Vergroot de productiviteit en verlaag de kosten met vergaderen via internet Een nadere beschouwing van WebEx en meetings via internet Datum: 8 april 2004 Versie 1.0 EXP-2004-04- Vergroot de productiviteit en verlaag de -1018-NL
Naar gelang virtuele kantoren steeds populairder worden, wenden steeds meer bedrijven zich tot providers voor vergaderruimte op internet. Dit bespaart op zakelijke reiskosten en vergroot de productiviteit door het on line hosten en houden van vergaderingen, trainingssessies en seminars. In dit artikel wordt dieper ingegaan op de manier waarop on line vergaderingen, en meer specifiek het gebruik van de diensten van WebEx, u kunnen helpen bij het verlagen van kosten en het verbeteren van de productiviteit. De volgende vragen komen aan de orde: Wat is WebEx Hoe ondersteunen programma's voor internetvergaderingen, zoals WebEx, het mobiele/virtuele kantoor? Op welke factoren moet u letten wanneer u probeert een programma voor vergaderen via internet te kiezen? Tips voor on line vergaderen via WebEx Wat is WebEx? WebEx is gebaseerd op de WebEx MediaTone -technologie - een nieuw en uiterst geavanceerd communicatieplatform. MediaToon biedt ondersteuning voor het verzenden van gegevens, audio, streaming media, 3D-animaties, PowerPoint-afbeeldingen en presentaties. Daarnaast ondersteunt het diverse platforms, zowel pc- als non-pc-platforms, zoals draadloze handapparaten en mobiele telefoons met multimedia. MediaTone Network maakt interactieve WebEx-webcommunicatiediensten mogelijk, waaronder on line vergaderingen, trainingssessie, live seminars, on line chat-functionaliteit en ondersteuning voor webcams, alles in real-time. De WebEx-suite bevat onder meer de volgende functies: WebEx Meeting Center Het Meeting Center, ofwel vergadercentrum, is een veilige en betrouwbare communicatieservice die het mogelijk maakt real-time interactieve vergaderingen te houden, waar en wanneer u maar wilt. Bedrijven gebruiken dit programma voor afdelingsvergaderingen, besprekingen, verkoopbijeenkomsten en/of presentaties. Bedrijven integreren de functionaliteit van dit programma in feite in MS Outlook en MS Office om vergaderingen rechtstreeks vanuit hun e- mailprogramma / agenda aan te maken en te starten. De mogelijkheden van Meeting Center: Ondersteuning voor meerdere presentaties Interactief delen - inclusief het delen van toepassing, webbrowser en bureaublad Bestandsoverdracht - ondersteuning voor maximaal 40 MB aan streaming media en overdracht van andere complexe mediatypen, zoals 3D-animatie en video vanuit een/meerdere gezichtspunten Internetmateriaal doorgeven - internetmateriaal delen Vraag het onze expert: Meer productiviteit en minder Pagina 2 / 6 EXP-2004-04-WebEx-1018-N WebEx en MediaTone zijn gedeponeerde merken WebEx Afbeeldingen zijn ter beschikking gesteld door WebEx
Bewerken - wijzigingen in real-time bijhouden en de wijzigingen opslaan in uw computer Vastleggen - vergadersessies vastleggen, inclusief visuele gegevens en audiogegevens WebEx Meeting Center Het trainingscentrum Training Center biedt simultaan en ter plekke training voor werknemers, die overal en op elk tijdstip kan worden voltooid. Het richt zich op zowel managers als werknemers met cursussen, seminars en aangepaste modules. WebEx Meeting Center Met de evenementendienst Event Center kunnen bedrijven tegelijkertijd duizenden deelnemers bereiken via een live videoconferentie of via een seminarsessie. Er is ondersteuning aanwezig voor het delen van toepassingen, gegevens en bestanden. Deze service kan worden gebruikt om de lancering van nieuwe producten aan te kondigen of om gratis trainingssessies te bieden, die u in staat stellen beter contact te houden met uw bestaande klanten en/of om nieuwe markten te bereiken. WebEx Support Center De ondersteuningsdienst Support Center biedt een ondersteuningssysteem waarmee werknemers hun kennis van alle functies van WebEx te allen tijde op peil kunnen houden en waarmee daarnaast een snel antwoord kan worden gevonden op alle vragen omtrent het product, wat er weer voor zorgt dat er minder tijd aan research hoeft te worden besteed. Hoe ondersteunen programma's voor internetvergaderingen, zoals WebEx, het mobiele/virtuele kantoor? Functies On line vergadering Praktijktraining en interactie