1. DE ELEKTRONISCHE INTRASTAT-AANGIFTE - 2007 Teneinde het werk dat de aangifteplicht met zich meebrengt te verminderen, biedt de NBB de aangevers een aantal hulpmiddelen. Elke aangever heeft voor INTRASTAT ter beschikking: - de software IDEP/GN8 voor Windows - het invullen van uw aangifte via een formulier op het Internet (CSSR) - een lijst met commerciële softwares die wij een kwaliteitslabel toekenden - het versturen van uw bestanden via E-mail of op diskette - het versturen van uw bestanden via een beveiligde transfert via het Internet - bijstand van de Idep helpdesk (tel: 02/221.44.11, fax: 02/221.32.99 of E- mail: idep@nbb.be) 1. HET IDEP-PAKKET De NBB stelt u GRATIS het softwarepakket IDEP (INTRASTAT Data Entry Package) ter beschikking. Het Bureau voor de Statistiek van de Europese Gemeenschap (Eurostat) heeft IDEP ontwikkeld om de last van INTRASTAT op de ondernemingen zo klein mogelijk te maken. Het pakket is een hulpmiddel om op eenvoudige wijze de INTRASTAT-aangifte op te maken en goederencodes op te zoeken. De output van het pakket is een EDIFACTbestand dat via E-mail, op diskette of via een beveiligde Internet-transfert naar de NBB kan verzonden worden. Minimumvereisten configuratie IDEP/GN8 voor Windows IDEP/GN8 voor Windows kan zowel stand-alone als op een netwerk geïnstalleerd worden. Uw configuratie dient te voldoen aan het volgende: MS Windows 98 of hoger; een beeldscherm met een minimale resolutie van 600x800; 20 MB vrije hardeschijfruimte. Waarom IDEP gebruiken? Conform aan de wettelijke vormvoorschriften: IDEP maakt een volledig conforme aangifte die qua vormvereiste, nomenclatuur en codes voldoet aan alle wettelijke vereisten (u blijft verantwoordelijk voor de inhoud). Eenvoudige data entry: IDEP biedt verschillende manieren om de intracommunautaire basisgegevens in te voeren. u voert de gegevens manueel in: een helpfunctie en de aanwezigheid van specifieke lijsten met de juiste codes (GN8, land, transactie, gewest, vervoerswijze, leveringsvoorwaarde) helpen u om snel en correct de gegevens in te brengen;
2. via lijnmodellen: een lijnmodel bespaart u de moeite om frequent terugkerende gegevens of transacties telkens te moeten intoetsen; de creatie van een conversietabel tussen uw eigen goederencodes en de officiële GN8-codes; het gebruik van formules voor het berekenen van het gewicht; de omzetting naar EURO van facturen in vreemde valuta. Gegevenstransfert van eigen boekhouding naar IDEP : IDEP kan INTRASTAT-gegevens, geheel of gedeeltelijk gecreëerd in een reeds bestaande toepassing, bijvoorbeeld met een softwarepakket voor boekhouding of stockbeheer, inlezen. Controle van de aangifte: IDEP voert onmiddellijk een reeks controles uit op de geïmporteerde gegevens, ook deze aangemaakt met een andere software. Deze controles stellen u in staat de aangiften goed te keuren vóór hun verzending. De uitgevoerde controles maken het onmogelijk niet-bestaande codes aan te geven. Overbrenging van de gegevens: na het opmaken en het goedkeuren kan uw aangifte via E-mail, op diskette of door middel van een beveiligde transfert over het Internet worden verstuurd. De