Privacyverklaring nderzek UZ Leuven He gebruikt UZ Leuven uw persnsgegevens vr academisch wetenschappelijk nderzek 1? Algemeen Wetenschappelijk nderzek, naast patiëntenzrg en nderwijs/pleiding, behrt tt de kernpdrachten van een universitair ziekenhuis zals UZ Leuven. Het academisch nderzek dat in UZ Leuven wrdt geverd mvat zwel basisnderzek als klinisch nderzek, zwel nderzek met het g p de verdere ntwikkeling van de kennis ver ziektes f behandelingen als nderzek in het kader van het nderwijstraject van studenten zals masterpreven en dctraatsthesissen (hierna nderzek ). UZ Leuven zet in p zwel retrspectief nderzek (wat betekent dat het nderzek wrdt geverd enkel met reeds bestaande f verzamelde gegevens) als prspectief nderzek (wat betekent dat in het kader van het nderzek nieuwe gegevens wrden verzameld en verwerkt). In deze Privacyverklaring willen we u z ged mgelijk inlichten ver het gebruik van uw gegevens vr academisch wetenschappelijk nderzek en ver de rechten die u kan uitefenen. We willen daarbij duidelijk maken dat verwerking van uw gegevens in het kader van uw zrgverlening k inhudt dat deze gegevens kunnen wrden verwerkt vr academische nderzeksdeleinden. Wanneer UZ Leuven uw persnsgegevens verwerkt (beheren, bewaren, gebruiken, ), zal dit steeds gebeuren rekening hudende met de geldende wetgeving ter zake: - De verwerking van persnsgegevens blijft altijd beperkt tt de begde delstelling (zie punt 3 hiernder). - Gegevens wrden z veel als mgelijk in gepseudnimiseerde vrm gebruikt (dit wil zeggen dat de pdrachtgever van het nderzek uw directe identificatiegegevens -zals uw naam- niet kent: uw identiteit wrdt vervangen dr een identificatiecde in het nderzek). - UZ Leuven maakt uw persnsgegevens niet bekend aan derden, tenzij eventueel aan de academische pdrachtgever van het nderzek (zie punt 2 hiernder) f aan een andere academische nderzekinstelling, universiteit f universitair ziekenhuis die deelneemt aan het nderzek, maar dan steeds enkel in gepseudnimiseerde vrm. - Wetenschappelijk nderzek kan in UZ Leuven enkel starten nadat en vr zver een ethische cmmissie, die nder meer waakt ver de bescherming van persnsgegevens en uw rechten ter zake, geen bezwaar heeft gemaakt. 1 Deze privacyverklaring heeft betrekking p academisch nderzek waarin UZ Leuven ptreedt fwel als pdrachtgever van het nderzek, fwel als deelnemend centrum aan het nderzek. UZ Leuven neemt k deel aan cmmercieel nderzek (dit is nderzek waarin een cmmerciële firma ptreedt als pdrachtgever en UZ Leuven als deelnemend centrum) maar in dat geval zal de betrkken cmmerciële firma (als verwerkingsverantwrdelijke) u inlichten ver het gebruik van uw gegevens in het kader van het cmmercieel nderzek en ver de rechten die u kan uitefenen. 1/6
0. Waarm werd u naar dit dcument drverwezen? De infrmatie in dit dcument is bedeld: - ter aanvulling bij de specifieke infrmatie die u reeds ntving f ng zal ntvangen als deelnemer aan een nderzek dat plaats vindt in UZ Leuven, met name in een - infrmatiebrief f uw frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek 2 ; - ter verduidelijking bij de beknpte infrmatie ver de verwerking van persnsgegevens in de welkmstbrchure en de infrmatiebrchure van het Clinical Trial Center (CTC) van UZ Leuven; - ter aanvulling van de algemeen publiek gemaakte infrmatie in het geval van een vrijstelling van de individuele infrmatieplicht. 3 De hiernder beschreven infrmatie is van tepassing p alle academisch nderzek dat plaatsvindt in UZ Leuven en waarvr UZ Leuven ptreedt fwel als pdrachtgever van het nderzek (en dus verwerkingsverantwrdelijke van uw persnsgegevens), fwel als deelnemend centrum aan het nderzek (en dus verwerker). In het uitznderlijke geval dat er een incnsistentie zu bestaan tussen de algemene infrmatie hier beschreven en de specifieke infrmatie die u desgevallend reeds ntving als deelnemer aan een klinische studie (met name via een infrmatiebrief f uw frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek), heeft de specifieke infrmatie steeds vrrang. 