Belangstellenden Tour de France Utrecht 2015, 3 e kwartaalrapportage Utrecht, oktober 2014 Tijdens de raadsvergadering van 7 november 2013 over de start van de Tour de France in Utrecht, is besloten dat de Gemeenteraad middels kwartaalrapportages op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van de organisatie van dit evenement. In deze derde rapportage wordt de stand van zaken van de volgende onderwerpen besproken: 1. De drie projectonderdelen: 1.1. techniek, veiligheid en mobiliteit 1.2. marketing, communicatie en hospitality 1.3. activatieprogramma 2. Organisatie, funders en partners 2.1 projectorganisatie en stichting 2.2 funders en partners 3. Financiën en risico's 4. Vervolg 1. Projectonderdelen Bij de organisatie van de start van de Tour de France in Utrecht zijn drie hoofdgroepen onderscheiden: - techniek, veiligheid en mobiliteit - marketing, communicatie en hospitality - activatieprogramma (sport, cultuur, kennis en economie) Onderstaand wordt per hoofdgroep ingegaan op de stand van zaken, met een terugblik over de periode 1 juli tot 1 oktober 2014 en een vooruitblik naar de periode 1 oktober 2014 tot 1 januari 2015. 1.1. Techniek, veiligheid en mobiliteit Gerealiseerd in de periode 1 juli 1 oktober 2014: - Er zijn een tweetal workshops georganiseerd: mobiliteit en medische zorg voor bij dit onderdeel betrokken partijen; - Voor de realisatie van de gewenste hospitality, in de directe omgeving van het parcours, zijn de inrichtingsopties van de locaties verder uitgewerkt; - Ter bevordering van de kennisontwikkeling met betrekking tot de voorbereidingen en organisatie van het evenement is met de verantwoordelijke ambtelijke instanties en de politie een technisch werkbezoek gebracht aan de Grand Départ van de Tour de France in Yorkshire en de finish in Parijs. Daarnaast heeft een delegatie van de gemeente Leeds een bezoek aan Utrecht gebracht, waarbij ook veel ervaringen gedeeld zijn.
In de periode 1 oktober 2014 1 januari 2015 wordt o.a. gewerkt aan de volgende onderwerpen: - De afronding van het concept mobiliteitsplan openbaar vervoer wat in samenwerking met onder meer NS, Prorail, BRU en Qubuzz wordt gerealiseerd. - Realisatie van een 3D visualisatie van het parcours, ten behoeve van veiligheids- en mobiliteitsmaatregelen; - Een crowd control model voor het publiek (mogelijk met behulp van een publieksapp) voor gebruik tijdens de organisatie van de Grand Départ van de Tour de France in Utrecht, ten behoeve van het managen van publieksstromen en optimale informatievoorziening; - Integrale planontwikkeling ploegenpresentatie in samenwerking met de andere projectonderdelen (Marketing, Activatieprogramma); - Afronding concept inrichtingsplan buitenlocatie Jaarbeurs ten behoeve van start- en finishlocatie. - Ontwerpen van een businesscase Parkeren Bezoekers. De verwachting is dat reisorganisaties via verschillende vervoersmodaliteiten arrangementen aan toeristen zullen aanbieden. Ook particulieren zullen zich met bijvoorbeeld campers melden in de stad. Daarin was tot nu toe niet voorzien in de begroting. Op dit vlak zal de komende maanden een businesscase worden ontwikkeld. 1.2. Marketing, communicatie en hospitality Essentieel bij de organisatie van de Grand Départ van de Tour de France is het uitdragen van het verhaal van de stad, het benadrukken van het feest in de stad en de (lange termijn) relatie met het bedrijfsleven. Gerealiseerd in de periode 1 juli 1 oktober zijn: - Deelname aan de Caravane Publicitaire van de Tour de France 2014. Het meerijden, gedurende 11 etappes, van de wagens van Le Tour Utrecht (met nijntjes op het dak voorzien van de officiële Tour de France truien) heeft veel positieve (inter)nationale (media)aandacht opgeleverd. - Le Tour Utrecht was tijdens de Grand Départ van de Tour de France in Yorkshire in samenwerking met Toerisme Utrecht vertegenwoordigd in het perscentrum. Hier werden (inter)nationale pers en gasten geïnformeerd over de stad Utrecht en de start van de Tour de France in 2015. - Van 15 tot en met 27 juli was het wielerpraatprogramma RTL Tour du Jour weer te gast in Utrecht voor dagelijkse uitzendingen. Er werd in het programma ook verschillende malen aandacht besteed aan de start van de Tour de France in Utrecht. - Citydressing: ter introductie van de campagnestijl Le Tour Utrecht, zijn in de aanloop naar en tijdens de Tour de France 2014 op verschillende toegangslocaties tot de stad grote banners aangebracht ter aankondiging van de komst van de Tour. - In juni is in aanwezigheid van de pers, op de Stadhuisbrug door Tour de France directeur Prudhomme, burgemeester Van Zanen en wethouder Kreijkamp een zogenaamde Grand Velo, de fiets uit het campagnebeeld, onthuld. Een tweede fiets is geplaatst op het Jaarbeursplein, in het verlengde van een straattekening van het beeldmerk. Beide locaties zijn in trek als herkennings- en ontmoetingsplaats en worden veelvuldig gefotografeerd en met de hashtag #tdfutrecht via social media gedeeld.
