VACATURE TEAMCOORDINATOR PERSONEEL M/V

Transcriptie

1 Werving & Selectie VACATURE TEAMCOORDINATOR PERSONEEL M/V Je stuurt een team van dossierbeheerders aan dat gespecialiseerd is in de verschillende facetten van de dienst Personeel. Je bouwt generalistische kennis op over de relevante thema s en coacht de dossierbeheerders bij hun dagelijkse taken. Je vormt de link tussen je team, het bestuur en beleid van de organisatie. Bovendien werk je actief mee aan strategische HR-projecten en draag je op die manier bij tot de ontwikkeling van een modern HR-beleid binnen het departement Personeel & Organisatie Voor meer informatie kan je de functiekaart in de bijlage raadplegen. Aanbod De kandidaten die slagen voor de selectieproef en die aan al de gestelde voorwaarden voldoen, worden opgenomen in een wervingsreserve (contractueel), geldig tot en met 31 december Bij een aanbod van betrekking worden de kandidaten in volgorde van hun rangschikking gecontacteerd. Weddenschaal Je ontvangt een aanvangswedde van min ,93 euro bruto per maand (o.b.v. 3 jaar anciënniteit). Je loon is afhankelijk van over te nemen anciënniteit in de publieke sector en max. 10 jaar relevante privéanciënniteit (weddeschaal B1-B2-B3). Een persoonlijke loonsimulatie kan je aanvragen via jobs@ocmw-leuven.be of via OCMW Leuven biedt je een job met werkzekerheid en tal van voordelen: ruime opleidingskansen, maaltijdcheques, gunstige verlofregeling, fietsvergoeding, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een gratis hospitalisatieverzekering en samenaankoopdienst KUL. Voorwaarden 1. Toelatingsvoorwaarden: - Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie - De burgerlijke en politieke rechten genieten - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie 2. Aanwervingsvoorwaarden: a. Diploma en ervaring: - ofwel een bachelordiploma ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs - en minstens 3 jaar werkervaring met sociale wetgeving - en een eerste werkervaring als leidinggevende Laatstejaarsscholieren en studenten die voor hun eindexamens staan, moeten het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen, vóór de aanstelling ingediend hebben. Bij hun kandidatuurstelling voegen zij een attest van de school, waaruit blijkt dat zij in het laatste jaar van hun studies zitten en met vermelding van de datum of termijn waarop verwacht wordt dat zij hun diploma, nodig voor de functie waarvoor zij solliciteren, zullen behalen. Brochure teamcoördinator Personeel 1/6

2 De kandidaten die buitenlandse diploma s voorleggen moeten ten laatste bij kandidaatstelling of ten laatste één werkdag vóór het vaststellen van de agendering van de vaststelling van de kandidaturen door de aanstellende overheid het bewijs leveren dat ze de homologatie van het diploma hebben aangevraagd. Onder homologatie wordt verstaan een gelijkwaardigheidsbewijs of een niveaubepaling. Het effectieve bewijs van de homologatie moet binnengeleverd zijn ten laatste één werkdag voor het vaststellen van de agendering van de aanstellingsbeslissing aan de aanstellende overheid. - Slagen voor een vergelijkende selectieproef. - Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan uiterlijk tot en met 1 juli Stuur volgende documenten via mail naar jobs@ocmwleuven.be of via de post naar OCMW Leuven, dienst HRM, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven: - Nederlandstalige motivatiebrief waarin je duidelijk aantoont dat je over de gevraagde ervaring beschikt (zie aanwervingsvoorwaarden) - uitgebreid Nederlandstalig CV of een inlichtingenformulier ( - kopie van het vereiste diploma Bij een onvolledige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Bij de indiensttreding bezorg je ons een een recent uittreksel uit het strafregister en ga je op medisch onderzoek. SELECTIEPROGRAMMA STAP 1: SCHRIFTELIJKE PROEF (op 9/7/2015): Bij meer dan 40 kandidaten wordt er een preselectie georganiseerd. De préselectie en de schriftelijke proef worden opgesteld en beoordeeld door een interne en een externe deskundige, actief in het werkveld, in samenwerking met het selectiekantoor. De jury beoordeelt het relevante inzicht en de vaardigheden, o.a. aan de hand van praktijkgerichte vragen. De preselectieproef is eliminerend. Voor de preselectieproef dient men ten minste 60% te behalen om te slagen. Als je minstens 60% haalt, wordt ook de schriftelijke proef verbeterd. De schriftelijke proef is eliminerend. Voor de schriftelijk proef dient men ten minste 60% (30/50) te behalen om te slagen. Enkel de 16 best scorende geslaagde kandidaten op het schriftelijk gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. STAP 2: MONDELINGE PROEF (op 27/7/2015 en/of 29/7/2015): In een interview met de jury wordt onder andere de werkervaring besproken en gepeild naar kennis van het vakdomein. Een consultant van Katena neemt deel aan de jurygesprekken en zit de jury voor die verder is samengesteld uit 1 externe deskundige en 1 intern jurylid. Voorafgaandelijk aan de mondelinge proef vullen de kandidaten een persoonlijkheidsvragenlijst online in. Deze informatie wordt adviserend gebruikt tijdens het interview met de jury. De mondelinge proef is eliminerend. Voor de mondelinge proef dient men ten minste 60% (30/50) te behalen om te slagen. Enkel de 8 best scorende geslaagde kandidaten op het mondelinge gedeelte gaan door naar het assessment center. Brochure teamcoördinator Personeel 2/6

