VERSLAG MARKTCONSULTATIE INKOOP WMO 2020 bijeenkomst 3 Datum: Donderdag 21 maart 2019 Locatie: Theater Schuurkerkje in Maassluis Aanvang: 12.30 uur inloop, 13.00 uur start Genodigden: Potentiële inschrijvers aanbestedingsprocedure ROGplus 1. Opening Aanleiding voor de marktconsultaties is het feit dat de contracten Hulp bij het Huishouden en Begeleiding (waaronder meerdere maatwerkvoorzieningen vallen) aflopen op 31 december 2019. Per 1 januari 2020 worden er nieuwe contracten afgesloten, waarvoor binnenkort een aanbestedingsprocedure start. Op donderdag 7 maart 2019 vond de tweede marktconsultatie plaats voor potentiële inschrijvers van ROGplus. Tijdens deze bijeenkomst constateerden we dat er veel vragen waren, met name over populatiebekostiging. Daarom is er een extra bijeenkomst gepland voor potentiële inschrijvers. 2. Aandachtspunten uit de tweede marktconsultatie In de tweede marktconsultatie werd aangegeven dat de tijdsplanning erg ambitieus is voor potentiële inschrijvers. Daarom is besloten om de inschrijvingsdatum te verschuiven naar medio juli 2019. De gunning vindt plaats in september 2019. Om deze derde marktconsultatie te laten plaatsvinden, is de bijeenkomst met de ketenpartners verschoven naar 11 april 2019. Potentiele inschrijvers worden uitgenodigd om op dat moment met de ketenpartners in gesprek te gaan. Uitgangspunten en contouren aanbesteding Uitgangspunt in de aanbesteding is dat de inwoner (cliënt) centraal staat. Het is de wens van ROGplus om bij de voorbereiding op de nieuwe contracten te onderzoeken wat er nodig is om het voor de inwoners nóg beter te maken. De visie van de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam wordt vertaald naar de inkoop. Kern daarbij is dat de hulpvraag van de inwoner leidend is en niet het productenaanbod. Hoe kunnen we dat het beste met elkaar regelen voor de inwoner? De basis van het contract wordt wat we willen bereiken voor de inwoner. Daarnaast wil ROGplus samen met potentiële inschrijvers bekijken hoe de Wmo meer in de context van het sociaal domein gezet kan worden. Wmo staat immers niet op zichzelf, maar in een belangrijke verbinding met andere gebieden. Kansen voor ontwikkeling liggen juist op de gebieden waar de Wmo de grens raakt, zoals Jeugd, Wlz en Zvw, Beschermd Wonen, Participatiewet en welzijn. Er ligt tussen deze gebieden geen schot, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt meegenomen in de opdracht. 1 van 12
We maken een onderscheid tussen de doelgroep Ouderen en Ondersteuning niet gekoppeld aan ouder worden (18+). Een tweede onderscheid wordt gemaakt tussen een Schoon leefbaar huis en Zelfredzaam, kunnen participeren en zinvolle dagbesteding. 2 van 12
3. Financieringsstructuur ROGplus overweegt om Schoon leefbaar huis een aparte opdracht te laten en deze niet toe te voegen aan de opdracht Zelfredzaam, kunnen participeren, zinvolle daginvulling. Wij vragen wel aan de potentiele aanbieders om de verbinding tussen de verschillende gebieden te zoeken. 4. De opdracht voor Schoon leefbaar huis Het is de wens van ROGplus om een prijs vast te stellen per cliënt per jaar, op basis van het gemiddelde aantal uur dat wordt geleverd. Dit zou slechts een lichte belasting van de administratie betekenen en laagdrempelig zijn voor (toekomstige) cliënten. Het volgende voorstel wordt aan de aanwezigen gepresenteerd: De basis van de opdracht is het creëren van een makkelijke, laagdrempelige voorziening, waar cliënten met een eenvoudig proces gebruik van kunnen maken. In dit model hebben cliënten recht op maximaal 105 uur per jaar. Voor de groep mensen die vanwege hun hulpvraag meer uren nodig heeft, zijn er twee mogelijkheden: 1. Een maatwerkmodule om volgens indicatie meer uren te kunnen toewijzen. 2. Een regeling waarmee cliënten zelf uren kunnen bijkopen (vergelijkbaar met HHT). Voor de maatwerkmodule kunnen we op basis van werkelijk afgenomen aantal uren een prijs afspreken. 3 van 12
