ConsultManager Update februari 2015 (versie 9.0) Dit document bevat een beschrijving van de aanpassingen en nieuwe functionaliteit in de nieuwe programmaversie 9.0 alsmede installatie instructies. Lees dit voordat u de update installeert! Voor wie is deze update? Deze update is voor alle ConsultManager gebruikers met versie 8.1 van het programma. Werkt u nog met versie 8.0 of lager, dan dient u eerst de update(s) naar versie 8.1 te doen voordat u de update naar versie 9.0 kunt doen. We willen bij deze iedereen bedanken voor het aandragen van suggesties en het signaleren van onvolkomenheden! epraktijk gebruikers U hoeft deze update niet zelf te downloaden en te installeren. De update wordt voor u gedaan, u krijgt bericht wanneer het klaar is. Leest u a.u.b. wel onderstaande beschrijving van aanpassingen en nieuwe functionaliteit zodat u daarvan op de hoogte bent. Aanmeldingen via uw website inlezen in ConsultManager Heeft u een website waar cliënten zich kunnen aanmelden? Het is mogelijk om een aanmeldingsformulier op uw website te plaatsen wat automatisch ingelezen wordt in ConsultManager. Voor de aanmelder wordt een cliëntrecord aangemaakt met als status Wachtlijst. U kunt in ConsultManager de cliëntgegevens inzien en verdere gegevens van de aanmelding. Kosten voor het koppelen van het aanmeldingsformulier op uw website met ConsultManager zijn 245,- voor een solopraktijk en 475,- voor een praktijk met meerdere behandelaars. Heeft u interesse, neem dan contact met ons op voor meer informatie. Nieuwe website managewarepro.nl Als u toevallig de afgelopen paar weken op www.managewarepro.nl heeft gekeken, dan heeft u het al gezien: de website is volledig vernieuwd! We hebben een paar weken proefgedraaid maar nu is de nieuwe website officieel in de lucht. Er is een apart gedeelte over ROM inclusief testaanbod en informatiebladen. Er is een Nieuws pagina met losse nieuwsberichten en het archief met nieuwsbrieven. Op epraktijk wordt de browser startpagina ingesteld als de Helpdesk pagina van de website, waar u diverse handleidingen en instructiebladen kunt downloaden alsmede de vraagbaak (FAQ) raadplegen. De komende tijd zal de documentatie nog regelmatig bijgewerkt worden en de vraagbaak uitgebreid. We hopen dat de website een goede rol kan spelen bij de informatoevoorziening en als onderdeel van de helpdesk. We nodigen u uit om in dit kader uw feedback te geven!
Nieuw in ConsultManager 9.0 Algemeen - Wachtwoordbeheer. Het wachtwoordbeheer is aangepast in het kader van regelgeving hieromtrent. Het is niet langer mogelijk om het standaard wachtwoord te blijven gebruiken, na de eerste keer opstarten wordt een wijziging van het wachtwoord afgedwongen. Het nieuwe wachtwoord moet ook een bepaalde complexiteit bevatten, hierop wordt geattendeerd bij het instellen van het nieuwe wachtwoord. - Vergeten wachtwoord. Bij praktijken met meerdere gebruikers waar een gebruiker het wachtwoord vergeten is, kan de beheerder het wachtwoord resetten bij Gebruikersinstellingen > LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER. De gebruiker logt dan weer in met het standaard wachtwoord voor de betreffende ConsultManager account, waarna het wachtwoord weer gewijzigd moet worden. Is de beheerder het wachtwoord vergeten, dan kan de helpdesk het wachtwoord van de beheerder resetten. - Volgende updates. Bij volgende programma updates na deze versie 9.0 zal het niet meer nodig zijn om telkens opnieuw het wachtwoord te wijzigen. Wachtwoorden worden in de database opgeslagen en vanaf nu overgenomen naar nieuwe versies/updates, zodat u met het bestaande wachtwoord kunt blijven opstarten. - Bevoegdheden. Bij de bevoegdheden van gebruikers kan nu ook de toegang