3 Voorcalculatie, nacalculatie en verschillenanalyse

3 Voorcalculatie, nacalculatie en verschillenanalyse 3.1 Inleiding Voor je als ondernemer aan het werk gaat, moet je natuurlijk wel weten waar je aan begint. Of het nou gaat om een fabricagebedrijf of een groothandel, het zaken doen moet wel uit kunnen. Een ondernemer streeft immers naar winst, en dus moet je verlies zien te voorkomen. Als we ons nu even beperken tot de industriële onderneming, dan moet je dus vooraf calculeren of je met de productie van een bepaald product winst zult maken. Je maakt eerst een voorcalculatie van de verwachte kosten (paragraaf 3.2) en achteraf een nacalculatie van de werkelijke kosten (paragraaf 3.3). Als je die twee vergelijkt en je de verschillen onderzoekt, doe je aan verschillenanalyse (paragraaf 3.4), waarbij je te maken kunt krijgen met prijs- en efficiencyverschillen (paragraaf 3.5). Het zijn belangrijke stappen voor een ondernemer om een zo goed mogelijk resultaat te behalen met zijn productieonderneming. 3.2 De voorcalculatie Als een onderneming met de productie begint zal de onderneming vooraf een zo goed mogelijke schatting maken van alle toegestane kosten (bijvoorbeeld de kosten van materiaal en arbeid). Van elke order stelt de calculatieafdeling een berekening op waarin is opgenomen wat die order de onderneming zal gaan kosten aan materiaal, arbeid en overige kosten. Voorcalculatie Een vooraf opgestelde calculatie van een order tegen inkoopprijzen van de benodigde materialen, lonen en indirecte kosten Voorbeeld Niessen bv plaatst een order bij Roncalli bv voor 1.200 stuks product fm3. De kostprijs (per stuk) van fm3 is als volgt opgebouwd: Voorcalculatie, nacalculatie en verschillenanalyse 31

grondstof P 12 kg à 16, grondstof Q 6 kg à 22, arbeid 10 uur 40,. Indirecte fabricagekosten: constante kosten 150.000, variabele kosten 54.000,. Bezetting: normaal 3.000 stuks begroot 2.700 stuks. De verkoopprijs exclusief btw bedraagt 1.100,. Gevraagd a. Stel de voorcalculatie samen, die Roncalli bv naar aanleiding van de order zelf zal opstellen. b. Bereken de winst die Roncalli bv denkt te gaan behalen met de order voor Niessen bv. c. Bereken voor Roncalli bv de winst over 2008, ervan uitgaande dat de normale bezetting wordt geproduceerd en verkocht. Uitwerking a. Kostprijs in Totale kosten in Directe kosten: Grondstof P: 12 16, = 192, 1.200 = 230.400, Grondstof Q: 6 22, = 132, 1.200 = 158.400, Arbeid: 10 uur 40, = 400, 1.200 = 480.000, Indirecte fabricagekosten: Constant: 150.000/3.000 = 50, 1.200 = 60.000, Variabel: 54.000/2.700 = 20, 1.200 = 24.000, 794, 952.800, b. Voorcalculatorische winst: 1.200 ( 1.100, 794, ) = 367.200,. c. Opbrengst verkopen: 3.000 stuks 1.100, = 3.300.000, Kostprijs van de verkopen: 3.000 stuks 794, = 2.382.000, Totaal positief resultaat: 918.000, 32 Hoofdstuk 3

Of: Aantal verkochte stuks (verkoopprijs kostprijs) = 3.000 ( 1.100, 794, ) = 918.000,. 3.3 De nacalculatie Na afloop van de productie wordt berekend wat de order in werkelijkheid heeft gekost. Deze berekening noemen we de nacalculatie. De prijzen en hoeveelheden zullen in werkelijkheid niet gelijk zijn aan de prijzen en hoeveelheden van de voorcalculatie. De nacalculatie is opgebouwd uit werkelijke hoeveelheden en werkelijke prijzen, terwijl de voorcalculatie is gebaseerd op standaardhoeveelheden en standaardprijzen. Nacalculatie Een achteraf opgezette calculatie van een order tegen werkelijke prijzen en op basis van werkelijke eenheden. Voorbeeld We gaan uit van het voorbeeld uit de vorige paragraaf. De order is door Roncalli bv uitgevoerd. De nacalculatie geeft de volgende cijfers: Arbeidskosten 12.500 uur arbeid à 36, Grondstofkosten P 14.500 kg grondstof à 16, Grondstofkosten Q 7.000 kg grondstof à 23, Indirecte kosten 80.000, Gevraagd a. Stel de nacalculatie op. b. Bereken de werkelijke kostprijs. c. Bepaal de werkelijk gerealiseerde winst met de order. Uitwerking a. Arbeid 12.500 uur 36, = 450.000, Grondstof P 14.500 kg 16, = 232.000, Grondstof Q 7.000 kg 23, = 161.000, Indirecte kosten 84.000, Totaal 927.000, b. De werkelijke kostprijs: 927.000, : 1.200 = 772,50. c. Werkelijk gerealiseerde winst: 1.200 ( 1.100, 772,50) = 393.000,. Voorcalculatie, nacalculatie en verschillenanalyse 33

