Instemming GMR: 09-06-2015 Vastgesteld Bestuur: 30 juni 2014 Gesprekkencyclus
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. De gesprekkencyclus in de praktijk 3. Integraliteit 4. Gesprekkencyclus fase 1 5. Gesprekkencyclus fase 2 6. Bekwaamheidsdossier 7. Nieuwe werknemers 8. Verslaglegging en klachtenprocedure 9. Consequenties 10. Bijlagen 2
1. Inleiding In het schooljaar 2013/2014 zijn er hernieuwde afspraken gemaakt rond de begeleiding van personeel, op het gebied van functioneringsgesprekken, voortgangsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in gesprekkencycli die op alle scholen binnen VCBO Kollumerland zullen worden toegepast. Het bestuur van VCBO Kollumerland wil een goede werkgever zijn. Een professionele organisatie waarin medewerkers zich gewaardeerd weten en waar kansen op ontwikkeling worden geboden. Om dat meer te laten zijn dan woorden alleen, zijn er gesprekkencycli en begeleidingstrajecten voor alle medewerkers van VCBO Kollumerland ingevoerd. In het personeelsbeleid wordt voortdurend gezocht naar mogelijkheden om de doelen van de organisatie en die van de individuele medewerker met elkaar in overeenstemming te brengen. Het bestuur wil op een actieve manier een bijdrage leveren aan de persoonlijke ontwikkeling van elke medewerker, omdat persoonlijke ontwikkeling ertoe leidt dat medewerkers gemotiveerd zijn en daardoor in staat zijn om de kwaliteit van hun werkzaamheden en van de gehele organisatie te optimaliseren. Het bestuur is van mening dat elke medewerker verantwoordelijk is voor de eigen persoonlijke ontwikkeling. De medewerker en de school spannen zich hierbij in om een aantrekkelijke partij voor elkaar te zijn. Beide hebben elkaar iets te bieden. Elke medewerker beschikt over waardevolle kennis en kunde en de school beschikt over een werksituatie waar deze kennis en kunde kan worden ingezet om de doelen van de school te bereiken. Om op een goede manier hier inhoud aan te geven moeten de medewerker en de school aan elkaar duidelijk maken welke doelstellingen over en weer worden nagestreefd en hoe deze kunnen worden gerealiseerd. In een ontwikkel- of gesprekscyclus maken de medewerker en de leidinggevende afspraken met elkaar. De gesprekkencyclus voor personeel in vast dienstverband wordt doorlopen door onderwijsondersteunend personeel, onderwijsassistenten, leerkrachten, directeuren, beleidsmedewerkers en de algemeen directeur. De gesprekken vinden plaats in aanwezigheid van de betrokkene en de direct leidinggevende. De direct leidinggevende bij onderwijsondersteunend personeel, onderwijsassistenten en leerkrachten is de directeur. De directeuren hebben gesprekken met de algemeen directeur en de algemeen directeur doorloopt de gesprekkencyclus op uitnodiging van de voorzitter van het bestuur. Alle gesprekken hebben tot doel om de eigen professionele ontwikkeling te stimuleren en in overeenstemming te brengen met de ontwikkeling van de organisatie. Het uitgangspunt hierbij is, dat elke medewerker zichzelf doorlopend ontwikkelt(zie wet BIO) en zelf verantwoordelijk is voor die eigen ontwikkeling. 3
2. De gesprekkencyclus in de praktijk Hieronder volgt een kort overzicht van de verschillende gesprekken in de tweejarige cyclus. In al deze gesprekken wordt een relatie gelegd tussen de persoonlijke ontwikkeling en de schoolontwikkeling. De gesprekkencyclus bestaat uit twee fasen. Het eerste deel is Ontwikkelingsgericht: De gesprekken die hier worden gevoerd zijn: - Doelstellingengesprek (voorafgegaan door nulmeting en een klassenbezoek) - Klassenbezoek met een voortgangsgesprek(facultatief) - Functioneringsgesprek (deze vindt plaats aan het einde van de eerste fase of aan het begin van de tweede fase) Het tweede deel is Beoordelingsgericht: - Functioneringsgesprek (deze vindt plaats aan het einde van de eerste fase of aan het begin van de tweede fase) - Klassenbezoek met een voortgangsgesprek (facultatief) - Beoordelingsgesprek In een tweejarige cyclus ziet het er dan zo uit. 1. Een doelstellingengesprek (voorafgegaan door nulmeting en een klassenbezoek) 2. Een klassenbezoek/ voortgangsgesprek (facultatief) 3. Een functioneringsgesprek 4. Een klassenbezoek/ voortgangsgesprek (facultatief) 5. Een beoordelingsgesprek 4