- Er is een businesscase hospitality ontwikkeld. In de businesscase zijn mogelijke locaties voor hospitality uitgewerkt, waarbij rekening is gehouden met de kostenstructuur en tarifering. Daarnaast is rekening gehouden met een fixed fee die aan de ASO betaald moet worden voor de mogelijkheid hospitality te ontwikkelen (conform de uitkomst van de onderhandelingen, zoals eerder aan de raad gemeld). Inmiddels blijkt uit de businesscase dat vanwege het feit dat er een verdienopdracht in de hospitality zit er een risico in de dekkingskant van de begroting optreedt. Dit risico is van beheersmaatregelen voorzien door het slechtste scenario van de verkoop van pakketten te hanteren voor de dekkingskant. Gedurende de komende maanden zullen wij nauwgezet monitoren hoe de verkoop van de pakketten zich ontwikkelt en uitsluitend het kosten (en ambitie-) niveau omhoog brengen wanneer de verkoopvoortgang van de pakketten daartoe aanleiding geeft (zie verder paragraaf begroting). - Ten behoeve van mediapartnerschap zijn diverse oriënterende gesprekken gevoerd. RTV Utrecht is de eerste mediapartner met wie een samenwerkingsovereenkomst is getekend. - Het afgelopen kwartaal is er veel aandacht geweest van media en andere partijen voor de start van de Tour de France in Utrecht. In het verlengde daarvan hebben er veel interviews plaatsgevonden met kranten, omroepen en vakbladen (overzicht op te vragen bij Le Tour Utrecht) en zijn diverse presentaties gegeven tijdens externe bijeenkomsten, onder meer bij de Utrechtse Communicatiekring (UCK), Hogeschool Utrecht. In de periode 1 oktober 2014 1 januari 2015 worden onder andere de volgende resultaten verwacht: - Voor de presentatie van Grand Départ van de Tour de France in Utrecht tijdens de persconferentie in Parijs op 22 oktober wordt ter promotie van (de Tourstart in) Utrecht een korte film geproduceerd. De film wordt gemaakt door een Utrechtse animatiestudio (Job, Joris en Marieke) en voorzien van een speciaal door Blaudzun voor de start van de Tour de France in Utrecht geschreven song, die tevens zal dienen als muziek voor de promotiefilm (red: de eerste analyse van social en reguliere media laat een grote hoeveelheid aandacht en overwegend positieve reacties zien op de presentatie van Utrecht in Parijs, zowel nationaal als internationaal). - Realisatie businesscase merchandising voor een speciaal voor de Tour de France Utrecht te ontwikkelen lijn van producten (in samenwerking met het BPU). Denk hierbij onder meer aan een wielertenue/kledinglijn. - Realisatie van het uitvoeringsplan Marketing voor 2015, waaronder het plan citydressing. 1.3. Activatieprogramma sport, cultuur, kennis en economie De start van de Tour de France 2015 wordt een feest voor de stad. Dat komt tot uitdrukking in het activatieprogramma (side events programma) voorafgaand aan en tijdens het evenement. Met het programma wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande initiatieven in de stad. Gerealiseerd in de periode 1 juli - 1 oktober 2014 zijn: - Ondersteuning van de Roadtrip to Paris van een groep van 40 wielrensters die ter promotie en stimulering van de ontwikkeling van het vrouwenwielrennen en ter ondersteuning van de eerst editie van "La Course" van Utrecht naar Parijs zijn gefietst (een initiatief mede van Marianne Vos, die ook bij start aanwezig was); - Alle Utrechtse PO en VO scholen hebben een vooraankondiging ontvangen van het in ontwikkeling zijnde scholenprogramma Le Tour Utrecht;