3.4 De verschillenanalyse We zagen in de vorige paragraaf dat werkelijke kosten (nacalculatie) niet overeenkwamen met de kosten van de voorcalculatie. Het management van een onderneming wil graag weten waardoor deze verschillen zijn ontstaan. Met andere woorden: wat zijn de oorzaken van de verschillen tussen de voor- en nacalculatie? Deze oorzaken worden verwerkt in de verschillenanalyse. De verschillenanalyse bestaat uit drie componenten: 1. hoeveelheidsverschillen of efficiencyverschillen (bij constante en/ of variabele kosten); 2. prijsverschillen (bij constante en/of variabele kosten); 3. bezettingsverschillen (alleen bij constante kosten). Calculatieverschil Het totale verschil tussen voor- en nacalculatie. Het calculatieverschil is opgebouwd uit prijs- en efficiencyverschillen. Voor de overzichtelijkheid bespreken we deze verschillen in de volgende paragraaf. We kunnen ook het verschil in winst tussen voor- en nacalculatie berekenen. Winstverschil = winst voorcalculatie winst nacalculatie Als de werkelijke bezetting niet overeenkomt met de normale bezetting is er sprake van een bezettingsverschil. De onderneming is dan wel of niet in staat de constante kosten door te berekenen aan de klanten. Dit onderwerp is in Basisboek Bedrijfseconomie uitgebreid ter sprake gekomen en in dit boek in paragraaf 1.2 in het kort herhaald. We noemen het hier opnieuw omdat het bezettingsverschil een element is in de verschillenanalyse. In hoofdstuk 9 volgt een integrale opdracht waarbij de verschillende componenten van de verschillenanalyse geheel wordt uitgewerkt. In dit hoofdstuk zien we af van de complicatie dat de werkelijke bezetting niet overeenkomt met de normale bezetting In onderstaand voorbeeld berekenen we het calculatieverschil en het winstverschil tussen voor- en nacalculatie. 34 Hoofdstuk 3

Voorbeeld Onderneming Roncalli bv wil met betrekking tot de order van Niessen bv weten waardoor de verschillen tussen voor- en nacalculatie zijn ontstaan. Gevraagd a. Bereken het calculatieverschil. b. Bereken het verschil in winst tussen voor- en nacalculatie. c. Specificeer het verschil tussen voor- en nacalculatie betreffende grondstof P, grondstof Q en de arbeidsuren. Uitwerking a. Calculatieverschil: Kosten voorcalculatie: 1.200 794, = 952.800, Kosten nacalculatie 927.000, Calculatieverschil (positief) 25.800, b. Winstverschil: Winst volgens de voorcalculatie 367.200, Winst volgens de nacalculatie 393.000, Verschil in winst (positief) 25.800, In dit eenvoudige voorbeeld is het calculatieverschil gelijk aan het winstverschil: het winstverschil wordt namelijk geheel en al bepaald door het verschil in voor- en nacalculatie van de kosten. c. Nacalculatie Voorcalculatie Arbeid: 450.000, 480.000, 30.000, + Grondstof P: 232.000, 230.400, 1.600, Grondstof Q: 161.000, 158.400, 2.600, Verschil 25.800, + Ook hier geldt dat het eenvoudige voorbeeld eenduidig leidt tot eenzelfde totaalverschil. Van belang is dat we dit nu weten te herleiden tot de verschillende kostprijselementen: grondstoffen, arbeid en indirecte kosten. Deze extra stap maken we in de volgende paragraaf wanneer we een onderscheid maken in het prijs- en hoeveelheidsaspect van de kostprijselementen. Nu al kunnen we echter een algemene wetmatigheid vaststellen die we uit de praktijk herkennen: als een onderneming geconfronteerd wordt met hogere kosten, die zij op grond van een vaste prijsaanbieding niet Voorcalculatie, nacalculatie en verschillenanalyse 35

