Berichtenbox Auteur : Rakesh Poeran Datum : 19 mei 2015 Versie : 2014.5 Documentnaam : Berichtenbox
Inhoud 1. Inleiding 3 2. Inloggen op de berichtenbox 4 3. Lay-out van de berichtenbox 6 3.1 Linker menu 6 3.2 Topmenu 7 4. Nieuw bericht maken 9 4.1 Toevoegen van bijlage(n) 11 4.2 Toevoegen van een standaardbericht 11 5. Prullenbak 13 6. Mappen beheren 14 6.1 Wijzigen en verwijderen van een map 15 7. Standaardberichten beheren 16 7.1 Wijzigen en verwijderen van een standaardbericht 17 8 Machtigingsaccount maken 18 8.1 Mogelijkheden gemachtigde 25 9. Instellingen 26 9.1 Organisatiegegevens 26 9.2 Gebruikersaccount. machtigingen en rechten beheren 26 9.3 E-mailbevestiging bij een nieuw bericht (en taal e-mailbevestiging instellen) 27 9.4 Portal URL 28 9.5 Handtekening instellen 29 10. Gebruikersaccount, machtigingen en rechten beheren 30 10.1 Gebruikersaccount beheren 31 10.2 Gebruikersaccount beheren / wachtwoord wijzigen 32 10.3 Machtigingen beheren 33 10.4 Beheerdersrechten overdragen 34 11. Versiebeheer 35 Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 2
1. Inleiding De Berichtenbox voor bedrijven is een beveiligd e-mailsysteem. Hiermee wisselen ondernemers digitaal berichten uit met overheidsorganisaties. Ondernemers kunnen gemakkelijker procedures afhandelen, zoals vergunningaanvragen, meldingen, inschrijvingen en registraties. In deze handleiding vind je een beknopte uitleg van de berichtenbox, het opstellen en verzenden van een bericht, het beheren van mappen, beheren van standaardberichten en een uitleg van de instellingen van de berichtenbox. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 3
2. Inloggen op de berichtenbox 1. Ga naar https://www.berichtenbox.antwoordvoorbedrijven.nl/ 2. Kies je manier van inloggen (eherkenning of gebruikersaccount). Opmerkingen: Nederlandse bedrijven kunnen per 1 oktober 2014 alleen inloggen met een eherkenningsmiddel. Bevoegde instanties loggen in met een gebruikersaccount. De gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt door Antwoord voor bedrijven. Gemeenten kunnen zelf een gebruikersaccount migreren om in te kunnen loggen met een eherkenningsmiddel. Bedrijven uit het buitenland kunnen inloggen met een gebruikersaccount. Buitenlandse bedrijven kunnen geen eherkenningsmiddel aanschaffen. Na het inloggen kom je in je berichtenbox. De lay-out en de mogelijkheden van de berichtenbox zijn bij het inloggen met een gebruikersaccount of eherkenningsmiddel gelijk. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 4
De lay-out en de mogelijkheden voor bevoegde instanties en ondernemers zijn gelijk. Ondernemers kunnen alleen een bericht versturen naar bevoegde instanties. Bevoegde instanties kunnen berichten versturen naar bevoegde instanties en ondernemers. 3. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik daarna op Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 5
3. Lay-out berichtenbox 3.1 Linker menu Postvak in Binnenkomende berichten staan in het Postvak in. Concepten Berichten die nog niet zijn verzonden en opgeslagen zijn als concept. Verzonden berichten Berichten die verzonden zijn. Als een bericht in de map Verzonden staat is het bericht ook aangekomen in de berichtenbox van de bevoegde instantie. Prullenbak Verwijderde berichten Mappen beheren Door het maken van mappen kun je de berichten onderverdelen. De berichtenbox heeft geen archieffunctie. Berichten van 5 jaar en ouder worden Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 6
automatisch verwijderd. Standaardberichten beheren Door het maken van standaardberichten kun je vaste teksten invoegen in berichten. Je hoeft hierdoor niet steeds hetzelfde te typen. Je kunt maximaal 50 standaardberichten aanmaken. Instellingen In Instellingen kun je de naam van de organisatie aanpassen, notificatie e-mailadres instellen of wijzigen, frequentie van notificatie instellen, taal van de berichtenbox instellen (Nederlands of Engels) en een handtekening instellen. 3.2 Topmenu Met deze knop maak je een nieuw bericht aan. Met deze knop verwijder je de geselecteerde berichten. Verplaats geselecteerde berichten naar een andere map. Selecteer eerst de berichten die je wilt verplaatsen, maak een keuze van de map en klik daarna op OK. De berichten worden verplaatst. Markeer de geselecteerde berichten als gelezen of ongelezen. Selecteer eerst de berichten, maak een keuze uit gelezen of ongelezen en klik op OK. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 7
