Plan van aanpak project Regionaal Crisisplan Versie 1.06 Opdrachtgever budgethouder Veiligheidsoverleg Zeeland (VoZ) Paraaf akkoord opdrachtgever Versie: Datum: Wijziging: Door: 1.0 10-03-2010 Concept CB 1.05 08-04-2010 DT versie 1.06 10-05-2010 DT versie en VoZ Auteur: Zie titelblad 1/14
Inhoudsopgave 1 Projectdefinitie... 3 1.1 Aanleiding voor het project... 3 1.2 Projectdoelstelling... 4 1.3 Producten... 4 1.4 Scope en afbakening... 4 1.5 Relaties met andere ontwikkelingen en projecten... 5 1.6 Projectrisico s en randvoorwaarden... 6 2 Projectplanning... 7 2.1 Fasering... 7 2.2 Voorbereidingsfase... 7 2.3 Realisatie algemeen deel... 7 2.4 Realisatie deelprocessen... 7 2.5 Uitwerking en implementatie... 7 2.6 Besluitvorming... 7 3 Organisatiestructuur... 8 4 Kosten...10 5 Communicatie...11 Bijlagen: A. Projectplanning; B. samenstelling projectorganisatie; C. communicatieplan; D. lijst van afkortingen (LVA). Auteur: Zie titelblad 2/14
1 Projectdefinitie 1.1 Aanleiding voor het project De Veiligheidsregio Zeeland vervult een actieve en coördinerende rol bij de bestrijding van rampen en de beheersing van crises. Deze rol is vastgelegd in de Wet veiligheidsregio s (Wvr). Deze wet is nog niet inwerking getreden, maar wel reeds aangenomen door de Eerste en Tweede Kamer. De verwachting is dat de Wvr met ingang van oktober 2010 van kracht zal worden. Volgens deze wet moet iedere regio een Regionaal Crisisplan vaststellen. Hierin wordt onder andere de samenwerking tussen brandweer, politie, Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en gemeenten geregeld ten tijde van een crises. Voor deze samenwerking wordt, als zich een ramp of crisis voordoet,tijdelijk een regionale multidisciplinaire crisisbeheersingsorganisatie actief. Om die samenwerking in goede banen te leiden, is het noodzakelijk een goede multi organisatiestructuur vast te stellen. Daarbij moeten sleutelfunctionarissen bepaald worden, zodat helder is wie welke rollen, taken en bevoegdheden hebben. Ook moet duidelijk zijn wie met wie samenwerkt en wie welke activiteiten (processen) uitvoert om crises het hoofd te bieden. Iets nieuws? Ja en nee. Het opstellen van een Regionaal Crisisplan is iets nieuws, maar dat betekent niet dat het helemaal nieuw is. Hetgeen in het Regionaal Crisisplan beschreven moet worden is nu in de gemeentelijke rampenplannen beschreven. Deze 13 gemeentelijke rampenplannen worden omgevormd tot één Regionaal Crisisplan. Met het referentiekader als uitgangspunt worden wel wijzigingen in benamingen van functies en processen opgenomen. In de kern blijft de aard van het werk voor de betrokken organisaties onveranderd. Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 Door het projectteam referentiekader Regionaal Crisisplan is in opdracht van het minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, een referentiekader voor het Regionaal Crisisplan opgesteld. Dit referentiekader vormt het uitgangspunt voor het opstellen van het Zeeuwse Crisisplan. Auteur: Zie titelblad 3/14
1.2 Projectdoelstelling Regionaal Crisisplan in Zeeland? Het Regionaal Crisisplan vormt het kader voor de multidisciplinaire samenwerking tijdens calamiteiten. Een goed Regionaal Crisisplan is om die reden een belangrijke vereiste. In 2010 zal in de totstandkoming van dit Regionaal Crisisplan veel tijd gestoken moeten worden. In dit Regionaal Crisisplan worden de randvoorwaarden voor een adequate crisisbeheersing uitgewerkt. Voorbeelden hiervan zijn: samenstelling en bemensing RBT, ROT, onderliggende teams en actiecentra; organisatorische aspecten rampbestrijdingsteams; ondersteunende faciliteiten voor communicatie en het delen