3 STAP 3: ASSESSMENT CENTER (week van 3 en/of 10/8/2015): In dit programma wordt een diversiteit aan instrumenten aangewend om de verschillende competenties te meten die essentieel zijn voor de vermelde functie. Dezelfde competenties worden door verschillende instrumenten gemeten zodat hierdoor de validiteit en voorspellende waarde van de screening verhoogd. Uitgebreide plannings- en organisatieoefening (postbak) Interview Rollenspel Het assessment center is eliminerend en resulteert in een beoordeling: niet geschikt 25/50, geschikt 30/50 of zeer geschikt 35/50. Om te slagen voor het assessment center moet een kandidaat minstens een geschikte beoordeling bekomen (minstens 30/50). Eindrangschikking De schriftelijke en de mondelinge proef worden beiden gequoteerd op 50 punten. Een kandidaat kan past tot het assessment center doorstromen indien hij/zij minimum 60% behaalt op de schriftelijke proef en minimum 60% behaalt op de mondelinge proef. Kandidaten dienen minstens een beoordeling geschikt te behalen op het assessment center om geslaagd te zijn voor de procedure. De kandidaat met het hoogste eindresultaat op 100 punten wordt als eerste gerangschikt. Nuttige informatie Eventuele adreswijzigingen, wijzigingen van het adres, telefoonnummer, enz na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk schriftelijk medegedeeld worden aan de dienst rekrutering & selectie zodat de kandidaat kan bereikt worden. Een kandidaat dient zijn antwoord op een aanbod van betrekking schriftelijk of via bekend te maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zoniet verliest hij zijn opname in de reserve. Kandidaten kunnen een aanbod van een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen. Bijkomende inlichtingen kunnen bekomen worden op de dienst rekrutering & selectie van OCMW Leuven, Andreas Vesaliusstraat 47, 3000 Leuven (2de verdieping), per telefoon of via e- mail: jobs@ocmw-leuven.be. Koen Wuyts secretaris Herwig Beckers voorzitter Brochure teamcoördinator Personeel 3/6