Tussentijdse vragen van potentiële aanbieders over Schoon en leefbaar huis : Vraag: Hoe wordt de gebiedsverdeling? Antwoord: De gebiedsindeling sluit aan bij de gemeentegrenzen van de drie gemeenten (zie ook sheet over afbakening opdracht verderop in dit verslag) Vraag: Wordt er een maximaal aantal aanbieders geselecteerd? Antwoord: Ja, we denken op dit moment aan 3-5 aanbieders per perceel, zodat er een goed dekkend aanbod kan zijn voor cliënten. Vraag: Wordt er een maximaal aantal percelen per aanbieder gegund? Antwoord: Waarschijnlijk kunnen potentiele aanbieders voor alle percelen inschrijven. Er is dus geen maximum aantal percelen voor aanbieders. Dit onderwerp moeten we nog verder uitwerken. Opmerking uit de zaal: Bij het werken met percelen is de personele inzet lastig in te schatten. Als we de indeling strikt aanhouden en de omvang is te klein, dan heeft dat gevolgen voor het minder goed kunnen schuiven met uren en personeel. Dan gaat men elders op zoek naar een baan met meer uren. Antwoord: Aanbieders kunnen zich voor meerdere percelen inschrijven. Daardoor wordt schuiven met personeel mogelijk. 5. De opdracht voor Zelfredzaam, kunnen participeren, zinvolle dagbesteding Bij de opdracht voor Zelfredzaam, kunnen participeren, zinvolle dagbesteding wordt gekeken naar het werken vanuit een populatie. Er wordt één opdracht verleend per populatiegebied voor alle Wmo-cliënten die binnen dit gebied onder de beschrijving van de Zelfredzaam, kunnen participeren, zinvolle dagbesteding vallen. Dit doen we om potentiële aanbieders de ruimte te geven om de ondersteuning te bieden die nodig is. Potentiële aanbieders worden aangemoedigd om out of the box te denken, dus niet vanuit de huidige producten geredeneerd. Daarbij onderstrepen we dat we niet willen doorschuiven. Het gaat ROGplus erom dat er samenwerking wordt gecreëerd tussen de verschillende expertises, die samen bekijken wat een cliënt nodig heeft. Dit mag vanuit één aanbieder zijn, of vanuit een samenwerkingsverband van partijen. De aanbieder of het samenwerkingsverband van partijen moet een dekkend aanbod voorzien voor de betreffende Wmo-populatie, waarbij er ook verbinding is met bijvoorbeeld het voorliggend veld. Deze aanpak is omschreven in de volgende sheet, namelijk: Optimaal maatwerk leveren voor de klant Ruimte voor de persoonlijke situatie (cultuur, geloofsovertuiging, etc.) Expertise borgen (ook van kleine doelgroepen) Een vast bedrag per jaar voor alle expertise 4 van 12
Een aanbieder of samenwerkingsverband van partijen, die de opdracht grotendeels (70%) zelf kan uitvoeren Strategisch partnership vanuit gewenste rollen Gericht op oplossingen en resultaat Minimale bureaucratie, verantwoording over resultaat Ruimte om te doen wat nodig is. De professional maakt het verschil voor de cliënt. Deze professional moet de ruimte hebben om niet binnen producten en hokjes te denken. De cliënt staat daarbij optimaal centraal Afbakening opdracht / populatie 5 van 12
