Vervoersbeleid woon- werkverkeer Erasmus MC Inleiding Het Erasmus MC heeft een vervoersbeleid voor woon-werkverkeer. Dit beleid biedt u drie keuzemogelijkheden, te weten: - autoregeling; - Individueel Reis Budget standaard; - Individueel Reis Budget CAO à la carte. In deze brochure kunt u meer lezen over de mogelijkheden. Deelname Deze deelbrochure is van toepassing op alle medewerkers op wie de CAO-UMC van toepassing is, tenzij in de richtlijn of elders uitdrukkelijk anders is bepaald. Deze richtlijn is niet van toepassing op medewerkers ibmg en op medewerkers die verhuisplichtig zijn gesteld op grond van artikel 5.4 CAO-UMC. Medewerkers ibmg zijn uitgezonderd van het vervoersbeleid; op hen is richtlijn 6C van toepassing. Zie hiervoor de brochure Vervoersbeleid woon- werkverkeer medewerker ibmg. Mocht het ibmg verhuizen naar Erasmus MC centrumlocatie, dan zal vanaf het moment van verhuizing deze richtlijn ook op hen van toepassing zijn. Voor verhuisplichtige medewerkers is richtlijn 6B van toepassing. Medewerkers die in het verleden een fietsovereenkomst hebben gesloten op grond van het oude vervoersbeleid, kunnen gedurende de looptijd (vijf jaar) van de overeenkomst niet deel nemen aan het nieuwe vervoersbeleid, tenzij zij ervoor kiezen het eerder geschonken bedrag, in evenredigheid terug te betalen. In dat geval kan direct na terugbetaling gebruik gemaakt worden van de keuzes in het nieuwe vervoersbeleid. Ook op het moment dat de overeenkomst is verlopen (dat wil zeggen vijf jaar na aanvang van de overeenkomst), komt de medewerker weer in aanmerking voor een keuze op grond van deze richtlijn. Uitzonderingen De volgende categorieën medewerkers komen niet in aanmerking voor het vervoersbeleid: uitzendkrachten; stagiaires; vrijwilligers; medisch studenten die geen bezoldigde aanstelling hebben bij het Erasmus MC; co-assistenten; medewerkers met een onbezoldigde aanstelling/ gastvrijheidovereenkomst; medewerkers met een lopende fiets-van-de-zaak -overeenkomst; Medewerkers die een OV-jaarkaart verstrekt krijgen van het Erasmus MC; Medewerkers die een OV-jaarkaart verstrekt krijgen van de Informatie Beheergoep; 1
Deze groepen kunnen gebruik maken van de parkeren garage van het Erasmus MC voor bezoekers tegen het geldende tarief voor bezoekers. Vrijwilligers kunnen (gratis) met hun Erasmus MC-pas parkeren op niveau nul in de bezoekersgarage (ingang Westzeedijk). Autoregeling Hoewel het vervoersbeleid het individueel autogebruik door medewerkers probeert terug te dringen, heeft u nog steeds de vrijheid te kiezen voor de auto. Bij keuze voor deze regeling krijgt u géén reiskosten vergoed. U krijgt alleen de mogelijkheid om gedurende 24 uur per dag (betaald) te parkeren. De kosten voor het parkeren worden achteraf, maandelijks verrekend met uw salaris. Afstand woon-werk Parkeertarief Parkeertarief Reiskostenvergoeding enkele reis (bij Erasmus MC) op (Erasmus MC) piektijden van op daltijden maandag t/m vrijdag van 06.30-13.00 uur 0 tot 6 km 4,00 0,50 Nee vanaf 6 km 1,50 0,50 Nee Individueel Reis Budget Met het Individueel Reis Budget (IRB) kunt u per dag bepalen hoe u naar het werk komt: lopend, met openbaar vervoer, met de eigen fiets, brommer, scooter, motorfiets of carpoolend. Deze vervoerskeuze ontmoedigt individueel autogebruik op kantoortijden. De parkeerbevoegheid wordt daarom op maandag tot en met vrijdag van 06.30 tot 13.00 uur (piektijden) beperkt tot een incidenteel parkeren regeling. U kunt maximaal 12 maal per kalenderjaar parkeren tegen 1,50 per keer. Bij een overschrijding van dit aantal parkeermogelijkheden betaalt u op maandag tot en met vrijdag gedurende de piektijden 12,50 per dag. Bij het inrijden van de parkeergarage buiten de genoemde tijden blijft parkeren te allen tijde mogelijk tegen een tarief van 0,50. De kosten voor het parkeren worden achteraf, maandelijks verrekend bij uw salaris. Aan de hand van de volgende factoren wordt een individuele reisvergoeding bepaald: - gemiddeld aantal reguliere werkdagen per jaar verminderd met het gemiddeld aantal dagen met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte): 260 54 = 206 reisdagen per jaar bij een 5-daagse reisweek; - een maximale vergoeding bij 206 reisdagen per jaar bij een 5-daagse reisweek; - de totale (te vergoeden) reisafstand, dat wil zeggen heen en terug is maximaal 100 kilometer per dag. Voor medewerkers in bepaalde functies met een aanstelling van twee jaar kan de verhuisplicht gelden; 2