in real-time Voordelen Minder uitgaven aan reizen en faciliteiten. Geen behoefte meer aan extra apparatuur, aangezien iedereen de eigen computer gebruikt. Het vermogen sneller en adequater te reageren op zakelijke leads en om klanten sneller te helpen, wat zorgt voor een stimulans voor de productiviteit. De mogelijkheid klanten van over de hele wereld te bereiken, wat de markt vergroot. Verbeterde leermogelijkheden voor werknemers. Werknemers hoeven niet meer te reizen voor training, maar kunnen deze op de werkplaats ontvangen, wat Vraag het onze expert: Meer productiviteit en minder Pagina 3 / 6 EXP-2004-04-WebEx-1018-N WebEx en MediaTone zijn gedeponeerde merken WebEx Afbeeldingen zijn ter beschikking gesteld door WebEx
Functies Real-time toegang tot gedeelde documenten Geen reistijd Sessies kunnen worden opgenomen Flexibiliteit Voordelen resulteert in besparingen op reiskosten en op de productiviteit die normaliter verloren gaat aan reistijd. Betere samenwerking; leden kunnen ideeën delen en documenten kunnen tijdens de vergadering worden bewerkt, wat real-time interactieve besluitvorming mogelijk maakt: er kan onmiddellijk feedback worden gegeven en de resultaten van de vergadering kunnen ter plekke worden afgesloten; Geen vertragingen in de vergadertijden. Er wordt meer tijd gewonnen die aan andere taken kan worden besteed en medewerkers kunnen de tijd die eerder aan reizen werd besteed, gebruiken om andere werkzaamheden af te maken. De tijdbesparing kan productief worden gebruikt om producten aan klanten te demonstreren en het inkomstenpotentieel van deze producten te verhogen; Vastgelegde audio- en/of videobeelden kunnen worden gebruikt om demo's te maken, bijvoorbeeld opgenomen clips of presentaties. Dit is met name nuttig voor trainingsdoeleinden. Het is niet nodig zaken steeds opnieuw te doen, u kunt een en ander gewoon terugspelen met de WebEx-software. De interactieve on line vergadering, trainingssessie of het internetseminar kunnen worden ingesteld op een datum en tijd die u het beste uitkomt. Als er in geval van training een deadline geldt voor het voltooien hiervan, kan de gebruiker de desbetreffende sessies op zijn/haar eigen tempo afwerken. Dit maakt het mogelijk prioriteiten aan taken toe te wijzen en geeft u meer flexibiliteit voor het bereiken van al uw zakelijke doelstellingen. Op welke factoren moet u letten wanneer u op zoek bent naar een programma voor vergaderingen via internet? Er zijn een paar belangrijke zaken waar bedrijven op moeten letten wanneer ze op zoek zijn naar een op internet gebaseerde vergaderservice. Hieronder vindt u een lijst met de factoren die van belang zijn: Beveiliging - Een programma voor internetvergaderingen moet beschikken over standaard- SSL-codering om ervoor te zorgen dat privacy en beveiliging gegarandeerd zijn. Daarnaast heeft u ondersteuning voor firewalls en proxyservers nodig. Zo mogelijk moeten sites en sessies met een wachtwoord zijn afgeschermd. In het geval van WebEx zijn de verzonden gegevens altijd beveiligd, dit dankzij de MediaTone -technologie van het bedrijf. De bestanden worden interactief gedeeld, zodat ze nooit op externe servers hoeven te worden opgeslagen. Vraag het onze expert: Meer productiviteit en minder Pagina 4 / 6 EXP-2004-04-WebEx-1018-N WebEx en MediaTone zijn gedeponeerde merken WebEx Afbeeldingen zijn ter beschikking gesteld door WebEx
Aantal en typen vergaderingen - Potentiële gebruikers van vergaderingen op internet zouden al enig idee moeten hebben van de manier waarop zij hun werknemers willen bereiken of de manier waarop zij verkopen willen doen en afdelingspresentaties willen geven. In een groot aantal gevallen volstaat het een hulpmiddel als WebEx Meeting Center te hebben. Aan de ander kant, als bedrijven potentiële klanten willen bereiken en de poort naar nieuwe markten willen openen, is de gespecialiseerde functionaliteit van Event Center een betere keuze. Dit zijn slechts twee soorten functionaliteit, en het is belangrijk het publiek te bepalen. Welke audio/video-ondersteuning is nodig? - Welke verschillende audio- en videofuncties wenselijk zijn, hangt af van de aard van de vergadering. De WebEx-services bieden ondersteuning voor het gebruik van webcams en VoIP (Voice over IP, ofwel spraak via