringsinstrumentarium (Inkoophandboek); - balans tussen wat letterlijk overgenom en moet worden uit de wetgeving en de leesbaarheid en omvang van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014; - aansluiting bij bestaande model-inkoop- en aanbestedingsbeleid van de VNG om uniform iteit in beleid naar ondernemers toe te creëren; - eenvoudiger leesbaar dan het huidige Aanbestedingsbeleid 2008; - aansluiten bij beleidsontwikkeling op aanverwante terreinen (onder m eer duurzaamheid, SR0I, innovatie), zodanig dat dit niet direct leidt tot herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bij elke beleidsontwikkeling die zich op die onderwerpen voordoet; - rekening houden met uitkom sten van de am btelijke en bestuurlijke evaluatie en de afstemming met Werkgevers Drechtsteden en Bouwend Nederland. Beleidskader en Inkoophandboek Het Inkoop- en aanbestedingsbe/ eid Drechtsteden vanaf 2014 maakt een onderscheid tussen het beleidskader en het uitvoeringsinstrumentarium (het Inkoophandboek). P a g i n a 2 1 5
Het Inkoophandboek zorgt voor de praktische vertaling van de beleidskaders naar de ambtelijke Organisatie. De knip tussen beleidskader en Inkoophandboek maakt het mogelijk binnen de staande kaders adequaat in te spelen op ontwikkelingen in de Drechtsteden op andere (aanverwante) beleidsterreinen, op actualiteiten in het aanbestedingsrecht (o. a. jurisprudentie) en op vaktechnische ontwikkelingen. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 stelt de kaders voor onder meer de bestuurlijke punten maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzaamheid, SR0I en regionale en lokale economie. Daarnaast borgt het herijkte inkoop- en aanbestedingsbeleid de vertaling van de nieuwe Aanbestedingswet 2012 naar de lokale beleidskaders. Het Inkoophandboek geeft het vastgestelde Inkoop- en aanbestedingsbeleid vanaf 2014 weer, legt de verbinding met Drechtstedelijk beleid op het gebied van specifieke thema's zoals duurzaamheid en SR0I, en geeft een handreiking voor de toepassing van het beleid in de uitvoering van inkoopactiviteiten. Het Inkoophandboek zal digitaal aan de ambtelijke Organisatie ter beschikking worden gesteld. Duurzaamheid Volgens het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 wordt bij alle Inkopen, aanbestedingen en andersoortige inkoopactiviteiten aantoonbaar aandacht besteed aan duurzaam inkopen. Dit houdt in dat in alle stappen van het inkoopproces weloverwogen keuzes worden gemaakt ten aanzien van de balans tussen sociale, milieu- en financiële aspecten. Daarbij speelt ook de afweging wat de gewenste bijdrage is van de sociale, milieu- en financiële aspecten in het inkoopproces aan de primaire beleidsdoelen. In beginsel worden de landelijke criteriadocum enten voor duurzaam heid toegepast (www.piancgjjj). Enkele voorbeelden van duurzaam inkopen zijn: - het stimuleren van de circulaire economie, door o. a. eisen t.a.v cradie-to-cradle, afvalreductie, hergebruik van materialen e. d. te eisen bij productleveringen, civiele- en bouwprojecten; - toepassen van duurzaamheidslabels en -certificeringen voor specifieke producten en diensten (CO2 en MVO prestatieladder, Breeam, NLGreenLabel, FSC, Fairtrade, Nordic Swan, enz.); - aantoonbare aandacht voor arbeidsomstandigheden in de keten. Social Return on Investment Volgens het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 dient bij opdrachten boven bepaalde drempelwaarden minimaal 5% SRoI te worden toegepast. Daarmee is in vergelijking met het Aanbestedingsbeleid 2008 de reikwijdte uitgebreid van alleen diensten en werken naar alle opdrachten, dus ook leveringen, en sluit het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 aan bij het separaat uitgewerkte SRoI-beleid. Het is een van de resultaten van de ambtelijke en bestuurlijke evaluatie van het Aanbestedingsbeleid die het Onderzoekscentrum Drechtsteden (OCD) dit voorjaar heeft uitgevoerd. Deze resultaten zijn terug te vinden in bijlage 3. Drempelbedra gen Voor de drempelbedragen sluiten de Drechtsteden aan bij de aanbestedingswetgeving. De Gids Proportionaliteit (onderdeel van de aanbestedingswetgeving) geeft in schema richting aan ten aanzien van welke procedure proportioneel wordt geacht. De Gids Proportionaliteit geeft daarbij tevens aan dat voor elke opdracht aan de hand van factoren - waaronder omvang van de opdracht, gewenste resultaat en Pagina 315