gn8-module van Idep helpt u bij het opzoeken van de juiste goederencode. Jaarlijkse vernieuwde versie Rekening houdend met de wijzigingen in de wetgeving en de wensen van de IDEP-gebruikers wordt het softwarepakket IDEP éénmaal per jaar geactualiseerd. U kan Idep downloaden vanaf onze website: http://www.intrastat.be. Op aanvraag (02/221.40.99) kan u ook een versie op CD-ROM verkrijgen. Informatiesessies De NBB organiseert regelmatig cursussen. Voor verdere informatie kan u terecht op onze website: http://www.intrastat.be. 2INTRASTAT BESTANDSLAYOUT ASCII- bestanden Het gebruik van het softwarepakket IDEP voor het opmaken van uw elektronische aangiften is niet verplicht. Zo kan een ASCII -bestand met een vast formaat dat voldoet aan enkele controles, of een door eigen software aangemaakt EDIFACT-bestand aanvaard worden voor de aangiften. Meer informatie over aangiften in EDIFACT-formaat kan u verkrijgen op de IDEP
3. Helpdesk per telefoon (02/221.44.11), per fax (02/221.32.99) of via E-mail (idep@nbb.be). De hierna volgende toelichting is bestemd voor ondernemingen die gekozen hebben om de INTRASTAT-aangifte te verrichten aan de hand van een ASCII -bestand, aangemaakt met zelf ontwikkelde software of boekhoudpakketten. Deze ASCII-bestanden kunnen een vaste lengte (SDF- of SDV-formaat) of een variabele lengte (ITX -formaat) hebben. Beide bestandtypes worden in de volgende paragrafen beschreven. SDV/SDF formaat (fixed width) In een SDV- of SDF-bestand bevinden de verschillende velden zich steeds op een vaste plaats en worden niet gescheiden door veldscheidings- of veldafbakeningstekens. Elk record heeft dus dezelfde vaste lengte van 156 posities voor het SDV-formaat of 155 posities voor het SDF-formaat. Op het einde van ieder record komt een CRLF (hexadecimaal DA) voor. In het SDV-formaat gebeurt de identificatie van de aangever aan de hand van het ondernemingsnummer van 10 posities. In het SDF-formaat gebeurt de identificatie van de aangever via het BTW-nummer van 9 posities. De bestandsnaam moet als volgt samengesteld worden: PPMMXXXX.SDV of PPMMXXXX.SDF, waarbij PP duidt op het statistisch stelsel (19 voor aankomst of 29 voor verzending), MM duidt op de maand en XXXX zijn vier vrij te kiezen posities. Bijgevolg moet er een afzonderlijk bestand per stelsel aangemaakt worden. SDV-formaat POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR 001 1 ASCLNE 156 XX 0 1 volledig record = 1 aangiftelijn 001 2 DCLRANT 010 99 0 Identificatie aangever (ondernemingsnummer aangever) 011 2 ETAB 002 99 0-013 2 ATSEC 001 99 0-014 2 DCLRANT 3 019 XX 0 Identificatie derde-aangever 014 3 ISO 3 002 XX 0 ISO land code 016 3 BTW3 012 XX 0 BTW- of ondernemingsnummer derdeaangever 028 3 PCODE 3 005 XX 0 Postcode derde-aangever 033 2 RETNR 008 99 0 Nummer boodschap 041 2 ITNR 005 99 0 Item of lijnnr. 046 2 MSGFCT 001 XX 0 Message function 047 2 DCLDATE 006 99 0 Aangiftedatum 047 3 DCLYR 002 99 0 Jaar 049 3 DCLMNTH 002 99 0 Maand 051 3 DCLDAY 002 99 0 Dag 053 2 PERDE 004 99 0 Statistiekperiode 053 3 YEAR 002 99 0 Statistiekjaar 055 3 MNTH 002 99 0 Statistiekmaand