Sorteren van berichten Klik op Ongelezen om te sorteren op ongelezen berichten. Deze komen bovenaan te staan. Klik op Gelezen om te sorteren op gelezen berichten. Deze komen bovenaan te staan. Klik op Van om te sorteren op afzender van de berichten. Sortering vindt plaats van a-z of z-a (aangegeven door een of ). Klik op Onderwerp om te sorteren op onderwerp van de berichten. Sortering vindt plaats van a-z of z-a (aangegeven door een of ). Klik op Datum om de berichten op datum te sorteren. Sortering vindt plaats oplopend of aflopend (aangegeven door een of ). Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 8
4. Nieuw bericht maken Klik op Als je als bevoegde instantie een bericht wilt verzenden naar een ondernemer dan moet je het berichtenboxadres van die ondernemer weten. Het is niet mogelijk om een keuze te maken. Berichtenboxen van ondernemers hebben alleen de mogelijkheid om een bevoegde instantie een bericht te sturen. Als je een bericht verstuurt naar een bevoegde instantie (selecteer bevoegde instantie) kun je wel een keuze maken van de bevoegde instanties met een berichtenbox - klik op de knop Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 9
Uit de bevoegde instanties maak je een keuze door deze aan te klikken. Je kunt ook zoeken in het zoekveld naar bevoegde instanties. Na het invullen van een zoekopdracht en te klikken op krijg je onder het zoekveld de zoekresultaten. Door te klikken op één van de getoonde resultaten wordt het adres meegenomen in het Aan veld. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 10
Vul daarna het onderwerp in in het veld Onderwerp (verplicht veld) en voeg eventueel een standaardbericht toe. Typ daarna de tekst van het bericht en klik op. Het bericht wordt verzonden. Als het bericht in de map Verzonden berichten staat dan is het bericht ook aangekomen bij de bevoegde instantie. Als je het bericht nog wilt bewaren (voor verzenden) kun je klikken op bericht staat dan in de map Concepten en kan op een later tijdstip aangepast en verzonden worden. Als een bericht in de map Concepten staat is het bericht niet verzonden.. Het 4.1 Toevoegen van bijlage(n) Als je een bijlage wilt toevoegen klik je eerst op de knop Bladeren, selecteer het bestand wat je wilt toevoegen en klik daarna op Voeg toe. Er kunnen allerlei bijlagen worden toegevoegd. Bijlagen mogen per bijlage niet groter zijn dan 100 Mb. Er mogen niet meer dan 20 bijlagen worden toegevoegd. De totale grootte van alle bijlagen mag niet groter zijn dan 1,5 Gb. 4.2 Toevoegen van een standaardbericht Het is mogelijk om vaak gebruikte teksten als standaardbericht op te slaan (zie hoofdstuk Standaardberichten). Hierdoor hoef je niet altijd dezelfde tekst te typen. Deze optie is alleen mogelijk als er standaardberichten zijn gemaakt. Klik in een nieuw bericht op Voeg standaardbericht toe, maak een keuze uit de reeds opgeslagen standaardberichten en klik op. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 11
De tekst van het standaardbericht wordt toegevoegd aan het nieuw gemaakte bericht. Let op De tekst van het standaardbericht wordt altijd boven in het tekstveld van een nieuw bericht toegevoegd. Het is niet mogelijk om de cursor op een andere locatie in het tekstveld te plaatsen en een standaardbericht in te voegen. Het maken van een standaardbericht wordt uitgelegd in hoofdstuk 7. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 12
5. Prullenbak Nieuw bericht Maak een nieuw bericht aan. Terugzetten Zet een geselecteerd bericht weer terug van de locatie vanwaar deze is verwijderd. Definitief verwijderen Een geselecteerd bericht wordt uit de Prullenbak verwijderd en kan niet meer worden terug gehaald. Prullenbak leegmaken Leegt de prullenbak in zijn geheel. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 13
