Kanttekeningen Geen Vaststellen van het inkoop en aanbestedingsbeleid.

Transcriptie

1 Datum 28 augustus 2014 Nummer Datum commissievergadering 9 september 2014 Datum raadvergadering 23 september 2014 OPLEGGER Registratienummer / 14Z Onderwerp Inkoop en aanbestedingsbeleid Portefeuillehouder Hans Horlings Uiterste behandeldatum (+reden) Eerdere besluitvorming Samenvatting Voorstel De huidige Aanbestedingsrichtlijn dateert van februari In deze richtlijn zijn de spelregels opgenomen die de gemeente hanteert bij aanbestedingen van werken, diensten of leveringen. Vanwege (o.a.) nieuwe regelgeving is de Aanbestedingsrichtlijn aan herziening toe. Een drietal (nieuwe)regelingen die deze herziening noodzakelijk maken zijn: 1. De Aanbestedingswet; 2. Gids proportionaliteit; 3. VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Argumenten 1.1. Om te voldoen aan huidige wetgeving, moet een aangepast inkoop- en aanbestedingsbeleid worden vastgesteld; 1.2. Met dit beleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt; 1.3. Met dit beleid wordt er meer uniformiteit richting bedrijven bereikt doordat veel gemeenten het VNG Model als uitgangspunt te gebruiken. Voor ondernemers brengt dit een lastenverlichting met zich mee omdat ze regionaal met dezelfde inkoopregels te maken hebben. Daarnaast biedt het voor de gemeente de mogelijkheden om bij sommige inkoopdrachten regionaal op te trekken en synergievoordelen te behalen op het gebied van kosten, kwaliteit, kennis en kwetsbaarheid. Te nemen besluit Bijlagen Advies commissie Kanttekeningen Geen Vaststellen van het inkoop en aanbestedingsbeleid. Inkoop- en aanbestedingsbeleid De commissie stemt met het voorstel in. Portefeuillehouder zegt toe om de tekst te bezien om de doelstellingen over innovatie en emvi nadrukkelijker te benoemen. * *

2 Raadsbesluit o Akkoord / o Niet akkoord opmerking: Arjan de Vos griffier Arnoud Rodenburg burgemeester 2

3 Inleiding De huidige Aanbestedingsrichtlijn dateert van februari In deze richtlijn zijn de spelregels opgenomen die de gemeente hanteert bij aanbestedingen van werken, diensten of leveringen. Vanwege (o.a.) nieuwe regelgeving is de Aanbestedingsrichtlijn aan herziening toe. Een drietal (nieuwe)regelingen die deze herziening noodzakelijk maken zijn: 1. De Aanbestedingswet Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet in werking getreden. Deze wet regelt een aantal zaken die nieuw zijn ten opzichte van de eerdere regelgeving. Deze wet is voor ons aanleiding geweest om goed naar de huidige Aanbestedingsrichtlijn te kijken. 2. Gids proportionaliteit Naast de nieuwe Aanbestedingswet is er een richtsnoer "gids proportionaliteit' vastgesteld. Hierin staat waar aanbestedende diensten zich aan moeten houden. Een aantal bepalingen die de gemeente momenteel hanteert zou kunnen conflicteren met dit richtsnoer. 3. VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid Op een goede manier inkopen en aanbesteden is van groot belang voor gemeenten. Om hen daarbij te ondersteunen heeft de VNG een model opgesteld, het "VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid". Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid is in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven ontwikkeld. Dit VNG model is aanvullend beleid bij de Aanbestedingswet. Het doel van het aanvullend beleid is om: - Richting te geven aan de aanbestedingspraktijk; - Verdere professionalisering te ondersteunen; - Meer uniformiteit tussen gemeenten te bevorderen. Inhoudelijk (teveel) afwijken van dit beleid is daarom niet gewenst. Aanpassen huidige Aanbestedingsrichtlijn is ook nodig vanwege: - Professionaliseren van inkopen en aanbesteden; - Eenduidige manier van inkopen door de hele organisatie; - Nieuwe Europese Drempelbedragen (worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld); - Juridisch waarborgen van het inkoopproces. Beoogd effect Vaststellen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Let wel: Dit beleid geldt niet voor het aanbesteden van de zogeheten 2b-diensten (bijvoorbeeld zorg en onderwijs). In bijlage 2B van de Europese richtlijn 2004/18/EG zijn de 2b-diensten opgenomen. Deze diensten hebben ogenschijnlijk geen grensoverschrijdend belang, hierdoor geldt de uitzondering. De 2b-diensten kennen hun eigen dynamiek en hebben meer keuzevrijheid. Gevolgde procedure Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het model van de VNG en voldoet aan de nieuwe regels over de Aanbestedingswet. Dit beleid is - daar waar mogelijk - aangevuld met de gemeentelijke speerpunten/accenten. Maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzaam inkopen en social return hebben een prominente plaats binnen het inkoopbeleid gekregen. Om te voorkomen dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid continu aangepast moet worden, is het beleid ten aanzien van deze punten op hoofdlijnen beschreven. Verdere uitwerking van dit beleid bijvoorbeeld ten aanzien van duurzaamheid wordt u te zijner tijd apart aangeboden. Voorafgaande aan de opstelling van het beleid is contact gezocht met de regionale inkoopsamenwerking Haaglanden om uniformiteit binnen de regio te behouden. Wat de voordelen hiervan zijn, leest u onder het kopje Argumenten. De verantwoordelijkheid voor het op een juiste wijze inkopen en aanbesteden is binnen onze gemeente decentraal georganiseerd. Het is daarom belangrijk dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed aansluit bij de feitelijke gang van zaken binnen de organisatie. Dit concept inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft daarom ook een ambtelijk voortraject doorlopen. De aanvullingen en/of wijzigingen zijn verwerkt in dit concept inkoop- en aanbestedingsbeleid. 3