1. Welke gegevens wrden er verwerkt? Welke gegevens er van u verwerkt wrden hangt af van het nderzek waaraan u deelneemt. We streven er dan k naar m u hierver z vlledig mgelijk te infrmeren in de infrmatiebrief, het frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek f desgevallend een nderzek-specifieke website. Drgaans wrden de vlgende de categrieën van persnsgegevens gebruikt: - gegevens ver uw leeftijd en geslacht en rigine, - uw gezndheidstestand en medische aandeningen, inclusief uw medische vrgeschiedenis; - uw behandelingen en het effect van deze behandelingen; - uw bilgische stalen, bv. bledstalen, weefsel, en de resultaten van hun analyse; - uw medisch beeldmateriaal, bv. scans, röntgenft's, en de resultaten van hun evaluatie; UZ Leuven maakt hierbij gebruik van gegevens die al beschikbaar zijn naar aanleiding van uw behandeling in het ziekenhuis (patiëntenzrg) (retrspectief nderzek) en/f, indien vr de uitvering van het nderzek bijkmende infrmatie ndig is, van gegevens die specifiek wrden verzameld p grnd van uw deelname aan de klinische studie (prspectief nderzek), zals beschreven in het frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek. 2 In de tekmst zal de individuele infrmatieplicht k kunnen wrden vervuld via het mynexuzhealth platfrm. 3 In uitznderlijke gevallen, en enkel in het kader van retrspectief nderzek, wanneer het verstrekken van die specifieke infrmatie nmgelijk blijkt f nevenredig veel inspanning zu vergen en bvendien de verwezenlijking van de deleinden van dit nderzek nmgelijk dreigt te maken f ernstig in het gedrang dreigt te brengen, kan een ethische cmmissie de nderzeker vrijstellen van deze verplichting m de specifieke infrmatie aan u te verstrekken p vrwaarde echter de specifieke infrmatie algemeen publiek te maken (zals bijvrbeeld p een nderzek-specifieke website). 2/6
2. Wie verwerkt mijn persnsgegevens? Ok wie uw persnsgegevens verwerkt hangt af van het nderzek waaraan u deelneemt. Het kan zijn dat het nderzek beperkt is tt UZ Leuven, maar het kan k zijn dat andere academische nderzekinstellingen, universiteiten f universitaire ziekenhuizen betrkken zijn in het nderzek. Infrmatie hierver vindt u in de infrmatiebrief, f in het frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek f p een nderzek-specifieke website. Daarnaast hebben de vlgende persnen steeds de mgelijkheid m tegang te nemen tt de verwerkte gegevens, ten minste vr zver ndzakelijk vr de uitvering van hun pdracht: - de nderzeker(s) en het nderzeksteam (met inbegrip -nder bepaalde vrwaarden- van een master- f dctraatstudent); - nderzeksmnitren en -auditeurs, mgelijk in dienst van de pdrachtgever, diens bevegde vertegenwrdigers, die cntrleren f het nderzek crrect wrdt uitgeverd en f de ver u verzamelde infrmatie nauwkeurig is; - het ethisch cmité dat dit nderzek heeft gedgekeurd en ervr zrgt dat uw rechten en welzijn wrden gewaarbrgd; - natinale en internatinale bevegde verheidsinstanties die betrkken zijn bij het veilig uitveren van nderzek vr deelnemers; Elk van hen is gebnden dr het berepsgeheim f een vertruwelijkheidsverplichting. Drgaans zal de pdrachtgever van het academisch nderzek k de verantwrdelijke vr de gegevensverwerking zijn. Dat wil zeggen dat de pdrachtgever beslist ver het he en waarm van de verwerkingen. De pdrachtgever van het academisch nderzek kan, zals hger aangegeven, UZ Leuven zijn f een andere academische nderzeksinstelling, universiteit f universitair ziekenhuis, f ng een bij wet erkend academische pdrachtgever. Wie er binnen het nderzek waar u aan deelneemt, verantwrdelijk is vr de verwerking van uw gegevens, wrdt aangegeven in de infrmatiebrief, uw frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek f p de nderzekspecifieke website. 