Functiegegevens Functie: Administratief medewerker Periode van - tot: 01/08/2019 - Niveau: NIVEAU C Doel van de functie Het uitvoeren van administratieve taken waaronder het opmaken, administratief verwerken van gegevens/dossiers en verlenen van informatie/advies met het oog op efficiënte, tijdige en correcte dienstverlening en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Beoordelaars 26/08/2019 Pagina : 1 / 6
Resultaatsgebieden 1. Dossier - projectopvolging Inhoudelijk opvolgen van dossiers en/of projecten om een correcte en tijdige uitvoering van de werkzaamheden te verzekeren - Inhoudelijk (technisch of administratief) opvolgen van dossiers en/of projecten conform hetzij de geldende wetgeving / regelgeving / procedures, hetzij overeengekomen afspraken - Controleren van dossier op volledigheid en eventueel aanvullen - Doorsturen van gegevens naar bevoegde dienst / betrokken persoon - Waken over de vastgelegde timing en procedures 2. Informatieverstrekking Verstrekken van inlichtingen en/of ter beschikking stellen van documentatie/informatie aan individuen/ doelgroepen om een goede informatie-uitwisseling te verzekeren. - Verstrekken van informatie/kennis: schriftelijk of mondeling - Beantwoorden van specifieke vragen - Ter beschikking stellen van brochures / documentatie 3. Informatieverzameling & verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben - Invoeren van operationele gegevens - Inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk, via e-mail) over dienstrelevante materie bij verschillende instanties/individuen - Verwerken van gegevens aan de hand van formulieren - Verwerken van gegevens via geautomatiseerde bestanden 4. Opstellen & afleveren van documenten Opstellen, nazien en afleveren van documenten conform de procedures of regelgeving met het oog op een correcte en volledige dienstverlening. - Opstellen en afleveren van allerhande dienstgerelateerde documenten - Invullen van formulieren - Opmaken van brieven 5. Overige ondersteuning bieden Bieden van ondersteuning bij uitvoering van dienstgerelateerde taken/activiteiten om de werking van de dienst optimaal en vlot te laten verlopen. - Beheren van geringe dagontvangsten - Beheren van klassement, archief - Up-to-date houden van de naslagwerken - Verwerken van inkomende en uitgaande briefwisseling - Vervullen van gelegenheidsopdrachten 26/08/2019 Pagina : 2 / 6
6. Verifiëren van administratieve gegevens Verifiëren van gegevens aan de hand van geldende wetgeving, regelgeving en procedures om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier - Onderzoeken of gegevens aan de reglementering voldoen - Actualiseren van gegevens - Controleren van gegevens op correctheid Competenties 1. Organisatiegerichte competenties Beheersen technische competenties Beheersen van de technische competenties (technische vaardigheden, kennis of inzichten) die men moet hebben om de functie naar behoren uit te oefenen. Betrokkenheid Zich identificeren met de organisatie, verantwoordelijkheid tonen, zich houdend aan de afspraken en regels binnen de organisatie/afdeling/dienst. Betrokkenheid niveau 1 Respecteert en handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie/ afdeling/dienst, toont betrokkenheid. - Spreekt positief over de organisatie/afdeling/dienst in contacten met anderen. - Staat achter beslissingen die voor de organisatie nuttig zijn, zelfs als deze minder populair of controversieel zijn of persoonlijk ongunstig uitvallen. - Weet waar de organisatie voor staat, wat zij belangrijk vindt en toont belangstelling. - Respecteert de binnen de organisatie/afdeling/dienst gangbare procedures en afspraken. - Zet zich ten volle in, voelt zich aangesproken om er het beste van te maken. - Staat open voor verandering en nieuwe aanpak en werkt er constructief aan mee. - Spreekt over wij en onze wanneer men het over de organisatie heeft. Flexibiliteit Openstaan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen. Eigen gedrag en aanpak aanpassen in functie van de situaties waarin men zich bevindt, met het oog op het bereiken van een bepaald doel. Flexibiliteit niveau 2 Past zijn/haar gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter,...) te kunnen bereiken. - Past de eigen gedrags- en communicatiestijl aan in functie van de situaties en/of personen. - Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen - Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt dit op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven,...) - Formuleert meerdere alternatieven om de doelstellingen (alsnog) te kunnen bereiken. - Integreert voorstellen van anderen in de eigen voorstellen of oplossingen. - Integreert nieuwe informatie, en past daarop het eigen voorstel aan. - Kan de eigen aanpak loslaten ten voordele van werkwijzen van anderen. Integriteit Respecteren van algemene aanvaarde sociale en ethische normen binnen de werking van een openbaar bestuur. Discreet omgaan met verkregen informatie. 26/08/2019 Pagina : 3 / 6
