REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE BORGER-ODOORN JAARVERSLAG 2017 1
Exloo, 29 maart 2018 Samenstelling commissie: dhr. F. Assen, extern lid (voorzitter) mw. M. Ekelenkamp, extern lid dhr. A. J. Booy, extern lid (plv. voorzitter) dhr. E. de Haan, extern lid Ambtelijke ondersteuning rekenkamercommissie: Mw. F. Koenders Adres: Gemeente Borger-Odoorn rekenkamercommissie Postbus 3 7875 ZG Exloo Telefoon: (0591 535353) Email: rekenkamercommissie@borger-odoorn.nl 2
1. Inleiding In het Reglement van Orde voor de rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn is opgenomen dat de rekenkamercommissie jaarlijks een verslag vaststelt en aanbiedt aan de gemeenteraad. De rekenkamercommissie stelt het op prijs om door middel van dit jaarverslag aan u als gemeenteraad van Borger-Odoorn verantwoording af te leggen over hetgeen de commissie in het afgelopen jaar heeft gedaan. In dit verslag ziet de rekenkamercommissie terug op haar werkzaamheden in 2017. De commissie verricht haar werkzaamheden volgens vaste spelregels die zijn opgenomen in de verordening, in het Reglement van orde rekenkamercommissie Borger-Odoorn en het Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn. Doelstelling De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid op drie onderdelen: a. Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? b. Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? c. Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van het beleid efficiënt verlopen? Om het gevoerde beleid te toetsen op bovengenoemde drie punten voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de door de rekenkamercommissie gevoerde onderzoeken is om inzicht te bieden in prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk aanbevelingen te doen voor verbetering van het beleid in en voor de toekomst. Hiermee wil de rekenkamercommissie de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraad versterken. 2. Onderzoekswerkzaamheden. In 2017 zijn twee onderzoeken aan de gemeenteraad aangeboden. 2.1. Toezicht met gezond verstand/ sturen op afstand. Op 19 mei 2017 het gezamenlijk RKC rapport Toezicht met Gezond verstand van een zestal rekenkamercommissies in de gemeenteraad besproken Grip op regionale samenwerking: Sturen op afstand. Toezicht met gezond verstand. In meerdere gemeenten in Drenthe speelde de vraag hoe gemeenteraden grip kunnen houden op de sturing en beoogde effecten van taken die op afstand zijn gezet in samenwerkingsverbanden. Ook landelijk is dit een thema. De rekenkamercommissie van Assen heeft het initiatief genomen om te komen tot een gezamenlijk onderzoek naar Gemeenschappelijke Regelingen/Samenwerkingsverbanden. De rekenkamercommissies van Assen, Borger-Odoorn, Emmen, Hoogeveen, Tynaarlo en Aa & Hunze hebben hier aan deelgenomen. Als onderwerp van dit gezamenlijke onderzoek is een specifieke gemeenschappelijke regeling (GR), te weten de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Drenthe (GGD) gekozen. Deze GR ligt voor de hand, omdat hierin alle Drentse gemeenten participeren. 3
Het ging daarbij niet om een diepgaand onderzoek naar het functioneren van deze GR maar vooral om te zien in hoeverre de gemeenteraad nog invloed heeft op het lokale beleid en hoe daarover verantwoording wordt afgelegd. Het onderzoek is uitgevoerd door het bureau: PROOF adviseurs. De vraag bij dit onderzoek was tweeledig; in de eerst plaats wilden we weten welke invloed de gemeenteraden van de verschillende partijen op de maatschappelijke sturing van de GGD hebben (met andere woorden, gaat de gemeenteraad nog over het beleid). Daarnaast wilden we onderzoeken op welke wijze de deelnemende raden van elkaar verschilden in het aansturen en controleren van lokale beleidswensen. Tenslotte wilden de deelnemende rekenkamercommissies weten of het gezamenlijk onderzoek naar gemeenschappelijke regelingen een inhoudelijke en organisatorische meerwaarde zou hebben. Conclusies en aanbevelingen: Het rapport heeft de verschillen bloot gelegd en we zijn gezamenlijk met een 14-tal aanbevelingen gekomen. Bij de evaluatie van het onderzoeksproces hebben we vastgesteld dat het voor de toekomst (onder voorwaarden) zeker voor herhaling vatbaar is. Dit rapport heeft de gemeenteraad ter kennisname aangenomen Er heeft hier geen discussie over plaatsgevonden. 