Rekenkamercommissie Deventer Jaarverslag 2010
Voorwoord Voor u ligt het inmiddels zesde jaarverslag van de Rekenkamercommissie. Met dit jaarverslag legt de commissie, onder verwijzing naar het wettelijke voorschrift daartoe en artikel 17 van haar Reglement van Orde, verantwoording af over haar werkzaamheden en activiteiten over het jaar 2010 en over de aanwending van het beschikbaar gestelde budget voor dat jaar. Het jaar 2010 is een bewogen jaar geweest voor de Rekenkamercommissie. Door de gemeenteraadsverkiezingen in maart is de samenstelling van de commissie aanzienlijk veranderd. De zittingsduur van de leden van de commissie, met uitzondering van die van de voorzitter, loopt immers parallel aan die van de gemeenteraad. Dit betekent dat na de verkiezingen een nieuwe Rekenkamercommissie geïnstalleerd diende te worden. Daarnaast heeft de gemeenteraad besloten om twee externe (van buiten de gemeente komende) leden toe te voegen aan de commissie en heeft eind 2010 de selectieprocedure voor een nieuwe voorzitter plaatsgevonden. De benoemingstermijn van mijn voorganger, Pieter de Jong, eindigde immers op 31 december jl. Door de nieuwe opstart en alle personele mutaties van de commissie is in 2010 geen regulier onderzoeksprogramma gedraaid. Begin 2010 is de bestuurlijke behandeling van het evaluatie onderzoek van mier naar horzel afgerond en in november 2010 is gestart met het eerste onderzoek van 2010, het onderzoek naar Re-integratie. Er ligt echter een ambitieus programma voor de komende tijd. Met betrekking tot landelijke ontwikkelingen kan worden gemeld dat het ministerie van BZK een evaluatie uitvoert naar de rekenkamerfunctie. Bij de invoering van de Wet Dualisering is vastgelegd om vijf jaar na het instellen van de rekenkamer(commissie)s hun functioneren te evalueren. Het evaluatieonderzoek vindt plaats in opdracht van het Ministerie van BZK en wordt uitgevoerd door Berenschot. Onderdeel van het onderzoek is een enquête die onder rekenkamervoorzitters en griffiers is uitgezet. Naast de enquêtes maakt een verdiepende casestudie onderdeel uit van het onderzoek. Hiervoor is een 15tal rekenkamers als casus geselecteerd waaronder Deventer. De planning van het onderzoek voorziet in een afronding in april 2011. Ik zie de uitkomsten van het onderzoek met belangstelling tegemoet. Tot slot meld ik u dat mijn eerste indruk van de Rekenkamercommissie positief is. Ik heb een enthousiaste en ambitieuze commissie aangetroffen. Mijn opdracht is om de commissie de komende jaren een duidelijk profiel te geven en nadrukkelijker op de kaart te zetten. Ik zal me daar als ambassadeur van de commissie voor inzetten. Voorts dank ik mijn voorganger Pieter de Jong voor de wijze waarop hij de afgelopen jaren vorm en inhoud heeft gegeven aan de rekenkamercommissie. Het voorliggende jaarverslag wordt aangeboden aan de Raad en aan het College en zal op de website van de gemeente worden geplaatst. Voor meer informatie over de Rekenkamercommissie wordt verwezen naar de gemeentelijke website (www.deventer.nl). Hier vindt u onder andere algemene informatie omtrent de Rekenkamercommissie en de afgeronde en lopende onderzoeken staan vermeld (inclusief de rapporten van afgeronde onderzoeken). Deventer, maart 2011 Peter Sertons, voorzitter
1. Inleiding Bij Raadsbesluit van 01 maart 2004 is door de gemeenteraad van Deventer de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Deventer vastgesteld. De gemeente Deventer kent een rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 oa van de Gemeentewet. De taak van de Rekenkamercommissie is om onderzoek te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en beheer, alsmede naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Worden de doelen van het (gemeentelijk) beleid bereikt? Zijn de voorbereidingen en uitvoering van dat beleid efficiënt verlopen en met welke aanbevelingen kan de doeltreffendheid van het beleid worden vergroot? Dat zijn vragen waarmee de Rekenkamercommissie zich bezig houdt