4. 057 2 FLOW 001 AA 0 Flow (D = dispatch, A = arrival) 058 2 STPROC 002 99 0-060 2 CTRYPT 002 AA 0 Land van herk/best (partnerland) 062 2 FILLER 001 XX 0-063 2 CTRYOR 002 AA 0-065 2 FILLER 001 XX 0-066 2 TPT * 001 99 0 Wijze van vervoer 067 2 PORT 001 99 0-068 2 NAT 002 99 0-070 2 FILLER 001 99 0-071 2 CONTNR 001 99 0-072 2 TRXTYP 1 001 99 0 Transactietype 073 2 TRXTYP 2 001 99 0-074 2 BNL 008 99 0 GN8-goederencode 082 2 TARN 002 99 0-084 2 NET 010 99 0 Netto massa in kg 094 2 ADUN 010 99 0 Aantal aanvullende eenheden 104 2 VAL 010 99 0 Factuurwaarde 114 2 AUT 010 99 0-124 2 EXTNR 013 XX 0 Externe informatie (factuurnr...) 137 2 INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm volgens de CCI 140 2 GEWEST 001 99 0 Gewest van oorsprong of bestemming 141 2 FILLER 008 99 0-149 2 MUNTCODE 003 XX 0 EUR voor EURO 152 2 FILLER 005 99 0 - * enkel voor de uitgebreide aangifte, zoniet opvullen met fillers RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 156 BYTES SDF-formaat POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR 001 1 ASCLNE 155 XX 0 1 volledig record = 1 aangiftelijn 001 2 DCLRANT 009 99 0 Identificatie aangever (BTW-nr. aangever) 010 2 ETAB 002 99 0-012 2 ATSEC 001 99 0-013 2 DCLRANT 3 019 XX 0 Identificatie derde-aangever 013 3 ISO 3 002 XX 0 ISO land code van het BTW-nr. 015 3 BTW3 012 XX 0 BTW-nr. derde-aangever 027 3 PCODE 3 005 XX 0 Postcode derde-aangever 032 2 RETNR 008 99 0 Nummer boodschap 040 2 ITNR 005 99 0 Item of lijnnr. 045 2 MSGFCT 001 XX 0 Message function 046 2 DCLDATE 006 99 0 Aangiftedatum 046 3 DCLYR 002 99 0 Jaar 048 3 DCLMNTH 002 99 0 Maand 050 3 DCLDAY 002 99 0 Dag 052 2 PERDE 004 99 0 Statistiekperiode 052 3 YEAR 002 99 0 Statistiekjaar 054 3 MNTH 002 99 0 Statistiekmaand 056 2 FLOW 001 AA 0 Flow (D = dispatch, A = arrival) 057 2 STPROC 002 99 0-059 2 CTRYPT 002 AA 0 Land van herk/best (partnerland) 061 2 FILLER 001 XX 0 -
5. 062 2 CTRYOR 002 AA 0-064 2 FILLER 001 XX 0-065 2 TPT * 001 99 0 Wijze van vervoer 066 2 PORT 001 99 0-067 2 NAT 002 99 0-069 2 FILLER 001 99 0-070 2 CONTNR 001 99 0-071 2 TRXTYP 1 001 99 0 Transactietype 072 2 TRXTYP 2 001 99 0-073 2 BNL 008 99 0 GN8-goederencode 081 2 TARN 002 99 0-083 2 NET 010 99 0 Netto massa in kg 093 2 ADUN 010 99 0 Aantal aanvullende eenheden 103 2 VAL 010 99 0 Factuurwaarde 113 2 AUT 010 99 0-123 2 EXTNR 013 XX 0 Externe informatie (factuurnr...) 136 2 INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm volgens de CCI 139 2 GEWEST 001 99 0 Gewest van oorsprong of bestemming 140 2 FILLER 008 99 0-148 2 MUNTCODE 003 XX 0 EUR voor EURO 151 2 FILLER 005 99 0 - * enkel voor de uitgebreide aangifte, zoniet opvullen met fillers RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 155 BYTES