- Alle culturele organisaties zijn uitgenodigd om een bijdrage te leveren aan, cq plannen in te dienen voor de ontwikkeling van een cultureel programma rond de start van de Tour in Utrecht. Door de culturele sector zijn inmiddels zeer veel initiatieven ingediend. - Tijdens het VSU Sportcongres is de samenwerkingsovereenkomst tussen de VSU en Le Tour Utrecht bekrachtigd; - Ter vergroting van de kennis en know how ten aanzien van de programmamogelijkheden rond de start van de Tour de France en ter vergroting van het relatienetwerk is door het team activatieprogramma een werkbezoek gebracht aan de Grand Départ in Yorkshire. - Er is een zogenaamde roadshow Le Tour Utrecht ontwikkeld, die tijdens de UIT week voor het eerst is gepresenteerd. Het betreft een kleinschalige entertainment opstelling inclusief informatiebalie, die het komend jaar kan worden ingezet bij bestaande evenementen om bezoekers te informeren over de verschillende Le Tour Utrecht activiteiten. De roadshow is ook ingezet bij de Ronde van Midden Nederland; - Tijdens de open monumentendag is via een koers met klassieke fietsen zichtbaarheid gegeven aan de activiteiten in het kader van Le Tour Utrecht; - Het geplande Tour de France Fanpark van 19 t/m 27 juli op het Jaarbeursplein is door de organisator van het event geannuleerd in verband met het ontbreken van voldoende financiële middelen voor de uitvoering. In de periode 1 oktober 1 januari 2015 worden onder andere de volgende resultaten verwacht: - Aanwezigheid met de Le Tour Utrecht Roadshow tijdens de Bike Motion, de (inter)nationale wielerbeurs die van 17 t/m 19 oktober in de Jaarbeurs in Utrecht wordt gehouden, met presentaties van 1. het Utrechtse programma voor de ontwikkeling en promotie vrouwenwielrennen in Utrecht, inclusief introductie van een speciale ambassadeur voor dit onderdeel van het activatieprogramma 2. opening van inschrijvingsmogelijkheden voor de op 28 juni te organiseren Toer-versie Le Tour Utrecht. - Literaire theatervoorstelling "De Muur on Tour" met onder andere Mart Smeets, Wilfried de Jong en Jeroen Wielaert tijdens de Culturele zondag Ïn de ban van de man" - Presentatie van het integrale activatieprogramma met een kalender van evenementen en activiteiten die in 2015 voorafgaand en tijdens de organisatie van de Grand Départ in Utrecht plaats gaan vinden. Belangrijke elementen in het Activatieprogramma zijn de Toertocht op 28 juni 2015, Tourfilmfestival Utrecht (idfu) eind juni 2015, paracycling event (handbiking) eind mei 2015, Caravan d Utrecht (eerste week juli 2015). 2. Organisatie, funders en partners 2.1. Projectorganisatie en stichting Gerealiseerd in de periode 1 juli 1 oktober 2014: - De Stichting Utrecht 2015 is goedgekeurd door de Provincie Utrecht en het bestuur is compleet. - Op dinsdag 8 juli hebben de kennisinstellingen op het Science Park en de gemeente Utrecht een samenwerkingsovereenkomst getekend rond Le Tour Utrecht.