Bij de verschillende gesprekken en de klassenbezoeken komen de thema s (competenties) en criteria aan de orde die hieronder staan beschreven. Een ieder dient goed op de hoogte te zijn van onze schoolambities en een ieder zet zich in om los van de gesprekken en de klassenbezoeken- de schoolafspraken steeds beter uit te voeren. De thema s en de criteria die van belang zijn voor de schoolkwaliteit en de persoonlijke kwaliteit zijn: 1. Interpersoonlijk competent 2. Pedagogisch competent 3. Vakinhoudelijk en didactisch competent 4. Organisatorisch competent 5. Competent in het samenwerken met de collega s 6. Competent in het samenwerken met de omgeving 7. Competent in reflectie en ontwikkeling 5
3. Integraliteit De kern van Personeelsbeleid is het koppelen van de Schoolontwikkeling aan de Persoonlijke ontwikkeling en vice versa. Beide moeten elkaar versterken. In de gesprekkencyclus komen ze beide bij elkaar. Schoolontwikkeling Persoonlijke ontwikkeling Actiepunten Actiepunten Gesprek Afstemming schoolontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling Prioritering ontwikkelpunten Afspraken maken (SMART) POP 6
4. Gesprekkencyclus fase 1 Wat gebruiken we: POP en competentielijsten (WMK) Kijkwijzer(WMK) Schoolontwikkelpunten (WMK) Verslaglegging: POP Competentielijst ingevuld door collega, medewerkeren leidinggevende Gespreksverslag Voortgangsgesprek (okt. tot april) Facultatief (aug/sept) Fase 1 Verslaglegging: aantekeningen in de POP Verslaglegging: Evaluatie POP Competentielijst ingevuld door medewerkeren leidinggevende Gespreksverslag Doelstellingsgesprek Functioneringsgesprek: mei/ juni 1 Doelstellingengesprek Aan het begin van het schooljaar augustus/september vindt er een doelstellingengesprek plaats tussen de medewerker en de leidinggevende. De resultaten van het klassenbezoek en de ingevulde competentielijst worden vergeleken met de ontwikkelpunten van de school. De competentielijst wordt voorafgaand aan het doelstellingsgesprek ingevuld door een collega (door de medewerker zelf gekozen), de medewerker en de leidinggevende. In het doelstellingengesprek wordt een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) opgesteld. Het (POP) bevat een beschrijving van de startsituatie, afspraken over ontwikkelactiviteiten (waarbij doelstellingen, activiteiten, planning (jaarlijkse ijkpunten) en faciliteiten helder omschreven staan. 7
Het doelstellingengesprek vindt tweejaarlijks plaats in augustus of september. De instrumenten die hiervoor worden gebruikt zijn: - Klassenbezoek kijkwijzer (bij leerkrachten) in WMK zijn hiervoor een aantal standaard kijkwijzers opgenomen waarin ruimte is voor advies. - Competentielijst (WMK) (in te vullen door medewerker, collega en leidinggevende) - Schoolontwikkelpunten (WMK) Thema s waar afspraken over worden gemaakt: Competenties behorend bij de functie; Opbrengsten/resultaten. Resultaat: POP (is gekoppeld aan de competentielijst) Gespreksverslag (ondertekend door leidinggevende en medewerker). Competentielijst ingevuld door collega, medewerker en leidinggevende Het format voor het gespreksverslag gaat van tevoren naar de werknemer en wordt tijdens het gesprek gezamenlijk ingevuld en ondertekend en vervolgens door de medewerker digitaal opgeslagen in het Bekwaamheidsdossier. 2. Klassenbezoek/ Voortgangsgesprek (facultatief) Het facultatieve klassenbezoek wordt in de periode tussen oktober en april ingepland. Dit kan van beide kanten worden geïnitieerd mits goed gecommuniceerd! In deze contactmomenten worden de tussentijdse resultaten, belemmeringen of kansen besproken. Dit kan uitgevoerd worden door een coach, een IB-er of de directeur. Dit wordt gefaciliteerd door de school. Resultaat: Van het voortgangsgesprek worden aantekeningen in de POP gemaakt. 8