en waarvoor zij onderzoek doet om die te kunnen beantwoorden. De Rekenkamercommissie legt daarbij vooral het accent op onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De rechtmatigheid wordt voor een groot deel afgedekt door de interne controle en het jaarlijks onderzoek door de accountant. Wanneer de commissie het nodig acht zal ze echter ook de rechtmatigheid in haar onderzoeken betrekken. Met de onderzoeken beoogt de Rekenkamercommissie de Raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende taak. Het uitgangspunt is dat de Rekenkamercommissie minimaal twee onderzoeken per jaar uitvoert. 2. Samenstelling Zoals in het voorwoord is aangegeven, is de samenstelling van de Rekenkamercommissie in 2010 aanzienlijk gewijzigd. De voorzitter en twee leden (de heren Groothuis en Eindhoven) zijn na de verkiezingen terug gekeerd in de commissie. De overige leden zijn allemaal nieuw. Opvallend na de verkiezingen was de belangstelling vanuit de fracties voor het lidmaatschap van de commissie. Liefst zeven personen zijn vanuit verschillende fracties (als maximum geldt één vertegenwoordiger per fractie) voorgedragen als lid. Een aantal leden is raadslid en een aantal is lijstopvolger. Verder heeft de Raad in 2010 besloten om twee externe (van buiten de gemeente komende) leden toe te voegen aan de commissie naast de externe voorzitter. Het doel daarvan is om de onafhankelijkheid van de commissie beter te borgen. De commissie bestond op 31 december 2010 derhalve uit negen leden (vijf raadsleden, twee lijstopvolgers en twee externe leden) en een voorzitter en wordt (vanuit de griffie) ondersteund door een ambtelijke secretaris. Eind 2010 bestond de Rekenkamercommissie uit: Dhr. P.de Jong (voorzitter-extern) Dhr. B. Eindhoven (plv. voorzitter-lijstopvolger) Dhr. M. Elferink (raadslid) Mw. H. Eltink (raadslid) Mw. M. van Tilburg (raadslid) Dhr. V. Stijns (raadslid) Dhr. H. Groothuis (lijstopvolger) Dhr. A. Krahl (lijstopvolger) Dhr. O. Bulthuis (extern lid) Dhr. P. Wolbert (extern lid) Het secretariaat wordt vanuit de griffie verzorgd door dhr. J.E. Nijkamp. De benoemingsduur van de raadsleden en lijstopvolgers is gelijk aan de raadsperiode. De voorzitter en de externe leden zijn benoemd voor zes jaar. De benoemingsduur van de voorzitter is beëindigd op 1 januari 2011. 3. Werkwijze De werkwijze van de Rekenkamercommissie is verankerd in de wet en de Verordening op de Rekenkamercommissie. In het Reglement van Orde is de werkwijze van de Rekenkamercommissie nader uitgewerkt.
In tegenstelling tot voorgaande jaren is in 2010 door de nieuwe commissie een aanzet gemaakt om te gaan werken met een onderzoeksprogramma. De groslijst met onderwerpen is geactualiseerd en wordt maandelijks actueel gehouden. Daarnaast wordt gewerkt met een prioritering in de groslijst. Onderwerpen met een hoge(re) prioriteit worden onderworpen aan een verkenning waar wordt ingegaan op doel, mogelijke vraagstelling, aanpak, geld en relatie met eventuele eerder naar het onderwerp uitgevoerde onderzoeken. Als de verkenning daartoe aanleiding geeft wordt besloten tot het opstellen van een onderzoeksopzet met een eventueel onderzoek als gevolg. In de regel vergadert de Rekenkamercommissie eenmaal per maand. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. Van de vergaderingen wordt een beknopt en zakelijk verslag gemaakt in de vorm van een besluiten- en afsprakenlijst. In 2010 is de Rekenkamercommissie tien maal in vergadering bijeen geweest. Daarnaast is er sprake geweest van incidenteel overleg tussen leden van de commissie en medewerkers uit de ambtelijke organisatie bij de voorbereiding van onderzoeken. De Rekenkamercommissie licht in die gesprekken de plannen voor een onderzoek toe en wint hierover, informeel, het gevoelen in van de betrokken ambtenaren. Door deelname in de Audit Commissie wordt bereikt dat afstemming kan plaatsvinden met accountant en het College over uit te voeren onderzoeken. 