Bijgaand biedt de Rekenkamercommissie Emmen (RKE) u ter kennisname het Jaarverslag 2016 aan.

Transcriptie

1 Raadhuisplein AP Emmen Telefoon Correspondentieadres: Postbus RA Emmen emeente Emmen Aan de gemeenteraad van Emmen Rekenkamercommissie Emmen ons kenmerk uw brief van/kenmerk bijlage( n) Jaarverslag 2016 behandeld door C.M. dewidt telefoon Fax Emmen, (0591) februari 2016 onderwerp Jaarverslag Rekenkamercommissie Emmen 2016 Geachte raadsleden, Bijgaand biedt de Rekenkamercommissie Emmen (RKE) u ter kennisname het Jaarverslag 2016 aan. In dit document staat een overzicht van de activiteiten van de RKE in Deze brief met bijlage wordt tevens in afschrift verzonden naar het college en de directie. Hoogachtend, namens de rekenkamercommissie Emmen, M.M. Timmerman

2

3 Jaarverslag 2016 Rekenkamercommissie Emmen

4 Inhoudsopgave Voorwoord blz.3 1. Het onderzoeksprogramma 2015/ Overige activiteiten 3. Voorbereiding onderzoeksprogramma Financiën blz.4 blz.6 blz.7 blz.8 Bijlage: Samenstelling Rekenkamercommissie Emmen 2

5 Voorwoord Dit is het jaarverslag van de Rekenkamercommissie Emmen (RKE) over Over het jaar 2015 is geen jaarverslag verschenen, omdat dit een overgangsjaar is geweest voor de RKE, waarbij naar aanleiding van de gewijzigde verordening de samenstelling en de werkwijze van de RKE zijn gewijzigd. De RKE werkt op basis van de Verordening Rekenkamercommissie Emmen De RKE bestaat uit drie externe leden. De RKE verricht zelf geen onderzoek, maar selecteert onderzoeksonderwerpen en formuleert onderzoeksvragen en zij begeleidt de onderzoeken die door derden in opdracht en onder verantwoordelijkheid van haar worden uitgevoerd. In 2016 is een drietalonderzoeken opgestart. De basis voor de onderzoeken is gelegd in De onderzoeksthema's zijn vastgesteld mede aan de hand van de kennismakingsgesprekken met de raadsfracties in De onderzoeken worden uitgevoerd volgens het Basisdocument van de Rekenkamercommissie Emmen (januari 2016). In het laatste kwartaal van 2016 is gewerkt aan de totstandkoming van het onderzoeksprogramma voor Er is een viertalonderzoeksthema's geselecteerd dat een breed terrein van onderwerpen bestrijkt. Na een terugkoppeling naar de gemeenteraad zal dit programma in 2017 uitgevoerd worden. Emmen, februari

6 1. Het onderzoeksprogramma 2016 De RKE heeft in 2015 mogelijke onderzoeksonderwerpen voor 2016 geïnventariseerd door gesprekken met vertegenwoordigers van vrijwel alle raadsfracties van de gemeente Emmen, met de raadsgriffier, de gemeentesecretaris, de leden van het presidium en de burgemeester. Ook zijn gesprekken gevoerd met collega rekenkamercommissies in de regio (Coevorden, Borger-Odoom, Assen, Hoogeveen) over eventuele gezamenlijke onderzoeksthema's. Daarnaast is als bron voor onderzoeksonderwerpen het bestuursakkoord Aanpakken en doen gebruikt. Mede op basis van het Basisdocument van de Rekenkamercommissie Emmen heeft dit geleid tot de volgende onderzoeksthema's voor Burgerparticipatie, in het bijzonder de positie van de Erkende Overleg Partners (EOP's) in de gemeente Emmen; 2. Gemeenschappelijke regeling GGD, samen met enkele andere RK's in Drenthe; 3. De 3 decentralisaties, in het bijzonder de visualisering van het sociaal domein en van de samenhang tussen de beleidsterreinen o.a. aan de hand van beleidsdocumenten, samen met de Algemene Rekenkamer. Burgerparticipatie Bij dit onderzoek naar de EOP's staan drie vragen centraal: 1. Wat zijn de resultaten en opbrengsten van de EOP's, afgezet tegen de geformuleerde doelen? Staat dit in verhouding tot de beschikbaar gestelde middelen? 2. Hoe vervult de gemeenteraad zijn rol t.a.v. de EOP's? 3. Welke kansen en bedreigingen zijn er voor de EOP's in de nabije toekomst en hoe kunnen de gemeente en de EOP's hier naar handelen? Voor dit onderzoek zijn twee onderzoekbureaus uitgenodigd een onderzoeksvoorstel en een offerte in te dienen. De keuze van de RKE is gevallen op het onderzoeksbureau 1&0 Research. Het onderzoek is gestart met onder andere een bijeenkomst met de ambtelijk betrokkenen en een enquête onder de EOP's. Ook is er een bijeenkomst met de EOP's geweest en is de verantwoordelijk wethouder geïnterviewd. Dossieronderzoek heeft ook plaatsgevonden. Het onderzoek wordt in het eerste kwartaal van 2017 afgerond. Vervolgens zal het onderzoek worden voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor een feitencontrole en het college van burgemeester en wethouder voor een bestuurlijke reactie. 4