6. Verklaring Record lay-out. POS Position Begin positie van het veld LVL Level Geeft de structuur van het record NME Name Naam van de zone BYT Bytes Lengte van de zone in bytes ATR Attributes Kenmerken van het veld: - AA: alfabetisch - links gealigneerd, gevolgd door blanco s - XX: Alfanumeriek - links gealigneerd, gevolgd door blanco s - 99: decimaal (unsigned), rechts gealigneerd, voorafgegaan door zero s DEC Decimals Aantal decimalen indien de zone numeriek is DSCR Description Inhoud van het veld MODEL Verwijzing naar de lay-out van een formulier Aanvullende verklaring bij een aantal velden. ATSEC ETAB RETNR MSGFCT DCLDATE niet gebruikt, moet 0 zijn niet gebruikt, moet 00 zijn Nummer van de aangifte, de aangever moet per statistisch stelsel in dit veld één uniek intern aangiftenummer aanmaken 1 = normale aangifte, 5 = vervangende aangifte, 0 = nihil aangifte (in dit geval zijn alle velden leeg vanaf positie 60 in het SDV-formaat en positie 59 in het SDF-formaat) Aangiftedatum = creatiedatum FLOW D = dispatch of verzending (stelsel 29), A= arrival of aankomst (stelsel 19) STPROC niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) CTRYOR niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) PORT niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) NAT niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) CONTNR niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) TRXTYP 2 niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) TARN niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) AUT niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) TFACT Globale maandelijkse factuurwaarde, wordt niet gevraagd, moet waarde 0 bevatten RFRETNR niet gebruikt MUNTCODE EUR voor factuurwaarde in EURO Voorbeeld : fysieke voorstelling (inbegrepen de blanco posities aangegeven door spaties): SDV-formaat 0456123789000NL987654321B991234 980119010000119802039801A00FR 30 01001021030000000000600000000000100000470400000000000FACT33 FOB100000000EUR00000 0456123789000NL987654321B991234 980119010000219802039801A00NL 30 01001021010000000000750000000000200000850100000000000FACT34 DDU100000000EUR00000 SDF-formaat 456123789000NL987654321B991234 980119010000119802039801A00FR 30 01001021030000000000600000000000100000470400000000000FACT33 FOB100000000EUR00000 456123789000NL987654321B991234 980119010000219802039801A00NL 30 01001021010000000000750000000000200000850100000000000FACT34 DDU100000000EUR00000
7. ITX-formaat (delimited) In een ITX -bestand worden de velden gescheiden door een puntkomma ; of een tab. U kan kiezen welke van beide scheidingstekens u gebruikt, uiteraard behoudt u hetzelfde scheidingsteken voor het hele bestand. Op het einde van ieder record komt een CRLF (hexadecimaal DA) voor. De bestandsnaam moet als volgt samengesteld worden: PPMMXXXX.ITX, waarbij PP duidt op het statistisch stelsel (19 voor aankomst of 29 voor verzending). MM duidt op de maand en XXXX zijn vier vrij te kiezen posities. Bijgevolg moet er een afzonderlijk bestand per stelsel aangemaakt worden. Record lay-out ITX-bestanden (delimited met als scheidingstekens puntkomma of tab): ORD NME LN FIX ATR DEC DSCR 1 DCLRANT 9 of 10 Y 99 0 Identificatie aangever: BTW-nr. aangever (9 pos.) of ondernemingsnr (10 pos.) 2 DCLRANT 3 14 N XX 0 Internationaal BTW-nr derde-aangever: ISO land code (2 pos.) + BTW-nr of ondernemingsnr 3 PCODE 3 5 N XX 0 Postcode derde-aangever 4 RETNR 8 N 99 0 Nummer boodschap 5 ITNR 5 N 99 0 Item of lijnnr. 