Hoofdstuk 7: Als Excel vastloopt 7.0 Inleiding De meeste mensen die Excel gebruiken hebben af en toe te maken met vertraging en vastlopen van het systeem. Soms verschijnt zelfs de boodschap "Er is een onverwachte fout opgetreden. Microsoft Office Excel moet worden afgesloten. Onze excuses voor het ongemak": Dat kan betekenen dat het werk verloren gaat. De bedoeling van dit hoofdstuk is om dit scenario te vermijden en een aantal tips aan te reiken voor als het toch misgaat. 7.1 Problemen vermijden In het kort zou je moeten weten hoe groot de bestanden zijn, de bestandsgrootte beperken waar mogelijk en de eenvoudigste methoden moeten toepassen om Excel de taken te laten uitvoeren. Meet het De grootte van Excel bestanden kan variëren van een paar kilobytes tot vele megabytes. Hoe groter het bestand is, hoe groter de belasting op het systeem en hoe groter de kans dat Excel vastloopt. Als je denkt dat het bestand zeer groot is (de tijd die nodig is om het bestand te openen in Excel kan hiervan een indicatie zijn), dan zijn er twee eenvoudige manieren om dit te verifiëren: als het bestand al geopend is in Excel: Tabblad Bestand > Info 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 7: Als Excel vastloopt
of als het nog niet geopend is, selecteer dan het bestand in Windows Verkenner, klik er met de rechter muisknop op en kies Eigenschappen. De grootte van het bestand is in het venster te zien. Het verband tussen de grootte van het bestand en het risico dat Excel vastloopt, is sterk afhankelijk van het systeem, hoe groot het interne geheugen is, de beschikbare schijfruimte etc. Maak het kleiner Hier zijn enkele manieren om de bestandsgrootte te verkleinen: verwijder alles wat je niet nodig hebt: o maak een koppeling naar de plaats waar de brongegevens staan in plaats van bijvoorbeeld een volledige database te dupliceren. o afbeeldingen hebben de neiging om veel plaats in te nemen. splits de werkmap op in twee of meer bestanden; als het werk eenvoudig kan gesplitst worden zonder dat er koppelingen tussen de bestanden gemaakt moeten worden. overweeg om vaste waarden te gebruiken in plaats van formules. Formules worden vaak over duizenden rijen gekopieerd. Dit kan noodzakelijk zijn als je de bewerkingen voor de eerste keer uitvoert. Als je niet verwacht dat de gegevens achteraf nog veel zullen wijzigen, dan kan het beter zijn om alleen de formule in de eerste rij te behouden (zodat de methode kan worden achterhaald) en ze op de volgende rijen te vervangen door het resultaat van de formule te plakken als vaste waarden. Dit kan de omvang van het bestand in belangrijke mate beperken. Het is belangrijk om te kunnen achterhalen welke bewerkingen zijn uitgevoerd. Geef bv de eerste rij een kleur om dit aan te duiden: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 7: Als Excel vastloopt
Werkmappen hoeven niet groot zijn om voor problemen te zorgen (hoewel de meeste probleembestanden groot zijn). Problemen kunnen ook ontstaan als de bestanden zich bevinden op een netwerk, als ze gekoppeld zijn met andere bestanden en bij het uitvoeren van macro s. Met zorg behandelen Als er met grote of complexe bestanden gewerkt wordt, dan kan het vastloop risico beperkt worden door: complexe bewerkingen lokaal uit te voeren. Dit betekent dat bestanden die op een netwerk staan, eerst op een lokale schijf op de PC opgeslagen worden, zodat gekoppelde bestanden niet te ver hoeven zoeken om elkaar te vinden. houd de bestanden die je wilt koppelen, geopend. Dit zorgt er voor dat de bestanden waar je mee werkt zichtbaarder zijn voor elkaar, waardoor ook de belasting van Excel beperkt wordt. Het aantal programma s dat op de achtergrond actief is, moet tot het minimum beperkt worden. Het actief houden van een groot aantal toepassingen is een slechte gewoonte van veel professionele gebruikers. Zij verlagen hiermee mogelijk hun productiviteit (het werk waarvoor het scherm nodig is, is gemakkelijker te overzien als er minder applicaties open staan) en verhogen de kans dat het systeem vastloopt. 