4. Onderzoeken 2010 De Rekenkamercommissie is onafhankelijk in de onderwerpkeuze en bepaalt zelf welk onderwerp zij onderzoekt. Wel laat de commissie zich voeden bij de keuze voor een onderwerp. De fracties in de gemeenteraad wordt gevraagd om suggesties voor onderwerpen aan te dragen en via de gemeentelijke website is er een continue uitnodiging aan burgers om ideeën in te brengen. Burgers maken helaas nog steeds weinig tot geen gebruik van die laatstgenoemde mogelijkheid. De suggesties voor onderwerpen komen voornamelijk vanuit de commissie zelf of vanuit de fracties. In het Reglement van Orde is opgenomen hoe de commissie komt tot de keuze van een onderzoek en hoe zij daarbij te werk gaat. Het in onderzoek te nemen onderwerp dient op basis van de volgende criteria te worden bepaald: Maatschappelijk belang Complexiteit Financieel belang Twijfels over doeltreffendheid Twijfels over doelmatigheid Twijfels over rechtmatigheid Nieuw/toegevoegde waarde voor de Raad Praktische uitvoerbaarheid In de praktijk wordt het criterialijstje nauwelijks gebruikt als scoringslijst. Nadat een onderwerp wordt ingebracht, wordt globaal beoordeeld of het onderwerp voldoet aan bovengenoemde criteria en of het daarmee op de groslijst komt, al dan niet aangemerkt als geprioriteerd. Door de eerder genoemde wisseling in samenstelling van de commissie is in 2010 geen regulier onderzoeksprogramma gedraaid. Het onderzoek Effectmeting Rekenkamercommissie is afgerond in januari 2010 en het onderzoeksrapport is in maart 2010 aangeboden aan de (nieuwe) Raad. Na de installatie in mei 2010 heeft de nieuwe Rekenkamercommissie zich eerst bezig gehouden met de follow-up van de aanbevelingen uit de eerder uitgevoerde onderzoeken Rapport Effectmeting). Uit het evaluatierapport bleek dat eind 2009 aan een aantal aanbevelingen nog geen uitvoering was gegeven. De Rekenkamercommissie heeft dit onder de aandacht gebracht van de Raad die dit vervolgens heeft opgepakt en het College heeft gevraagd om een nadere rapportage over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen. Ook is een nieuwe inventarisatie van onderwerpen gemaakt. Nieuw genoemde onderwerpen zijn: Benutting subsidiemogelijkheden (m.n. Europees) i.r.t. ambities; Doorwerking demografische ontwikkelingen i.r.t. woningbehoefte; Bereikte energiebesparing op eigen gebouwen in de afgelopen jaren;
Doorlichten exploitatie van riolering; Subsidierelatie Academia Vitae; Derde brug over de IJssel; BAD (Budget Adviesbureau Deventer); Deventer bomenkapbeleid; Ex-ante evaluatie Steenbrugge als energieneutrale wijk; Entante Florade; Evaluatie herstructurering groen in Borgele en/of Platvoet; Afhandeling planologische verzoeken De onderwerpen Subsidierelatie Academia Vitae en Ex-ante evaluatie Steenbrugge als energieneutrale wijk zijn niet opgenomen op de groslijst omdat de onderwerpen niet voldeden aan één of meerdere criteria zoals hierboven genoemd. De onderwerpen Deventer bomenkap beleid en Evaluatie herstructurering groen in Borgele en/of Platvoet heeft de commissie besloten aan elkaar te koppelen gelet op de relatie die kan worden gelegd tussen beide items. Omdat het aspect Communicatie als belangrijk motief gold om dit onderwerp in te brengen beraadt de Rekenkamercommissie zich om onderzoek te verrichten naar dit aspect. Het onderwerp Bereikte energiebesparing op eigen gebouwen in de afgelopen jaren is gekoppeld aan het onderwerp Duurzaam materiaalgebruik dat reeds op de groslijst stond. Naar een aantal (bestaande en nieuw ingebrachte) onderwerpen is een verkenning uitgevoerd. Het betreft: Aanleg glasvezel netwerk; Re-integratie; Woningbouw i.r.t. demografische ontwikkelingen; RegiZorg; Controle op verstrekte subsidies; Derde IJsselbrug; Afhandeling planologische verzoeken.. Op basis van de verkenning is besloten om naar de onderwerpen Aanleg glasvezel netwerk en Derde brug over de IJssel geen nader onderzoek uit te voeren. Het onderwerp Woningbouw i.r.t. demografische ontwikkelingen wordt uiteen gerafeld in twee aspecten: grondbeleid en realisatie woningbouw taakstelling (in verschillende prijscategorieën). Beide onderdelen worden nader beschouwd. Ook Controle op verstrekte subsidies en Afhandeling planologische verzoeken worden aan een nadere verkenning onderworpen waarbij laatstgenoemde onderwerp wellicht in coproductie zal worden onderzocht met ConcernControl; natuurlijk elk gremium vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid. In november 2010 is besloten een onderzoek uit te voeren naar Re-integratie terwijl voorbereidingen worden getroffen voor een onderzoek naar RegiZorg. 