Bij de indeling van de percelen wordt er gesplitst op doelgroep en per gemeente op gebied. In totaal gaat deze opdracht over zes deelpopulaties. Tussentijdse vragen van potentiële aanbieders over Schoon en leefbaar huis : Vraag: Wordt Schoon en leefbaar huis ook in deze indeling opgenomen? Mijn visie is dat het door de categorieën heen kan. In het kader van samenwerking kan dit ook binnen het product plaatsvinden. In dat geval moet ROGplus de opdracht als dubbel perceel uitzetten. Reactie uit de zaal: Wij zien de knip wel graag! Reactie uit de zaal: Het hangt ook af van hoe de aanbesteding wordt vormgegeven. Als het is dat je moet het leveren, dan moet je wel een onderaannemer vinden die dat kan. Dat is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld als arbeidskrachten schaars worden. Reactie uit de zaal: Het is onnodig complex als we het uit elkaar halen. Reactie uit de zaal: Het personeel is ingericht op de ene groep óf op de andere groep. Antwoord: Voor ouderen zijn er veel instellingen die weinig of niks doen binnen alle doelgroepen. Als we de opdrachten bij elkaar voegen, dwingen we nog meer bureaucratie en onnodige samenwerkingsverbanden af. Dat is lastig voor organisaties. Dus houden we liever de doelgroepen apart, dat is het meest logisch. Vraag: Is de conclusie juist dat er voor deze opdracht van Schoon en leefbaar huis maar 6 gunningen zijn? Antwoord: Nee, per perceel worden er meerdere aanbieders gegund. We vervolgen de toelichting op de opdracht Zelfredzaam, kunnen participeren, zinvolle dagbesteding Resultaatgebieden 6 van 12
Op het voorstel van de resultaatgebieden zijn tijdens de vorige bijeenkomsten slechts een beperkt aantal opmerkingen gekomen. Deze hadden met name betrekking op het begrip Langer thuis blijven wonen. Vraag aan de zaal: is dit de juiste richting? Opmerking uit de zaal: ZRM is niet altijd een resultaat, soms is het beter om op zoek te gaan naar een andere aanbieder. Antwoord: ZRM kan een instrument zijn om het inzichtelijk te maken. Het hoeft niet altijd tot een stap vooruit te leiden. Soms is stabilisatie of voorkomen van achteruitgang al een goed resultaat. Dit nemen we mee in de uitwerking. ZRM is een voorbeeld, je kunt ook een ander instrument kiezen. Vraag: Hoe vult ROGplus keuzevrijheid in? Antwoord: Een cliënt moet krijgen wat hij nodig heeft en iets te kiezen hebben wat bij zijn/haar persoonlijke omstandigheden past. We gaan kijken of daar goed uitvoering aan gegeven wordt. Vraag: Wat gebeurt er als wij in het ene gebied wel aanwezig mogen zijn en in het andere gebied niet? Antwoord: Het aanbod in een gebied moet altijd aansluiten op wat de cliënt nodig heeft. Opmerking uit de zaal: Soms gaan cliënten over naar een pgb om toch bij ons te kunnen blijven. De andere partij blijkt het dan in de praktijk toch niet goed te kunnen. Antwoord: Dat lijkt ons reden voor een stevig gesprek met de eerste partij. Het gaat erom dat het aanbod volledig en goed moet zijn. Het zou een verkeerd effect zijn als cliënten alsnog naar een andere aanbieder willen. Vraag: Ouderen en minder ouderen hebben niet dezelfde perspectieven. Hetzelfde criterium hanteren voor verschillende doelgroepen, werkt niet. Zou het een idee zijn om de resultaatgebieden per doelgroep vast te stellen? Antwoord: Dat zijn we met u eens, we moeten de resultaatgebieden per doelgroep nog verder uitwerken en hier rekening mee houden. Vraag: Langer thuis blijven wonen zie ik als meer als zelfstandig wonen. Het woord keuzevrijheid vind ik hier niet passen, bedoelt ROGplus misschien zorg op maat? Antwoord: Dat klopt inderdaad niet, dat gaan we zorgvuldiger formuleren. 7 van 12