4 Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is ook voorgelegd aan de lokale ondernemers, omdat zij hebben aangegeven betrokken te willen worden bij het opstellen van dit beleid. Onder het kopje Input van de lokale ondernemers leest u meer hierover. Onderzoek speelruimte voorkeurspositie lokale economie en MKB In dit beleid is gekeken welke ruimte er bestaat om meer voorrang te geven aan de lokale ondernemers en MKB binnen het inkoop- en aanbestedingstraject. Hieruit is gebleken dat voorkeurspositie van lokaal bedrijfsleven nagenoeg niet mogelijk is volgens de Europese en nationale regelgeving. Dit heeft o.a. te maken met het non-discriminatie beginsel. Het beleidsmatig voortrekken dan wel uitsluiten van partijen puur op grond van vestigingsplaats is in strijd zijn met het nondiscriminatiebeginsel. De gemeente wil toch de lokale economie en het MKB goede kansen bieden bij inkopen en aanbesteden door: 1. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale MKB. Dit doet de gemeente in ieder geval door daar waar mogelijk - bij een meervoudige onderhandse offerteaanvraag minimaal één lokale ondernemer uit te nodigen om een inschrijving te doen. Zie ook paragraaf 5.5; 2. Hogere drempelwaarden vaststellen voor onderhandse aanbestedingen; 3. Daar waar mogelijk opdrachten in percelen te verdelen. Zo wordt de mogelijkheid voor de lokale economie en lokale MKB om ook mee te dingen tijdens een aanbesteding groter; 4. Daar waar mogelijk het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming bij opdrachten; 5. Daar waar mogelijk, bij het opstellen van het bestek rekening te houden met het verkleinen van de ecologische voetafdruk op basis van reis- en transportafstanden; 6. Het verminderen van de administratieve lasten door het stellen van proportionele selectiecriteria en dus het voorkomen van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme eigen verklaring. Zie ook hoofdstuk 2 onder e; 7. Het lokale MKB proactief te informeren over de procedures/regels die gehanteerd worden bij aanbestedingen. Deze punten zijn in het inkoop- en aanbestedingbeleid verwerkt. Input van de lokale ondernemers Op 10 juni is het inkoop- en aanbestedingsbeleid gepresenteerd aan de lokale ondernemers. Dit was een constructief gesprek waarbij er meer wederzijds begrip is ontstaan voor elkaars situatie. De ondernemers hadden geen (inhoudelijke) opmerkingen op het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Er is dan ook afgesproken dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid verder procedureel in gang wordt gezet. Wél hebben ze een aantal zaken aangedragen in het kader van de uitvoering/op uitvoeringsvlak, namelijk: 1. De lokale ondernemers willen op een gemeentelijke lijst opgenomen worden. Deze lijst moet er voor zorgen dat de inkopers binnen de organisatie de lokale ondernemers beter kunnen vinden. 2. De lokale ondernemers willen graag weten hoe de gemeente omgaat met acquisitie ten behoeve van stimulering lokaal ondernemerschap. Ad. 1 Gemeentelijke lijst Allereerst moet worden opgemerkt dat wat betreft de vindbaarheid van de lokale ondernemers deze al redelijk goed is te noemen. Gebleken is dat de gemeente gemiddeld over de afgelopen 5 jaar bij 43% van de opdrachten voor werken lokale ondernemers heeft uitgenodigd. Dit heeft uiteindelijk geleid tot 40% van de opdrachten voor werken aan de lokale ondernemers. Op verzoek van de ondernemers is gekeken hoe de input van de lokale ondernemers verder verbeterd kan worden. 4