van informatie tussen de verschillende teams (informatiemanagement). De doelstellingen die door het realiseren van dit project behaald worden, zijn in ieder geval: voldoen aan wettelijke verplichtingen (basisvereisten crisismanagement en het maken van een Regionaal Crisisplan); Regionale aanpak van crisis vormgeven; het verwerken van de laatste inzichten om een kwaliteitsslag te realiseren; qua gehanteerde begrippen / terminologie aansluiten bij andere veiligheidsregio s. 1.3 Producten Om aan de gestelde doelstellingen te voldoen, levert het project de volgende inhoudelijke (hoofd)producten op: een Regionaal Crisisplan waarin de organisatie, opschaling (GRIP-regeling) en taken worden beschreven en bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden benoemd. Het is een operationeel plan dat de generieke aanpak, inclusief informatiemanagement, van rampen en crises in de regio beschrijft; uitgewerkte draaiboeken per proces; afspraken en overeenkomsten met partners in de crisisbeheersing en rampenbestrijding; De meerwaarde en mogelijkheid van het uitwerken van werkkaarten wordt nog nader onderzocht en mogelijk ook meegenomen binnen dit project. 1.4 Scope en afbakening Samenhang met andere (deel)initiatieven Op dit moment zijn er diverse initiatieven die een verbeterde rampenbestrijding mogelijk moeten maken. Voorbeelden hiervan zijn de organisatie van de oranje kolom, het project netcentrisch werken, verbeteringen naar aanleiding van Radar+ en verbeteringen uit oefeningen en werkelijke incidenten (bijvoorbeeld oefening Doel). Het is verstanding deze initiatieven op elkaar af te stemmen en de resultaten ervan te borgen in het Regionaal Crisisplan. Auteur: Zie titelblad 4/14
Rampbestrijdingsplannen Volgend op het Regionaal Crisisplan moeten voor specifieke inrichtingen of categorieën rampen rampbestrijdingsplannen worden opgesteld. Deze rampbestrijdingsplannen zijn een verbijzondering van het Regionaal Crisisplan. Momenteel moet een aantal rampbestrijdingsplannen opnieuw worden geactualiseerd, maar het is wenselijk eerst het Regionaal Crisisplan op te stellen en vervolgens deze rampbestrijdingsplannen te herzien. Afbakening van het project De volgende zaken behoren tot de scope van het project: het creëren van draagvlak voor het Regionaal Crisisplan; het faciliteren van de invoering van het Regionaal Crisisplan door het opstellen van de blauwdruk van de crisisbeheersingsorganisatie, en werkwijze; het informeren van de volgende kolommen/disciplines: o de operationeel leidinggevenden en staffunctionarissen van ROT's en CoPi's; o de functionarissen van BT's, ROT's en CoPi's; o de functionarissen van de GMZ; o de functionarissen van de actiecentra (onderdeel Gemeenten, GHOR, Politie en Brandweer, Water); o de functionarissen bij gelieerde netwerkpartners (Provincie, etc.); o informatiemanagement VRZ het afstemmen met buurregio s en België met betrekking tot grensoverschrijdende onderwerpen. Buiten de scope van het project valt ondermeer: de Regeling Operationele Leiding (ROL); het voorzien in overige planfiguren zoals rampbestrijdingsplannen, coördinatieplannen etc; het opleiden,trainen en oefenen van de nieuwe planvorming; lokaal uitwerken in draaiboeken (bijvoorbeeld in de organisatieplannen van de diverse kolommen); functieprofielen van deelnemers aan de crisisbeheersingsorganisatie. 