tot de modules Mail (E-mail, Zorgmail) en Gemeenten ingesteld worden. Na de eerste keer opstarten moet u naar Gebruikersinstellingen > LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER om deze bevoegdheden in te stellen. Administratie en management bggz en sggz - Administratieve checklist. Bij de Gebruikersinstellingen, tabblad basis GGZ resp. DBC1, is een checklist geplaatst met administratieve handelingen die plaatsvinden rondom een behandeling. U kunt hier aangeven welke van deze items in uw praktijk verplicht zijn. Bij de behandeltrajecten en DBC s is een extra tabblad Admin gemaakt. Hierin staat dezelfde administratieve checklist, waarin te zien is welke items verplicht zijn. Bij elk item kan aangevinkt worden dat dit ook daadwerkelijk gedaan is. Bij sluiten van de behandeling controleert het programma op het volledig zijn van de checklist, afsluiten van behandeltraject/dbc kan alleen als dit het geval is. - Signalering inactieve trajecten. Na drukken op de knop RAPPORTAGE (in de bggztrajectenlijst en in de DBC lijst) kunt u nu een signaleringstermijn instellen en de behandelingen op laten zoeken waar gedurende de ingestelde termijn geen activiteiten meer zijn bijgeschreven. Dit is handig om te voorkomen dat trajecten vergeten worden die al klaar zijn en gesloten en gedeclareerd kunnen worden. - Managementoverzicht contractjaar. Onder de knop RAPPORTAGE kunt u nu een overzicht opvragen van de stand van zaken in een opgegeven contractjaar. U krijgt per verzekeraarscluster te zien wat de huidige stand van zaken is (aantal trajecten, bestede uren en waarde van gesloten en nog openstaande behandelingen). Op basis van de instroom tot de peildatum wordt een prognose getoond voor het volledige contractjaar in relatie tot het contractuele omzetplafond. Hiermee kunt u gedurende het contractjaar nog bijsturen, zodat b.v. voorkomen wordt dat de omzet boven het contractuele plafond uitkomt met mogelijke consequenties van dien. - ROM overzicht contractjaar. Onder de knop RAPPORTAGE in de ROM lijst kunt u nu een overzicht opvragen van het aantal ROM testen en CQI vragenlijsten dat gedaan is voor bggz en sggz. U krijgt ook te zien voor welk percentage van de behandelingen ROM/CQI gedaan is. In de uitgebreide versie van deze rapportage wordt het aantal ROM testen gespecificeerd per test.
- Externe behandelaars. In de lijst met gebruikers kunt u nu zelf een nieuwe externe gebruiker/behandelaar toevoegen. Deze behandelaar kan tijdschrijven op bggz behandeltrajecten en sggz DBC s, maar is geen reguliere behandelaar in het programma dus heeft b.v. geen eigen cliëntenbestand, dossiers, nota s etc.. Deze externe behandelaars in het programma zijn bedoeld om tijdsbesteding door externe GGZ professionals correct te kunnen registreren zonder een nieuwe gebruikerslicentie te hoeven aanvragen. bggz - Wijzigingen reden sluiten. Voor behandeltrajecten met startdatum vanaf 1-1-2015 mag reden sluiten 14 (no-show door patiënt) niet langer gebruikt worden. Nieuwe afsluitredenen vanaf die datum zijn 18 (overgang naar andere bekostiging) en 21 (voortijdige beëindiging behandeling op initiatief patiënt). Nieuwe reden sluiten 17 (Overig) mag met terugwerkende kracht voor trajecten vanaf 1-1-2014 gebruikt worden. - OHW. In het scherm Archief > bggz ACTIVITEITEN kan nu via de knop OHW de onderhanden werk positie worden opgevraagd (op behandeltrajecten geschreven, maar nog niet gefactureerde tijd). - Gegevensopvraag. Afgezien van de complete overzichten die opgevraagd kunnen worden (zie boven) is het scherm bggz behandeltrajecten 2, te bereiken via de knop TRAJECTLIJST 2 in de lijst met behandeltrajecten, een goede plaats om via een zoekopdracht snel wat