- Voor medewerkers met een nul-uren-aanstelling of een min-max-aanstelling vindt de vergoeding plaats aan de hand van de urendeclaratie. - Bij afwezigheid van langer dan één volledige kalendermaand wordt de tegemoetkoming in de reiskosten stopgezet. De betaling wordt hervat met ingang van de kalendermaand nadat de werkzaamheden, al dan niet gedeeltelijk, weer zijn aangevangen. Het IRB op jaarbasis wordt vastgesteld volgens de formule: Aantal reisdagen per jaar (206) * (gemiddeld aantal reisdagen per week / 5) * aantal kilometers per dag heen en terug (maximaal 100 km (50x2)) * vergoeding IRB per kilometer. Het aantal te reizen dagen per week tussen woning en werk is bepalend. Hierbij vindt geen verrekening plaats voor meer of minder gereisde dagen, met uitzondering van langdurige afwezigheid van 4 weken of langer. Voor het berekenen van woon-werkafstanden wordt uitsluitend gebruikgemaakt van de kortste route volgens Easy Travel routeplanner van Andes. Deze routeplanner is niet voor iedereen beschikbaar op inter/intranet. U kunt hiervoor contact opnemen met de P&O-medewerkers van uw clusterbureau. Bij de keuze voor het Individueel Reis Budget kunt u kiezen voor: A: Individueel Reis Budget standaard B: Individueel Reis Budget CAO à la carte. A: Individueel Reis Budget standaard Bij uw keuze voor het Individueel Reis Budget standaard bedraagt de vergoeding per kilometer voor woon- werkverkeer 0,10 met een maximum van 2.060,00 per jaar. Indien bij een vijfdaagse reisweek de berekening van een IRB een lager bedrag oplevert dan 200,00 per jaar dan wordt de vergoeding vastgesteld op 200,00. Bij minder dan vijf reisdagen per week geldt deze vergoeding naar rato. Het bedrag van 200,00 is een nettobedrag, het Erasmus MC draagt de eventuele fiscale consequenties hiervan. B: Individueel Reis Budget CAO à la carte Volgens de fiscale regelgeving mag er 0,19 (2008) per kilometer voor het woon- werkverkeer belastingvrij worden vergoed. Vanaf 1 januari 2008 heeft u bij een afstand retour van meer dan 5 kilometer de mogelijkheid om voor het Individueel Reis Budget CAO à la carte te kiezen. De vergoeding per kilometer die u dan van het Erasmus MC krijgt bedraagt 0,08 met een maximum van 1.648,00 per jaar. 3
Bij een werkgeversvergoeding van 0,08 per kilometer heeft u dus de mogelijkheid om tot 100 kilometer retour 0,11 per kilometer vanuit uw bruto loon in te zetten. Indien uw afstand meer dan 100 kilometer retour is kunt u het meerdere (101 t/m 150 km) inzetten tegen 0,19 per kilometer. Het bedrag dat u inzet verlaagt uw bruto loon en wordt netto uitgekeerd. Hiermee verlaagt u dus uw fiscaal loon waardoor u minder loonheffing betaald. Let wel op de consequentie zoals hieronder beschreven. Uw bruto inkomen mag, na aftrek van het bedrag dat u wilt inzetten (eventueel in combinatie met andere regelingen), nooit lager worden dan het wettelijke minimumloon. Uitzondering: Medewerkers die in oktober 2004 in aanmerking zijn gekomen van de garantieregeling reiskosten zijn uitgesloten van deze regeling. Wel hebben zij de mogelijkheid hun garantieregeling om te zetten in het IRB (standaard of CAO à la carte). Vanaf het moment van omzetting kunnen zij deelnemen aan deze regeling. Consequentie IRB CAO à la carte Door het inzetten van uw bruto loon wordt uw bruto-inkomen lager en dat heeft bepaalde gevolgen. Sociale zekerheid U gaat minder betalen aan sociale premies. Dat is financieel voordelig, maar met name als dat over een langere periode