5 Er zijn verschillende lijsten te bedenken die ervoor zorgen dat de lokale ondernemers nog beter te vinden zijn voor de inkopers 1) Prefered supplierslist (ook wel groslijst genoemd, zoals bij de gemeente Westland) Voor het opstellen van een dergelijke lijst is een uitgebreide procedure nodig. En met het plaatsen op de lijst is het werk niet klaar. Elke aanbesteding moet beoordeeld worden. De beoordelingen hebben consequenties voor het wel of niet op de lijst blijven. De lijst moet dan periodiek geactualiseerd worden en er moet een roulatiesysteem opgezet worden zodat ook iedereen aan de beurt komt. Kortom: deze optie is erg bewerkelijk en gaat veel ambtelijke inzet kosten. Daarnaast moet iedereen op de lijst worden opgenomen die graag op de lijst wil (door het nondiscriminatiebeginsel), dus niet alleen lokale ondernemers. En een ieder die op de groslijst vermeld staat moet aan de beurt komen. Dit gaat ten koste van de kwaliteit omdat er gewisseld moet worden; het gaat niet meer om de beste ondernemer en dit is een nadeel voor de gemeente. Deze lijst schiet het doel om te voldoen aan de wens van de lokale ondernemers voorbij. Het is de bedoeling om een lijst op te stellen met alleen maar lokale ondernemers, die als gevolg hiervan beter te vinden zijn. Op deze lijst komen ook niet-lokale ondernemers te staan en daarbij moet een ieder aan de beurt komen die op die lijst staat, dus ook de niet-lokale ondernemers. 2) Overzicht van lokale ondernemers op basis van eigen gegevens Ondernemers geven een lijst door van lokale ondernemers en vermelden daarbij wat hun specifieke kennis en kunde is. Ook deze lijst moet continu bijgehouden worden en geeft geen inzicht in eigen gemeentelijke ervaringen over de ondernemer. Daarnaast is de vraag wat de (formele) status is van een dergelijke lijst bij een aanbestedingsproces. 3) Een systeem met alle informatie van en over ondernemers - Klantcontactsysteem (KCS) Dit is een compleet systeem om alle informatiebronnen met elkaar te verbinden ten behoeve van de dienstverlening naar de klant. Het Klant Contact Centrum (KCC) is bezig met het opzetten van een dergelijk systeem dat ook te gebruiken is voor het registreren van (extra) informatie van en over de lokale ondernemers. Het systeem fungeert als een soort volg- of signaleringssysteem en kan gebruikt worden bij ontwikkelingen, gesprekken e.d. Daarnaast zou voor elke ondernemer een specificatie opgenomen kunnen worden van de expertise van het bedrijf. Dat biedt de mogelijkheid om een selectie in het systeem te doen bij een mogelijke aanbesteding en ook om het inkoopdossier bij te houden. Tot slot vindt validatie en verrijking plaats van klantgegevens met gegevensbronnen zoals die van Kamer van Koophandel, de GBA en gegevensbanken met telefoongegevens. Op deze manier houdt het systeem zichzelf actueel. Optie 3 is voor ons de beste mogelijkheid. Door middel van deze lijst wordt er voldaan aan de wens van de lokale ondernemers, namelijk met behulp van deze lijst zijn de lokale ondernemers beter te vinden voor de inkopers. Ad. 2 Acquisitie De gemeente geeft de ruimte aan de ondernemer om acquisitie te doen. De gemeente moet er echter voor waken dat de acquisitie in verhouding blijft. Om ervoor te zorgen dat de ondernemers bij de juiste persoon acquisitie plegen, wordt samen met de bedrijfscontactfunctionaris gekeken of er op de website een aantal contactpersonen per vakgebied opgenomen kan worden. Bovengenoemd (KCS) systeem kan dan ook worden gebruikt om extra informatie toe te voegen naar aanleiding van bedrijfsbezoeken en gevoerde acquisitie. Argumenten 1.1. Om te voldoen aan huidige wetgeving, moet een aangepast inkoop- en aanbestedingsbeleid worden vastgesteld; 1.2. Met dit beleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt; 5

6 1.3. Met dit beleid wordt er meer uniformiteit richting bedrijven bereikt doordat veel gemeenten het VNG Model als uitgangspunt te gebruiken. Voor ondernemers brengt dit een lastenverlichting met zich mee omdat ze regionaal met dezelfde inkoopregels te maken hebben. Daarnaast biedt het voor de gemeente de mogelijkheden om bij sommige inkoopdrachten regionaal op te trekken en synergievoordelen te behalen op het gebied van kosten, kwaliteit, kennis en kwetsbaarheid. Kanttekeningen Geen Financiën Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden. Communicatie Publicatie in het Elektronisch gemeenteblad, De Schakel en het beleid wordt opgenomen in de databank regelgeving op Reactie college op commissiebehandeling De tekst onder paragraven 4.3 (Innovatie) en 5.6 (Economisch meest voordelige inschrijving) van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn op verzoek van uw commissieleden herzien. In de bijlage treft u een versie aan met zichtbare wijzigingen en het gewijzigd (definitieve versie) inkoop- en aanbestedingsbeleid. Na vaststelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt nog aandacht geschonken aan de implementatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid binnen de organisatie. In ieder geval wordt nog een interne cursus georganiseerd voor de inkopers. Bovengenoemde onderwerpen worden behandeld tijdens deze cursus. 6