Randvoorwaarden Tussentijdse vragen van potentiële aanbieders: Vraag: Hoe zit het met regionale verbondenheid? Kunnen er grote partijen op de aanbesteding reageren die niet uit deze regio komen? Antwoord: Iedereen kan inschrijven, dat kunnen we ook niet uitsluiten. Het is wel belangrijk dat aanbieders de verbinding kunnen maken met het lokale veld en dat zij de lokale situatie goed begrijpen. Vraag: Wat gebeurt er als Rotterdam er bijvoorbeeld voor kiest om sociale huurwoningen te vervangen door koopwoningen en de bewoners van de sociale huurwoningen naar onze gebieden verhuizen? Dat soort ontwikkelingen kunnen we niet voorzien. Antwoord: U kunt rekening houden met alles wat bekend verondersteld mag worden. De bekende risico s kunt u in de prijs verdisconteren. Als een ontwikkeling vooraf niet ingeschat had kunnen worden, dan gaan we met elkaar in gesprek. Vraag: Ligt bij partnerschap de verantwoordelijkheid daarbij ook bij ROGplus? Antwoord: Ja, dat klopt. Als u een ontwikkeling binnen uw invloedsfeer en/of bedrijfsvoering had kunnen voorzien, ligt de verantwoordelijkheid bij u. Bij alle andere ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de populatie en die buiten uw invloedsfeer plaatsvinden (rijksbeleid, niet voorzienbare demografische ontwikkelingen), dan ligt de verantwoordelijkheid mede bij de gemeente en gaan we in gesprek met elkaar. Vraag: Een groot deel van de financiële risico s ligt bij de aanbieders. De eerste 1-2 jaar kunnen aanbieders waarschijnlijk niet rendabel investeren. Wat gebeurt er bij een faillissement? 8 van 12
Antwoord: De financiële situatie van de aanbieders wordt vooraf getoetst. Maar bij een toetsing wordt er natuurlijk alleen teruggekeken. Aanbieders moeten met een prijs komen waarvoor ze het ook goed kunnen uitvoeren. Vraag: Sommige cliënten vragen veel meer zorg voordat er stabiliteit is. Bij een vast bedrag per jaar zijn de financiële afspraken in het begin veel te weinig. Als er geen verbetering in de situatie bij de cliënt komt, zit je als klein bedrijf niet goed. Hoe kan een vast bedrag per jaar gecombineerd worden met maatwerk? Antwoord: De kunst voor kleine organisaties is het zoeken van samenwerking en verbinding met andere organisaties. Dus niet alleen inschrijven als je niet in staat bent de opdracht in zijn geheel uit te voeren. Per cliënt kan het zijn dat eerst een grotere investering nodig is, maar we gaan ervan uit dat u over de gehele populatie gezien zowel mensen in zorg heeft die net aan een traject beginnen als die al langer in zorg zijn. Vraag: Hoe verhouden subsidies binnen het voorliggend veld zich tot de aanbesteding? Antwoord: Aanbieders kunnen een samenwerkingsverband aangaan met gesubsidieerde instellingen. Vraag: In Schiedam hebben we een wijkondersteuningsteam. Wat is de rol van dit team nog? Antwoord: We gaan later in de presentatie in op het cliëntproces en rolverdeling. Wij zijn benieuwd hoe u de samenwerking ziet en hoe vind dat zij het meest van toegevoegde waarde zijn. Vraag: Waarom zou ik onze organisatie als hoofdaannemer inschrijven als wij als onderaannemer een veiliger kostenmodel als p maal q kunnen gebruiken? Voor zoveel partijen onderaannemerschap regelen, lijkt me juist heel bureaucratisch. Antwoord: Wij verwachten dat het aantal onderaannemers niet heel groot zal zijn. De hoofdaanbieder (een partij of een samenwerkingsverband van partijen) moet immers in staat zijn het overgrote deel van de opdracht zelf uit te kunnen voeren. Het staat u natuurlijk vrij om als onderaannemer te werken. Vraag: Wordt er in de aanbesteding iets gevraagd over het overnemen van personeel? Antwoord: We overwegen op te nemen dat het in het kader van continuïteit wenselijk is dat deze inspanning wordt geleverd. Reactie uit de zaal: Een samenwerkingsverband heeft voor een zorgaanbieder dezelfde bureaucratie als onderaannemerschap. Het is een illusie dat het minder bureaucratie oplevert. Wij hebben hier zelf ervaring mee. Antwoord: Het is aan de aanbieder om een beslissing te nemen over financiële afspraken met onderaannemers. Daarbij kunt u wellicht een andere creatieve oplossing overwegen dan p maal q. 9 van 12