6. Mappen beheren In de berichtenbox kunnen mappen aangemaakt worden. Deze kunnen gebruikt worden om berichten onder te verdelen. Door te klikken op Nieuwe map, naam van de map invullen en te klikken op Bewaren maak je een nieuwe map aan. De nieuw aangemaakte map verschijnt in het linker menu boven de optie Mappen beheren. De sortering van de mappen is alfabetisch. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 14
Voorbeeld mappenstructuur Vanuit Postvak in en Verzonden berichten is het mogelijk om berichten te selecteren en te verplaatsen in de aangemaakte mappen. 6.1 Wijzigen en verwijderen van map Door in het veld met de mapnaam te klikken kun je de naam van de map aanpassen. Mappen verwijderen kan door middel van te klikken op de x naast de mapnaam. Let op Het is niet mogelijk om binnen een map een map aan te maken De berichtenbox heeft geen archieffunctie. Berichten ouder dan 5 jaar worden automatisch verwijderd (onafhankelijk waar dit bericht staat). Voordat de berichten worden verwijderd, wordt er een e-mail verstuurd naar het notificatie e-mailadres (zie voor uitleg notificatie e-mail hoofdstuk 9.3). Na het verzenden van de e-mail worden de oude berichten na 6 weken verwijderd. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 15
7. Standaardberichten beheren Met standaardberichten is het mogelijk om veelgebruikte teksten op te slaan als standaardbericht. Hierdoor hoef je de tekst niet opnieuw te typen. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 16
Door te klikken op Nieuw standaardbericht kun je een nieuw standaardbericht maken. Geef de naam van het standaardbericht en typ het te gebruiken standaardbericht in het veld Standaardbericht. Klik daarna op. 7.1 Wijzigen en verwijderen standaardberichten Door te klikken op de naam van het standaardbericht kun je het standaardbericht bekijken en wijzigen. Door te klikken op x kun je het standaardbericht verwijderen. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 17
8. Machtigingsaccount maken Met een machtigingsaccount berichtenbox is het mogelijk om iemand te machtigen om gebruik te maken van de berichtenbox van de bevoegde instantie. Een machtigingsaccount kan alleen door gemaakt worden door buitenlandse ondernemers en bevoegde instanties. Nederlandse ondernemers moeten gemachtigden toevoegen in het machtigingsregister van het eherkenningsmiddel waarmee ingelogd wordt op de berichtenbox. Voor het maken van een machtigingsaccount is een mobiel telefoonnummer (voor het ontvangen van een bevestigingscode) en een werkend e-mailadres (voor het ontvangen van een bevestigingslink) nodig. 1. Een machtigingsaccount maak je aan op: https://www.berichtenbox.antwoordvoorbedrijven.nl/ Kies voor de rechter optie Gebruik Antwoord voor bedrijven. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 18
2. In het volgend scherm kies je voor de optie gebruikersaccount aanmaken. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 19
3. Kies in het volgend scherm voor de optie Ik wil gemachtigd worden. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 20
4. Vul in het volgend scherm de gevraagde gegevens in. Gebruikersnaam Dit is de naam waarmee je inlogt. Deze kan later niet meer aangepast worden. Vul hier minimaal 4 karakters in. Gebruik tenminste 1 letter en geen spaties. De gebruikersnaam is hoofdlettergevoelig. Wachtwoord Vul 8 tot 32 karakters in. Gebruik tenminste 1 letter, 1 cijfer en 1 bijzonder teken. Bevestig wachtwoord Vul nogmaals het gekozen wachtwoord in. E-mailadres Vul je e-mailadres in. Dit is later nodig om je account te activeren. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 21
Land Staat automatisch op +31 - Nederland. Als dit niet het geval is dan kun moet je dit zelf uit de keuzelijst selecteren. Tel.nr. voor SMS Vul een mobiel telefoonnummer in waarop je SMS-berichten kunt ontvangen. Dit is later nodig om je account te activeren. Als alle gegevens correct zijn ingevuld klik je op 5. Het volgend scherm opent zich Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 22
