Rekrutering & Selectie VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER THUISZORG M/V 9.12.2015 Als administratief medewerker binnen de Thuiszorg ondersteun je de maatschappelijk werker administratief en organisatorisch. Door jouw professionele clïentcontacten zorg je er voor dat de kwaliteit van de dienstverlening gehandhaafd blijft. Voor meer informatie kan je de functiekaart in de bijlage raadplegen. Aanbod De kandidaten die slagen voor de selectieproef en die aan al de gestelde voorwaarden voldoen, worden opgenomen in een wervingsreserve (contractueel), geldig tot 31 december 2016 (mogelijks verlengbaar). ij een aanbod van betrekking worden de kandidaten aangesteld in volgorde van hun rangschikking. Weddenschaal Je ontvangt een aanvangswedde van min. 1864,40 euro bruto per maand. Je loon is afhankelijk van over te nemen anciënniteit in de publieke sector en max. 10 jaar relevante privéanciënniteit (weddeschaal C1-C2- C3). Een persoonlijke loonsimulatie kan je aanvragen via jobs@ocmw-leuven.be of via 016 24 82 66. OCMW Leuven biedt je een job met werkzekerheid en tal van voordelen: ruime opleidingskansen, maaltijdcheques van 8 per gewerkte dag, 26 dagen jaarlijks verlof en 11 wettelijke feestdagen, glijdende werkuren, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een gratis hospitalisatieverzekering en samenaankoopdienst KUL. Voorwaarden 1. Toelatingsvoorwaarden: a) Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie b) De burgerlijke en politieke rechten genieten c) Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie 2. Aanwervingsvoorwaarden: a) eschikken over: een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs Laatstejaarsscholieren en studenten die voor hun eindexamens staan, moeten het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen, vóór de aanstelling ingediend hebben. ij hun kandidatuurstelling voegen zij een attest van de school, waaruit blijkt dat zij in het laatste jaar van hun studies zitten en met vermelding van de datum of termijn waarop verwacht wordt dat zij hun diploma, nodig voor de functie waarvoor zij solliciteren, zullen behalen. rochure administratief medewerker Thuiszorg 1/6
De kandidaten die buitenlandse diploma s voorleggen moeten ten laatste bij kandidaatstelling of ten laatste één werkdag vóór het vaststellen van de agendering van de vaststelling van de kandidaturen door de aanstellende overheid het bewijs leveren dat ze de homologatie van het diploma hebben aangevraagd. Onder homologatie wordt verstaan een gelijkwaardigheidsbewijs. Het effectieve bewijs van de homologatie moet binnengeleverd zijn ten laatste één werkdag voor het vaststellen van de agendering van de aanstellingsbeslissing aan de aanstellende overheid. b) Slagen voor een vergelijkende selectieproef. c) Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. Hoe solliciteren? Solliciteren doe je online, uiterlijk 3 januari 2016, via de link op onze website www.ocmwleuven.be/vacatures (klik daarna op hier en klik door naar de vacature). Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: 1. Nederlandstalige motivatiebrief 2. uitgebreid Nederlandstalig CV 3. kopie van het vereiste diploma ij een onvolledige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. ij de indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister en ga je op medisch onderzoek. Programma selectieproef Deel I: Preselectie (deze vindt plaats op 1 februari 2016) De kandidaten die voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden worden uitgenodigd voor de preselectie en de schriftelijke proef (deze worden samen afgenomen). De preselectieproef omvat 2 capacitaire proeven die peilen naar: - Plannen & Organiseren - Administratieve taak De preselectieproef wordt computergestuurd afgenomen. De preselectieproef is eliminerend en tijdsgebonden. Om te slagen dienen de kandidaten ten minste 60% te behalen. Locatie: KU Leuven 1 februari 2016 rochure administratief medewerker Thuiszorg 2/6
Deel II: Schriftelijke proef (deze vindt plaats op 1 februari 2016, op hetzelfde moment als de preselectie) De schriftelijke proef wordt aansluitend op de preselectieproef gedaan. Evaluatie van de algemene geschiktheid van de kandidaat die vereist is voor de functie aan de hand van een toetsing van de vaardigheden en capaciteiten. De schriftelijke proef bestaat uit een taakgerichte proef en gevalstudie. Tijdens de schriftelijke proef wordt de kandidaat geconfronteerd met een aantal probleemsituaties, die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kunnen voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, die hij/zij analyseert en in functie van prioriteit behandelt en op klantgerichte wijze afhandelt. ij de gevalstudie wordt er voor gezorgd dat de test voldoende aansluit bij een werksituatie. De schriftelijke proef wordt ingevuld op PC. De schriftelijke proef wordt pas verbeterd indien de kandidaten op de preselectie minstens 60% halen en geslaagd zijn. Kandidaten krijgen 1,5 uur (maximaal) de tijd om de schriftelijk proef af te leggen. De schriftelijke proef is eliminerend en tijdsgebonden. Om te slagen dienen de kandidaten ten minste 60% te behalen op het schriftelijk deel in zijn geheel. De kandidaten die voor de schriftelijke proef geslaagd zijn en behoren tot de 30 hoogst scorende kandidaten, zullen uitgenodigd worden voor de mondelinge proef. Locatie: KU Leuven 1 februari 2016 Deel III: Mondelinge proef (deze vindt plaats in de week van 22 februari 2016) De mondelinge proef bestaat uit een interview met (telefonisch) rollenspel. Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals van zijn/haar motivatie en professionele verwachtingen. De kandidaat bereidt het rollenspel schriftelijk voor, vervolgens wordt de oefening uitgevoerd waarbij de juryleden als assessor optreden, gevolgd door een bevraging. De kandidaten worden geïnterviewd door een jury die is samengesteld uit één externe deskundige actief in het werkveld, één intern jurylid van OCMW Leuven en een consultant van USG. USG neemt de rol van voorzitter en coördinator op. Vanuit de rol als jurylid is het belangrijk dat er gepeild wordt naar de te beoordelen competenties. Vanuit zijn rol als coördinator bewaakt USG of alle competenties bevraagd zijn zodat deze op een objectieve en ondubbelzinnige manier beoordeeld kunnen worden. Voorafgaand aan de mondelinge proef zal een online persoonlijkheidsvragenlijst aangeboden worden op het persoonlijk e-mailadres. De resultaten van de online persoonlijkheidsvragenlijst worden in het mondelinge gedeelte besproken en zijn adviserend voor de jury. De mondelinge proef duurt +/- 1 uur per kandidaat. De mondelinge proef is eliminerend. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60% behalen. Locatie: tbc rochure administratief medewerker Thuiszorg 3/6
Eindrangschikking Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elke onderdeel van de selectieprocedure en 60% op het geheel van het examen. De eindrangschikking is bindend en bevat geen ex aequo eindresultaten. De eindrangschikking van de geslaagde kandidaten wordt opgemaakt op basis van de resultaten van de schriftelijke proef en de mondelinge proef. De 1ste gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende op alle onderdelen samen. Nuttige informatie Eventuele adreswijzigingen, wijzigingen van het e-mailadres, telefoonnummer, enz na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk schriftelijk medegedeeld worden aan de dienst rekrutering & selectie zodat de kandidaat kan bereikt worden. Een kandidaat dient zijn antwoord op een aanbod van betrekking schriftelijk of via e-mail bekend te maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zoniet verliest hij zijn opname in de reserve. Kandidaten kunnen een aanbod van een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen. ijkomende inlichtingen kunnen bekomen worden op de dienst rekrutering & selectie van OCMW Leuven, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven (2de verdieping), per telefoon 016 24 82 82 of via e-mail: jobs@ocmw-leuven.be. Koen Wuyts secretaris Herwig eckers voorzitter rochure administratief medewerker Thuiszorg 4/6
ijlage 1 : Functiekaart 1. Functiedoel: Administratief en organisatorisch ondersteunen van de maatschappelijk werker en instaan voor professionele clïentcontacten zodat de kwaliteit van de dienstverlening gehandhaafd blijft. 2. Opdrachten: 2.1. Administratief afhandelen van hulpvragen. Zorgen voor een zorgvuldige 1e opname van de cliëntgegevens en deze noteren in functie van het opstarten van de verdere dienstverlening door de maatschappelijk werkers. Maatschappelijk werkers duidelijk informeren betreffende gegevens rond hulpaanvragen en cliënten. Correct aanmaken of vervolledigen van het sociaal dossier in ondersteuning van de maatschappelijk werkers. 2.2. Opnemen van contacten met cliënten en medewerkers ter ondersteuning van de maatschappelijk werkers. Opnemen en behandelen van vragen van medewerkers. Correct inschatten, verwerken en doorgeven van hulpvragen en informatievragen van cliënten. ijwonen van vergaderingen van verzorgenden en medewerkers in de schoonmaak. Tijdig en juist verwittigen van medewerkers en cliënten inzake de werkplanning en de wijzigingen hierin. 2.3. Correct beheren van de personeelsplanning en administratie ter ondersteuning van de maatschappelijk werkers. Opstellen en up to date houden van de werkplanning. Uitvoeren van de tijdsregistratie van de medewerkers van de thuiszorg. Registreren en doorgeven aan de personeelsdienst van afwezigheden, verlofkaarten invullen. Registreren en verwerken van fiets en autoverplaatsingen (woon-werkverkeer), ziekenhuisfacturen en apothekers/medicatiekosten van medewerkers. Correct en tijdig doorgeven van de gegevens ifv subsidiëring 2.4. Meewerken aan een centraal informatie-, gegevens-, documenten- en dossierbeheer. Meewerken aan subsidieaanvragen en beleidsmatige dossiers. Opmaken en bezorgen van overzichten en prestatiegegevens Zorgen voor informatie en gegevensverstrekking Mee zorgen voor een algemene informatiedoorstroming aan de medewerkers. Meewerken aan het implementeren en hanteren van de huisstijl. 2.5. Meewerken aan het optimaliseren van de werking van de dienst. Meewerken aan het verbeteren van de werkprocessen en signaleren van knelpunten hieraangaaande. Correct toepasssen van de softwaremogelijkheden op de dienst en signaleren van knelpunten hieraangaande. Meewerken aan de uitvoering van kwaliteitsprojecten en verbeteracties. Opvolgen en verstrekken van de materiaalvoorzieningen voor de medewerkers en signaleren van knelpunten en voorraden aan de leidinggevenden en bestelgemachtigden. Staat open voor nieuwe tendensen en bijscholing te volgen en het geleerde te integreren in het werk. Hanteert de beschikbare werkinstrumenten, werkt mee aan het kwaliteitsbeleid en aan het kwaliteitshandboek. rochure administratief medewerker Thuiszorg 5/6
2.6. Instaan voor de tijdige en correcte financiële afhandeling van de geleverde prestaties aan cliënten. Verzamelen van alle documenten nodig voor de facturatie of financiële afhandeling. Nakijken van de juistheid van gegevens. Correct registreren van de prestatiegegevens in New Horizon. Correct en tijdig beheren van de dienstencheques. Juist en tijdig versturen van facturen en dienstencheques. 3. Vereiste competenties: Integriteit Samenwerken Klantgerichtheid Organisatieloyaliteit Plannen en organiseren Nauwkeurigheid Flexibiliteit A A C rochure administratief medewerker Thuiszorg 6/6