7 Gemeenschappelijke regeling GGD. Het GGD-onderzoek is een gezamenlijk onderzoek van de rekenkamercommissies van de gemeenten Assen, Aa en Hunze, Emmen, Borger-Odoorn, Noordenveld, Tynaarlo en Hoogeveen. Het onderzoek wordt uitgevoerd door Proof Adviseurs, nadat aan een viertal bureaus om een onderzoeksvoorstel en een offerte is gevraagd. Het onderzoek heeft een drieledige doelstelling, te weten om de gemeenteraden: inzicht te geven in het stelsel van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, inzicht te geven in de doeltreffendheid van de sturing(sinformatie) en van de controle, handvatten mee te geven voor het verbeteren van de sturingsrelatie met de GGD en andere verbonden partijen. De centrale onderzoeksvragen luiden: 'Heeft de gemeenteraad voldoende inzicht in de beoogde resultaten van deelname aan de GGD, ook bij een gewijzigde maatschappelijke context, en heeft de raad voldoende zicht of deze resultaten worden bereikt? Kan de raad voldoende (bij)sturen op de door hem gewenste resultaten? Heeft de raad daarvoor een duidelijk beleidskader ter beschikking en is er sprake van adequate monitoring en controle van de uitvoering aan de hand van de informatie?' Het onderzoek is gebaseerd op dossieronderzoek en interviews met betrokkenen. De oplevering van het conceptonderzoek wordt verwacht in het eerste kwartaal van Na de definitieve inhoud en vormgeving zal het ambtelijk en bestuurlijk hoor- en wederhoor traject worden doorlopen. De 3 decentralisaties Het onderzoek naar de 3 decentralisaties betreft een gezamenlijk onderzoek van AR (Algemene Rekenkamer te Den Haag) en RKE en zeven andere gemeenten onder verantwoordelijkheid van de RKE. Het doel van het onderzoek is het in kaart brengen en visualiseren (in de vorm van een "mind-map") van de inrichting van het sociaal domein ten behoeve van de rekenkamercommissie, gemeente(bestuur), ambtelijke organisatie, burgers en vooral voor de gemeenteraad om op die manier overzicht te geven en de ingerichte complexiteit hanteerbaar te maken. Het onderzoek vindt plaats middels dossieronderzoek en interviews met intern en extern betrokkenen. 5