IP). Ondersteuning voor een groot aantal verschillende platforms - Een volledig interactieve, vergadering via internet dient ondersteuning te bieden voor een groot aantal pc- en non-pcapparaten. Voor pc's dienen de meeste Windows-platforms te worden ondersteund, alsmede versies van Mac OS, Solaris en Linux. Daarnaast dient men na te gaan of ondersteuning voor niet-pc-apparaten als PDA's of smart phones nodig is. Integratie met het gebruikte e-mailprogramma - Een groot aantal bedrijven is overtuigd van de voordelen van integratie van WebEx met hun e-mailclient, zodat een interactieve on line vergadering met een klik op een knop kan worden aangemaakt of gestart vanuit het e- mailprogramma. Daarnaast maakt integratie dat het bijwerken van contactpersonenlijsten en de agenda een kwestie van seconden is. Geen speciale client nodig om het uit te voeren - Services voor vergaderingen via internet zouden gemakkelijk in het gebruik moeten zijn. Een zeer belangrijke factor is of er aanvullende hardware nodig is om het pakket te installeren. In het geval van WebEx wordt automatisch een insteekmodule gedownload van de WebEx-server. De communicatiediensten worden geďntegreerd met de bestaande IT-systemen van het bedrijf en kunnen makkelijk worden geconfigureerd voor een bestaande infrastructuur. Tips voor on line vergaderen via WebEx Hier zijn een paar tips voor het plannen van een succesvolle on line vergadersessie: Tip 1. Zorg ervoor dat er een gastheer/gastvrouw voor de vergadering is Beschrijving De gastheer/-vrouw zorgt ervoor dat alle agendapunten worden doorgenomen en dat de vragen en antwoorden worden afgewerkt. Deze taak kan zowel door de voorzitter als door een andere deelnemer worden waargenomen. 2. Laat uzelf zien! De voorzitters dienen een webcam te gebruiken om zichzelf visueel voor te stellen, maar dienen de camera daarna uit te zetten om zich op de presentatie en de vergadering te kunnen Vraag het onze expert: Meer productiviteit en minder Pagina 5 / 6 EXP-2004-04-WebEx-1018-N WebEx en MediaTone zijn gedeponeerde merken WebEx Afbeeldingen zijn ter beschikking gesteld door WebEx
Tip Beschrijving concentreren. Een webcam kan erg afleiden. 3. Zorg ervoor dat er een agenda is Geef aan welke punten moeten worden besproken, zodat iedereen weet wat van de vergadering verwacht kan worden. 4. Leg de spelregels uit On line vergaderingen zijn nog steeds een vrij nieuw verschijnsel. Geef alle deelnemers daarom een korte 'rondleiding' om ze uit te leggen hoe de vergadering werkt. Op die manier kunnen ze zich vertrouwd maken met de beschikbare hulpmiddelen, zodat u een productieve vergadering kunt voeren. 5. Gebruik animaties en diatransities Houd uw PowerPoint-presentatie levendig door verschillende overgangen tussen dia's. 6. Houd het publiek betrokken met opmerkingen bij de presentatie Gebruik een aanwijzer, markeerstift of pijl om punten van de presentatie aan te duiden, zodat de aandacht van de deelnemers gefocust blijft. 7. Geef de bal door Houd het publiek geďnteresseerd door gebruikers toe te staan presentaties of documenten op hun computer te delen door simpelweg de 'WebEx-bal' door te geven. Sta het de deelnemers daarnaast toe opmerkingen in uw presentatie te plaatsen, zodat ze actief blijven deelnemen aan de vergadering. 8. Vraag om reacties Stel de deelnemers vragen over uw presentatie om te zien of deze een en ander volgen, het met u eens of oneens zijn en om ze bij een discussie te betrekken. 9. Gebruik de Chat-functie Zorg ervoor dat alle deelnemers te allen tijde feedback kunnen geven door tijdens uw presentatie chatvragen te beantwoorden of door aan het einde van de vergadering een vragenronde in te bouwen. 10. Schakel de spraak uit bij de deelnemers Bij een grote vergadering kunt u het beste de spraak voor uw publiek uitschakelen om het achtergrondgeluid tot een minimum te beperken. Zet het geluid weer aan op het eind van de vergadering, zodat u een open vragenronde kunt houden. 11. Sla uw wijzigingen op Zorg er altijd voor dat de wijzigingen die u in uw documenten aanbrengt zijn opgeslagen en gedocumenteerd. Vraag het onze expert: Meer productiviteit en minder Pagina 6 / 6 EXP-2004-04-WebEx-1018-N WebEx en MediaTone zijn gedeponeerde merken WebEx Afbeeldingen zijn ter beschikking gesteld door WebEx