het geval is, kan dat ertoe leiden dat u bij langdurige arbeidsongeschiktheid of werkloosheid een lagere uitkering ontvangt. Subsidies De grondslag voor de berekening van bijvoorbeeld huursubsidie, studiefinanciering of startsubsidies bij de aankoop van een huis verandert. Berekeningsgrondslag Ondanks de verlaging van het bruto-inkomen, verandert de berekeningsgrondslag voor het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering, de levensloopbijdrage WG, uurloon en overige arbeidsvoorwaarden niet. Pensioenopbouw Meedoen aan deze regeling heeft geen gevolgen voor uw pensioenopbouw. De verlaging van het pensioengevend loon mag niet meer bedragen dan dertig procent. Aangifte belasting. Bij het uitruilen van een deel van uw bruto loon voor een netto reiskostenvergoeding dient u met uw belastingaangifte rekening te houden. U dient dan zowel de reiskostenvergoeding van de werkgever en de netto vergoeding reiskosten op te geven. 4
Overige wetenswaardigheden Looptijd vervoersbeleid Het vervoersbeleid geldt vanaf 1 januari 2008. Renteloos voorschot Het is mogelijk om van het Erasmus MC een voorschot te krijgen om een NS-trajectkaart of OVjaarkaart aan te schaffen. Verrekening van dit voorschot vindt plaats door een maandelijkse inhouding op het salaris. Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar bij de salarisadministratie. Het renteloos voorschot geldt alleen voor de OV-jaarkaart en de NS-jaartrajectkaart. Binnen een maand na ingang van de kaart dient hiervan een kopie te zijn ingeleverd bij de salarisadministratie. Bij aanschaf van een jaarabonnement voor streek- of stadsvervoer (ZWN/RET) bieden de vervoersmaatschappijen de mogelijkheid om in (tien) termijnen te betalen zonder dat daarbij rente in rekening wordt gebracht. Voorfinanciering door het Erasmus MC is hierbij dan ook niet mogelijk. Dit geldt eveneens bij het gebruik van maandabonnementen. Bij tussentijdse beëindiging van het dienstverband bij het Erasmus MC of wijziging van vervoerskeuze, wordt het resterende bedrag teruggevorderd en zoveel mogelijk verrekend door inhouding op het laatste salaris. Carpoolen Carpoolinitiatieven worden overgelaten aan de medewerkers zelf. Zij kunnen onderling vervoersafspraken maken waarbij een combinatie van autoregeling of IRB tot de mogelijkheden behoort. Een voorbeeld: bij een carpoolgroep kan één groepslid kiezen voor de autoregeling. Deze ontvangt dan géén reiskostenvergoeding. Andere leden van de carpoolgroep kiezen voor het IRB (standaard of CAO à la carte) en ontvangen een woon-werkvergoeding per persoon. Onderling kunt u dan zelf een verrekensysteem opzetten om kosten en opbrengsten met elkaar te delen. Uiteraard kunt u ook carpoolen met mensen die niet bij het Erasmus MC werken. Hierbij geldt echter wel dat uitsluitend auto s van medewerkers van het Erasmus MC worden toegelaten tot de parkeerzones van het Erasmus MC. Geldigheid keuze De keuze voor het IRB kan in principe niet binnen één jaar worden veranderd, tenzij er sprake is van een dusdanige gewijzigde omstandigheid dat in redelijkheid de medewerker niet langer aan deze vervoerskeuze gehouden kan worden. Medische of Sociale indicatie Voor medewerkers met een medische of sociale indicatie afgegeven door de leidinggevende op advies van een arbo-arts van het Erasmus MC komen in aanmerking voor een Individueel Reisbudget en behouden tevens de mogelijkheid om onbeperkt te parkeren tegen een tarief van 5
0,50 per dag, ongeacht het tijdstip en de woonafstand. Medewerkers met een tijdelijke indicatie komen voor de duur van de indicatie eveneens in aanmerking voor maatwerkvoorzieningen en de mogelijkheid om onbeperkt te parkeren tegen een tarief van 0,50 per dag, ongeacht het tijdstip en de woonafstand. Procedure aanmelding Aanmelding voor het IRB standaard, IRB CAO à la carte of auto geschiedt middels het aanvraagformulier woon-werkverkeer. Voor de verdere procedure wordt verwezen naar de toelichting op het betreffende formulier. 6