2.2. Cittaslow/Duurzaamheid Ten tweede heeft uw gemeenteraad op 7 september 2017 het in het verslagjaar uitgevoerde onderzoeksrapport : Cittaslow/Duurzaamheid besproken in de oriënterende gemeenteraadbijeenkomst. Het bereiken van duurzaamheidsdoelen is voor de gemeente om meerdere redenen een uitdaging. Ten eerste is er een beperkt budget waardoor keuzes en prioritering belangrijk zijn. Ten tweede is de bewustwording (het tussen de oren krijgen, zowel bij de interne organisatie als bij de samenleving) een verbeterpunt dat nu opgepakt wordt in het project Uitvoeringsagenda Duurzaamheid. Ten derde is de gemeente afhankelijk: Zij kan duurzaamheid in de interne organisatie direct beïnvloeden, maar is voor de realisatie van een duurzame gemeente (grondgebied) afhankelijk van anderen. Tot slot heeft de gemeente ambities die alleen in samenwerking met anderen gerealiseerd kunnen worden. De gemeente kan verschillende rollen aannemen binnen het thema duurzaamheid: faciliteren, stimuleren en aanjagen en een platform bieden. Het succes (doelrealisatie) is echter voor een groot deel afhankelijk van burgers en bedrijven. Het doel van het onderzoek was te achterhalen wat succesfactoren zijn voor het realiseren van duurzaamheidsdoelen en hoe de gemeente deze kan inzetten voor meer effecten op duurzaamheid. Conclusies en reacties van de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft het projectplan Uitvoeringsagenda Duurzaamheid (zie beleidscontext) vastgesteld op 24 september 2015. In de discussie waren er politiek nog wat kanttekeningen, zoals: Het college heeft in haar programma staan dat ze de duurzaamheidsnota opnieuw wil bekijken en aanpassen. Nu geeft het college aan dat herijking niet nodig is omdat de uitgangspunten hetzelfde zijn gebleven. Inwoners en ondernemers zijn vaak al erg duurzaam bezig. Misschien moet het college meer naar de eigen inwoners kijken en luisteren. Duurzaamheid heeft onduidelijke doelen. Verder is in juni 2015 de motie energiebesparing gemeentelijke gebouwen verworpen bij de behandeling van de kadernota. Strekking was: mogelijkheden, om te komen tot energiebesparing of de opwekking van duurzame of hernieuwbare energie, moeten - mits financieel verantwoord. Er is gekozen voor een ex ante onderzoek, waarbij de rekenkamercommissie de voorbereidende fase van het beleid evalueert. Het is geen politiek getint onderzoek geweest dat aanbevelingen doet waar het beleid zich op zou moeten richten. 4
Het is een onderzoek geweest dat in een vroeg stadium de thermometer in de gemaakte plannen steekt en onderzoek doet naar zaken zoals haalbaarheid en verwachte effectiviteit. En naar slaag- en faalfactoren bij duurzaamheidsinitiatieven uit de samenleving in Borger-Odoorn en om suggesties te vergaren om duurzaamheidsinitiatieven op te kunnen schalen en te verbreden en om de kansen op succes te kunnen vergroten. Dit onderzoek is deels uitgevoerd door 4 e jaars HBO studenten van het Thorbecke Instituut uit Leeuwarden en deels door de eigen leden van de commissie. Hierbij werd onderzoek gedaan naar de ervaringen en bevindingen van andere Cittaslow gemeenten in Nederland en het buitenland en Cittaslow supporters uit de eigen gemeente. 2.3. Overige activiteiten. In september 2017 hebben de leden van de RKC een bezoek gebracht aan de verschillende gemeenteraadsfracties en met hen van gedachten gewisseld over nieuwe onderzoeksitems. Hoewel de gepasseerde onderwerpen nogal divers waren, sprongen er toch een paar zaken uit die door alle fracties genoemd werden: En wel de volgende: bestemmingsplannen en handhaving en dan met name vragen over het kwaliteitsniveau van de plannen en het hebben van weinig zicht op de werkzaamheden van de RUD (Regionale uitvoeringsdienst) en: het inkoop- en aanbestedingsbeleid en uitvoering van de gemeente Borger-Odoorn. Ook hebben een tweetal inwoners van de gemeente Borger-Odoorn zich tot de rekenkamercommissie gericht met het verzoek om een bepaald item te onderzoeken. In beide gevallen is na enig overleg besloten deze verzoeken niet in te willigen omdat er door het bestuur en de ambtelijke organisatie nog aan gewerkt werd. Eind 2017 is er gestart met een onderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit onderzoek zal in het voorjaar van 2018 aan u als gemeenteraad gepresenteerd worden. Enkele andere onderwerpen zijn in voorstudie genomen. Het resultaat daarvan volgt in 2018. Tenslotte heeft de RKC zichzelf, op basis van een opdracht van de gemeenteraad, geëvalueerd. Deze zelfevaluatie is in 2017 uitgevoerd door mevr. M. de Vries.. De bevindingen zijn 18 januari 2018 aan de gemeenteraad gepresenteerd, maar vallen buiten de scope van het jaarverslag 2017. 3. Financieel overzicht. De werkelijke kosten op 31 december 2017 bedroegen: Kostensoort Begroot Werkelijk Verplichting Restant 4000000 Onvoorziene lasten 0,00 0 0 0,00 4343001 Reis- en verblijfslasten 1.000,00 1.282,38 0 282,38-4343008 Overige cursussen/congressen 500,00 0 0 500,00 4343500 Overige lasten 24.482,00 0 0 24.482,00 4343516 300,00 350,00 0 50,00-5