type van de markt - moet worden bepaald welke procedure proportioneel is. De drempelbedragen zijn derhalve niet vast bepaald en voor elke opdracht moet binnen de kaders van proportionaliteit worden bezien welke aanbestedingsprocedure passend is. De drem pelbedragen voor de Europese drempels worden elke 2 jaar aangepast. Daarnaast zal er in 2015 een evaluatie van de Aanbestedingswet plaatsvinden en zullen de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen naar verwachting in 2015 zijn vastgesteld. Opname van de Europese drempelbedragen in het beleidsdocument kan er dus toe leiden dat binnen nu en circa 1,5 tot 2 jaar het beleid niet meer actueel is. Dat is niet praktisch. Derhalve worden deze drem pelbedragen en de uitleg over de proportionele toepassing van de procedures opgenomen in het Inkoophandboek. Ter informatie is de Gids Proportionaliteit met daarin de toelichting op de toepassing van de drem pelbedragen bijgesloten (zie bijlage 4). a. Inspraak en comm unicatie Ambtelijke en bestuurlijke inbreng en afstemming ondernemers In het herijkingsproces - afgestemd in het PFO Middelen van 23 mei jl. - heeft ambtelijke en bestuurlijke inbreng plaatsgevonden via de uitgevoerde schriftelijke evaluatie respectievelijk de uitgevoerde interviews. Daarnaast is een ambtelijke klankbordgroep met vertegenwoordigers vanuit de gemeenten ingesteld die haar reactie heeft gegeven op de vorm en inhoud van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014. Voor Social Return on Investment heeft afstemming plaatsgevonden met de werkgroep SR0I onder het project Participatiewet. Voor duurzaamheid heeft zowel ambtelijke afstemming plaatsgevonden, alsook afstemming met de regionaal bestuurlijk verantwoordelijke portefeuillehouder. Ook is er afstemming geweest met ondernem ers in de Drechtsteden door middel van de platform s Werkgevers Drechtsteden en Bouwend Nederland. Besluitvorming tot nu toe Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 is op 12 september 2013 in het PFO Middelen behandeld. Vervolgens is het herijkte beleid aangeboden aan het DSB, dat het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 op 3 oktober 2013 heeft behandeld en vastgesteld. b. Vervolgt raject besl uitvorm ing De behandeling van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 in de lokale colleges en raden is voorzien in de periode tot en met december 2013. Conform eerder gem aakte afspraken in Drechtstedenverband wordt het SRoI-beleid - zoals opgenom en in paragraaf 6 van het herijkte Inkoop- en aanbestedingsbeleid - nader uitgewerkt en separaat in besluitvorming gebracht via het project Participatiewet (Keten werk en inkomen). Hierover wordt u binnenkort nog nader geïnform eerd. Implementatie, uitvoering en rapportage Nadat de vaststelling van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 heeft plaatsgevonden: - zal Team Inkoop van het Service Centrum Drechtsteden een informatieronde organiseren voor het toelichten van het nieuwe Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 aan de medewerkers bij de am btelijke organisaties. Tegelijkertijd is het belangrijk dat het management van de gem eente zichtbaar aandacht besteedt aan het toepassen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Pagina 415
- dienen de gemeenten en de GR Drechtsteden hierover de ondernemers te informeren via hun websites. Dit zal centraal door Team Inkoop en de afdeling Communicatie van het Servicecentrum Drechtsteden worden gecoördineerd. In de periodieke voortgangsrapportage van het project Inkoop Nieuwe Stijl zal het PFO Middelen worden geïnformeerd over de voortgang van de implementatie van het beleid en over de behaalde resultaten door toepassing van het beleid. Ten aanzien van het speerpunt SR0I zal de rapportage worden gebaseerd op cijfers van de Sociale Dienst Drechtsteden/Baanbrekend Drechtsteden. De resultaten ten aanzien van duurzaamheid worden gebaseerd op de aanmeldingen van aanbestedingen bij Team Inkoop en op de aanbestedingen die door Team Inkoop zijn begeleid. c. Inciusiefbeleid Niet van toepassing. 4 Wat mag het kosten? Niet van toepassing. 5. Fatale beslisdatum Om het herijkte beleid op 1 januari 2014 te kunnen laten ingaan, is het van belang dat vaststelling van het beleid in de gem eenten nog in 2013 plaatsvindt. 6. Bij dit raadsvoorstel horen de volgende bijlagen: 0 ontwerp besluit; 1 inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden en de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden vanaf 2014; 2 Algem ene Inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden en de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden vanaf 2014; 3 Factsheet ambtelijke en bestuurlijke evaluatie Aanbestedingsbeleid; 4 Gids Proportionaliteit. 7. Voorstel Wij stellen u voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden vanaf 2014 inclusief de daarbij behorende Algemene Inkoopvoorwaarden Drechtsteden vanaf 2014 vast te stellen ten behoeve van het gebruik daarvan in Dordrecht met ingang van 1 januari 2014. Het college van Burgemeester en Wethouders van Dordrecht de secretaris de bu emeester M.M. van der Kraan Brok Pagina 5/5