Integriteit niveau 2 Brengt afspraken en ethiek in de praktijk, handelt discreet - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Waakt binnen de dienst over het niet voldoen aan afspraken of op (mogelijk) onethisch gedrag. - Signaleert onduidelijkheden (b.v. in procedures,...), wanneer die tot incorrect handelen kunnen leiden. - Informeert spontaan over de gedragscode die geldt in specifieke situaties. - Handelt consequent: neemt in gelijkaardige omstandigheden gelijkaardige standpunten in/ houding aan. - Handelt discreet, kan inschatten of informatie al dan niet verder kan/mag verspreid worden - Neemt de verantwoordelijkheid op voor het eigen handelen - Spreekt anderen erop aan wanneer hun handelen niet conform is met bestaande regels en afspraken Klantgerichtheid Openstaan voor de vragen en behoeften van de klant/gebruiker en hierop klantgericht en correct reageren door zich vlot en genuanceerd verbaal, geschreven of non-verbaal uit te drukken. Klantgerichtheid niveau 2 Onderneemt acties om tot de beste oplossing voor de klant te komen - Toont de zaken ter harte te nemen, geeft volle aandacht. - Stelt bijkomende vragen om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen. - Contacteert anderen om samen tot een resultaat of oplossing te komen, in het belang van de klant. - Wisselt pro-actief informatie uit, ook met andere diensten, wanneer dit belangrijk is voor de betrokken diensten en in het belang is van de klant. - Zoekt mogelijkheden op maat van de klant (zonder de belangen van de organisatie uit het oog te verliezen). - Informeert de klant over de mogelijkheden, bespreekt waar zinvol de opties. - Gaat voor de beste oplossing voor de klant, gegeven belangen van de klant en de mogelijkheden (vb. wettelijke context, technische mogelijkheden). - Profileert zich als een volwaardige (gespreks-) partner, toont deskundigheid (vb. kwaliteit van advies, volledigheid van advies,...). Samenwerken Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door goede samenwerking en door kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend te delen. Samenwerken niveau 2 Pleegt overleg - Vraagt anderen spontaan naar hun inbreng, ideeën en meningen en staat open voor relevante feedback en/of suggesties. - Werkt graag in teamverband. - Neemt op constructieve wijze deel aan bestaande overlegvormen, ook bij meningsverschillen - Stuurt op basis van de inbreng van anderen de eigen voorstellen bij. - Vraagt naar standpunten en ideeën van anderen: wisselt van gedachten en staat open voor hun mening, aanpak, kijk op de zaak. - Gedraagt zich respectvol, neemt andere collega s ernstig. - Stelt het teambelang systematisch boven het eigen belang (en geeft daarmee het goede voorbeeld voor anderen). 26/08/2019 Pagina : 4 / 6
2. Functiegerichte competenties Zelfontplooiing Zich continue nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van het actief plannen van de eigen groei. Zelfontplooiing niveau 2 Wil groeien en werkt actief mee aan het benutten van eigen sterke punten en het ontwikkelen/ verbeteren van minder sterke punten - Analyseert kritisch de eigen prestaties, sterkten en beperkingen om te zien hoe die verbeterd kunnen worden. - Herkent verbeterpunten en verbetert gedrag in een volgende situatie. - Vertaalt feedback van anderen uit zichzelf naar concrete acties. - Vraagt tips, hulp en advies over hoe zaken anders en beter aan te pakken. - Leert van collega s, zoekt aansluiting bij hun sterktes. - Zoekt nieuwe leermogelijkheden in de functie of organisatie waarin hij/zij werkt. - Integreert nieuwe kennis in bestaande kennis en past deze toe. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging nieuwe initiatieven voorstellen en/of ondernemen. Initiatief niveau 1 Neemt uit eigen beweging acties om de eigen taken te vervullen en eventuele problemen op te lossen - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen, alvorens de hulp van anderen in te roepen - Signaleert zaken die buiten het domein van de eigen bevoegdheid vallen spontaan aan de betreffende personen/diensten. - Kan problemen die zich voordoen, zelf afwerken en reageert hierbij onmiddellijk - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet bijkomend werk liggen en gaat uit eigen beweging over tot actie. - Signaleert niet enkel het probleem, maar geeft meteen ook wat oplossingen aan. Nauwkeurigheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Nauwkeurigheid niveau 2 Gaat logisch en methodisch tewerk voor een correcte uitvoering van taken, verifieert eigen werk. - Controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden en verbetert indien nodig, vooraleer het af te leveren - Gaat telkens na of verkregen informatie correct en volledig is - Kiest de exacte methode of procedure in functie van de gevraagde nauwkeurigheid - Toetst uit te voeren taken aan hetzij geldende regelgeving en procedures hetzij afspraken - Verzamelt spontaan de ontbrekende informatie - Verbetert fouten en/of foutieve gegevens op eigen initiatief - Informeert de betrokkene over de fout en vraagt meteen de juiste gegevens op - Maakt spontaan gebruik van de controlemiddelen die beschikbaar zijn Voortgangscontrole De voortgang bewaken van opdrachten of projecten zodat ze tot het gewenste resultaat komen of tijdig bijgestuurd kunnen worden. 26/08/2019 Pagina : 5 / 6
Voortgangscontrole niveau 1 Volgt de voortgang van het eigen werk op - Controleert eigen werk - Volgt de voortgang van de eigen taken op regelmatige basis op (gebruik van hulpmiddeltjes: to do-lijsten, agenda, PC,...). - Gaat regelmatig na welke zaken tegen wanneer moeten beschikbaar zijn en geeft er het juiste gevolg aan.informeert anderen tijdig over de stand van zaken. - Zorgt ervoor dat de opvolging van taken gegarandeerd blijft, zelfs bij afwezigheid. - Volgt eigen dossiers/werkzaamheden op, ook al zijn ze naar een andere dienst vertrokken. 26/08/2019 Pagina : 6 / 6