Goed moment Mensen zijn heel vasthoudend in hun reisgedrag. De meesten maken slechts één keer een afweging hoe zij van en naar hun werk reizen: bij indiensttreding. Wie vervolgens besluit met de auto naar zijn werk te gaan, stapt daar niet zo gemakkelijk meer uit. Een bedrijfsverhuizing is een moment waarop medewerkers opnieuw nadenken en openstaan voor nieuwe ideeën. Het is hét moment om hun reisgedrag te beïnvloeden en met de juiste mobiliteitsmaatregelen te faciliteren. Michiel Otten, HR-manager Yokogawa Bedrijfsverhuizing hét moment voor verandering reisgedrag Michiel Otten, HR-manager In het kort In december 2008 voegde Yokogawa haar bedrijven in Amersfoort, Apeldoorn en Houten samen in één nieuwe vestiging in Amersfoort. Yokogawa zag graag dat de 180 medewerkers uit Apeldoorn en de 40 medewerkers uit Houten meeverhuisden. Een pendelbus (besloten vervoer tussen Apeldoorn en het bedrijf) bleek een goede manier om mensen letterlijk mee te krijgen. De bedrijfsverhuizing was bovendien hét moment om het mobiliteitsbeleid onder de loep te nemen. Hoe viel, gezien de beperkte bereikbaarheid van de bedrijfslocatie, de reistijd en het reiscomfort van medewerkers te verbeteren? Organisatie Yokogawa is een wereldleider in industriële automatisering, test- en meetapparatuur, informatiesystemen en industriële services. Het Japanse bedrijf telt meer dan 132 vestigingen in 39 landen. Klanten van Yokogawa zijn vooral actief in de olie- en gaswinning, energieopwekking, (petro)chemische-, farmaceutische- en voedingsmiddelenindustrie. In Amersfoort is de verkoop- en serviceorganisatie voor de Nederlands markt én het Europese hoofdkantoor gevestigd. Sinds december 2008 beschikt Yokogawa in Amersfoort over een nieuw bedrijfspand, waar ook de medewerkers van de vestigingen in Houten en Apeldoorn naartoe verhuisden. Locatie Bedrijvenpark Vathorst in Amersfoort, gelegen in een oksel van het klaverblad Hoevelaken. Het park strekt zich voor het grootste deel uit langs de A1 en voor een klein deel langs de A28. Yokogawa beschouwt het wegennet rondom Amersfoort als onvoldoende. De bereikbaarheid van Vathorst is niet optimaal. Vanuit de richting Amsterdam zijn er dagelijks files op de A1 en vanuit Utrecht op de A28. Vanuit de richting Zwolle/Apeldoorn is Vathorst beter bereikbaarheid, maar de verkeersdruk neemt hier toe. Wie uit de buurt van Amersfoort komt en niet is aangewezen op de snelwegen ervaart het minste oponthoud, al neemt ook hier de drukte toe (sluikverkeer). Vathorst heeft een eigen treinstation (station Amersfoort Vathorst), maar gezien de reistijd is de trein voor veel medewerkers van Yokogawa geen alternatief voor de auto. Ik kom uit Utrecht en ben met de auto drie kwartier onderweg, zegt HR-manager Michiel Otten. Met de trein doe ik er van deur tot deur twee uur over. 1
Vraagstuk Tweeledig: 1) In december 2008 voegde Yokogawa haar bedrijven in Amersfoort, Apeldoorn en Houten samen in één nieuwe vestiging in Amersfoort. Yokogawa zag graag dat de 180 medewerkers uit Apeldoorn en de 40 medewerkers uit Houten meeverhuisden Het woon-werkverkeer (reistijd en -comfort) speelde voor deze medewerkers mee in de afweging. Een goede voorziening op dit vlak bood een aanknopingspunt om hen voor Yokogawa te behouden. 