7.2 Problemen oplossen Rekening houden met bovenstaande zal het aantal keer dat het systeem vastloopt zeker verminderen. Echter, het zal waarschijnlijk nog steeds gebeuren. Als het toch gebeurt, dan zijn er twee mogelijke scenario s: 1) het systeem kan vastlopen of 2) Excel verklaart officieel dat het zichzelf moet afsluiten. Als de computer vastloopt In dit geval is er nog een beetje hoop dat Excel zelf uit de problemen kan geraken. Stel dat er in geen enkele van de programma s gegevens hoeven te worden bewaard, dan kun je het beste Taakbeheer gebruiken om de afsluiting van Excel te forceren: Ctrl-Alt-Delete > Taakbeheer starten > Taak beëindigen Als je veranderingen hebt doorgevoerd die je niet graag zou verliezen, dan zijn er nog een paar zaken die gedaan kunnen worden om Excel de problemen te laten lossen: alle andere applicaties afsluiten, in de veronderstelling dat ze zelf niet vastgelopen zijn (Klikken met de rechter muisknop > sluiten) 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 7: Als Excel vastloopt
taakbeheer gebruiken: o start het Taakbeheer op, selecteer het Excel bestand en klik, onderaan het venster, op Activeren. Dit zorgt ervoor dat het systeem de aandacht richt op Excel meer dan op alle andere toepassingen. o stop de uitvoering van zoveel mogelijk applicaties door op Beëindigen/Beëindig nu te klikken mocht klikken met de rechter muisknop > Sluiten niet werken. geef het systeem geen enkele andere taak om uit te voeren. 7.3 Officiële crash Als dit gebeurt, dan zijn de gevolgen misschien niet zo erg als ze lijken. Je kunt niets anders doen dan Excel afsluiten (ofwel wordt je hiervan op de hoogte gebracht door Excel ofwel via Taakbeheer). Als je het programma opnieuw opstart, dan is waarschijnlijk niet al het werk verloren. Opslaan Zoals in hoofdstuk 3: Excel Aanpassen aangeraden wordt, kun je in de standaardinstellingen van Excel de AutoHerstel functie aanpassen zodat je bestand bijvoorbeeld om de 10-15 minuten opgeslagen wordt. Hierdoor kan er nooit heel veel werk verloren gaan als het systeem vastloopt. Deze eenmalige taak kan als volgt worden uitgevoerd: Tabblad Bestand > Opties > Opslaan > Elke... minuten AutoHerstel-gegevens opslaan Auto-herstel bestand Ook wordt aangeraden in hoofdstuk 3 om bij het aanpassen van de instellingen van Excel een gemakkelijk terug te vinden locatie voor de AutoHerstel-bestanden te kiezen. Het bureaublad kan een handige locatie zijn als AutoHerstel locatie, omdat hier de nodige bestanden zonder veel moeite terug gevonden kunnen worden. AutoHerstel-bestanden worden verwijderd als: je het bestand handmatig opslaat; het bestand opgeslagen wordt met een nieuwe naam door middel van Opslaan als (F12); je het bestand sluit; Je Excel verlaat, waarbij het niet uitmaakt of je ervoor kiest om het bestand op te slaan of niet; je de AutoHerstel-functie uitschakelt voor de huidige werkmap; je de AutoHerstel-functie uitschakelt door ieder aanvinkvakje voor de AutoHerstel functie in de instellingen van Excel niet aan te vinken. 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 7: Als Excel vastloopt
Tijdelijke bestanden Het is ook mogelijk om het werk te redden door gebruik te maken van een tijdelijk bestand. Deze hebben allemaal de extensie.tmp maar ze kunnen door verschillende programma s aangemaakt worden, waaronder Word, PowerPoint en Excel. Zij worden met een interval van enkele seconden aangemaakt voor back-up doeleinden. Deze zijn normaal gesproken terug te vinden in: C:\ Documents and Settings\<gebruikersnaam>\Local Settings\Temp" for Windows XP of "C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Local\Temp" for Windows 7 en Vista Het is beter om NIET te vertrouwen op tijdelijke bestanden. Echter, als er zich een ramp heeft voorgedaan, dan kan het nuttig zijn om na te gaan of er op basis hiervan nog iets kan gered worden. Foutrapporten versturen? Het wordt aangeraden niet aan om foutrapporten te versturen. De computer is al meer dan belast om de noodzakelijke taken uit te voeren. Het heeft geen zin om het systeem bijkomend te belasten met het versturen van foutrapporten. 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 7: Als Excel vastloopt