3 Functioneringsgesprek Het tweejaarlijkse functioneringsgesprek voor medewerkers in de ontwikkelcirkel, vindt, naar keuze, plaats in de maanden mei/ juni (fase 1) of augustus/ september (fase 2) De instrumenten die hiervoor worden gebruikt zijn: - POP + competentielijst (in te vullen door medewerker en leidinggevende) - Klassenbezoek kijkwijzer - Schoolontwikkelpunten (WMK) Gespreksthema s: Afspraken over competenties behorend bij de functie (uit POP en verslag); Afspraken over opbrengsten/resultaten (uit verslag). Resultaat: Feedback op POP; Bijgesteld of nieuw POP Gespreksverslag (ondertekend door leidinggevende en medewerker). Het format voor het gespreksverslag gaat van tevoren naar de werknemer en wordt tijdens het gesprek gezamenlijk ingevuld en ondertekend en vervolgens door de medewerker digitaal opgeslagen in het Bekwaamheidsdossier. 9
5. Gesprekkencyclus fase 2 (functioneringsgesprek alserin mei/ junigeen functioneringsgesprekis geweest) Verslaglegging: Evaluatie POP Competentielijst ingevuld door medewerkeren leidinggevende Gespreksverslag functioneringsgesrek (aug/ sept) Fase 2 Beoordeling POP Competentielijst ingevuld door leidinggevende Gespreksverslag (Afspraken over vervolg) Beoordelingsgesprek (mei/ juni) Voortgangsgesprek (okt tot april) Verslaglegging: aantekeningen in de POP 3 Functioneringsgesprek (zelfde als einde van de eerste fase) Het tweejaarlijkse functioneringsgesprek voor medewerkers in de ontwikkelcirkel, vindt plaats in de maanden mei/ juni of augustus/ september (fase 2) De instrumenten die hiervoor worden gebruikt zijn: - POP + competentielijst (in te vullen door medewerker en leidinggevende) - Klassenbezoek kijkwijzer - Schoolontwikkelpunten (WMK) Gespreksthema s: Afspraken over competenties behorend bij de functie (uit POP en verslag); Afspraken over opbrengsten/resultaten (uit verslag). 10
Resultaat: Feedback op POP; Bijgesteld of nieuw POP Gespreksverslag (ondertekend door leidinggevende en medewerker). Het format voor het gespreksverslag gaat van tevoren naar de werknemer en wordt tijdens het gesprek gezamenlijk ingevuld en ondertekend en vervolgens door de medewerker digitaal opgeslagen in het Bekwaamheidsdossier. 4. Klassenbezoek/ voortgangsgesprek (facultatief) Het facultatieve klassenbezoek wordt in de periode tussen oktober en april ingepland. Dit kan van beide kanten worden geïnitieerd mits goed gecommuniceerd! In deze contactmomenten worden de tussentijdse resultaten, belemmeringen of kansen besproken. Dit kan uitgevoerd worden door een coach, een IB-er of de directeur. Dit wordt gefaciliteerd door de school. Resultaat: Van het voortgangsgesprek worden aantekeningen in de POP gemaakt. 5. Beoordelingsgesprek Aan het eind van het tweede schooljaar volgt tenslotte een beoordelingsgesprek. Aan het beoordelingsgesprek gaat een klassenbezoek vooraf, waarbij de leidinggevende in de praktijk vaststelt of de ontwikkelingsdoelen van de medewerker zijn gerealiseerd. Gedurende het eerste beoordelingsgesprek wordt door de leidinggevende beoordeeld of de medewerker voldoet aan de door het bestuur vastgestelde drempelcompetenties. Daarnaast beoordeelt de leidinggevende of de gestelde streefdoelen in het primaire proces gerealiseerd zijn en of zij een bijdrage hebben geleverd aan de ontwikkeling van de organisatie. Tevens worden afspraken gemaakt voor verdere ontwikkelingen van de medewerker. Bij elke volgende beoordeling beoordeelt de leidinggevende de medewerker alleen op de wijze, waarop hij of zij zich de door de organisatie gekozen kerndoelen, heeft eigen gemaakt. De medewerkers wordt in dit stadium alleen op het wel of niet bereiken van de kerncompetenties beoordeeld. 11
Er zijn verschillende redenen waarom een medewerker wordt beoordeeld: - Een keer in de twee jaar als onderdeel van de IPB cyclus. - om in aanmerking te komen voor een vaste aanstelling; - om in aanmerking te komen voor promotie (LB- of LC-functie); - op eigen verzoek i.v.m. persoonlijke ontwikkeling; - bij onvoldoende functioneren vastgesteld in jaarlijkse functioneringsgesprek of anderszins. Voorafgaand aan een beoordeling vindt altijd tenminste één functioneringsgesprek plaats en krijgt de medewerker tijd om te werken aan onvoldoende gebleken competenties. Een medewerker die vanwege onvoldoende functioneren wordt beoordeeld, komt na overleg met de leidinggevende (weer) opnieuw in de ontwikkelcirkel terecht. Zie hiervoor ook verslaggeving en procedure Gespreksthema s: Afspraken over competenties behorend bij de functie (uit POP/verslagen); Afspraken over opbrengsten/resultaten (uit verslagen). De instrumenten die hiervoor kunnen worden gebruikt zijn: - POP + competentielijst (in te vullen door de leidinggevende) - Klassenbezoek kijkwijzer - Schoolontwikkelpunten (WMK) Resultaat: Beoordeling en verslag Afspraken over vervolg, vastgelegd in verslag (ondertekend door leidinggevende en medewerker). 12