informatie op te vragen, bv alleen voor een bepaalde verzekeraar/cluster of periode of. In dit scherm wordt onderin het totaal declaratiebedrag getoond alsmede de totaal geschreven tijd. sggz - Vermelding zorgvraagzwaarte. De vermelding van de zorgvraagzwaarte indicator in de prestatiecode is ongedaan gemaakt hangende de discussie hoe met zorgvraagzwaarte moet worden omgegaan. Op declaraties komt de zorgvraagzwaarte indicator daarmee ook niet meer voor. - Wijziging reden sluiten. Reden sluiten 20 (afsluiten vanwege overgang Jeugd GGZ) is toegevoegd aan de keuzelijst. Behandelingen die per 31-12-2014 gesloten worden vanwege de overgang van de Jeugd GGZ naar de gemeenten zouden deze sluitreden moeten hebben. Er zijn ons tot op heden geen gevallen bekend van declaraties die geweigerd zijn omdat ze een andere sluitreden hebben. Mocht dit alsnog gebeuren, dan dient u de declaratie te wissen/verwijderen, de DBC opnieuw te sluiten met reden sluiten 20 en vervolgens opnieuw te declareren. - Gegevensopvraag. Afgezien van de complete overzichten die opgevraagd kunnen worden (zie boven) is het scherm DBC lijst 2, te bereiken via de knop DBC LIJST 2 in de lijst met DBC s, een goede plaats om via een zoekopdracht snel wat informatie op te vragen, bv alleen voor een bepaalde verzekeraar/cluster of periode of. In dit scherm wordt onderin het totaal declaratiebedrag getoond alsmede de totaal geschreven tijd. Jeugdzorg - Module Gemeenten. De overgang van de Jeugd GGZ naar de gemeenten is in het programma verwerkt. Er is een nieuwe module Gemeenten, waarin alle gemeenten van Nederland zijn opgenomen. Analoog aan de module Verzekeraars kunnen bij de gemeenten contractvoorwaarden en tarieven geregistreerd worden. - Let op: toegang tot de module Gemeenten wordt bepaald door de accountbevoegdheden van de gebruiker. Stel dit in bij Gebruikersinstellingen > LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER.
- Aanpassingen i.v.m. declaraties. Bij Cliënten, bggz behandeltrajecten en sggz DBC s zijn aanpassingen gedaan om het mogelijk te maken een gemeente te registreren i.p.v. een verzekeraar en de betreffende facturering in te stellen. Declaraties naar gemeenten worden volgens de standaard JW321/322 aangemaakt en ingediend via Vecozo, geheel analoog aan de bekende procedures voor electronische declaraties. - Declaraties via Fa-med. Het is mogelijk om Jeugdzorg declaraties via Fa-med in te dienen. Factureringsinstelling hiervoor is bggz JZ Fa-med of DBC JZ Fa-med. Op het moment van uitbrengen van de programma update hebben we deze declaratiestroom echter nog niet kunnen testen omdat Fa-med nog niet gereed was. We raden u aan om eerst contact op te nemen met Fa-med voordat u een Jeugdzorg declaratie indient. Ook kunt u het beste de eerste declaratie langs deze route klein houden, d.w.z. 1 behandeling declareren en niet in een keer alles wat klaar staat. - Handleiding. Zie voor een meer gedetaillerde beschrijving van de aanpassingen in het programma rondom de Jeugdzorg het aparte instructieblad. - Gegevensaanlevering DIS. Gegevensaanlevering voor de Jeugdzorg aan DIS/SBG is op dit moment niet verplicht. Hangende ontwikkelingen in deze (zie ook hieronder) worden Jeugdzorg behandelingen vanuit ConsultManager nu nog even niet meegenomen in de reguliere DIS aanlevering. - Gegevensaanlevering CBS. Voor de Jeugdzorg wordt door CBS ook van zorgverleners gevraagd om periodiek bepaalde informatie te leveren. Het betreft hier gedeeltelijk gegevens die ook al in de reguliere DIS aanleveringen zitten, gedeeltelijk ook gegevens die nieuw zijn en op dit moment ook niet in ConsultManager vastgelegd worden. Het zal duidelijk zijn, dat registratie en aanlevering van gegevens