kan doorberekenen aan de cliënt bijvoorbeeld omdat de offerte, gebaseerd op verwachte lagere kosten, bindend is zal haar winst worden aangetast. In ons voorbeeld is de keerzijde het geval: de kosten zijn per saldo lager uitgevallen dan verwacht, waardoor een positief winstverschil ontstaat. 3.5 Prijs- en efficiencyverschillen Bij de standaardkostprijsberekening wordt vooraf bepaald hoeveel de standaard- of toegestane kosten per product mogen zijn. De directe kosten (grondstof en lonen) worden dus per kostensoort, per eenheid product van tevoren vastgesteld. Voor elke grondstof die wordt gebruikt, wordt vooraf bepaald welke hoeveelheid grondstof per eenheid product mag worden ingezet. Deze vooraf bepaalde hoeveelheid noemen we de standaardhoeveelheid (SH). Ook wordt de prijs vooraf vastgesteld. Deze prijs noemen we de standaardprijs (SP). In de nacalculatie wordt bepaald wat de werkelijk verbruikte hoeveelheid grondstof is en welke prijs wij daadwerkelijk hebben betaald. Kortom, in de nacalculatie bepalen we de werkelijke hoeveelheid (WH) en de werkelijke prijs (WP). Dit doen we voor de grondstof, de lonen en de overige kosten. Een hoeveelheidsverschil noemen we ook wel een efficiencyverschil. We zetten de genoemde afkortingen nog eens op een rijtje: Standaard Prijs (SP) Standaard Hoeveelheid (SH) Werkelijke Prijs (WP) Werkelijke Hoeveelheid (WH) Tussen de voor- en de nacalculatie kunnen er dus verschillen ontstaan, te weten: Prijsverschillen Als SP > WP: voordelig prijsverschil Als SP < WP: nadelig prijsverschil Hoeveelheids- of efficiencyverschillen Als SH > WH: voordelig efficiencyverschil Als SH < WH: nadelig efficiencyverschil 36 Hoofdstuk 3

Voor het berekenen van de verschillen zijn er standaardformules, namelijk: Efficiencyverschil = (SH WH) SP Prijsverschil = (WP SP) WH Voorbeeld Minkeberg BV te Enschede fabriceert in fabricageafdeling B2 uitsluitend het product Bogiex. De standaardkostprijs van een product is als volgt samengesteld: Grondstof 2 kg à 6, 12, Directe arbeid 0,5 uur à 60, 30, Indirecte fabricagekosten 0,3 machine-uur à 100, 30, Totale kostprijs 72, De administratie heeft over het derde kwartaal van 2008 de volgende gegevens verstrekt: Grondstoffenverbruik: 16.700 kg Aantal directe arbeidsuren: 4.200 Aantal machine-uren: 2.400 Betaald grondstoffenverbruik 94.000, Direct loon volgens loonstaten 245.000, Betaalde machine-uren 225.000, Gereedgekomen en afgeleverd 8.200 stuks Gevraagd a. Bereken het efficiencyverschil op het grondstofverbruik. b. Bereken het efficiencyverschil op de lonen. c. Bereken het efficiencyverschil op de machine-uren. d. Bereken het prijsverschil op het grondstoffenverbruik. e. Bereken het prijsverschil op de lonen. f. Bereken het prijsverschil op de machine-uren. Uitwerking a. Het efficiencyverschil op het grondstofverbruik (SH WH) SP (8.200 2 16.700) 6, = 1.800, nadelig b. Het efficiencyverschil op de lonen (SH WH) SP (8.200 0,5 4.200) 60, = 6.000, nadelig Voorcalculatie, nacalculatie en verschillenanalyse 37

c. Het efficiencyverschil op de machine-uren (SH WH) SP (8.200 0,3 2.400) 100, = 6.000, voordelig d. Het prijsverschil op het grondstoffenverbruik (SP WP) WH (6, 94.000/16.700) 16.700 = 6.200, voordelig e. Het prijsverschil op de lonen ((SP WP) WH ( 60,0 245.000/4.200) 4.200 = 7.000, voordelig f. Het prijsverschil op de machine-uren (SP WP) WH ( 100 225.000/2.400) 2.400 = 15.000, voordelig 3.6 Samenvatting Voorcalculatie Een vooraf opgestelde calculatie van een order tegen inkoopprijzen van de benodigde materialen, lonen en indirecte kosten. Nacalculatie Een achteraf opgezette calculatie van een order tegen werkelijke prijzen en op basis van werkelijke eenheden. Verschillenanalyse Deze bestaat uit drie componenten: 1. hoeveelheidsverschillen of efficiencyverschillen (bij constante en/ of variabele kosten); 2. prijsverschillen (bij constante en/of variabele kosten); 3. bezettingsverschillen ( alleen bij constante kosten). Calculatieverschil Het totale verschil tussen voor- en nacalculatie. Het calculatieverschil is opgebouwd uit prijs- en efficiencyverschillen. Winstverschil = Winst voorcalculatie winst nacalculatie Standaardformule analyse efficiencyverschil: (SH WH) SP Standaardformule analyse prijsverschil: (WP SP) WH 38 Hoofdstuk 3