6. Bekwaamheidsdossier Het bekwaamheidsdossier is onderdeel van het personeelsdossier. Dit wordt digitaal opgeslagen in de module bekwaamheidsdossier van WMK. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van dit dossier. Het bevat de volgende onderdelen: INHOUDSOPGAVE CV (wordt minimaal 1 x per drie jaar geactualiseerd) COMPETENTIELIJST met daaraan gekoppeld het POP VERSLAGEN KLASSENBEZOEKEN VERSLAGEN GESPREKKEN PORTFOLIO (diploma s, certificaten enz) 13
7. Nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers volgen in het eerste jaar een inwerktraject. Zij krijgen een maatje die de collega begeleidt en inwerkt. Wanneer iemand met een tijdelijke aanstelling overgaat naar een vaste aanstelling wordt dit voorafgegaan door een beoordeling middels klassenbezoek en een beoordelingsgesprek. Zij stappen in hun tweede jaar in de reguliere gesprekkencyclus. Voor invalleerkrachten die langere periodes invallen wordt een vereenvoudigde cyclus in werking gezet. Te weten: klassenbezoek en functioneringsgesprek en/ of beoordelingsgesprek. Deze gesprekkencyclus wordt tevens gebruikt als meetinstrument om te bepalen wanneer een startende leerkracht van startbekwaam naar basisbekwaam gaat. 14
8. Verslaglegging en klachtenprocedure Alle gesprekken kennen strikte regels over verloop en verslaglegging. De leidinggevende vult gezamenlijk met de medewerker tijdens het gesprek het gespreksformulier in. Alle gesprekken worden, na akkoord bevinding, ondertekend door de medewerker en de leidinggevende. Een afschrift wordt bewaard in het bekwaamheidsdossier. De medewerker bewaart kopieën van gespreksverslagen in het bekwaamheidsdossier. Dit wordt digitaal opgeslagen binnen de POP module van WMK. Dit dossier is toegankelijk voor de medewerker en de leidinggevende. Het verslag van het beoordelingsgesprek wordt door de leidinggevende gemaakt en is bindend. De medewerker wordt door de leidinggevende wel in de gelegenheid gesteld, zijn of haar visie t.o.v. het verslag op het formulier vermelden. 15
9. Consequenties Het beoordelingsgesprek is de formele afsluiting van een ontwikkelingscyclus. Het gesprek kan (positieve en/of negatieve) consequenties hebben voor de rechtspositie, over de aanstelling (van tijdelijk naar vast dienstverband), en over inschaling of beloning. Bij een negatieve beoordeling treedt een tweede cyclus in werking. In overleg met de medewerker en de algemeen directeur wordt besproken welke acties en ondersteuning er nodig zijn om weer goed te functioneren. Tevens wordt in dit overleg het tijdspad van deze cyclus besproken. Bij een positieve beoordeling komt de medewerker daarna weer in de reguliere ontwikkelcyclus terecht. Bij een tweede negatieve beoordeling zal dit rechtspositionele gevolgen hebben. Medewerkers kunnen zich bij dit tweede beoordelingsgesprek laten vergezellen door een adviseur die hen op rechtspositioneel terrein van adviezen kan voorzien. Wanneer een medewerker het niet eens is met het gestelde in het beoordelingsverslag van de leidinggevende, bestaat de mogelijkheid om tegen de uitspraken in het beoordelingsverslag in beroep te gaan. Het beroepsschrift dient schriftelijk en binnen drie weken na het verschijnen van het verslag ingediend te zijn bij het bestuur van VCBO Kollumerland c.a.. Het bestuur doet vervolgens binnen een periode van drie weken uitspraak met betrekking tot het gestelde in het beroepsschrift. Deze uitspraak is bindend. 16
10. Bijlagen - gesprekkencyclus uit de CAO PO 2013 (9.4 gesprekkencyclus) - format gespreksverslagen - Competentielijst - Korte uitleg POP module WMK waar het bekwaamheidsdossier in komt. - Stappenplan uploaden bestanden in WMK - Stappenplan Gesprekkencyclus 17