2) De verhuizing was een goed moment om het woon-werkverkeer van alle medewerkers opnieuw onder de loep te nemen, dus ook van de 200 medewerkers die tot dan toe al elders in Amersfoort werkten. Hoe viel de reistijd en het reiscomfort van medewerkers, gezien de beperkte bereikbaarheid van de bedrijfslocatie (zie rubriek Locatie), nog te verbeteren? Bij Yokogawa-Amersfoort werken zo n 500 mensen. Tweederde van hen heeft een kantoorfunctie en reist dagelijks op en neer. Van de overige eenderde werkt een deel afwisselend op kantoor en locatie, en een deel voornamelijk vanuit huis (salesmedewerkers en service-engineers). Welke maatregel? Doelstelling 1 (behouden van personeel na verhuizing, zie rubriek Vraagstuk): Pendelbus (besloten vervoer) tussen Apeldoorn en Yokogawa-Amersfoort. De bus vertrekt s ochtends om 7.15 uur vanaf een vaste opstapplek in Apeldoorn en gaat s avonds om 17.00 uur retour. Doelstelling 2 (verbeteren van reistijd en het reiscomfort van medewerkers, gezien de beperkte bereikbaarheid van de bedrijfslocatie, zie rubrieken Locatie en Vraagstuk): Flexibele werktijden, zodat werknemers de files kunnen vermijden. Wie niet aan een productielijn werkt mag tussen 7.00 en 9.30 uur beginnen; het pand is tot 20.00 uur open. De regeling is met de verhuizing naar het nieuwe pand ingesteld. Taxibus naar station Amersfoort, een bestaande voorziening op initiatief van meerdere bedrijven op Vathorst waarbij is aangehaakt. De bus rijdt een vaste route langs de bedrijven en komt s ochtends en s avonds één keer langs. Medewerkers boeken hun rit op de website van het taxibedrijf en rekenen zelf af. Yokogawa heeft hier geen omkijken naar. Verhuisvergoeding naar Amersfoort van 7000,- voor nieuwe medewerkers. Wanneer mensen langere tijd in dienst blijven, zoals bij Yokogawa vaak het geval is, is dit door de besparing op de reiskostenvergoeding al snel lonend. De verhuisvergoeding was een bestaande regeling die met de verhuizing naar het nieuwe pand is gerevitaliseerd, en nu in sollicitatiegesprekken standaard aan bod komt. Vooral jonge sollicitanten spreekt deze regeling aan. Het aanbod geldt tot twee jaar na indiensttreding. Criteria zijn: 2
De werknemer gaat binnen 10 kilometer van de vestigingsplaats wonen, terwijl hij eerst op meer dan 10 kilometer van de vestigingsplaats woonde. De werknemer bekort door de verhuizing de woon-werkafstand met ten minste 50 procent en ten minste 10 kilometer. De verhuisvergoeding geldt voor de eerste twee jaar na indiensttreding of na overplaatsing. De vergoeding bedraagt een eenmalig bruto bedrag van 12 procent van het jaarloon, plus de kosten voor de verhuizing zelf. Van de medewerkers uit Apeldoorn en Houten zijn er drie naar Amersfoort verhuisd. Drie anderen hebben vergevorderde plannen om te verhuizen. Begin 2009 heeft Yokogawa met de gemeente Amersfoort een dag georganiseerd ter promotie van de stad Amersfoort als woonplaats. In het licht van doelstelling 2 bestudeert Yokogawa-Amersfoort tevens: De introductie van thuiswerken, waarvoor een regeling moet worden opgesteld. De belangstelling is groot, blijkt uit een peiling onder de medewerkers. Het aantrekkelijker maken van fietsgebruik. Uit een eerste inventarisatie blijkt dat 40 procent van de werknemers op minder dan 10 kilometer van het werk woont, terwijl slechts 8 procent met de fiets naar het werk komt. Baten Doelstelling 1 (behouden van personeel na verhuizing): De pendelbus draagt bij aan het behoud van personeel en verzacht het leed van de verhuizing. De bus wordt gewaardeerd als een comfortabele manier om de extra reistijd te overbruggen. Dagelijks zitten er 20 à 30 medewerkers in de bus; in totaal maken zo n 45 mensen er gebruik van. Doelstelling 2 (verbeteren van reistijd en het