3. Waarm wrden mijn persnsgegevens verwerkt en wat is de telatingsgrnd vr deze verwerking? De pdrachtgever bepaalt het del van het academisch nderzek en mschrijft dit in de infrmatiebrief, en desgevallend het frmulier vr de geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek. Wanneer een nderzek bij tepassing van de uitzndering p de individuele infrmatieplicht enkel publiek wrdt gemaakt p een studie-specifieke website, wrdt het del daar beschreven. Uiteraard zijn de pdrachtgever en alle deelnemende partijen gebnden dr deze mschrijving. Wanneer UZ Leuven pdrachtgever is vr academische nderzek en uw gegevens verwerkt in het kader van academisch nderzek, dan kadert dit in de wettelijke pdracht van UZ Leuven m als universitair ziekenhuis verbnden aan de KU Leuven wetenschap en nderwijs te ndersteunen. Om de wetenschappelijke nderzeksdeleinden te kunnen realiseren is de verwerking van uw persnsgegevens ndzakelijk. UZ Leuven verduidelijkt u graag dat het uitveren van wetenschappelijk nderzek als taak van algemeen belang, de wettelijke telatingsgrnd vrmt p basis waarvan UZ Leuven in het kader van het academisch nderzek uw gegevens verwerkt. Daarnaast is UZ Leuven nderhevig aan specifieke wettelijke verplichtingen die de verwerking van uw gegevens mgelijk ndzakelijk maken in het kader van veiligheidsrapprtering (zals bijvrbeeld het melden van bijwerkingen aan tezichthudende verheidsinstanties). 3/6
Uitznderlijk kan u tch gevraagd wrden te te stemmen met de verwerking van persnsgegevens in het kader van nderzek. In zulk geval kan u steeds uw testemming intrekken en u kan in dit verband uw arts aanspreken f de nderstaande cntactgegevens gebruiken. Gelieve te nteren dat uw testemming vr de verwerking van uw persnsgegevens in het kader van nderzek (die zals hger gemeld enkel uitznderlijk zal wrden gevraagd) steeds verschillend is van uw testemming m deel te nemen aan een specifieke (prspectieve) klinische studie, waarvr u gevraagd zal wrden een frmulier vr geïnfrmeerde testemming te ndertekenen cnfrm de geldende wetgeving en cnfrm de ethische principes van tepassing p klinisch nderzek. 4. Welke rechten heb ik m.b.t. mijn persnsgegevens en he krijg ik tegang? De GDPR geeft u verschillende rechten m.b.t. uw persnsgegevens. De belangrijkste zijn het recht p infrmatie, het recht van inzage, het recht p verbetering (rectificatie) en het recht p wissing. Onder de geldende wetgeving zijn bepaalde rechten (zals bijvrbeeld het recht p inzage f recht p wissing) echter niet f slechts nder vrwaarden van tepassing wanneer uw persnsgegevens wrden verwerkt vr het uitveren van wetenschappelijk nderzek (met inbegrip van klinische studies). Een nbeperkte uitefening van deze rechten kan de realisatie van de wetenschappelijke nderzeksdeleinden ernstig bemeilijken, nmgelijk maken, een gevaar vr uzelf en/f de samenleving creëren f het algemeen belang schaden. Z meten in het kader van wettelijke verplichtingen i.v.m. veiligheid en incidentrapprtering bepaalde gegevens bewaard blijven. Ok zu de uitefening van het recht p wissing de integriteit en de geldigheid van het wetenschappelijk nderzek ernstig kunnen bemeilijken. Daarm zal dit recht niet kunnen wrden uitgeefend ingeval uw gegevens wrden verwerkt in het kader van wetenschappelijk nderzek. Een ander vrbeeld betreft het recht p tegang in een nderzek waarbij de deelnemers wrden ingedeeld in een cntrlegrep (die bijvrbeeld een placeb krijgen tegediend) en een experimentele grep (die bijvrbeeld het nderzeksgeneesmiddel krijgen tegediend). Indien het recht p tegang zu kunnen wrden uitgeefend dr deelnemers, zuden de nderzeksresultaten wrden beïnvled wanneer de deelnemer dr de uitefening van het recht p inzage tijdens het nderzek te weten kmt in welke grep hij/zij werd ingedeeld, en dit is nadelig vr het nderzek. U heeft wel steeds recht p: - Infrmatie Overeenkmstig de wettelijke bepalingen zullen nderzekers, aanvullend bij deze privacyverklaring en de infrmatie uit de welkmstbrchure, steeds elke