6 MSGFCT 1 Y XX 0 Message function 7 DCLDATE 6 Y 99 0 Aangiftedatum (YYMMDD) 8 PERDE 4 Y 99 0 Statistiekperiode (YYMM) 9 FLOW 1 Y AA 0 Flow (D = dispatch, A = arrival) 10 CTRYPT 2 Y AA 0 Land van herk/best (partnerland) 11 TPT * 1 Y 99 0 Wijze van vervoer 12 TRXTYP 1 1 Y 99 0 Transactietype 13 BNL 8 Y 99 0 GN8-goederencode 14 NET 10 N 99 0 Netto massa in kg 15 ADUN 10 N 99 0 Aantal aanvullende eenheden 16 VAL 10 N 99 0 Factuurwaarde 17 EXTNR 13 N XX 0 Externe informatie (bv factuurnr...) facultatief 18 MUNTCODE 3 N XX 0 EUR voor EURO 19 INCOTERM * 3 Y XX 0 INCOTERM volgens CCI 20 GEWEST 1 Y XX 0 Gewest (bestemming of herkomst) (*) enkel voor de uitgebreide aangiften Verklaring Record lay-out. ORD Order Volgorde van het veld NME Name Naam van de zone LN Length Maximum lengte van het veld FIX Fixed Y/N Indien Y en indien het veld niet blanco is, dan dient de lengte van het veld steeds gelijk te zijn aan LN. Indien N is de lengte variabel ATR Attributes Kenmerken van het veld: - AA: Alfabetisch - XX: Alfanumeriek
8. - 99: decimaal (unsigned) DEC Decimals Aantal decimalen indien het veld numeriek is DSCR Description Inhoud van het veld MODEL Verwijzing naar de lay-out van een formulier Aanvullende verklaring bij een aantal velden. RETNR Nummer van de aangifte, de aangever moet per statistisch stelsel in dit veld één uniek intern aangiftenummer aanmaken MSGFCT 1 = normale aangifte, 5 = vervangende aangifte, 0 = nihil aangifte (in dit geval zijn alle velden volgend op het veld FLOW leeg) DCLDATE Aangiftedatum = creatiedatum FLOW D = dispatch of verzending (stelsel 29), A= arrival of aankomst (stelsel 19) MUNTCODE EUR voor factuurwaarde in EURO Voorbeeld : puntkomma (;) als scheidingsteken: met ondernemings- of vestigingseenheidsnr 0456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 1; 1; 980203; 9801; A; FR; 3; 1; 01021030; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB;1 0456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 2; 1; 980203; 9801; A; NL; 3; 1; 01021010; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1 met BTW-nr 456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 1; 1; 980203; 9801; A; FR; 3; 1; 01021030; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB;1 456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 2; 1; 980203; 9801; A; NL; 3; 1; 01021010; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1 tab () als scheidingsteken: met ondernemings- of vestigingseenheidsnr045612378901 NL987654321B99 1234 98011901 1 1 980203 9801 A FR 3 1 01021030 600 1 47040 FACT33 EURFOB1 0456123789 NL987654321B99 1234 98011901 2 1 980203 9801 A NL 3 1 01021010 750 2 85010 FACT34EURDDU1 met BTW-nr 456123789 NL987654321B99 1234 98011901 1 1 980203 9801 A FR 3 1 01021030 600 1 47040 FACT33 EURFOB1 456123789 NL987654321B99 1234 98011901 2 1 980203 9801 A NL 3 1 01021010 750 2 85010 FACT34EURDDU1 3. DE VERZENDING VAN EEN INTRASTATBESTAND De NBB stelt 3 verschillende aangiftemogelijkheden, onder de vorm van een geïnformatiseerd bestand, ter beschikking voor het indienen van de INTRASTAT-aangifte. Het betreft de verzending via e-mail, de verzending op diskette of ook de beveiligde transfert van bestanden via Internet.