reiscomfort van medewerkers, gezien de beperkte bereikbaarheid van de bedrijfslocatie): De flexibele werktijden worden goed benut om files te vermijden en dragen bij aan een betere balans tussen werk en privé. Medewerkers zijn tevreden over deze maatregel en maken er volop gebruik van. De introductie van thuiswerken kan een extra mogelijkheid zijn om fileleed te voorkomen. Deze maatregel is nog in ontwikkeling. Een peiling onder de medewerkers laat zien dat zij thuiswerken toejuichen, vooral omdat het de balans tussen werk en privé versterkt. Het extra aantrekkelijk maken van fietsgebruik is nog in ontwikkeling. Er is een fietsenplan, maar verdere promotie en ondersteunende maatregelen zijn nog niet vastgesteld; over de (verwachte) resultaten hiervan kan nog geen uitspraak worden gedaan. Het palet van maatregelen biedt, als ook het thuiswerken is geïntroduceerd en het fietsgebruik aantrekkelijker is gemaakt, medewerkers grote keuzevrijheid. Ze kunnen de vervoersvorm en het 3
vervoerstijdstip kiezen dat bij hen past. Het palet stelt Yokogawa-Amersfoort in staat ondanks de matige bereikbaarheid een aantrekkelijke werkgever te zijn. Kosten Doelstelling 1 (behouden van personeel na verhuizing): De pendelbus wordt gehuurd bij een lokale busonderneming. De jaarlijkse exploitatiekosten bedragen 70.000,-. Deze kosten worden voor de ene helft gedekt door een subsidie van de Provincie Gelderland, de andere helft wordt gegarandeerd door Yokogawa. Medewerkers die met de bus reizen betalen 2,- voor een enkele reis. Aan het eind van het jaar moet blijken of er voldoende reizigers zijn geweest om de business case voor Yokogawa sluitend te maken. Busreizigers gebruiken een strippenkaart die ze bij de afdeling HR kopen. Omdat er 50 strippen op één kaart zitten, levert dit de afdeling HR nauwelijks werk op. De kosten van de strippenkaart worden vergoed volgens de fiscale normen. Doelstelling 2 (verbeteren van reistijd en het reiscomfort van medewerkers, gezien de beperkte bereikbaarheid van de bedrijfslocatie): De introductie van thuiswerken en het aantrekkelijker maken van fietsgebruik zijn beide nog in ontwikkeling. Het is nog te vroeg om een uitspraak te doen over de (verwachte) kosten. Fiscale aspecten Pendelbus - Busreizigers betalen 2,- per enkele reis, terwijl de daadwerkelijke kosten al snel circa 10,- bedragen. Het was de vraag of de fiscus de 7,- verschil als loon in natura zou zien, zeker wanneer de bus met een bedrijfslogo zou gaan rijden. Een belastingadviseur zocht dit uit. In de opzet die Yokogawa koos, merkt de fiscus het besloten vervoer niet aan als loon in natura. Tijdsinvestering Pendelbus (doelstelling 1) - Het idee voor een pendelbus ontstond in november 2008. Allereerst werd contact gelegd met de gemeentelijke en provinciale overheden, om te polsen in hoeverre deze konden meewerken. Op 19 januari 2009 is de bus gaan rijden. Yokogawa heeft niet bijgehouden hoeveel uren de opzet van het besloten vervoer gekost heeft. Daar zouden we nog wel eens van kunnen schrikken, zegt HR-manager Michiel Otten. Veel tijd ging zitten in: Het bepalen van een goede route. Overleg met de gemeente Apeldoorn over de aanleg van een halteplaats voor de bus. Overleg over het gebruik van logo s op de bus. Het verkrijgen van duidelijkheid over de fiscale aspecten. Contractonderhandelingen met de busmaatschappij. Het opzetten van een administratief systeem (afrekening met de busmaatschappij en de reizigers). Subsidieaanvraag bij de Provincie Gelderland. Overleg met Rijkswaterstaat over het gebruik van de spits- en busstroken (vooralsnog niet toegestaan) en het aanleggen van veiligheidshavens, in lijn met de ontwerpen die de provincie stelt. 4