redelijke inspanning den m u uiterlijk p het mment van de verzameling van uw persnsgegevens duidelijk te infrmeren ver het del van het nderzek. Afhankelijk van het type nderzek, hebben nderzekers hiervr verschillende middelen (een infrmatiebrief, het frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek f p een nderzek-specifieke website). In de tekmst zullen zij kunnen infrmeren via uw mynexuzhealth dssier. Daarnaast kan iedere persn van wie er gegevens werden geïncludeerd in het nderzek steeds kstels bijkmende uitleg krijgen ver: het al dan niet bestaan van verwerkingen van p u betrekking hebbende persnsgegevens; de persnsgegevens zelf die wrden verwerkt en alle beschikbare infrmatie ver de rsprng van die persnsgegevens, tenzij de inzage van deze persnsgegevens mwille van de hger vermelde reden van het recht p inzage wrden uitgeslten; 4/6
de categrieën persnsgegevens waarp deze verwerkingen betrekking hebben en de bewaartijd van deze persnsgegevens; de categrieën ntvangers aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt; uw rechten als deelnemer met betrekking tt de verwerkte persnsgegevens; de brn van deze persnsgegevens, indien ze niet bij uzelf werden ingezameld; het bestaan van geautmatiseerde besluitvrming p basis van deze persnsgegevens, alsk de nderliggende lgica en de gevlgen van die besluitvrming. - Kpie van uw patiëntendssier Als patiënt heeft u steeds het recht m kstels een kpie te krijgen van uw patiëntendssier. Alle vr uw gezndheidssituatie relevante gegevens die verzameld werden in het kader van nderzek, zullen tevens bijgehuden wrden in uw patiëntendssier. - Verbetering en vervllediging Wanneer u als deelnemer meent dat UZ Leuven nvlledige f njuiste gegevens ver u bijhudt in het kader van wetenschappelijk nderzek, dan kan u de nderzeker, uw behandelende arts f via nderstaande cntactgegevens verzeken m deze gegevens te laten verbeteren f vervlledigen. In het geval van bjectief njuiste f nvlledige gegevens zal een aanvulling tegestaan wrden p eenvudig verzek. In het geval verbetering wrdt gevraagd van een subjectief rdeel f gegeven, zal p verzek een aanvulling te wrden gestaan, maar geen verbetering. Een verbetering kan wrden tegestaan na akkrd van de nderzeker. Daarbij kan u vragen dat uw persnsgegevens tijdelijk niet verder verwerkt wrden ttdat de juistheid van uw persnsgegevens werd gecntrleerd. 5. He lang wrden mijn persnsgegevens bewaard? Cnfrm de relevante wetgeving wrden de gegevens die in het kader van het nderzek ver u verzameld wrden gedurende minstens 25 jaar bewaard, f gedurende minstens 30 jaar vr zver deze gegevens k deel uitmaken van uw medisch dssier. 6. Wie kan ik cntacteren vr vragen? Bij vragen raden we u aan m in eerste instantie de nderzeker(s) en het nderzeksteam te cntacteren waarvan u desgevallend de cntactgegevens kan terugvinden in de specifieke infrmatie die u reeds ntving (met name de infrmatiebrief f uw frmulier vr geïnfrmeerde testemming vr deelname aan nderzek). Daarnaast kan u k steeds terecht bij de functinaris vr gegevensbescherming (f data prtectin fficer ) van UZ Leuven: gdpr.research@uzleuven.be. 7. He leg ik klacht neer? Ingeval u ntevreden bent met de manier waarp uw gegevens wrden verwerkt f met de antwrden die u wrden gegeven dr UZ Leuven in dit verband, kan u terecht bij de mbudsdienst van UZ Leuven (mbudsdienst@uzleuven.be). 5/6
U hebt k het recht m klacht neer te leggen bij de Belgische tezichthudende instantie die verantwrdelijk is vr het handhaven van de wetgeving inzake gegevensbescherming: Belgische Gegevensbeschermingsautriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel +32 (0)2 274 48 00 cntact@apd-gba.be www.gegevensbeschermingsautriteit.be 8. Wrdt dit dcument aangepast? Dit dcument werd laatst aangepast p 9 juli 2019 en zal minstens éénmaal per jaar wrden nagekeken dr UZ Leuven en aangepast indien ndig. Elke aanpassing van de privacyverklaring zal hier wrden gemeld. 6/6