aan CBS nog weer een verzwaring van de administratieve lasten voor de zorgverlener betekent. We hebben aan DIS de vraag voorgelegd, of deze gegevensstroom voor CBS ook in de DIS aanlevering te verwerken is. Hier wordt momenteel op gestudeerd en overleg over gevoerd. Wat ConsultManager betreft wachten wij vooralsnog af wat er gaat gebeuren en wat de rol van DIS zal zijn. - COV. Voor een Jeugdzorg cliënt is geen verzekeraar in beeld, aangezien de declaraties naar de gemeente gaan. Het is daarom niet alleen onnodig, maar zelfs niet toegestaan om verzekeringsgegevens voor een Jeugdzorg cliënt te registreren. Het programma controleert nu bij het starten van een COV of het om een Jeugdzorg cliënt gaat en zal dan een melding geven met deze strekking. U bent verder zelf verantwoordelijk voor het naleven van de weten regelgeving hieromtrent. Overige Sectoren - Fa-med declaraties. Prestaties in de Overige Sectoren (b.v. psychosociale therapie) kunnen nu ook via Fa-med gedeclareerd worden volgens standaard OS301. Het was al mogelijk om deze declaraties rechtstreeks via Vecozo te doen. ROM - Vermelding zorgverlener in testuitnodiging. Voor ROM Manager testen is het nu zo, dat zowel de naam van de zorgverlener (gebruikersnaam in ConsultManager) als de naam van de praktijk vermeld wordt in de testuitnodiging die per e-mail naar de client gaat. Wanneer u bij Gebruikersinstellingen in het blok met gebruikersgegevens een e-mail adres invult, dan worden de kopie mails van testaanvragen naar dit adres gestuurd. Vult u geen e-mail adres in, dan worden de kopie mails verstuurd naar het adres wat op de ROM Manager account staat. Wilt u dit laten wijzigen, geef dan aan ons door wat het e-mail adres moet zijn. - Telepsy. De beveiligingssystemen bij Telepsy zijn eind vorig jaar bijgewerkt. Er moet nu bij inloggen gebruik gemaakt worden van een Java versie die voor Mac (nog) niet beschikbaar is. Hierdoor is het momenteel niet mogelijk voor lokale Mac gebruikers om met
ConsultManager te ROMmen via Telepsy. Mac gebruikers die werken via epraktijk ondervinden hiervan geen hinder. - Aanleveren OQ45. Van de OQ45 zijn 2 varianten beschikbaar: de OQ45 en de OQ45-sd. Hoewel de vragenlijsten precies hetzelfde zijn, is alleen de OQ45-sd geschikt om aan de DIS/SBG aanleververplichting te voldoen. Heeft u testen als OQ45 aangevraagd, dan kunt u deze achteraf omzetten in OQ45-sd voor DIS/SBG aanlevering: - Ga naar de ROM lijst - Klik op TOON bij testen die u als OQ45 aangevraagd heeft maar als OQ45-sd wilt aanleveren aan DIS/SBG. - In het venster dat opent vult u bij de SBG naam van de test 'OQ45-sd' in en bij de SBG score de SD subschaal score. DIS aanleveringen - Nieuwe PVM module. De nieuwste DIS PVM module (versie 5.2) is geïnstalleerd. Hiermee kunnen zowel voor bggz als sggz aanleveringen gedaan worden volgens de actuele DIS gegevensstandaarden. Er is voor de nieuwe PVM module een nieuwe mappenstructuur gemaakt, binnen de map DIS_Exportbestanden komen nieuwe mappen DIS_PVM_2015, bggz en sggz. Voor lokale gebruikers van CSM moet die mappenstructuur door de gebruiker apart geïnstalleerd worden, voor epraktijk gebruikers wordt dat automatisch gedaan bij de programma update. - Aanleverstandaard. Zowel voor bggz als sggz zijn de laatste gegevens aanleverstandaarden in het programma verwerkt. Voor sggz is in de nieuwe aanleverstandaard ook voorzien in het aanleveren van ROM gegevens, die door DIS doorgestuurd worden naar SBG. - DIS nog niet live. Let op: op dit moment zijn DIS aanleveringen volgens de nieuwe structuur bij DIS nog niet te verwerken. Door ConsultManager ingediende aanleveringen zullen nu nog door DIS afgekeurd worden. Naar verwachting gaat DIS medio/eind