Contributies/lidmaatschappen 4343522 Advieslasten 0 23.210,57 0 23.210,57-4343527 Presentiegelden 5.000,00 4.790,00 0 210,00 4343530 Intern gebruik restaurant 100,00 181,25 0 81,25-4380800 Overige goederen en diensten (nog in te 23.200,00 0 0 23.200,00 * Saldo 54.582,00 29.814,20 0 24.767,80 Omdat op 31 december de kosten van de lopende twee onderzoeken en een tweetal in voorbereiding nog niet geheel in de budget verantwoording zijn meegenomen, vallen de definitieve uitgaven over het verslagjaar 2017 hoger uit dan hierboven aangegeven staat. Bij het vaststellen van de gemeenterekening 2017 zal daarom een gedeelte van het restant budget overgeheveld worden naar 2018. 4. Verslag. In 2017 heeft de rekenkamercommissie 12 keer een reguliere vergadering gehouden. De leden van de commissie hebben daarnaast ook bijeenkomsten met andere rekenkamercommissies en vergaderingen van het overkoepelende landelijk orgaan (NVVR) bijgewoond. Ook hebben de leden een aantal gemeenteraadsbijeenkomsten bezocht en heeft er vele malen overleg plaatsgevonden met zowel gemeenteraadsleden, collegeleden alsook de ambtelijke organisatie. Een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie schuift inmiddels regelmatig aan bij de werkgroep Financiën van de gemeenteraad om te overleggen over onderhanden zijnde en nieuwe items. Daarnaast hebben de leden bij de start van het Onderzoek naar Duurzaamheid/Cittaslow, samen met de studenten die een deel van het onderzoek uitgevoerd hebben, een bezoek gebracht aan o.a. de schaapskudde en de heer de Jong in Odoorn, die op een interessante wijze zonne-energie omzet in elektriciteit. De rekenkamercommissie heeft in 2017 ook afspraken gemaakt over de te declareren gewerkte uren. Met name over de, per commissielid, te besteden uren aan de onderzoeken etc. naast de vaste vergadervergoeding. Hierbij is in een protocol vastgelegd, dat bij elk onderzoek er van te voren een inschatting gemaakt wordt van de uren die elk lid er aan denkt te moeten en kunnen besteden. Ook wordt er tijdens- en achteraf geëvalueerd in hoeverre de aanname klopt met de werkelijkheid. Dit om bij de start van nieuwe onderzoeken nog scherper te kunnen begroten. Ook hebben we voorstellen gedaan om de relatie met de leden van de gemeenteraad nog verder te versterken. Hierover zijn onder andere oriënterende gesprekken gevoerd met de griffier en de voorzitter van de werkgroep Financiën van uw gemeenteraad. Ook is een communicatieplan opgesteld. Een aantal van de hier bovengenoemde punten worden in het evaluatierapport, dat u begin 2018 ontvangen heeft, ook benoemd en verder uitgewerkt. Tenslotte kan gesteld worden dat de commissie zich met veel elan, plezier en betrokkenheid gedurende het verslagjaar ingezet heeft om haar doelstelling te bereiken. En is een woord van dank voor de ambtelijke ondersteuning zeker op zijn plaats. 6
De rekenkamercommissie. Exloo, 29 maart 2018 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ De in het verslagjaar gehanteerde lijst van mogelijk te onderzoeken onderwerpen. (Combinatie van long en short list en nieuw aangedragen items door zowel de verschillende fracties als ook inwoners) Bestaande items: 1. Onderhouds- en aanbestedingsbeleid wegen en gebouwen. 2. Veiligheid; naleving veiligheidsvoorschriften gemeentelijke organisatie. 3. Burgerparticipatie in relatie tot windmolens. 4. Rioolheffing in relatie tot de geleverde producten. 5. Juridische kennis en afhandeling bestemmingsplannen handhaving daarvan (ruimtelijke ordening). 6. Wat zijn de mogelijkheden van de gemeenteraad richting de Onderwijsstichting, anders dan de begroting en rekening af- of goedkeuren. Nieuwe items; 7. Kadernota Duurzame ontwikkeling. 8. Economisch beleid en projecten. In Drents RKC verband: 9. De Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD)-reguliere fase. 10. Uitvoeringsorganisatie Participatiewet i.o.- totstandkoming en implementatiefase. Zoals reeds eerder gememoreerd is de keuze voor het jaar 2017 gevallen op de items 7 en 9 van de lijst. 7