8 Voor de AR is het van belang met dit onderzoek lessen, knelpunten en succesfactoren met betrekking tot de inrichting en werking van de uitvoeringspraktijk van het sociaal domein naar boven te halen. De gespreksrondes met ambtelijk betrokkenen en het dossieronderzoek zijn in 2016 vrijwel afgerond. De interviews met samenwerkingspartners van de gemeente Emmen voor wat betreft het sociaal domein zijn geagendeerd beging Overige activiteiten Bijeenkomsten van de NVRR Het NVRR Jaarcongres was op 15 april2016 in Zwolle. Er werd gesproken over het lokale beleid dat steeds meer tot stand komt door het samenspel tussen de diverse overheden, bedrijven, organisaties en instellingen en op welke wijze kan de rekenkamer haar controlerende en advies rol versterken. Ook werd ingegaan op de aanstaande wijzigingen in de BBV. Wat betekenen de vernieuwingen voor de controle en toezicht bij gemeenten en voor rekenkamers in het bijzonder? Een lid van de RKE heeft dit congres bezocht. Voorjaarsbijeenkomst De kring Noord van de Vereniging van Rekenkamers/Rekenkamercommissies organiseert halfjaarlijks een bijeenkomst met als doel een bijdrage te leveren aan de verspreiding van kennis over methodische en organisatorische aspecten van onderzoek en het bieden van mogelijkheden tot het uitwisselen van ervaringen en bevindingen. De voorjaarsbijeenkomst op 3 juni 2016 is door een lid van de RKE bezocht. Deze bijeenkomst vond plaats ill Hoogezand-Sappemeer en had als thema "Doorwerking: Kwaliteit maal politiek debat". Najaarsbijeenkomst De kring Noord heeft op 4 november 2016 een najaarsbijeenkomst in Heerenveen georganiseerd met als thema Dilemma's bij Onderzoek naar Integriteit Lokale Ambtsdragers. En lid van de RKE heeft deze bijeenkomst bezocht en de workshops bijgewoond. Leergang rekenkamerwerk Rekenkamerwerk is interdisciplinair. De NVRR heeft een cursus ontwikkeld om alle betrokkenen te informeren en kennis te delen omtrent politiek inzicht, bestuurlijke ervaring, kennis van begroting en rekening, organisatiekunde en onderzoeksvaardigheden. De voorzitter heeft in 2016 deze leergang in Groningen gevolgd en zeer gewaardeerd. Algemene oriëntatie 6

9 De rekenkamercommissie heeft zich laten informeren over de 3 decentralisaties en dan met name over de onderwerpen die zich lenen voor een rekenkameronderzoek. Hiervoor is gebruik gemaakt van het bureau Petra Habets Advies & Ontwikkeling. 3. Voorbereiding onderzoeksprogramma 2017 De RKE heeft in 2016 voorbereidingen getroffen voor haar onderzoeksprogramma Naast de afronding van bovengenoemde onderzoeken verwacht zij onderzoeken op te starten binnen de volgende thema's: 1. Vindbaarheid beleidsinformatie van de gemeente Emmen (quick scan) 2. Krimpbeleid van de gemeente Emmen 3. Meerjarenonderhoudsprogramma' s kapitaalgoederen 4. Postafhandeling gemeente Emmen (quick scan) Mogelijk dat de uitkomsten van het lopende onderzoek naar 3 decentralisaties aanleiding geeft tot een of meerdere vervolgonderzoeken binnen het sociaal domein. 7

10 4. Financiën De RKE heeft in 2016 een drietalonderzoeken opgestart die in 2017 worden afgerond en waarvan de kosten voor een belangrijk deel worden gefactureerd in Inkomsten: Vastgesteld budget ,- Uitgaven: Begroot 2016 Werkelijk 2016 a. Onderzoekskosten ,- b. Onkostenvergoeding/presentiegelden/reiskosten ,- ledenrke c. vergaderkosten extern/verblijfkosten 55,- d. contributie NVRR 845,- e. overige kosten/onvoorzien 805,- totaal , ,- Het niet bestede budget wordt conform de financiële uitgangspunten van de gemeente Emmen toegevoegd aan het rekeningsaldo van de jaarrekening. 8

11 4. Voorbereidingen onderzoeksprogramma 2017 Bijlage Samenstelling Rekenkamercommissie Emmen De Rekenkamercommissie Emmen (RKE) bestond over het jaar 2016 uit: De heer M.M. Timmerman, Koelveenweg I, 7761 PT Schoonebeek (voorzitter) Mevr. D. van Bree, Hoonhorst 15,7635 NW Lattrop-Breklenkamp (lid) De heer J.L. de Jong, Meulakkers 33, 7981 DL Diever (lid) Ambtelijk secretaris: Mevr. CM. de Widt 9

12