4 Functiekaart teamcoördinator Personeel 1. Functiedoel: Je zorgt voor de organisatie, de planning en de voortgang van de administratieve werkzaamheden en resultaten zodat de kwantiteit en de kwaliteit van de dienstverlening naar personeelsleden, bestuur en andere externe instanties gegarandeerd wordt rekening houdend met de reglementaire en wettelijke voorschriften. 2. Opdrachten: 2.1 Aansturen van de teams van de dossierbeheerders: begeleiden van de dossierbeheerders bij het uitvoeren van hun taken en stimuleren van de samenwerking binnen en tussen de teams van dossierbeheerders ondersteunen van de dossierbeheerders bij het zoeken naar oplossingen voor mogelijke problemen begeleiden van de dossierbeheerders bij het opstellen van de maandelijkse planning ervoor zorgen dat de dossierbeheerders de kennis kunnen vergaren die nodig is voor de uitoefening van hun functie en zorgt voor permanente bijscholing samen met de deskundige(n) Personeel zorgen voor de correcte toepassing van relevante wet en regelgeving en zorgt ervoor dat de dossierbeheerders op de hoogte zijn van relevante wijzigingen (rechtspositieregeling, arbeidsreglement, sociale wetgeving) zorgen voor regelmatige overlegmomenten met de teamleden voeren van de plannings-, functionerings en evaluatiegesprekken met de medewerkers waarover u leiding geeft en zorgt voor de goede uitvoering van de evaluatiecyclus 2.2 Dragen van de verantwoordelijkheid over het dossierbeheer ingevolge nieuwe indiensttreding en diverse loopbaanontwikkelingen: verantwoordelijk zijn voor de adequate samenstelling en het up-to-date houden van personeelsdossiers ervoor zorgen dat de dossierbeheerders over de correcte informatie beschikken mbt nieuwe indiensttredingen en loopbaanontwikkelingen (uitschrijven van maandelijkse input) ervoor zorgen dat verlofkaarten, werkbladen, weddenvaststellingen, correct worden aangemaakt en begeleiden van de dossierbeheerders hierbij 2.3 Dragen van de verantwoordelijkheid over de planning, organisatie en uitvoering van de loonberekening en uitbetaling: maken van de jaarlijkse planning voor de uitbetaling van de lonen en vergoedingen op in samenspraak met de Financiële Dienst begeleiden van de medewerkers bij de maandelijkse berekening van de lonen begeleiden van de medewerkers bij de planning en berekening van premies en vergoedingen (eindejaarstoelage, attractiviteitspremie, vakantiegeld ) dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de tijdige en correcte betaling van de lonen en premies/vergoedingen doen van de handelingen die nodig zijn voor de betaling van de lonen (binnenhalen in de boekhouding, klaarzetten van de betaalbestanden en doorsturen van de nodige lijsten naar de Financiële Dienst) 2.4 Dragen van de eindverantwoordelijkheid voor het aanleveren van informatie en gegevens mbt personeelsdossiers en -loongegevens: ervoor zorgen dat informatievragen door interne en externe instanties correct worden beantwoord, mits het in acht nemen van de regels betreffende de persoonlijke levenssfeer van de personeelsleden zorgen voor de aanlevering van gegevens mbt lonen en loonkosten op vraag van andere departementen of van het bestuur begeleiden van de dossierbeheerders bij het accuraat beantwoorden van individuele vragen van medewerkers, leidinggevenden en externen conform de toepasselijke wetgeving (rechtspositieregeling, sociale wetgeving, ) mits het in acht nemen van de regels betreffende de persoonlijke levenssfeer van de medewerkers Brochure teamcoördinator Personeel 4/6

5 begeleiden van de dossierbeheerders bij de aangiftes van sociale risico s en zorgt ervoor dat deze correct en tijdig worden afgeleverd 2.5 Dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de terugvordering van loonkosten en de administratieve afhandeling voor het verkrijgen van bepaalde subsidies: dragen van de verantwoordelijkheid voor de facturatie van brutoloonkosten aan derden verantwoordelijk zijn voor het bezorgen van de nodige documenten en informatie aan instanties waarvan het bestuur subsidies ontvangt die samenhangen met de lonen van medewerkers (LDE en SINE, GESCO, VOP-premies, ) 2.6 Superviseren van diverse wettelijk voorziene processen en taken binnen het Dossierbeheer: dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de correcte en tijdige aangifte van in- en uitdiensttredingen (Dimona) begeleiden van de deskundige(n) Personeel bij de maandelijkse en jaarlijkse belastingsaangifte begeleiden van de deskundige(n) Personeel bij de DMFA- aangifte 2.7 Samen met de andere collega s binnen het departement P&O, instaan voor het uitwerken van het HR-beleid en regelmatig deelnemen aan interne en externe overlegmomenten. 3. Vereiste competenties: Integriteit C: heeft oog voor verschillende belangen en houdt hiermee rekening zonder afbreuk te doen aan de deontologische code neemt preventief maatregelen om belangenconflicten te voorkomen Samenwerken: B uit zich positief over prestaties van anderen steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel Klantgerichtheid: B overtuigt zich van de bedoeling van een verzoek, verkent de vraagstelling adequaat schetst mogelijke oplossingen en hun beperkingen, helpt de klant kiezen in functie van specifieke behoeften past indien mogelijk de modaliteiten aan in functie van de vraag Organisatieloyaliteit: A handelt naar derden steeds conform de belangen van de organisatie laat blijken dat het organisatiebelang primeert op het individuele belang Nauwkeurigheid: B blijft onder tijdsdruk en grote hoeveelheden werk vasthouden aan de zorg voor juistheid en aandacht voor details werkt systematisch om niets te vergeten of over het hoofd te zien doet aan zelfcontrole Plannen en organiseren C: bewaakt het beschikbare middelenbudget en anticipeert op afwijkingen controleert de voortgang en grijpt gepast in bij onverwachte ontwikkelingen kan gefaseerd werken aan doelstellingen op langere termijn Coachen B: ondersteunt en bemoedigt teneinde de persoonlijke ontwikkeling te realiseren Brochure teamcoördinator Personeel 5/6

6 geeft tips om persoonlijk functioneren te verbeteren en brengt deze op een stimulerende wijze over kent de principes van stroomafwaarts coachen Brochure teamcoördinator Personeel 6/6