6. Je ontvangt zodra je op het scherm in stap 5 bent gekomen een e-mail op het opgegeven e-mailadres. In de e-mail moet je klikken op de link deze link Nadat je op de link in de e-mail hebt geklik kom je op het scherm waarop je de code moet invullen die je per SMS hebt ontvangen. De code bestaat uit 6 cijfers. Het versturen van een SMS gebeurt in veel gevallen direct. Als je de SMS niet binnen 30 minuten hebt ontvangen moet je opnieuw een account aanmaken. Na het invullen van de code klik je op de knop Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 23
7. Je account is geactiveerd. Je ontvangt ook een e-mail waarin dit bevestigd wordt. E-mail Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 24
Let op Voordat je kunt inloggen moet je je gebruikersnaam doorgeven aan de beheerder van de berichtenbox. Nadat je door de beheerder bent toegevoegd als gemachtigde kun je inloggen op de berichtenbox. Het toevoegen van een gemachtigde aan een berichtenbox wordt uitgelegd in hoofdstuk 10.3. 8.2 Mogelijkheden gemachtigde Je hebt als gemachtigde de volgende mogelijkheden: Opstellen en verzenden van berichten. Verwijderen van berichten. Mappen aanmaken. Berichten in de Prullenbak verwijderen of terugzetten. Prullenbak leegmaken en berichten definitief verwijderen. Aanpassen eigen wachtwoord, e-mailadres en telefoonnummer. Aanpassen organisatienaam van de berichtenbox. Verwijderen en toevoegen van e-mailadressen waar een e-mail met een bevestiging van een nieuw bericht in de berichtenbox wordt toegestuurd. Aanpassen van de frequentie wanneer een e-mail met bevestiging wordt verstuurd. Aanpassen van de taal van de e-mail met bevestiging. Instellen en aanpassen van de handtekening. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 25
9. Instellingen In Instellingen kun je de naam van de organisatie aanpassen, notificatie e-mailadres instellen of wijzigen, frequentie van notificatie instellen, taal van de berichtenbox instellen (Nederlands of Engels) en een handtekening instellen. Het scherm Instellingen bestaat uit de volgende blokken: Organisatiegegevens Gebruikersaccount, machtigingen en rechten beheren E-mailbevestiging bij een nieuw bericht Portal URL Handtekening instellen 9.1 Organisatiegegevens Het is mogelijk om de naam van de organisatie aan te passen door te klikken in het veld waar de naam van de organisatie staat en deze aan te passen. Na het aanpassen klik je op om de wijzigingen op te slaan. Deze knop staat onderaan de pagina. De naam van de berichtenbox is niet aan te passen. 9.2 Gebruikersaccount, machtigingen en rechten beheren Dit onderwerp wordt uitgelegd in hoofdstuk 10. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 26
9.3 E-mailbevestiging bij een nieuw bericht (en taal e-mailbevestiging instellen) In het veld E-mailadres(sen) staat standaard het e-mailadres die is gebruikt bij het maken van de berichtenbox. Door in het veld te klikken is het mogelijk om het e-mailadres aan te passen. Nieuwe e-mailadressen dienen op de volgende regel worden toegevoegd. Er kunnen maximaal 50 e- mailadressen worden toegevoegd. Met Frequentie bepaal je wanneer er een e-mail gestuurd moet worden als er een nieuw bericht is binnengekomen in de berichtenbox. Deze is in te stellen op: Direct: Er wordt direct bij binnenkomst van een bericht in de berichtenbox een e-mail gestuurd naar het opgegeven e-mailadres(sen). Dagelijks: Er wordt dagelijks op één tijdstip een e-mail gestuurd als er nieuwe bericht(en) zijn binnengekomen in de berichtenbox. Wekelijks: Er wordt wekelijks op één tijdstip een e-mail gestuurd als er nieuwe bericht(en) zijn binnengekomen in de berichtenbox. Bij Taal is het mogelijk om de taal van de e-mail die verzonden wordt bij een nieuw bericht in de berichtenbox aan te geven. Er is een keuze mogelijk voor Nederlands of Engels. Om de wijzigingen te bewaren klik je op. Deze knop staat onderaan de pagina. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 27
9.4 Portal URL Indien je een profiel hebt op het Ondernemersplatform dan is het mogelijk om het aantal ongelezen berichten te laten tonen in uw profiel. Voor het lezen van de berichten moet er wel ingelogd worden op de berichtenbox. Het is niet mogelijk om in het profiel op het Ondernemersplatform de berichten in de berichtenbox te lezen. Meer informatie over het Ondernemersplatform staat op: https://ondernemersplatform.antwoordvoorbedrijven.nl Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 28