- Monitoring en evaluatie project Tour de France Utrecht door de Universiteit Utrecht: in september is een format voor de evaluatie opgesteld door de UU, dat momenteel wordt uitgewerkt in een definitief voorstel voor de evaluatie (maatschappelijk en economisch). - Onderzoek naar de oprichting van en mogelijk programma voor een Assemblee, met een breed samengestelde vertegenwoordiging uit de stad. Een van de doelstellingen is om een lange termijn agenda voor de stad te maken (via de afdeling Citymarketing). Citymarketing brengt partijen in de Assemblee bij elkaar, onder meer rond het evenement Tour de France Utrecht in 2015. - De burgemeester heeft op uitnodiging van de Tour-directie, samen met een ambtelijke delegatie, een officieel werkbezoek gebracht aan de Grand Départ van de Tour de France in Yorkshire. Daarbij is kennisgenomen van een groot scala aan activiteiten die bij de organisatie van het evenement komen kijken, zowel voor als achter de schermen. - Voor de werving van het grote aantal vrijwilligers en stagiaires (voor de projectorganisatie), de zogenaamde Tourmakers die betrokken gaan worden in de aanloop naar en tijdens de organisatie van het evenement, is een functiehuis ontwikkeld, met een gedetailleerde beschrijving van de benodigde functies. - Bij de (voorbereidingen) van de wervingscampagne zijn diverse gemeentelijke afdelingen betrokken, zoals Onderwijs en Werk en Inkomen. - Vanuit het team techniek, veiligheid en mobiliteit is de technische ondersteuning van de succesvolle Belkin Tour Challenge for kids gerealiseerd. Op initiatief van de Nederlandse Ambassade in Frankrijk, de Belkin-ploeg en gemeente Utrecht is een ploeg jeugdige onervaren renners van Utrecht naar Parijs gereden in de laatste week van de Tour de France 2014, met als doel geld bijeen te brengen voor het Jeugdsportfonds. Met succes, er is 30.000 opgehaald, waarvan 120 kinderen een jaar lang kunnen sporten. In de periode 1 oktober 2014 1 januari 2015 worden onder andere de volgende resultaten verwacht: - Formele oprichting stichting en inschrijving bij de kamer van koophandel. - Maandelijkse overleggen tussen de Stichting en een vertegenwoordiging van de Stuurgroep over voortgang en resultaten. - Monitoring en evaluatie project Tour de France Utrecht door de Universiteit Utrecht: uitwerking format voor de evaluatie door de UU in een definitief onderzoeksmodel. - Instelling, programma en eerste bijeenkomst van de "Assemblée Utrecht": Er wordt een eerste (van drie) bijeenkomst van de Assemblee gehouden - Start van de wervingscampagne Tourmakers en afronding van het opleidings- en trainingsprogramma voor de Tourmakers (red: er hebben zich binnen twee weken ruim 1.000 mensen aangemeld als Tourmaker). Belangrijke thema s zijn hospitality en veiligheid. - Uitwerking van een programma door de Goede Doelen van Le Tour Utrecht (beweegcentrum bij het WKZ en het Jeugdsportfonds), in samenwerking met de projectorganisatie. 2.2 Funders en partners De randvoorwaarde voor publiek-private dekking van de kosten van de organisatie van de Grand Départ van de Tour de France is vervuld. Gerealiseerd in de periode 1 juli 1 oktober 2014 - Op 27 juli na afloop van de finish van de Tour de France 2014, vond in aanwezigheid en onder groot enthousiasme van onder andere funders, partners en een vertegenwoordiging van de gemeenteraad, de officiële overdrachtsceremonie plaats van de organisatie van de Grand Départ van de Tour de France in Yorkshire aan de gemeente Utrecht.
- Bij het ministerie van VWS wordt een subsidieaanvraag voorbereid voor de organisatie van de Grand Départ van de Tour de France in Utrecht. Vanuit het ministerie van VWS is er maximaal 2,5 mln beschikbaar voor dergelijke topsportevenementen (waarvan 2 mln voor de organisatie en 0,5 mln voor de side events). De aanvraag wordt voorbereid door de projectorganisatie, zal worden ingediend door de Stichting Utrecht 2015 en zal formeel getoetst worden door VWS (informeel/ambtelijk is aangegeven dat de aanvraag aan de subsidievoorwaarden voldoet en een goede kans heeft gehonoreerd te worden). Vanuit het ministerie van VWS is aangegeven dat de gemeente Utrecht (cq de Stichting Utrecht 2015) en de provincie Zeeland (finish van de tweede etappe) samen een subsidieaanvraag moeten doen (de beschikbare subsidie van 2,5 mln is de maximale subsidie voor beide organisaties). Met de provincie Zeeland is hierover constructief overleg gaande. Vooruitlopend daarop en veiligheidshalve houden we daarom nu in de begroting een aanvraag in de orde van grootte van 2,0 mln aan. In de periode 1 oktober 2014 1 januari 2015 worden onder andere de volgende resultaten verwacht: - Akkoord met Zeeland over de definitieve verdeling van de subsidie VWS tussen Utrecht en Zeeland. - Formele subsidieaanvraag bij het ministerie van VWS door de Stichting Utrecht 2015, formele toekenning wordt verwacht uiterlijk 13 weken na de indiening van de subsidieaanvraag. 