5. Overige activiteiten Naast de reguliere vergaderingen houdt de commissie zich ook bezig met andere activiteiten. In navolging van de gezamenlijke bijeenkomst van de commissies van Apeldoorn en Zutphen in 2009 heeft in 2010 een vervolgsessie plaatsgevonden. Doel van de bijeenkomst was om ervaringen en kennis uit te wisselen en zodoende van elkaar te leren. Verder heeft de commissie in september 2010 een presentatie verzorgd voor de Raad. Deze activiteit was erop gericht om de Raad te informeren over de ontwikkelingen in en rond de Rekenkamercommissie. Eén van de aanbevelingen uit het evaluatierapport was immers om de communicatie tussen Raad en Rekenkamercommissie te verbeteren. Omdat de leden van de commissie nagenoeg allemaal nieuw zijn, was er behoefte aan scholing bij de commissieleden. De commissie heeft in oktober een eerste training gevolgd van in totaal twee trainingen. Ook is de Rekenkamercommissie Deventer nog steeds lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR heeft een eigen website (www.nvrr.nl) waarop onder andere de rapporten van de Rekenkamercommissie Deventer staan gepubliceerd.
Daarnaast werkt de NVRR landelijk met een aantal netwerken (Kringen) waarin praktische kennis en ervaring worden uitgewisseld. Zo is er onder andere een Secretaressen Kring, Juridische Kring en een Onderzoek Kring. De secretaris van Deventer maakt deel uit van de Secretaressen Kring. Drie à vier keer per jaar is er een bijeenkomst. Ook is er een NVRR Kring Overijssel waarvan de bij de NVRR aangesloten rekenkamer(commissies) in Overijssel deel uitmaken. Periodiek worden er Kringbijeenkomsten georganiseerd voor alleen de voorzitters of voor alle leden. Binnen de stedendriehoek (Apeldoorn, Zutphen en Deventer) onderhoudt de secretaris van de Rekenkamercommissie Deventer met hetzelfde doel contacten. 6. Financieel Het budget van de Rekenkamercommissie bedraagt structureel 50.000. Uit onderstaande tabel blijkt dat in 2010 een bedrag van circa 39.000 is besteed. Aan onderzoekskosten is een bedrag van 22.000 besteed waarvan 4.500 aan het in 2009 uitgevoerde onderzoek naar Wonen Boven Winkels Deventer. Daarnaast is een bedrag van circa 7.400 betaald aan presentiegelden en is aan advertentiekosten voor de twee wervingsprocedures van voorzitter en externe leden 5.000 betaald. De uitgaven voor een training bedroegen 3.000 en er is voor een bedrag van ongeveer 900 uitgegeven aan het lidmaatschap en het jaarcongres van de NVRR. Hieronder is een gespecificeerd overzicht opgenomen van de uitgaven in 2010: Vacatiegelden voorzitter/leden 7.400 Onderzoekskosten 22.000 Advertentiekosten 5.300 Training leden Rekenkamercommissie 3.300 Abonnementen/congressen Diversen 500 500 Totaal (afgerond) 39.000 In bovenstaand overzicht zijn de overheadkosten niet meegenomen. De doorberekening aan de Rekenkamercommissie bedraagt 1.000 Euro meer dan begroot. Het (voordelig) saldo van de Rekenkamercommissie over 2010 komt daarmee uit op ongeveer 10.000. Bijlage Rekenkameronderzoeken die gedurende deze Raadsperiode zijn uitgevoerd: Onderzoek Uitgevoerd in: Aansturing welzijnsorganisaties (i.c. Raster) 2005 Inkoop en aanbestedingsbeleid 2006 Bouwclaims 2006 Verbonden Partijen 2006 Nieuwbouw stadskantoor 2007 Digitale dienstverlening 2007 Functioneren jeugdzorgketen 2008 Woningbouwlocatie Steenbrugge 2009 Wonen boven Winkels Deventer 2009 Effectiviteit Rekenkamercommissie 2009 Re-integratie 2010/2011