9. Verzending via e-mail Het e-mail-adres (intrastat@nbb.be) wordt uitsluitend voor de ontvangst van uw aangiftebestanden ter beschikking gesteld. Bij het binnenkomen van uw aangiften per mail sturen wij u onmiddellijk een bericht van goede ontvangst. Uw ontvangen e-mail-aangiften worden automatisch verwerkt. Om u een optimale behandeling te kunnen verzekeren, vragen wij u rekening te willen houden met de hiernavolgende aanbevelingen : - respecteer het omschreven formaat van de bestandstypes; - voeg uw bestand(en) steeds als attachments bij uw mail; - vermeld ook geen 'tekstboodschap' in uw mail. - vermeld uw BTW-nr, de statistische periode en het stelsel in het "onderwerp" van uw bericht Indien deze voorwaarden bij het versturen van uw mails naar het adres intrastat@nbb.be werden nageleefd, worden uw aangiften door onze dossierbeheerders automatisch behandeld binnen de 24 uur. Indien u andere informatie dan aangiften wil overbrengen, gebruik dan het e-mail-adres van uw contactpersoon bij ons. Verzending op diskette De diskettes moeten gestuurd worden naar het volgend adres : INR/NBB/INTRASTAT de Berlaimontlaan 14 1000 Brussel Gelieve eveneens de hiernavolgende richtlijnen in acht te nemen : - respecteer het omschreven formaat van de bestandstypes; - kleef een etiket op de diskette met volgende gegevens :. ONDERNEMINGSNUMMER. naam van de onderneming. statistische periode(s) : jaar en maand. bestandsna(a)m(en) Beveiligde transfert van bestanden Sinds januari 2000 stelt de NBB een Internet-toepassing ter beschikking van de aangevers voor het veilig versturen van bestanden. Deze toepassing geeft een volledige garantie van vertrouwelijkheid van uw gegevens. U moet wel een voorafgaandelijke aanvraag doen op onze site http://www.intrastat.be waar u ook de nodige documentatie vindt. Bij uw inschrijving krijgt u uw toegangscode en wachtwoord.
10. 4. INTRASTAT-AANGIFTE VIA EEN FORMULIER OP HET INTERNET (CSSR) De Nationale Bank van België biedt u de mogelijkheid om uw Intrastataangifte on-line in te brengen door middel van een elektronisch formulier op het Internet (www.nbb.be/cssr). Deze manier van werken is vooral bedoeld voor aangevers met een beperkt aantal transacties per maand. Het Intrastat-webformulier is een onderdeel van CSSR (Central Server for Statistical Reporting) en is toegankelijk na het bekomen van een toegangscode en een wachtwoord, of door middel van een elektronisch certificaat. Beschikt u reeds over een toegangcode voor CSSR voor andere rapporteringen (Betalingsbalans, CBFA,...), dan kan u deze ook voor Intrastat gebruiken., Meer info over de toegang tot CSSR vindt u onder het item FAQ op www.nbb.be/cssr of bij de helpdesk Access CSSR (02/221.54.86 of access.cssr@nbb.be). 5. HET CONFORMITEITSLABEL VAN HET INSTITUUT VOOR DE NATIONALE REKENINGEN De NBB verleent (voor rekening van het Instituut voor de Nationale Rekeningen) een gelijkvormigheidslabel aan commerciële softwarepakketten die INTRASTAT-aangiften kunnen opmaken die aan alle wettelijke vormvereisten voldoen en die de aangifte onder elektronische vorm kunnen versturen. Dit keurmerk wordt toegekend na een testprocedure die identiek is voor elke software, en waarborgt conforme aangiften die beantwoorden aan alle wettelijke voorschriften. Voor alle informatie omtrent de testprocedure en voor het ontvangen van de lijst van de betrokken softwares, die het label bezitten, kan u terecht bij de IDEP Help Desk op het telefoonnummer (02)221.44.43 of het faxnummer (02)221.32.99. 7. INLICHTINGEN Voor alle informatie kunt u terecht bij onze Help Desk op het e-mail adres idep@nbb.be, het telefoonnummer 02/221.44.11, of het faxnummer 02/221.32.99.