Clientproces de inwoner centraal De beschikking en het ondersteuningsplan zijn belangrijk voor cliënten, maar is geen statische momentopname. Hier willen we juist ruimte bieden voor professionals om te doen wat nodig is, in overleg met de cliënt. Het is de bedoeling dat er een onafhankelijke toegangspoort gevormd wordt, waarbij niet vergaand wordt geïndiceerd. ROGplus stelt voor dat ROGplus het eerste gesprek met een cliënt voert. De aanbieder maakt vervolgens een ondersteuningsplan, op basis van een grondiger gesprek. Het ondersteuningsplan gaat terug naar ROGplus, waar vervolgens een beschikking wordt afgegeven. Op basis van evaluatiemomenten kan het ondersteuningsplan worden bijgesteld. We maken het proces zo min mogelijk bureaucratisch en zo vriendelijk mogelijk voor de cliënt. Tussentijdse vragen van potentiële aanbieders: Vraag: Wat bedoelt u met het bijstellen van de beschikking? Antwoord: Een beschikking kan bijvoorbeeld worden bijgesteld wanneer een aanbieder ingrijpende veranderingen in het plan aanbrengt. Vraag: Is ondersteuning een oplossing van de aanbieder of van ROGplus? Antwoord: Ondersteuning is een oplossing van de aanbieder. Vraag: Onder beschikkingen vallen verschillende processen. De schakel beschikking komt binnen onze eigen processen niet voor. Onze professionals stellen wel het ondersteuningsplan op. Wat is de toegevoegde waarde van ROGplus in dit geval? Antwoord: Wettelijk gezien heeft de cliënt recht op een beschikking. Daar kan de cliënt ook tegen in bezwaar gaan. De wet schrijft dit voor. Het is overigens niet onze intentie om bij een kleine wijziging een nieuwe beschikking af te geven. 10 van 12
Vraag: Hoe wordt de prijsstelling bij Schoon en leefbaar huis? Krijgen aanbieders de mogelijkheid om een aanbod te doen? Antwoord: Is er een voorkeur bij aanbieders? Reactie: Graag de aanbieders betrekken bij de totstandkoming van de tarieven, of de aanbieders vragen om met een voorstel te komen. Vraag: In andere gemeenten is er een tool om een kostprijs te berekenen. Wordt de aangeboden prijs volledig meegerekend in de keuze van een geschikte aanbieder? Antwoord: Nee, er wordt niet alleen op prijs geselecteerd. We zoeken naar de juiste prijskwaliteitsverhouding. Vraag: Kan ROGplus concreet maken welke regels er verbonden zijn aan onderaannemerschap? Antwoord: We beschrijven welke expertises aanwezig moeten zijn binnen een populatie. Of u er wel of niet voor kiest om onderdeel te zijn van een samenwerking met onderaannemerschap, dat schrijven we niet voor. Vraag: Betekent dit dat het mogelijk is om 100 % van de cliënten in onderaannemerschap te hebben? Antwoord: Nee, dat kan niet. We vragen of de aannemer of het samenwerkingsverband van partijen om 70-80% zelf uit te voeren. Vraag: Zit hier ook het pgb in? Antwoord: Nee, het pgb wordt hierin niet meegenomen. 6. Vervolgstappen en planning De publicatie van de aanbesteding vindt medio april 2019 plaats. De inschrijfdatum wordt verschoven naar medio juli 2019. We beogen daarmee de potentiele inschrijvers tegemoet te komen in hun voorbereiding op de inschrijving. De gunning wordt verschoven naar september 2019. De ingangsdatum van de nieuwe contracten blijft 1 januari 2020. Er wordt een zorgvuldig overgangstraject ingericht voor cliënten die een andere aanbieder krijgen. We overwegen de overgangsregeling in het eerste jaar van het nieuwe contract te laten lopen. 11 van 12
6. Ideeën/suggesties/vragen? Als u nog suggesties heeft over de wijze van invulling van de aanbesteding, dan kunt u deze doorgeven via het volgende mailadres: inkoop@rogplus.nl. Achtergrondinformatie over de aanbesteding vindt u ook terug op TenderNed en onze website www.rogplus.nl. 12 van 12