3. Financiën en risico s Financiën Het gewenste ambitieniveau van de projectbegroting is EUR 15,6 miljoen. Dit is het bolletjestruiscenario. Hierin hebben de volgende mutaties plaatsgevonden: 1. Qua dekking zijn onder meer commerciële inkomsten (hospitality, merchandising) opgevoerd. Uit de business case hospitality komt naar voren dat we voor de Utrechtse Tour de France begroting minimaal kunnen rekenen op inkomsten ter waarde van 350.000. In de begroting stond een target van 975.000 genoemd. In de komende maanden zullen we nauwgezet monitoren hoe de verkoopontwikkeling van de pakketten zich ontwikkeld en daarop de uitgaven afstemmen. Daarmee vermijden we het ongeclausuleerd nemen van een risico van 625.000 (vanwege de geraamde 975.000). De commerciële inkomsten waar we nu rekening mee houden als dekking zijn daarmee lager. 2. Qua dekking is de dekking van de publieke partners gestegen van 1,8 mln naar (tenminste) 2 mln (zie hierboven). Het netto effect van deze mutaties is dat de (op dit moment harde) dekking voor de begroting met 0,4 mln is gedaald. We hebben dus vooralsnog ook het kostenniveau van het project aangepast door optimalisaties (Marketing, Organisatiekosten en Overige kosten). Dit betekent een lichte bijstelling van het ambitieniveau bolletjestrui. In de volgende kwartaalrapportage zullen we rapporteren over de ontwikkeling van de dekking en het bijbehorende kosten- en ambitieniveau. De meer gedetailleerde begroting (kosten en dekking) is bijgesloten onder bijlage 1: Kosten - fee ASO 4,0 mln - Techniek, Veiligheid, Mobiliteit 3,5 mln - Organisatiekosten 2,5 mln - Marketing, communicatie en relatiebeheer 2,6 mln - Activatieprogramma 2,0 mln - Overige kosten 0,6 mln Totaal 15,2 mln
Dekking - gemeentelijke bijdrage 5,0 mln - te labelen programmageld 1,0 mln - bijdragen publieke partners 2,0 mln - commerciële opbrengsten 0,4 mln - private bijdragen (ambitie) 6,8 mln Totaal 15,2 mln De dekking is momenteel 15,2 miljoen (inclusief te verwachten subsidie VWS). De private bijdragen zijn inmiddels 6,3 mln (93% ten opzichte van de ambitie van 6,8 mln). De leads die we nu nog hebben betreffen het benaderen van de trekkingsgebieden van het ondernemersfonds en nog enkele individuele bedrijven. De verwachting is dat de ambitie van 6,8 mln behaald zal worden. Om die reden zien we nu geen aanleiding dienovereenkomstig kosten uit de begroting te schrappen. Risico s Het risicomodel is in de zomerperiode gevuld met de belangrijkste risico s op de deelgebieden Activatieprogramma, Marketing, Communicatie, Hospitality en de projectorganisatie. Het model heeft zich ontwikkeld tot een intern sturingsmodel voor de projectorganisatie. De risico s zijn geprioriteerd en er zijn per risico beheersmaatregelen benoemd. Het model wordt periodiek bijgehouden; er kunnen risico s bijkomen en afvallen en er wordt bijgehouden welke beheersmaatregelen in gang zijn gezet en of er maatregelen bij moeten om het risico te beheersen. De raad is uitgenodigd voor een werkbezoek aan de projectorganisatie, tijdens dit bezoek wordt het risicomodel nader toegelicht. Voor het deelgebied Techniek, Veiligheid en Mobiliteit zijn en worden aparte sessies risicoanalyse gehouden in de vorm van workshops met betrokken instanties (onder andere politie, VRU, GHOR, Brandweer, gemeente). In het vierde kwartaal worden scenario s uitgewerkt en opgenomen in het op te stellen calamiteitenplan. WOB verzoeken In de zomer van 2014 heeft de gemeente Utrecht twee WOB verzoeken ontvangen rondom de Tour de France in Utrecht: van de Volkskrant en van RTL. De beantwoording van deze verzoeken is inmiddels voorbereid in samenwerking met de afdeling Juridische Zaken. Dat betekent, na overleg met de ASO, dat we (op hoofdlijnen) alle besluitvorming, het contract met de ASO en projectplannen en achterliggende stukken bekend zullen maken, aangezien we hechten aan openheid en transparantie. Ook andere belangstellenden kunnen deze stukken bij de gemeente opvragen. 4. Vervolg In januari 2015 volgt de 4 e kwartaalrapportage Tour de France Utrecht 2015. Eerdere besluitvorming: - Scenario s Grand Départ Tour de France (februari 2013) - Voorjaarsnota 2013 (juni 2013) - Tour de France, Le Grand Départ (November 2013)