1.5 Relaties met andere ontwikkelingen en projecten Met andere projecten en ontwikkelingen wordt afgestemd t.b.v. wederzijdse afbakening. Waar mogelijk worden (project)resultaten over en weer benut. Er worden geen samenwerkingsverbanden aangegaan die leiden tot afhankelijkheden in de planning, tenzij de stuurgroep anders beslist. Relevante projecten en ontwikkelingen: regionalisering van de lokale brandweerzorg en Veiligheidsregio Zeeland; voorbereidingen en ervaringen evenementen eerste helft 2010 (Koninginnedag, Giro, etc.); ontwikkeling Regionaal beleidsplan; referentiekader Regionaal Crisisplan; project Oranje kolom in beweging; project Waterrand / Deltawateren; netcentrisch werken. In bovenstaand rijtje zijn alleen die projecten en ontwikkelingen weergegeven die direct van invloed zijn op het project om te komen tot een Regionaal Crisisplan. Allerlei projecten die indirect met dit project verband houden of die er door worden beïnvloed, worden niet apart benoemd. Auteur: Zie titelblad 5/14
1.6 Projectrisico s en randvoorwaarden Voor de ontwikkeling en implementatie van het Regionaal Crisisplan worden o.a. de volgende risico s onderkend: 1. Onvoldoende betrokkenheid van disciplines Deelname en betrokkenheid van alle disciplines (brandweer, politie, GHOR en gemeenten) is essentieel voor een succesvolle totstandkoming van de genoemde produkten. Er is te weinig capaciteit beschikbaar vanuit de deelnemende organisaties en/of er wordt geen prioriteit vanuit de deelnemende organisaties hieraan gegeven. 2. Onvoldoende aandacht en focus Er zijn veel ontwikkelingen en veranderingen gaande in de VRZ (bijv. de regionalisering van de lokale brandweerzorg), waardoor de focus en aandacht hiervoor versnipperd is en er (te) weinig inzet (in tijd en deskundigheid) van management en/of medewerkers mogelijk is. 3. Capaciteitsprobleem versus basisvereisten crisisbeheersing Het voldoen aan de basisvereisten crisismanagement vergt veel menskracht. Onder andere het bemenst krijgen van alle rollen in het operationele proces en de gestelde eisen aan de opkomsttijden zorgen voor een lastige opgave. Maatregel:Er moet kritisch gekeken worden naar de mogelijke interpretaties van de basisvereisten om zo tot haalbare oplossingen te komen. 4 Capaciteitsprobleem versus andere projecten De vele andere ontwikkelingen en projecten leggen ook beslag op de capaciteit van de VRZ. Maatregel: externe expertise inhuren en/of komen tot heldere bestuurlijk vastgestelde prioriteiten en hierop gebaseerd een uitstel voor sommige andere ontwikkelingen. Auteur: Zie titelblad 6/14
2 Projectplanning 2.1 Fasering Het project Regionaal Crisisplan wordt opgedeeld in 4 fasen: Fase 1: voorbereidingsfase; Fase 2: uitwerking algemeen deel; Fase 3: uitwerking deelprocessen; Fase 4: implementatie. 2.2 Voorbereidingsfase Doel: Voorbereiden van de projectopzet, organisatie en oriëntatie. Globale indeling Regionaal Crisisplan vaststellen. Product: Plan van aanpak, format en globale lijn Regionaal Crisisplan Door: Projectleider in samenwerking met het projectteam Periode: 1 e en 2 e kwartaal 2010 2.3 Realisatie algemeen deel Doel: Vertalen Referentiekader Regionaal Crisisplan naar de Zeeuwse situatie Product: Algemeen deel Regionaal Crisisplan Door: Projectteam Periode: 2 e en 3 e kwartaal 2010 2.4 Realisatie deelprocessen Doel: Regionaal beschrijven van monodisciplinaire deelprocessen Product: Uitgewerking regionale deelprocessen naar operationeel plan voor de onderdelen bevolkingszorg, brandweerzorg, politiezorg, geneeskundige zorg. Onderdeel hiervan zijn regionale poules, regionale afspraken met partners en een format voor lokale draaiboeken. Door: Projectteam en werkgroepen Periode: 3 e en 4 e kwartaal 2010 2.5 Uitwerking en implementatie Doel: Implementeren producten Regionaal Crisisplan binnen de hulpdiensten en gemeenten, het uitwerken van draaiboeken en het instrueren van personeel Product: draaiboeken, informeren van uitvoerenden en verantwoordelijken in de Regio Door: projectteam en werkgroepen Periode: geheel 2011 2.6 Besluitvorming Besluitvorming rondom het Regionaal Crisisplan vindt plaats in het 4 e kwartaal van 2010 en in het 1 e kwartaal van 2011. Besluitvorming gebeurt door het Algemeen Bestuur. Auteur: Zie titelblad 7/14