maart live voor de nieuwe bggz en sggz aanleveringen. U krijgt van ons nader bericht wanneer DIS open gaat voor aanleveringen. - Privacy verklaring. In 2014 was het zo, dat wanneer een cliënt een privacy verklaring had ingevuld, er geen diagnose gegevens met de DIS aanlevering meegegeven werden. In 2015 betekent een ingevulde privacy verklaring, dat er helemaal geen gegevens van de cliënt aan DIS aangeleverd worden. - Aanleveren CQI. Op advies van de LVVP worden voorlopig de klanttevredenheids vragenlijsten CQI en CQiv-amb niet aangeleverd aan DIS/SBG, dit hangende overleg tussen partijen over wat er met deze gegevens gedaan wordt. Moet u voor een verzekeraar aantonen dat u wel deze vragenlijst laat invullen, dan kunt u dat doen middels het ROM overzicht wat u kunt opvragen (zie boven). Cliënten - Tabbladen. De volgorde van de tabbladen met cliëntgegevens is aangepast, zodat de meest gebruikte tabbladen nu aan de linkerkant staan in plaats van verspreid. Nota's - Voor zelfbetalers c.q. cliënten bij verzekeraars waar geen contract mee is kunnen nu restitutienota s worden aangemaakt. Deze papieren nota s bevatten dezelfde informatie als een electronische declaratie en kunnen door de cliënt desgewenst ingediend worden bij de verzekering om vergoeding te vragen. U kunt restitutienota s aanmaken door een nieuwe facturatie te starten vanuit het tabblad Facturatie van het bggz traject.
Correspondentie - Bij het aanmaken van een nieuwe brief/verslag wordt nu automatisch een tekstuele samenvatting van de gedane ROM testen geplaatst in hetzelfde tekstblok waar ook de DSMIV diagnoses in staan. Desgewenst kan deze tekst door kopiëren/plakken in brief/verslag verwerkt worden. E-mail / Zorgmail - Automatische archivering binnenkomende zorgmail. Is bij de Gebruikersinstellingen, tabblad Archief, aangegeven dat inkomende en uitgaande mail automatisch verwerkt moet worden, dan wordt de verzonden of ontvangen zorgmail op basis van een ingevuld BSN gekoppeld aan het betreffende cliëntdossier. - Navigatie en toegang. De module E-mail/Zorgmail kan nu rechtstreeks geopend worden vanuit het Navigatie keuzemenu. Let op: toegang tot de module E-mail/Zorgmail wordt bepaald door de accountbevoegdheden van de gebruiker. Stel dit in bij Gebruikersinstellingen > LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER. - Zoekfunctie. De zoekfunctie werkte niet goed, dit is nu verbeterd. Verzekeraars - Verwerking wijzigingen. Verzekeraarsgegevens zijn bijgewerkt naar de situatie van 23 januari 2015. - Achmea. Uzovi 3337 (Agis) eindigt per 31-12-2014. Vanaf 1-1-2015 vallen deze verzekerden onder 3311 (Zilveren Kruis Achmea). - Multizorg.Uzovi s 0441 (ONVZ), 0408 (VvAA), 3331 (PNO) vervallen per 31-12-2014. Vanaf 1-1-2015 vallen deze verzekerden onder de nieuwe Uzovi 3343 (ONVZ). - Overig. Nieuwe verzekeraars: 3344 (InTwente, label van DSW); 3340 (ANNO12); 3345 (Europeesche); 3346 (InsureToStudy, volmacht van Europeesche). - Verwerking in programma. Bovenstaande wijzigingen zijn in de module Verzekeraars verwerkt. - Vullen gegevens bij cluster. De manier waarop gegevens die ingevuld worden bij één verzekeraar doorgezet kunnen worden naar de andere verzekeraars van hetzelfde cluster is veranderd. Er wordt niet langer na invullen van elk apart gegeven gevraagd of u dat wilt in laten vullen bij de andere verzekeraars. U kunt nu eerst alle gegevens bij de verzekeraar invullen en dan via de knop VUL CLUSTER deze gegevens allemaal in laten vullen bij de rest van het cluster. - COV gegevens updaten. Zoals gebruikelijk kunnen cliënten van verzekeraar gewisseld zijn. Doe daarom eerst een COV voordat u een nieuw behandeltraject start of een nieuwe initiële of vervolg DBC.