Nu het besloten vervoer eenmaal is opgezet is de tijdsinvestering nihil. Flexibele werktijden (doelstelling 2) - werd formeel met de OR besproken en vervolgens opgenomen in de arbeidsvoorwaarden. Promotie Pendelbus (doelstelling 1). Selling points en kenmerken in de promotie waren: Gunstig tarief. Vervoer tot voor de deur van Yokogawa-Amersfoort. Laagdrempeligheid. Geen ingewikkelde pasjes, etc. De boodschap was: We gaan rijden en je kunt mee! Persoonlijke benadering door HR-medewerkers. Is die bus niet iets voor jou? Vertrouwen op mond-tot-mondreclame. Flexibele werktijden (doelstelling 2): formeel gecommuniceerd via de OR en afdelingen, medewerkers spraken erover met elkaar. Tips Grijp een bedrijfsverhuizing aan om het mobiliteitsbeleid onder de loep te nemen. Bedenk dat mensen heel vasthoudend zijn in hun reisgedrag. Wie eenmaal in de auto naar zijn werk gaat, stapt daar niet zo gemakkelijk meer uit. Een verhuizing is hét moment om het reisgedrag van medewerkers te beïnvloeden en met de juiste mobiliteitsmaatregelen te faciliteren. Maak optimaal gebruik van het moment. Wil je een bedrijfsverhuizing benutten om mobiliteitsmaatregelen te nemen, begin dan op tijd met inventariseren, overleg met instanties, etc. Zorg dat medewerkers vanaf de eerste werkdag op de nieuwe locatie daadwerkelijk alle nieuwe mobiliteitsvoorzieningen kunnen gebruiken, en niet pas enkele maanden later. Blijf als bedrijf aandacht besteden aan mobiliteit. De meeste medewerkers maken slechts één keer, bij indiensttreding, een afweging hoe zij van en naar hun werk reizen. Mensen die eenmaal met de auto reizen omdat de OV-verbinding slecht is blijven dat daarom doen, ook al is die OV-verbinding allang verbeterd. Stel je regelmatig op de hoogte van nieuwe mogelijkheden en informeer medewerkers hierover. Wil je een pendelbus (besloten vervoer) inzetten voor het woon-werkverkeer van werknemers, check dan of de fiscus de inzet van een pendelbus als loon in natura ziet. De fiscus wil nog wel eens kijken naar bovenmatigheid in waarde. Bedenk je bij de keuze voor besloten vervoer hoe je zelf zou willen reizen. Op de reisafstand heb je geen invloed, maar op het comfort en de kwaliteit van reizen wel. Vergis je niet in de tijd die het vergt om besloten vervoer voor het woon-werkverkeer van werknemers op te zetten. Maak capaciteit vrij om dit te regelen; je doet het er niet zomaar even bij. 5
Houd de communicatie over een nieuwe maatregel als besloten vervoer laagdrempelig. Een persoonlijke benadering werkt het beste. Is die bus niet iets voor jou? Wil je flexibel werken invoeren, kijk dan zorgvuldig naar de aard van de werkzaamheden bij welke functie past het wel of niet? Maak bij flexibel werken goede afspraken over agendabeheer. Voorkom bijvoorbeeld dat een secretaresse een vroege afspraak voor iemand inboekt, terwijl diegene juist van plan is die dag later naar het werk te komen. Plan je afspraken zo dat je voor of na de filetijden kunt rijden. Baken bij flexibel werken duidelijke grenzen af. Stem met het management goed af op basis van welke eenduidige criteria omtrent werktijden zij kunnen handhaven. Meer weten? Yokogawa Europe Solutions B.V. Euroweg 2 3825 HD Amersfoort http://www.yokogawa.com/eu Michiel Otten Human Resources Manager T (088) 4641176 E michiel.otten@nl.yokogawa.com 6