3 Organisatiestructuur Projectstructuur De opdrachtgever De algemeen directeur VRZ heeft de bestuursopdracht om het Regionaal Crisisplan in te voeren en fungeert derhalve als opdrachtgever. De opdrachtgever wijst voor de duur van het project een projectleider aan. De Clustermanager CCR treedt namens de opdrachtgever op als aanspreekpunt voor de projectleider. De Stuurgroep De stuurgroep bewaakt de contouren waarbinnen de het projectteam mag opereren. De stuurgroep bestaat uit de leden van het Veiligheidsoverleg Zeeland, aangevuld met directeur Meldkamer en de projectleider (secretaris). De stuurgroep wordt voorgezeten door burgemeester Van der Zaag. Ieder lid van de stuurgroep is verantwoordelijk voor terugkoppeling naar de eigen organisatie of partijen die hij of zij vertegenwoordigd. De stuurgroep zal middels periodieke tussenrapportages op de hoogte gehouden worden. De projectleider De sturing binnen het project is de verantwoording van de projectleider. De projectleider is tevens verantwoordelijk voor de voortgang, resultaten en rapportage omtrent het project. De projectleider levert periodiek (sowieso maandelijks) een voortgangsrapportage aan de opdrachtgever en rapporteert/escaleert bij afwijkingen. De teamleider Crisisbeheersing is projectleider van het project Regionaal Crisisplan. Het projectteam Het projectteam bestaat uit de voorzitters van de onderliggende zes werkgroepen, vertegenwoordigers van de betrokken vakgebieden. De vertegenwoordigers van de vakgebieden informeren hun achterban actief. De Werkgroepen Er worden zes werkgroepen geformeerd: Bevolkingszorg, Politiezorg, Brandweerzorg, Geneeskundige zorg, Multi processen, en Water en Scheepvaartzorg. De werkgroep Multi Processen zal worden voorgezeten door de projectleider. In bijlage A zijn deelnemers aan de diverse werkgroepen weergegeven en tevens de producten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Auteur: Zie titelblad 8/14
Stuurgroep Projectleider Projectteam Bevolkingszorg Politiezorg Brandweerzorg Geneeskundige zorg Multi Processen Water en Scheepvaartzorg De deelnemende partijen Voor het welslagen van het project Regionaal Crisisplan is het belangrijk om vanuit de verschillende disciplines ondersteuning te verlenen. In de projectteam dienen de volgende partijen te participeren: Brandweer Politie GHOR Gemeenten Veiligheidsregio Zeeland Vertegenwoordiger water en scheepvaartzorg Naast dit projectteam zal afhankelijk van de behandelde onderwerpen ook gelieerde instanties verzocht worden om een bijdrage te leveren. Hierbij kan gedacht worden aan: Defensie Rijkswaterstaat Waterschap Evides Delta Delta netwerkbeheer Provincie Zeeland Tijdsbesteding Om het Regionaal Crisisplan op te stellen en te implementeren is veel capaciteit nodig. De verwachte capaciteit die per deelnemer is al volgt Lid werkgroep 200 uur Lid projectteam 300 uur Projectleider 600 uur N.B. Afhankelijk van de fase in het traject kan desgewenst de samenstelling van werkgroep of projectteam wijzigen. Auteur: Zie titelblad 9/14