9.5 Handtekening instellen Bij het toevoegen van een handtekening in het bovenstaande veld wordt de handtekening onder elk nieuw bericht geplaatst. Wijzigingen dienen ook in dit veld te gebeuren. Door het verwijderen van alle tekst wordt de handtekening verwijderd. Klik na het wijzigen of verwijderen van de handtekening op om de aanpassingen te bewaren. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 29
10. Gebruikersaccount, machtigingen en rechten beheren Op deze pagina is het mogelijk om: Het gebruikersaccount te beheren (accountgegevens, e-mailadres en wachtwoord wijzigen) Machtigingen beheren (anderen machtigen om gebruik te maken van de berichtenbox) Beheerdersrechten overdragen (de beheerder van de berichtenbox kan de beheerdersrechten overdragen aan een andere gemachtigde gebruiker van de berichtenbox). Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 30
10.1 Gebruikersaccount beheren Wijzigen wachtwoord Wijzigen e-mailadres (niet meer van toepassing) Wijzigen telefoonnummer (niet meer van toepassing) Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 31
10.2 Gebruikersaccount beheren / wachtwoord wijzigen Typ in het veld Huidig wachtwoord het wachtwoord wat je nu gebruikt om in te loggen in de berichtenbox. Typ in het veld Nieuw wachtwoord het wachtwoord dat je wilt gaan gebruiken. Vul 8 tot 32 karakters in. Gebruik tenminste één letter, één cijfer en één bijzonder teken. Typ in het veld Bevestig wachtwoord opnieuw het wachtwoord dat je wilt gaan gebruiken. Klik op om de wijzigingen op te slaan. Let op Als je inlogt met een eherkenningsmiddel kun je hier het wachtwoord van je middel niet wijzigen. Neem hiervoor contact op met je eherkenningsmiddel aanbieder. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 32
10.3 Machtigingen beheren Het is mogelijk om anderen gebruik te laten maken van je berichtenbox. Deze gemachtigden moeten eerst een gemachtigdenaccount aanmaken. Let op Het is alleen mogelijk om de gebruikersnaam van een gemachtigde toe te voegen. Het is niet mogelijk om de gebruikersnaam van een andere berichtenbox toe te voegen. Door in het veld de gebruikersnaam van de gemachtigdenaccount te typen en daarna te klikken op en kan een gemachtigde gebruik maken van de berichtenbox. Er kunnen meerdere gemachtigden worden toegevoegd. Alleen de beheerder kan gemachtigden toevoegen. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 33
10.4 Beheerdersrechten overdragen Het is mogelijk om de beheerdersrechten van een berichtenbox over te dragen aan een andere gebruiker (gemachtigde). De nieuwe beheerder moet een gemachtigdenaccount hebben. Daarnaast is het mogelijk om tijdens de overdracht van de beheerdersrechten, het profiel van de huidige beheerder te verwijderen. Vul de gebruikersnaam in van de nieuwe beheerder in het veld Nieuwe beheerder en klik op OK. Het systeem zoekt of de gebruikersnaam correct is. Klik daarna op Opslaan om de gegevens te bewaren. Moeten de gegevens van de huidige beheerder verwijderd worden dan selecteer je de optie Ja, ik wil mijn gebruikersaccount mogen worden verwijderd. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 34
11. Versiebeheer 1 augustus 2014 (2014.1) Definitieve versie 29 december 2014 (2014.2) Hoofdstukken 9.3 en 9.4 verwijderd (gebruikersaccount/wijzigen e-mailadres en gebruikersaccount/wijzigen telefoonnummer). Deze opties hebben geen toegevoegde functie meer. Hoofdstukken 9.5 en 9.6 (machtigingen beheren en beheerdersrechten overdragen) zijn nu hoofdstuk 9.3 en 9.4. 6 maart 2015 (2014.3) Tekstuele wijzigingen Schermafdrukken geanonimiseerd Hoofdstuk 6.1: Informatie toegevoegd over het automatisch verwijderen van berichten van 5 jaar en ouder. 11 maart 2015 (2014.4) Hoofdstuk 8 Machtigingsaccount maken toegevoegd. Nieuwe nummering hoofdstukken na hoofdstuk 8 19 mei 2015 (2014.5) Hoofdstuk 6.1, blok Let op, tweede punt: tekst aangepast. Toegevoegd periode voordat bericht wordt verwijderd en verwijzing naar hoofdstuk over notificatie e-mail verduidelijkt. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland 35