4 Kosten Communicatiekosten Reiskosten pm pm Projectondersteuning (indien noodzakelijk) 40.000 Overige projectkosten (vergaderkosten, vormgeving, drukkosten etc.) 10.000 (2011, AB 23-6) De huidige rampenplannen zijn omvangrijk en ontoegankelijk en nodigen om die redenen niet uit om tijdens een ramp of crisis ook daadwerkelijk te gebruiken. Voor het Regionaal Crisisplan moet worden gezocht naar een goede manier om de producten op een voor medewerkers eigentijdse en intuïtieve manier te ontsluiten. Kortom, beschreven plannen en procedures moeten ook beschikbaar komen in een handiger formaat dat daadwerkelijk medewerkers ter ondersteuning kan zijn tijdens het uitoefenen van hun taak in een crisissituatie. Genoemde kosten zijn exclusief tijdsbesteding van projectleden. Hoogte van gestelde posten is vooralsnog indicatief en overgenomen als richtbedrag vanuit Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond. Auteur: Zie titelblad 10/14
5 Communicatie Communicatie is een belangrijke factor voor een succesvolle implementatie. Ten behoeve van een effectieve communicatie zal een apart communicatieplan worden opgesteld. Hierin zal worden opgenomen welke doelstellingen en doelgroepen worden onderkend en welke strategie en communicatiemiddelen worden ingezet. Ook zal er aandacht besteed worden aan een centrale boodschap en een activiteitenplanning op het gebied van communicatie. Bijlagen: A. samenstelling projectorganisatie; B. lijst van afkortingen (LVA) Auteur: Zie titelblad 11/14
Bijlage A. Samenstelling projectorganisatie Stuurgroep (leden Veiligheidsoverleg Zeeland) Burgemeester Van der Zaag Algemeen bestuur VRZ Voorzitter Frans Captijn VRZ Lid/opdrachtgever Sal Cracau Projectleider Secretaris Jan de Regt Gemeenten Lid Johan Kasse Politie Lid Ronald de Meij GHOR Lid Peter van Dijk Brandweer Lid Ko Bustraan RWS Lid Van de Zande Waterschap Lid Pieterjan Mercie Provincie Lid Arie Graafland Meldkamer Lid Alex de Nijs Defensie Lid Jeroen Brussé CCR Lid Marcel Matthijsse Bestuurszaken VRZ Lid Bram Jobse Concernondersteuning VRZ Lid Projectteam Sal Cracau VRZ Projectleider, voorzitter projectteam Ntb Politie Politiezorg Ntb Brandweer Brandweerzorg Piet Maljaars VRZ Bevolkingszorg Ntb Gemeenten Bevolkingszorg Ton de Klerk GHOR GHOR Marlies Lampert VRZ-Communicatie Adviseur Crisiscommunicatie Ntb VRZ Secretaris Marc nagelkerke VRZ Adviseur informatiemanagement Ntb Ntb Water- en scheepvaartzorg Werkgroepen/teams Bevolkingszorg Piet Maljaars VRZ Voorzitter Wim Huissen Gem. Reimerswaal lid Nysja de Jonge Gem. Terneuzen lid Jeroen Viergever Gem. Veere lid Mario de Wever Gem. Vlissingen lid Politiezorg Ntb voorzitter Ntb lid Auteur: Zie titelblad 12/14
Brandweerzorg Ntb voorzitter Ntb lid GHOR Ton de klerk VRZ / GHOR Voorzitter Ntb lid Multi Processen Sal Cracau VRZ Voorzitter Alex de Nijs Defensie Adviseur team Crisisbeheersing Michael den Hamer Provincie Zeeland Adviseur Provincie Patrice Troost VRZ Adviseur team Crisisbeheersing Ntb Meldkamer Lid Water en scheepvaartzorg Ntb Voorzitter Ntb lid De bijdragen aan de teams zijn nog niet compleet. Dit zal door de projectleider in de voorbereidingsfase worden opgepakt. Vervolgens zal hierover aan de opdrachtgever worden gerapporteerd. Auteur: Zie titelblad 13/14
Bijlage B. Lijst van afkortingen (R)BT BZK CCB CCR CoPI GHOR GMZ INK IOOV OTO PM PvA RADAR ROT RWS SGBO VoZ VRZ Regionaal Beleidsteam Ministerie van Binnenlandse Zaken Bureau Conflict en Crisisbeheersing Cluster Coördinatie Crisisbeheersing en Rampenbestrijding Commando Plaats Incident Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen Gezamenlijke Meldkamer Zeeland Instituut Nederlandse Kwaliteit Inspectie Openbare Orde en Veiligheid Opleiden Trainen en Oefenen Pro Memorie Plan van Aanpak Rampenbestrijding Doorlichtings Arangement Regionaal Operationeel Team Rijkswaterstaat Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden Veiligheidsoverleg Zeeland Veiligheidsregio Zeeland Auteur: Zie titelblad 14/14